2024年02月14日
ビジネスにおけるスケジュール管理の基本理念は、時間を有効に活用し、目標達成への道筋をつけることです。そのためには計画を立てることが不可欠になります。
また、スケジュール管理の基本を理解することで、効率的なタイムマネージメントが可能になるでしょう。それにより、タスク管理が上手くなり、仕事が終わらないなどといったストレスから解放されるでしょう。
スケジュール管理を適切に行うことで、時間を有効に活用することができ、生産性を向上させることが可能になります。その結果、成果に大きな違いが表れるでしょう。
スケジュール管理の重要性は、ひとつひとつのタスクに適切な優先順位をつけ、限られた時間の中で、何をすべきかを明確にすることにあるのです。
時間を効果的に使うことで、ストレスを減らし、自身のワークライフバランスを整えることも可能になるでしょう。ワークライフバランスを整えることにより、仕事に対するモチベーションが向上し、結果的に生産性の向上が期待できるようになるのです。
これからは、スケジュール管理が重要な理由、なぜスケジュール管理は難しいのか、スケジュール管理がうまくできるようになるためのコツの順で確認していきます。まずは、スケジュール管理はなぜ重要なのか、その理由を詳しく見ていきます。
スケジュール管理を適切に行うことのメリットの一つ目は、「生産性の向上」が期待できる点です。
スケジュール管理を行い、適切にタスクの優先順位をつけることにより、時間の無駄を減らすことができるようになるでしょう。その結果、限られた時間内で効率的にタスクに取り組め、結果として生産性が向上するでしょう。
スケジュール管理を適切に行うことのメリットの二つ目は、「ワークライフバランスの向上」に期待できる点です。
先ほども述べたように、適切なスケジュール管理をすると、生産性が向上します。それにより、労働時間の減少などの効果が現れるでしょう。その結果、労働時間の減少による、ワークライフバランスの向上に期待できるようになるでしょう。
スケジュール管理を適切に行うことのメリットの三つ目は、「信頼の獲得」ができる点です。
適切なスケジュール管理を行うことで、タスクの締切に間に合うように作業を進めることができるようになります。
締切を守ることにより、会社の上司、顧客などからの高評価を獲得することができるでしょう。そうした実績を積み重ねていくことにより、結果的に、信頼を獲得することができるでしょう。
スケジュール管理を適切に行うことのメリットの四つ目は、「チームワークの向上」に期待できる点です。
チーム内でのスケジュールを適切に管理し、チーム内の各メンバーのスケジュールが共有できている場合、誰が何をいつまでに行おうとしているのかが把握しやすくなります。その結果、チーム内のタスクを適切に割り振ることが可能になり、結果としてチームワークの向上に期待できるでしょう。
ここまでは、スケジュール管理が重要である理由をお伝えしてきました。しかし、実際にスケジュール管理を適切に行うことは困難になることが多いです。ここからは、なぜスケジュール管理が難しいのか見ていきます。
スケジュール管理が難しい理由の一つ目は、「多様なタスクと優先順位」が存在するためです。
ビジネスの場では、様々な優先度、締切を持ったタスクが存在します。しかし、多くのタスクを抱え込んでいる場合は、タスクの管理が複雑になります。
すると、優先順位、そして締切による適切な優先順位をつけることが難しくなり、スケジュール管理がうまくできなくなるでしょう。その結果、非効率な働き方になる場合があるでしょう。
スケジュール管理が難しい理由の二つ目は、「予測困難な状況」が発生するためです。
例えば、会社内でのシステムの不具合、担当者の急な欠席などといった場合です。この場合、システムエラーの解消、さらに、担当者のタスクが重要な内容である場合、そのタスクを代わりに進める人員の確保、タスクの進行などが必要になります。
仮に適切にタスクのスケジュール管理ができていても、この例のように、予測できない緊急のタスクが追加された場合、予定通りにタスクを進めることが難しくなるでしょう。
その結果、立てていた予定が崩れ、スケジュールがうまく進まなくなる場合があるでしょう。
スケジュール管理が難しい理由の三つ目は、「情報伝達の難しさ」が存在するためです。
