2024年04月17日
ホワイトボードは、スケジュール管理に頻繁に使われる道具です。ホワイトボードは値段も安価で、使い方がわかりやすいといったメリットもあり、多くの企業で導入されています。
しかし、ホワイトボードに予定を記入するのための移動や、外出先で情報が確認できないといったデメリットも存在しています。
この記事では、ホワイトボードのメリット、デメリットなどを確認し、ホワイトボードについての理解をさらに深めることで、今よりもさらに上手くスケジュール管理がうまくできるようになります。
ホワイトボードのメリットはいくつかあります。具体的に見ていきましょう。
ホワイトボードでスケジュール管理する際のメリットの一つ目は、「誰にでも使いやすい」点です。
ホワイトボードは、主に、amazonなどの通販サイトや、100均(100円ショップ)などで販売されており、安いものだと数百円で購入することができます。
もちろん、ホワイトボードでスケジュール管理をするには、ホワイトボード本体の他に、ペンなどのマーカーや、文字を消すためのクリーナーなども必要ですが、いずれの値段も数百円のものもあり、非常に安価で購入しやすい値段となっています。
また、ホワイトボードを使う上で、パソコンやスマートフォンの知識は一切必要ありません。そのため、機械の操作に苦手意識がある方でも気軽に使うことができます。
ホワイトボードでスケジュール管理する際のメリットの二つ目は、「複数人の予定が一目でわかる」点です。
ホワイトボードでは、人ごとに色を決め、その人ごとにホワイトボードに記入する予定の色を変えるなどの工夫をすることで、複数人の予定でも一目でわかるようにカスタマイズすることができます。
例えば、Aさんは赤、Bさんは青など色を決め、Aさんが出勤する時は「出勤」と赤で記入、Bさんが有給を取る際は、「有給」と青で記入するといった内容です。
このように工夫次第で、複数人の予定でも見やすく、一目でわかるようにできます。
ホワイトボードでスケジュール管理する際のメリットの三つ目は、「表示日数などを自由にカスタマイズできる」点です。
ホワイトボードは、一週間ごとの予定を記入するスタイルや、一ヶ月ごとの予定を記入するスタイルなどのように、表示形式を自由にカスタマイズできます。
また、人ごとにマグネットを作成し、それを貼り付けシフトを管理するなどの方法もあるなど、ホワイトボードは会社の状況や工夫に応じて、使いやすいようにカスタマイズすることができます。
このようにホワイトボードには、値段、対象者の多さ、視認性、カスタマイズ性などにおいてメリットが存在します。
次章では、ホワイトボードのデメリットを確認します。
次に、ホワイトボードのデメリットを確認していきましょう。
ホワイトボードでスケジュール管理する際のデメリットの一つ目は、「外で予定を確認が難しい」点です。
複数人の予定を管理する大型のホワイトボードの場合、ホワイトボードを外に持ち出すことはできません。そのため、外出の多い会社の場合、外出先で予定を確認したり、予定の変更が発生した場合は、電話やメールで情報を確認する必要があります。
ホワイトボードでスケジュール管理をする際のデメリットの二つ目は、「情報の共有が難しい」点です。
先ほども述べたように、ホワイトボードでスケジュールに変更が生じた場合、外出している社員の方に情報を伝達するためには電話やメールで変更内容を伝達する必要があります。
その際、情報を知らせる必要がある人全員に電話するための時間、メールを作成する時間がかかることはもちろん、電話の場合、誤った内容を伝えてしまうリスク、メールの場合、変更内容を伝えたメールに気がついてもらえない可能性があるため、ホワイトボードで全員に情報を共有することは難しいです。
ホワイトボードでスケジュール管理する際のデメリットの二つ目は、「情報の管理が難しい」点です。
ホワイトボードでは、情報の「保存」および「キャンセル」をすることはできません。
例えば、自分の予定だけを消そうと思っていたが、間違えて他の人の予定も消してしまったということも発生します。そこで、消してしまった予定を他の人に確認する場合や、誤った内容を記入した場合などは、それらの修正や確認に時間がかかり業務効率化の妨げになります。
