2023年04月04日
Googleカレンダーを使って個人のスケジュールを管理している人も多いのではないでしょうか？GoogleカレンダーはGoogleアカウントがあればデバイスを横断して無料で使用でき、しかも高性能なため人気があります。
しかし、Googleカレンダーでスケジュールを他ユーザーに共有するところまではできていない人も多いようです。仮にスケジュールの共有はできても、その後に発生する予定の変更やユーザーの追加など、細かな操作で困っている方もいるのではないでしょうか。
Googleカレンダーは機能が充実しているため、操作が複雑に見えます。しかし実際の操作方法は、どれもシンプルで簡単です。手順を覚えてしまえば、今よりさらに仕事の効率を上げることができます。
とはいえ、ツールとの相性は企業それぞれで異なります。別の共有ツールを導入を検討するのも良いでしょう。スケジュール共有ツールは、Googleカレンダー以外にもたくさんあります。
この記事ではGoogleカレンダーでスケジュールを共有する上での注意点と具体的な方法や、Googleカレンダーではどうしても達成できない目的がある場合に使えるその他のスケジュール共有ツールを解説します。
スケジュール共有時によく起きる問題をあらかじめ把握しておけば、解決方法を導き出すのに役立ちます。
業務に関わる予定の調整がスムーズにできなければ、業務自体が滞ってしまいます。
「会議室を使う予定を個人カレンダーに入れていたけれど、社内カレンダーに予定が反映されていなかった」「ミーティング予定を共有していたはずが、招待メールを送付し忘れて伝わっていなかった」といったことがツールを使っていたとしても発生します。
きちんとスケジュールを共有できないと、業務は頓挫します。
複数人の予定をすり合わせるには、一人ひとりの予定が明確に把握できていなければうまくいきません。また、業務によっては予定が決まった後に変更が生じることも多々あるため、臨機応変な対応が必要不可欠です。
業務内容や部署によって、個々が抱える仕事量は異なります。
「他部署のスケジュールが見られない」「ツールに記載していない予定がある」など、スケジュールの共有に問題が生じると業務負荷が偏り、オーバーワークを招いてしまう可能性があります。逆に暇を持て余す社員も出てしまうかもしれません。
一人ひとりが抱えている仕事量を明確にするためにも「管理職のみメンバーのスケジュールを共有できるようにする」などの対策が求められます。課題を早急に解決するためには自社に合ったスケジュール共有ツールの導入が必要です。
スケジュールの共有をするためにツールを導入している企業は多くあります。
Googleカレンダーを導入して業務が順調に回っている企業も、もちろんあるでしょう。しかし、自分の所属する企業にフィットしないと感じたら別のツールに切り替えることも検討しましょう。
例えば打ち合わせの予定を調整する際に、他ユーザーと予定が共有されていると調整がしやすくなります。
Googleカレンダーに記載されている全ての予定を他ユーザーと共有したいときには、下記の手順で行いましょう。
Googleカレンダーの画面を開くと、左側にマイカレンダーリストがあります。共有したいカレンダーにカーソルを合わせ、表示された「︙」マークをクリックしましょう。
操作後、メニューが表示されたら「設定と共有」を選択します。共有したいカレンダーの設定画面が現れたらステップ1は完了です。
画面左側に表示された「特定のユーザーまたはグループと共有する」をクリックします。右側に表示されているメニューの項目から、探し出してもよいでしょう。
次に「＋ユーザーやグループを追加」をクリックし、共有したいメールアドレスもしくはユーザー名を追加します。
権限は下記4つの中から必要に応じて選択しましょう。
項目を入力し終わったら、送信をクリックします。共有を希望する側の手順はここで終わりです。
なお、Googleカレンダーの共有は、原則Googleアカウントを所有し、Googleカレンダーを使用しているユーザーのみ可能な操作です。
Googleアカウントを持っていないユーザーと共有したい場合は、カレンダーの公開範囲を一般公開に設定し、URLを共有しましょう。ただし一般公開にすると、誰でもカレンダーを見ることができるようになってしまいます。
公開範囲を変更するときは、公開しても良いのかしっかりと確認しましょう。
ステップ3の手順は、Googleカレンダーの共有を要望されたユーザーの操作手順です。
カレンダーの共有を希望されたら、指定されたユーザーにはその旨を記載したメールが届きます。メールを開封し、下部に表示されている「このカレンダーを追加」リンクをクリックしましょう。
共有されたGoogleカレンダーに遷移し「カレンダーを追加」の画面が表示されます。右下の「追加」をクリックすれば、カレンダーの共有は完了です。
Googleカレンダーでは特定の予定のみを共有することもできます。
予定を入れたい日時の部分をクリックして、新たに予定を作成します。すでに作成してある場合は、該当の予定をクリックしましょう。
予定を開くと右上に鉛筆マークが確認できます。クリックして編集画面に遷移しましょう。編集画面の右側に表示されている「ゲスト」部分の「ゲストを追加」に、予定を共有したいメールアドレスもしくはユーザー名を入力します。
