2023年04月04日
現在日本では、高齢化社会が社会問題として取り上げられています。高齢者が増えて、近年では自宅で過ごすことを望む方も増加し、訪問看護の需要が高まっています。
訪問看護ステーションでは自宅を訪問して看護を提供しますが、訪問看護師さんの訪問は1件あたり30分から90分で、1日に4〜5件ほど訪問することが多いです。1日に複数件をまわるため、スケジュール管理がとても大変な作業となっております。
今回は訪問看護での1日のスケジュールと、その管理方法をご説明します！
訪問看護師さんを目指している方、より効率的な管理方法などを知りたい方は、当記事を一読していただけると、スケジュールの大枠やツールを活用した便利で簡単な管理方法がわかります。
まず訪問看護師さんの1日の流れについて見ていきましょう。
始業したら、まずは看護師さんや事務スタッフが集まり、ミーティングを行います。訪問スケジュールの確認や、夜間のオンコールで対応した内容を情報共有していきます。
また担当者会議や社内研修などがあるときは、訪問スケジュールの見直しや、代替スタッフへケア内容を依頼することもあります。
ミーティングが終わると、午前中に回る利用者さんで必要な物品を揃えていきます。
主に使用する物品は下記の物になります。
あとはケアの内容によって、足浴や採血、膀胱留置カテーテル交換など処置に必要なものを持参して出発します。午前中は1〜3件の訪問で終わることが多いです。
午前中の訪問が無事に終わると、ステーションに帰って昼休憩に入ります。もしも午後からの訪問が遠ければ、近くの公園などで休憩することもあります。
昼食休憩が終わると午後からの訪問です。午前中と同様に必要なセットと不足している物品を補充して、同様に1〜3件程度訪問します。
訪問看護は医療処置ばかりではありません。入浴介助やリハビリ、医師やケアマネージャーなどの関連機関と連携する業務などもあります。
担当者会議などは、昼から落ち着いた時間に行われることもしばしばあるため、担当利用者さんの情報をまとめる作業なども行います。
予定の訪問が全て終わるとステーションに戻ります。物品を片づけたり、翌日訪問する利用者さんの確認を行ったりします。
パソコンへの入力や、記録物のファイリングなども大切な作業なので、抜けがないようにします。
1日すべての業務が終わったら、管理者へ報告し帰宅します。各訪問看護ステーションによって異なりますが、基本的にはこのような1日の流れをとっています。
次に、訪問看護でのスケジュール管理を難しくしている大きな要因である、1日の訪問件数について見ていきます。
訪問看護では、1回の訪問が30分から90分で行われ、1日に4〜6件程度の訪問に伺います。
各訪問看護ステーションで、1日の訪問件数が異なる要因について見ていきましょう。
前述したとおり、訪問時間は30分から90分となっています。介護保険を利用してサービスを提供する場合には、ケアマネージャーなどが作成したケアプランに準じて訪問します。
体調確認や服薬管理のみだとそこまで時間を要さないため、30分の訪問で修了します。しかし入浴介助やパウチ交換、膀胱留置カテーテルの交換、点滴などがあると60分以上かかってしまう場合もあります。
このようにケアの内容によって1件の訪問時間は変動します。短い訪問時間であれば1日の訪問件数も多くなります。
移動手段も1日の訪問件数を左右する要因になってきます。
都市部では徒歩や自転車、原付、電車などの公共交通機関で移動することが多く、距離が短くても時間がかかる場合もあります。反対に郊外や地方になると車や原付、バイクなど乗り物での移動がメインになりますので、広範囲を回ることができます。
移動手段がどうなのか、訪問範囲がどうなのかによっても訪問件数が変わってきます。
ステーションの経営方針によっても、訪問件数が変わってくることが大いにあります。主に訪問スケジュールを組むのは管理者です。
管理者の考え方や経営者の考え方によっては、とにかく訪問件数を多くするのか、利益は少なくても余裕を持って利用者さんと関わることを大切にするかで変わってきます。
一般的に高齢化社会で利用者さんの数が多い一方、看護師さんが不足しているため、訪問件数は多くなる傾向にあります。
訪問看護で大切な作業がスケジュール管理です。利用者さんの命に関わるお仕事ですので、予定された訪問がなされない場合、大きな事故につながる可能性があるからです。
しかし日々状況が変化するため、スケジュール管理はとても難しく、管理者は負担が大きい作業です。ここからはスケジュール管理の難しさの要因を見ていきましょう。