また、マグネットを使用しており、マグネットが落ちてしまった場合、元の場所に正しく戻すためには、いつ誰の予定かを調べなくてはならず、元の場所に戻すのに時間がかかります。
さらに、記入した予定は次の週や月に変わる前に一度消す必要があり、これにも時間を要します。
そして、人数が多い場合、様々な人の予定が一枚のホワイトボードに集まってしまうことにより、ホワイトボードの表示が複雑になり、ホワイトボードが見づらくなるといった問題も発生します。
このようにホワイトボードには、外出時、情報共有をするとき、複数人で利用する際にデメリットがあります。そのため、外出が多い、情報共有する機会が多い、複数人で利用する、個人の予定が見づらい場合などは、なにか対策を練る必要があります。
そこで次章では、ホワイトボードをうまく活用し、デメリットを解決した企業の事例を紹介します。
本章では、ホワイトボードをうまく活用している会社様の具体的な事例をご紹介します。
ある電気工事業を営む会社では、事務所に設置している大きなホワイトボードを用いてスケジュール管理を行なっておりました。ホワイトボードは1ヶ月単位で日付ごとに枠を区切る形にしており、日付の枠内に案件名と担当者名を記入し、スケジュールを管理していました。
問題点として、スケジュールを外で確認できないため、スケジュールを確認するために事務所に電話をして確認する必要があり、現場担当者、事務員それぞれに確認時間の負荷がかかっていました。
解決策として、事務員が事務所のホワイトボードの写真を毎日朝・昼・夕方の3回撮影し、クラウドサーバーにアップロードするようにしました。
これにより常に最新のスケジュールを、事務所に確認電話をすることなく誰でも確認できるようになり、現場担当者・事務員それぞれの負担が減りました。
ある訪問看護事業を営む会社では、大型のホワイトボードに、訪問先の場所、担当者などを記入し、スケジュール管理を行っていました。
問題点として、ホワイトボードに誤ったスケジュールを載せてしまい、予定と違う訪問先に訪問してしまうといった事態が発生していました。
解決策として、三重チェックを行っていました。具体的には、変更があったスケジュールに付箋を貼る、複数のスタッフでスケジュール記入にミスがないか確認する前日チェックを行う、さらに翌日分のスケジュールを社内チャットで共有し、スタッフ各自でミスがないか調べる最終確認を行うなどのチェックを行っていました。
これにより、誤った予定をホワイトボードに記入するミスが減り、誤った訪問先に行くことが減らせました。
ある清掃事業を営む会社では、ホワイトボードを使用し、元請けの企業名、案件の担当者、現場名、作業の開始時刻等の情報を記入していました。
問題点として、ホワイトボードに元請けの企業名、開始時間、場所等、必要な情報を全て記入するため、それぞれの情報が見づらいといった問題が発生していました。
解決策として、ホワイトボードは長期(1ヶ月)で大まかな内容、紙には短期(1日)で詳細な内容を記入するなど、ホワイトボードと紙で役割を分けました。
結果として、スケジュールを聞かれた際即答できるようになり、スケジュール確認にかかる時間を減少させ、効率がよくなりました。
このように、ホワイトボードをうまく使いこなしている企業もあります。しかし、いずれの策も、ホワイトボードのデメリットであるスケジュールの共有がしにくい点に関しては、電話などで情報を伝達する必要があることから、根本的な解決には至っていません。
そこで次章では、これらの課題を解決すべく、ホワイトボード以外のスケジュール管理方法をお伝えします。
ここまで、ホワイトボードのメリット、デメリットを解説してきました。ホワイトボードのデメリットである、「外で確認しずらい」、「情報管理が難しい」、「小道具の管理が複雑」といった点は、ツールを導入することで解決できます。
しかし、ホワイトボードには「機械が苦手な人でも使いやすい」などのメリットも確かに存在するため、会社の状況に応じたものを導入するのが一番です。
紹介するツールの一つ目は、「Excel」です。
Excelのメリット、デメリットは以下の通りです。