ゲストの権限は「予定を変更する」「他のユーザーを招待する」「ゲストリストを表示する」を選択できます。
全ての入力が完了したら「保存」をクリックします。クリック後「Google カレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と表示されるので「送信」「送信しない」から選択します。もし編集内容に誤りがある場合は「編集に戻る」を選びましょう。
Googleカレンダーは利便性が高いツールですが、いくつかの課題点があります。
Googleカレンダーを共有するには、双方共にGoogleアドレスを所持している必要があります。
共有される側がGoogleアドレスを持っていない場合でも、カレンダーの公開設定を一般公開にすれば実質共有することは可能です。
しかしURLを知っていれば、誰でも予定が見られてしまう状態になってしまいます。そのため、個人情報や非公開の案件など、機密性の高い予定の共有はリスクが高くなり、現実的ではありません。
Googleアカウントは多くの企業や個人が利用しています。しかし、中には業務でGoogleアカウントの利用を禁止しているところもあるのを忘れてはいけません。
Googleカレンダーは基本的に、Googleアカウントを取得しているユーザー同士が使用するよう設計されています。
そのため、Googleアカウントを所持していない場合には「カレンダーの公開制限が付けられない」「予定の修正や追加ができない」といった制限がかかるので非常に不便です。
スケジュールの共有はスムーズなやりとりが求められます。Googleカレンダー利用時には、Googleカレンダーの利用自体がボトルネックになる可能性もあることを覚えておきましょう。
「ずっとGoogleカレンダーを使用してきたけれど課題を抱えている」など、改善したい点がある場合は、現在使用しているスケジュールの共有ツールを見直してみるのも、1つの方法です。
ここではスケジュール共有ツールを3つ紹介します。選定時の参考にしてください。
「サポスケ」は、案件を登録できるスケジュール共有ツールです。
一般的なスケジュール共有ツールは、個々に「予定」を登録できます。
一人ひとりが個別に自分のスケジュールを管理している場合は役に立つでしょう。しかし、管理者が業務を統括管理してスタッフに割り振るといった業務フローを採用している場合、案件単位でのスケジュールの管理が必要です。
「サポスケ」では、スケジュール管理者が案件を登録し、案件ごとにスタッフを割り当てることができます。予定ではなく案件単位でスケジュールを管理・共有できるため、導入すれば担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。
「Time Tree」は共有とコミュニケーションを前提として作られたツールです。複数のカレンダーを作成できるので、プロジェクトや部署別にスケジュールを管理したいときにも活用できます。
予定だけでなく「メモ」や「画像」も共有可能です。またカレンダー以外に自分のフィードも作成できるため、個人で予定を管理するのにも役立ちます。
なお「Time Tree」はGoogleカレンダーと同期できます。現在Googleカレンダーを使用していても移行に手間取ることなく導入できるでしょう。
プランは、無料プランと有料プラン（TimeTreeプレミアム）があります。「TimeTreeプレミアム」の料金は月額300円（税込）もしくは年額3,000円（税込）です。1ヶ月の無料体験ができるので、コスト負担なく導入を検討できます。
「LINE WORKS」はコミュニケーションに特化したツールです。
カレンダーの共有はチームや部署内だけでなく、お気に入りに設定すれば他部署など外部の予定も共有できます。通話やチャットといったLINEならではの機能も利用可能です。そのためコミュニケーションツールとしても役立つでしょう。
全てのデータは、24時間体制でセキュリティ専門のエンジニアチームがモニタリングしています。国際認証を取得しているサービスで安全性も高いといえるでしょう。
製品プランは「フリー」「スタンダード」「アドバンスト」の3種です。
なお、年額契約にすると20％割安になります。LINE WORKS認定パートナーを経由すれば、無料でトライアルも可能です。気になる方は、パートナー各社へ問い合わせをしてみましょう。
このようにGoogleカレンダーは機能が充実しているスケジュール共有ツールです。
一方でGoogleカレンダーは、一人ひとりが個別に自分のスケジュールを管理している場合には向いていますが、管理者が業務を統括管理してスタッフに割り振るといった業務フローを採用している場合には不向きと言えます。
弊社で運営している「サポスケ」というスケジュール管理サービスは、当該業務フローに合致させており、「どこかに誰かを派遣してお仕事をする業種」の方が使いやすいように設計しております。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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