2023年04月03日
工事スケジュール管理における人員配置や情報共有でお困りの方もいるはずです。
スケジュール管理では変数が多く、また広く企業で導入されているホワイトボードやExcelでの管理も企業が求めるすべての要件を満たすことが難しいためです。
本記事では、現在の工事スケジュール作成や共有に課題感を持つ方に向けて、管理方法ごとのメリット・デメリット、管理方法の選定基準を解説します。
工事スケジュール管理を効率化したい方は、当記事を参考にしてください。
工事スケジュール管理が不十分だとトラブルの原因になります。
よく起こりやすいトラブルは以下の4つです。
スケジュール管理ができなければ、適材適所に人員を配置できず、不要な経費が発生します。
必要以上に現場に派遣してしまったことにより職人が遊んでしまうこと、不要な移動時間が発生することで想定原価以上の経費が発生してしまい、適切な利益を確保できません。
最適なスケジュール管理ができてない場合、スケジュールの作成や共有に多くの時間を掛けることになります。
日々のスケジュール管理に一杯一杯になると、長期的な計画を立てることが困難になります。工事スケジュールが埋まっていると勘違いしてしまい、本来受注できる新案件を断ってしまう自体なども発生します。
新案件を処理できないと売上を上げる機会を損失してしまうのはもちろんのこと、会社や個人としての信用が下がる恐れもあります。
スケジュール管理を厳密に行わないと、発注納期に間に合わず信用問題を失うことになりかねません。
無理のあるスケジュールでは、決められた期日までに納品できない可能性があるため、ゆとりを持ったスケジューリングや人員配置が必要です。
工事品質を担保できないと、求められた成果をあげることができません。品質の低下を招く原因の一つはスケジュール管理不足による、情報共有ミスや長時間労働です。
情報共有がうまくいかないと関係者間で認識の齟齬が生まれ、トラブルや工事のやり直しにつながります。
また、見積もった工数に対して配置する人数が少ないと職人に大きな負担がかかることになります。職人が長時間労働をすると集中力が続かなくなり、ミスが増え品質の低下につながります。
工事スケジュールの管理方法は主に3つあります。
ここでは各管理方法の特徴を整理していきます。
紙やホワイトボードは、すぐに取り入れることができる反面、情報の共有漏れや手間が多くなりやすい特徴があります。
メリット
デメリット
Excelやスプレッドシートは、自社の運用に合わせてある程度自由にスケジュールを作成できる特徴があります。
メリット
デメリット
スケジュール管理ソフトを活用すれば、スケジュール作成や共有時の煩わしさを大幅に改善できる可能性があります。ソフトによってはスケジュール管理以外の機能を備えているものもあり、広い範囲での業務効率化を目指すことができます。
メリット
デメリット
上にあげた3つの工事スケジュールの管理方法を選ぶ際、ご紹介したそれぞれの特徴に加え、さらに次の点を考慮する必要があります。
以下の条件が多いほど、アナログ管理やExcel・スプレッドシートの管理には不向きですのでスケジュール管理ソフトの検討をおすすめします。
逆に条件に当てはまらない場合はアナログやExcel・スプレッドシートでの管理でも十分に対応できる可能性があります。
特にスケジュール管理ソフトを導入する場合、人員配置責任者や職人さんが抵抗なく継続的に使えるかを重視してください。
操作画面が複雑だと、利用が定着する前に離脱してしまう可能性が高まります。
スケジュール管理ソフトの中には、工程管理業務に必要な多くの機能を備えたものもあります。多機能=複雑というわけではありませんが、できる限りシンプルな操作性である方が職人さんに好まれます。
利用が定着するか不安な方は、必要機能だけが搭載されたシンプルなツールを選びます。
アナログ管理の場合は考慮する必要はありませんが、Excel・スプレッドシート、ソフトを導入する場合はOSやバージョンとの相性があるため、利用環境や他ツールとの互換性を確認しておかなければいけません。
現在では昔に比べ、それほど考慮する必要性はなくなってはいますが、購入したのに使えないとコストがムダになるため、事前チェックも念の為しておきましょう。
3つの管理方法にて発生するコストを具体的に見ていきます。
アナログ管理で日々発生するコストは、
といったものになります。ホワイトボード管理をする場合は初回に限り本体の購入代も加算されます。
Excel・スプレッドシート管理で日々発生するコストは、Excel利用のためのライセンス費用になりますが、Excelのスマホ版やスプレッドシートは無料で使用することができます。
スケジュール管理ソフトはソフトによって異なりますが月額費用が毎月発生するものが主流です。月額費用はユーザーの人数によって増減する価格体系になっていることがあります。
本記事では以下の項目について触れました。
本記事のまとめ
工事スケジュール管理が不適切な場合、納期や新規受注に関しての問題が発生します。反対に工事スケジュール管理を適切にできれば、不必要な心配事を減らしつつ、仕事を効率化できます。
管理方法は自社のITリテラシーや、現場ニーズに合わせて選定してください。
弊社は工事管理スケジュールを案件ごとに割りあて、業務効率化を図る「サポスケ」を提供しています。「サポスケ」を使えば、ITに不慣れな方でも、工事スケジュール作成と共有を簡単に行えます。
登録したスケジュールをスタッフが専用のスマホアプリで閲覧するため共有漏れを防ぎ、作業に入るときや終わったときに「チェックイン」「チェックアウト」ボタンを押すだけで勤怠報告も完了です。
ホワイトボードやExcelでのスケジュール管理に面倒を感じている方や、職員や協力会社に現場情報を共有するのが面倒な方は、是非以下から詳細資料をダウンロードしていただけると幸いです。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。