2023年04月03日
机の前ではなく、最前線で直接サービスを提供する働き手のことを「ノンデスクワーカー（デスクレスワーカー）」と呼びます。
ノンデスクワーカーは「訪問看護」「訪問介護」「建築現場」「警備」など、さまざまな業界で活躍しています。
複数のノンデスクワーカーが働く業界では、「誰を」「どこに」配置するのかについて、スケジュール管理役が時間を使って検討しています。
しかし、どうやって管理しているのかを聞くと、ホワイトボードやExcelなど、人が考える手間が大きいものを使っているケースがまだまだあります。
そこで本記事では、ノンデスクワーカーが働いている業態に向け、厳選したおすすめスケジュール管理ツール5つをご紹介します。
スケジュール管理業務の効率化を検討している企業の担当者様はぜひご覧ください。
スケジュール管理ツールとは、スタッフの予定やタスクをカレンダー機能などを使って調整・管理するツールです。
導入することで、社外で働くノンデスクワーカーのスケジュールを考える手間はもちろん、報告業務のようなやり取りも効率化できるケースがあります。
また、ツールによってはプロジェクトマネジメントや設備・備品などの予約や管理などにも対応した機能があります。
ツールには無料で使えるフリープランが用意されているものや、ユーザーごとで有料になるものもありますが、以下では費用を払ってでも使うべきおすすめツールを紹介いたします。
費用を支払って使っているツールでも、大半の機能が利用されないともったいないため、必要な機能が必要な金額でまとまっていることが重要です。
以下では特にノンデスクワーカー向け機能として最低限把握しておいたほうがよいものを挙げていきます。
現在の管理体制との相性を考え、機能の要不要を判断しましょう。
スケジュール管理の難しい点、属人化しやすい理由は、以下のような複雑な要素を踏まえてスケジュールを決めなければいけないところにあります。
これらの要素の中でパターン化できるものがツールによって自動化できれば、人が考える手間を減らすことができるでしょう。
スケジュールの調整や変更が発生した場合、働き手に電話しなくても、ツールからすぐ把握できる仕組みがあることも大事です。
ただし、ノンデスクワーカーは現場での仕事がメインで、連絡をチェックするのは仕事の合間になります。
そのため、「仕事の合間にツールを開いて、内容に変更があるか把握する」というのは負担になってしまいます。
例えば、
などの共有機能があると、やり取りがより効率化するでしょう。
ノンデスクワーカーの現場は管理者のいる事業所とは別の場所にあるため、仕事が予定通りの時間に始まって終わったか、緊急対応はないか、何か引き継ぎ事項はないか、事業所で対処すべきトラブルなどはないかなどを報告してもらう必要があります。
もし予定から大幅に遅れてしまう場合は、スケジュールの再調整が発生してしまうためです。
しかし、毎回これらを電話報告するのは働き手にとっても事業所にとっても細かい手間がかかってしまいます。
ツールを使うことで、何事もなかった場合はワンタッチで報告が完了するなどの機能がついていると、こういった手間を減らすことができるでしょう。
次に、ノンデスクワーカー向けスケジュール管理ツールを業種別に5つピックアップして、特徴を解説します。
ノンデスクワーカー全般のスケジュール管理業務を効率化することができるツールです。
塗料・塗装業界の業務を効率化する事業の中で、ノンデスクワーカーのスケジュール管理効率化の余地に気づき、本サービスを開始しました。
既存のツールが非IT系人材にはオーバースペックで、かかる費用に対して使いこなせないことを課題と考え、「必要最低限のものを誰でも使えるように」という商品コンセプトでリーズナブルに提供しています。
無料のスケジュール管理ツールでは物足りないが、有料のスケジュール管理ツールがややオーバースペックで割高だと感じる場合、そもそも業界に特化したスケジュール管理ツールがない場合におすすめです。
費用：初期費用は要問い合わせ。月額15,000円〜
対象業界：訪問診療、訪問介護、訪問看護
在宅医療業界の人手不足を解決するサービスです。
利用者の状態や住所、シフトやスタッフの資格など多数の事柄のうちパターン化できる部分を自動で設定することができます。
設定した移動手段を考慮した訪問の最短ルートも自動的に計算してくれるので、スケジュール管理者が急な予定変更などで頭を悩ませることが少なくなります。
スタッフに資格がない場合や移動時間が足りないケースを自動検出してくれる機能により、スムーズなスケジュール作成・調整が可能です。
