2024年05月02日
どのような職業でもスケジュールの管理はとても大切な作業です。スケジュールを上手く管理することによって、クライアントとのやりとりがスムーズになることや作業の進捗状況の把握を行うこともできます。
スケジュールを作成するうえで、予定やスケジュールなどの「イベント」を落とし込むためのテーブル（スケジュール表や予定表と呼ばれるもの）が必要です。テーブル上でイベントを動かすことでスケジュールが決まっていきます。今回はエクセルでスケジュール作成を行う方法やメリット・デメリットを解説していきます。
スケジュールの作成は、見やすくてイレギュラーなことがあっても変更ができ、共有のしやすいことがポイントになります。それぞれのポイントを細かく見ていきましょう。
スケジュール作成は見やすさがとても大切になってきます。スケジュールが乱雑に作成されていると、イベントの時間や優先順位などを把握することが難しくなります。その結果、認識違いが生まれトラブルの原因になることがあります。
しかし、見やすく整理されたスケジュールであれば上記のようなミスは減ってきます。時間軸に沿ってきちんと時間通りに並べていると、イベントの開始時間に合わせて行動しやすくなります。また、空き時間を把握でき、効率的に仕事ができます。
エクセルで作成した場合、セルをドラッグすることで簡単に移動することができます。また色を使用して塗りつぶしたときにも、簡単に色を変更することも可能です。
エクセルであればパソコンやタブレット端末などで編集ができますので、出先でもすぐに開いて変更することができます。注意しなければならないポイントとして、小さく作りすぎると編集が難しくなりますので、見やすい大きさで作成しましょう。
紙媒体で共有すると、必要部数を印刷した後に配布作業が必要となってきます。従来、紙媒体で管理していた方はとても時間とコストをかけて共有作業を行っていました。しかし、エクセルでの共有ができると、印刷と配布作業が必要なくなります。
エクセルを共有するには、メールやチャットアプリなどでファイルを添付する方法やスプレッドシートであればURLを共有する方法もあります。それぞれのメンバーが閲覧しやすい方法で共有しましょう。
このように、スケジュールを作成する際のポイントはいくつかあります。次章では、ポイントを踏まえた上で、具体的なスケジュールの作成方法を確認していきます。
スケジュール管理をする際に使う表を作成するツールとしては、エクセルが自由度が高く日常的に利用している方も多いためおすすめです。エクセルでのスケジュール作成の方法をステップごとに見ていきましょう。
まずはスケジュールが月間で管理するものなのか、1日ずつの管理で行うのかを決めましょう。(下図の画像は1日ずつの管理にしています。）長期の工事など、長期間にわたるスケジュールの場合は月間で作成したほうがよいでしょう。一方、1日で複数の現場を回るように、1日の間でやることが大きく変わる場合は、1日ごとの表が使いやすいです。
また、長期間にわたるスケジュールの管理の場合でも、毎日細かい管理が必要であれば、月間とは別に1日ごとのスケジュール管理表を作成するのも効果的です。
次は、細かくスケジュール管理できるように1日ごとのスケジュール管理表を作成していきます。少し応用すれば月間や年間のスケジュール管理表が作成できます。まずは時間軸をB列に作成します。
時間は1時間ごと・30分ごと・10分ごとなど、案件の特性に合わせて設定するのがいいでしょう。時間を細かくすればするほど、スケジュールが具体的になりますが、行間が増える分見づらくなるといった問題も発生します。(この記事の画像は30分ごとに設定した画像になります。）
しかし紙媒体で配布する場合やスマートフォンなどで閲覧する場合には、画面や印刷範囲に限りがあるため30分ごとの時間軸で作成することをおすすめします。
時間軸の作成ができたら個人名やグループ名などの名称を記載していきます。先ほど時間軸を作成したとき2行目に作成しています。
名称は名字や略称などでも大丈夫ですが、スケジュールに関わる方がわかるような表記にしておきましょう。また個人情報保護の観点から取り扱いには注意する必要があります。名称の順番も、進捗する順番などを考慮すると見やすくなります。
時間軸と名称ができたので、テーブルは完成しました。さっそくスケジュール管理したいイベントをテーブル上に入れていきます。30分ごとの時間軸ですので、15分単位で終了するイベントには開始終了時刻を入力しておくとわかりやすいです。
イベントによっては地図や注意事項を一緒に記載したい場合には工夫が必要です。そのまま記載や貼り付けをすると、他のイベントが見えなくなることもあります。他のシートでイベントごとの概要を作成してリンクを貼り付けることをおすすめします。
テーブルに記載するのはイベント名と時間、担当者など、最小限にとどめましょう。細かく情報を入力しすぎると、かえって見づらくなるためです。
イベントの名称や内容を記載したらセルごとに色をつけていくとわかりやすいです。例えば、30分の予定であれば、その時間のセルを塗りつぶします。60分で終了するのであれば2つのセルを塗りつぶすということになります。
色を決めるときに、イベントの種別ごとやチームごとに配色するとわかりやすくなります。また色で認識できるため、イベントごとに頭の切り替えや連続してミーティングしたほうが効率がよくなるなどの業務整理にも役立ちます。