利用者さんのほとんどが高齢者のため、体調の変化が起きやすく、訪問時間を早めたり予定外のスケジュールを入れたりすることもあります。
訪問スケジュールがいっぱいの場合、他の予定を変更するなど、他にも影響を与えてしまいます。そのため、なるべく他の方や看護師さんの負担にならないよう配慮しつつ、迅速に利用者さんへ対応できる方法を考えなくてはなりません。
訪問看護は、人間対人間のサービスです。利用者さんが異性に介助されることに対して抵抗があったり、経験が浅い看護師さんには、難しい処置や判断が必要な利用者さんを担当させることはできません。
このように、時間の都合だけでなく、利用者さんとの相性や看護師さんのスキルを加味しながらスケジュールを調整するのは大変困難です。
変更した訪問スケジュールを、当事者へ再度周知する必要があります。看護師さんは、終業時に次の出勤時の訪問スケジュールを確認して帰宅します。
その際、急な変更を知らされずに訪問時間を迎えると、看護師さん2名が同じ利用者さん宅を訪問したり、また本来訪問すべき利用者さん宅に訪問しないなどのトラブルが発生します。
また1週間分のスケジュールを配布していても、スケジュール変更により訂正をすることも多々あります。そのため、常に最新のスケジュールを周知することが、管理者もスタッフも負担になることは間違いありません。
大変負担が大きいスケジュール管理ですが、どのように管理をしているのでしょうか。主に取られている方法は、以下の3つです。
それぞれどのように利用されているのか見てみましょう。
Excelで管理しているのはパソコンがある程度使える方がいる場合でしょう。
Excelのメリットとしては、作成段階でスケジュールの移動が簡単なことや、印刷して配布することができる、ファイル管理なので紙がかさばらないという点が多いです。ファイルでの共有や紙媒体としての配布で、どのような人でもいつでも確認できるのが大きなメリットでしょう。
デメリットとしては、パソコンを開かないとExcelを操作できないため、管理者が外出先で作業することが難しくなります。Googleが提供しているスプレッドシートを活用する方法もありますが、ある程度パソコンの知識やネット環境がないと使用することができません。
ステーションに大きなホワイトボードを設置して、1週間分のスケジュール管理を行っているところも多いです。
ホワイトボードのメリットとしては、一目でスケジュールを確認することができます。またその都度、ネームプレートを移動させて管理をすることができるため、変更が容易に可能です。
デメリットとしては、ステーションでしか確認ができないことやネームプレートが落ちてしまう場合など、物理的な問題が発生してしまう点です。
訪問看護業界もICT化が進んでおり、さまざまなソフトが開発されています。
保険請求に使用するソフトなどは以前からいろいろなものがありますが、最近ではスケジュール管理に特化したソフトも出てきました。スケジュール管理ソフトのメリットとしては、以下が挙げられます。
専用システムを使えば、Excelで表を自身で作成したり、ホワイトボードを眺めながら熟考する手間が省けるうえ、ミスが少なくなるため、管理者の心理的負担も軽減されます。
デメリットとしては、ソフトの利用料がかかってしまうことが挙げられます。
しかし、手間やミスが減るため残業や機会損失などがなくなり、経営者的にもメリットがあります。
訪問看護は1日に3〜6件の訪問を行い、時間も30分から90分と利用者さんによって異なります。また移動手段や利用者さんとの相性、看護師さんのスキルなども考慮してスケジュールの管理を行わなくてはなりません。
Excelやホワイトボードで管理するところが多く、シンプルで使いやすいですが手間やミスがつきものです。
弊社ではスケジュール管理ソフト「サポスケ」を開発し、スケジュール管理にお困りのステーションへ提供しています。「サポスケ」を利用することで、Excelでの表管理やホワイトボード前での熟考する時間を無くすことができます！
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スケジュール管理を簡単にすることで、他の業務にも注力でき、安心してステーション運営を行うことができるためおすすめです。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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