スケジュールの手動設定では、ホワイトボードのように項目を移動させるだけの簡単な調整方法が用意されています。
タブレットやスマートフォンのアプリを使って訪問先でも情報共有をしたり、実績登録をしやすいのも特徴です。
費用：要問い合わせ
対象業界：建設
イズミシステム設計のグループ企業、株式会社CONITが運営している建設現場のニーズをくんだサービスです。
カレンダー形式のスケジュールに社内予定を記載して、協力会社と共同で使えるグループウェアです。
スケジュールに設定したタスクは通知機能で知らせてくれますので、タスク忘れを防げます。
チャット機能と連携させて、チャットの会話からタスクにすることも可能です。
案件の工期と行動予定を連動して表示する機能があり、建築現場のスタッフにも便利なツールになっています。
また、社内や現場のさまざまな情報を集約して、複数案件の施工管理や顧客管理ができる機能がありますので、情報共有がしやすい仕様と言えるでしょう。
写真を選んでコメントを入力すれば簡易レポートを作成することもできますので、工事進捗などの報告業務も効率的に行えます。
さらに、関係者全員に一括で連絡できるチャット機能を活用すれば、案件ごとのグループチャットを設定したり、職人や施主とアプリでチャットができます。
コミュニケーションを取りやすく、トラブルが起きた際にもスムーズに対処できるツールです。
費用：初期費用は要問い合わせ。月額450円×人数
対象業界：警備
警備管制の業務をサポートしてくれるクラウドシステムです。
管制員が働き手の配置をすると自動的に月間シフトが作成されて、警備員がアプリを使えば自分のシフトをカレンダーで確認することができます。
配置作業はドラッグ&ドロップ操作で行い、配置後は警備員のスマートフォンに自動プッシュ通知されますので、共有の効率化が可能です。
それぞれの警備員情報に不仲メンバーや出禁顧客の内容を入れれば、誤った配置を行うと自動で警告表示してくれるので、人間関係まで配慮したスケジューリングがしやすくなっています。
また、出退勤の上下番報告はアプリで1タッチ登録が可能ですので、直帰直行にも対応しています。
他には、現場までのルートで迷わないように経路案内地図を使えたり、周辺のトイレ・コンビニを検索することができるなど、現場の働き手にもうれしい機能が備わっています。
費用：初期費用60,000円。50名まで月額35,000円
出典）https://daily-event-casting.jp/
対象業界：短期派遣、長期派遣
スタッフ管理をスムーズに行うための、スマートフォンアプリ連動型キャスティングシステムです。
ツールの概要：
管理者が案件を一斉配信するとスタッフにプッシュ通知が届き、そのまま案件にエントリーすることができます。
スタッフが出勤可否日程をカレンダーに提出することも可能で、管理者が勤務を決定すると案件を確認できるようになっています。
スケジュール管理がアプリだけで完結するようになっているのが特徴の1つです。
また、案件の前日にアプリへ一斉通知したり、当日は設定した起床・出発時間で自動プッシュ通知も可能です。
出退勤管理の自動化で、業務負担を減らすことができるでしょう。
さらに、スタッフへの設問を案件ごとにカスタマイズして業務報告のフォーマットを作成する機能があります。
管理ページ上から全てのスタッフとチャットを1対1ですることもできますので、リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。
費用：
初期費用100,000円、100名まで月額20,000円
以上、ノンデスクワーカー向けスケジュール管理ツールを業種別に5つご紹介しました。
ツールごとにそれぞれ機能や金額の違いがありますので、自社の現状を踏まえて検討してみてはいかがでしょうか。
Paintnote株式会社では、スケジュール管理を自動化するサービス「サポスケ」を提供しております。
普段PCを使わないノンデスクワーカーでも使いやすいシンプルな画面設計と、どんな業種でも使いやすいように、必要最低限の機能に絞ってリーズナブルにサービス提供をしていることが特徴です。
もしシンプルなスケジュール管理サービス「サポスケ」に興味がございましたら、こちらのボタンから詳細資料のダウンロードができますので、ご参照ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
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