様々なタスクを進める中で、異なる部署、企業と連携する必要のあるタスクも存在するでしょう。異なる部署と連携するタスクの例として、「品質管理部門と製造部門で連携し、品質管理のプロセスを見直すタスク」、「営業部とマーケティング部で課題を共有し、売り上げ目標達成のための戦略を立てるタスク」などがあるでしょう。
しかし、チームのメンバーがいつも近くにいるとは限らず、実際はメールで質問をしたり、歩いて別の部署へ移動し直接質問することになるでしょう。
しかし、メールを作成、そして返信を待つ時間などを考えると、決して効率的とは言えず、結果としてうまくタスクが進まずに、スケジュール管理が困難になります。
また、チーム内でタスクの重要度や期限がうまく共有されていない場合、チーム内で互いのメンバーの状態を詳しく把握できない状況になります。その結果、適切なタスクの共有がうまくいかずに、チームワークが悪くなることがあるでしょう。
社内のスケジュール管理が難しい理由は、以下の記事でも解説しているので、こちらも合わせてご覧ください。
社内のスケジュール管理はなぜ難しいのか？
（ https://saposuke.jp/media/shanai-schedule ）
上記で述べたように、主に三つの理由で、スケジュール管理は思うように進まないというのが現状です。最後に、どうすればスケジュール管理がうまくできるようになるかを考えていきます。
スケジュール管理がうまくできるようになるための方法の一つ目は、「タスクを四種類に分類する」ことです。
この分類は、タスクを重要度と締切などの指標から、タスクを四種類に分類する方法です。以下でもう少し詳しく、どう分類するのかを示します。
今あるタスクを一つ一つ、上記の四つに分類します。そして、数字が小さいものから順にタスクに取り組むべきでしょう。社会人として、仕事の締切を守るのは最低限のマナーであるため、締切は優先して守るのがいいでしょう。
このように適切にタスク管理を行い、効率的な作業を行うことで、生産性の向上が期待できるでしょう。
スケジュール管理がうまくできるようになるための方法の二つ目は、「スケジュールに余裕をもつ」ことです。
残念ながら基本的には、急な予定変更などを完全に防ぐことはできません。そのため、スケジュール計画の時点で、なにかしらの問題が起こるものとして、予備日や予備の時間をあらかじめスケジュールに組み込んでおくべきでしょう。
これにより、心理的、時間的な余裕が生まれ、落ち着いて対応できるでしょう。このようにイレギュラーな状況下でも冷静に対応することで、どんな状況でも確実にタスクをこなす印象を持たれ、信頼の獲得が可能となるでしょう。
また、予備の時間を設けることによる心の余裕は、ストレスの軽減にもつながるでしょう。
スケジュール管理がうまくできるようになるための方法の三つ目は、「ツールを導入する」ことです。
適切なツールの選び方に関しては、以下の記事も参考になるかと思いますので、ぜひご覧ください。
【完全版】おすすめのスケジュール管理アプリ15選
（https://saposuke.jp/media/schedule-15)
そして、スケジュール管理ツールを選ぶ上で最も重要なのは、オンライン上で共有が簡単にできるツールを選ぶことです。なぜなら、先ほども述べた通り、スケジュール管理が難しい理由は、コミュニケーションに時間がかかる場合があるためです。
そのため、オンライン上で簡単に共有できるツールを導入すると、メールを作って相手に情報を届けるよりも早く、相手に情報を届けることが可能になります。このようにツールを導入し、作業を効率化することで、生産性の向上に期待できるでしょう。
今回は、スケジュール管理の重要性について述べてきました。スケジュール管理を適切に行うことで、生産性の向上、チームワークの向上などのメリットがありますが、スケジュール通りに進まないことが多いというのが現状です。
しかし、余裕をもったスケジュールを立てることや、ツールの導入によりスケジュールの共有の手間を減らすなどして、対応することが可能になるでしょう。
スケジュール管理をする上では、データの共有が素早くできる点、頻繁に予定変更があっても対応できる点が重要になります。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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