また配色はイベント名などがはっきりとわかる色にするように選びましょう。例えば、青色に黒字などは見えにくくなるため、ミスを誘発してしまいます。黄色水色に黒字などはっきりと見えるように意識しましょう。
このようにスケジュール管理表を作成することで、スケジュールを管理することができます。次章では、予定表といった紙でののスケジュール管理と比べた際のExcelのメリットを紹介します。
メリットを活用することで、コストの削減や業務効率化につなげることができます。それぞれのメリットについて細かく見ていきましょう。
紙媒体での管理であれば、作業現場の地図といった、予定表以外のものも追加で用意する必要があります。
しかし、Excelの場合、GoogleマップのURLを貼るなど工夫することで、スマートフォンやタブレットなどの画面一つで情報を管理できるようになります。
紙媒体での管理であれば、常に筆記具を持ち歩いて変更時には全てのスケジュールを修正しなければなりませんので時間も労力もかかってしまい、効率が悪くなりがちです。
しかし、Excelの場合、編集がスムーズにでき、見やすい状態で共有できます。
タブレットなどで外出先でも編集が可能ですので、スケジュールをマネジメントする立場の方は重宝するでしょう。
紙媒体でスケジュールを行うと、作成や編集するたびに書面がたまっていきます。その都度印刷するコストと配布する時間も発生するためデメリットが多いです。エクセルであれば電子データとして取り扱うため、印刷コストや保管場所を選びません。
しかし、Excelの場合、クラウド上に保存しておけば過去のデータも消失することなく安全に保管することができます。火事などの災害が起きても、記録が残るため被害を少なくすることができます。
このように、Excelには多くのメリットがあります。
しかし、Excelはスケジュール作成に特化したツールではなく、あくまで表計算ソフトです。そのため、Excelをスケジュール管理ツールとして使用する場合、不足している機能や特徴もあります。
次章では、紙媒体とExcelを比べた際のデメリットを見ていきます。
エクセルでのスケジュール管理はメリットもあり、効率的に活用することが可能です。しかし前述した通り、エクセルはあくまでも表計算ソフトです。エクセルでスケジュール管理をする際のデメリットを見ていきましょう。
Excelでスケジュール管理をする際は、マクロなどのIT知識が必要な場合があります。例えば、ガントチャートの活用などには、マクロが必要です。
しかし、マクロの習得には時間がかかり、将来的に業務の引き継ぎが必要になるときは、新たに引き継ぐ人がマクロを勉強しなくてはいけなかったりと、手間がかかります。
そのため、ツールには誰にでも操作しやすいことが重要になるでしょう。
ファイルを共有するためには、事前に準備が必要となります。まずはエクセルファイルを閲覧、編集するためにエクセルアプリを担当者のデバイスに入れておく必要があります。共有したい相手に準備をしてもらう必要が出てきます。
また、事務所のサーバーにエクセルを保存している場合、外出先ではエクセルを確認できないいった欠点も存在します。
このように、Excelでスケジュールを共有するのには手間がかかります。このように手間がかかると業務効率が悪くなります。
そのため、ツールには共有のしやすさも重要になります。
エクセルで作成する段階ではとても便利なものです。しかし作成するのは人です。人はどれだけ注意を払ってもヒューマンエラーを起こしてしまいます。エクセルには重複や抜け、スケジュールの通知機能などはないため、ミスを防ぐためにはダブルチェックなどが必要です。
実際ある訪問看護の企業では、ダブルチェックで毎週2,3時間程度の時間を要していました。具体的には、訪問の前日にスタッフが訪問先に誤りがないかを確認した後、スタッフ各自が訪問先や時間などに問題ないか確認する作業を行なっており、これらに合計2.3時間かかっており、労働時間が多くなる課題を抱えていました。
リセット作業と前日チェックの時間が0に！ スタッフの自主性が高まり、管理者の精神的負担も軽減。
(https://saposuke.jp/case/tsuzukikuishikai)
しかし、確認作業はとても労力が必要な作業です。またイベントの把握をきちんとできている方でしか確認は難しいため、できる方が限られてしまい、作業効率が悪くなります。
そのため、ツールにはミスを防ぐ機能があるかどうかも重要になります。
エクセルでの表作成は簡単にできますが、実際に利用していくためには確認や編集、共有などの労力がかかります。
紙媒体でのスケジュール管理からの脱却を考えたときに、まず頭に浮かぶのはエクセルによる管理でしょう。この記事に書いたとおり、メリットもデメリットもはっきりしていますので、まず自社に合うかエクセル管理を試してみてください。
自社に合うと感じた方はエクセルを利用し続ければ良いと思いますが、エクセル管理が難しいと感じた方は、専用のスケジュール管理ツールを利用するという選択肢もあります。
弊社では「サポスケ」というスケジュール管理サービスを開発しています。サポスケの特徴として
・表示日数の変更などカスタマイズ性が高い
・直感的に使えて多くの人に馴染みやすい
・スタッフの割り当てや重複の警告などでミスを減らしやすい
のように、スケジュール管理を通じて業務の効率化ができるように設計しております。
もし現場の負荷を減らすことに興味がございましたら、下のボタンから資料のダウンロードができますので、ご参照ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。