| メリット | ・ダウンロード不要で始めやすい ・無料で使える ・カスタマイズ性が高い |
|---|---|
| デメリット | ・スケジュールを共有しづらい |
Excelは、元々多くのPCに搭載されているツールなので、新たに何かをダウンロードする必要はなく、すぐに始めることができます。もちろん、元からパソコンに搭載されている機能であるため、初期費用はかかりません。また、エクセルの場合、表示日数などといった表示形式などを自由にカスタマイズできます。
しかし、スケジュールに変更が発生した際は、社員の方にメールを送信するなど、情報を共有するための手間がかかります。また、事務所内のサーバーにExcelを保存している場合、外出中はExcelを確認することができない仕様になっています。このようにExcelでは、情報をすぐに確認しずらいといった欠点があります。
また、Excelでのスケジュール管理の詳しい方法は以下の記事に掲載されているのでご覧ください。
エクセルで業務のスケジュール管理をする方法・おすすめのツールも紹介
（https://rakumo.com/hint/calendar/schedule-excel/）
紹介するツールの二つ目は、「Googleカレンダー」です。
Googleカレンダーのメリット、デメリットは以下の通りです。
| メリット | ・無料で使える ・個人単位のスケジュール表示がしやすい ・スケジュールを共有しやすい |
|---|---|
| デメリット | ・柔軟に表示を変更しづらい ・人数が多いと見づらい |
Googleカレンダーは、無料でダウンロードすることができるため、初期費用はかかりません(有料プランあり）。また、無料のプランでも、予定開始前の通知といった基本的に必要な機能は十分揃っており、気軽に始めることができます。
また、人物ごとの予定を表示させることもGoogleカレンダーでは可能です。そのため、企業でカレンダーを使っており、様々な人の予定が表示されている場合でも、自分のスケジュールだけ表示するといったことも可能です。
さらに、Googleカレンダーは、スケジュールを共有しやすいように設計されており、オンライン上でカレンダーを常に確認できるため、スケジュール確認のために電話等をする必要はなくなります。
しかし、Googleカレンダーの場合、案件ごとにスケジュールを表示させるといった表示の柔軟な変更はできません。
さらに、10人など多くの人数でGoogleカレンダーを利用している場合、ホワイトボードと同様に、様々な人の予定が入り混じることになり予定が見づらくなります。もちろん先ほどGoogleカレンダーのメリットとしてあげたように、人物単位での表示も可能ですが、予定を確認する度に表示単位を変更するのは効率が悪いでしょう。
Googleカレンダーのダウンロード方法等、Googleカレンダーの使い方は以下の記事で解説しているので、ぜひご覧ください。
【永久保存版】Googleカレンダーのスケジュール管理方法徹底解説
(https://saposuke.jp/media/carender-howtouse)
紹介するツールの三つ目は、「Time Tree」です。
Time Treeのメリットデメリットは以下の通りです。
| メリット | ・無料で使える ・チャット機能がある ・スケジュール毎に画像を入れられる ・スケジュールを共有しやすい |
|---|---|
| デメリット | ・人数が多いと見づらくなる ・柔軟に表示を変更できない |
Time Treeは、ExcelとGoogleカレンダー同様、無料で使うことができます。また、他のツールにはない独自の機能として「チャット機能」があります。チャット機能により、コミュニケーションを取る際に電話やメールは不要で、Time Treeアプリのみで対応することが可能になっています。
また、Time Treeの場合、スケジュール毎に画像を入れることができます。例えばある電気工事会社の場合、施工前、施行中、施工後の写真をアップロードすることで、管理者に報告をする運用を行っています。
さらに、Time TreeはGoogleカレンダーと同様に、オンライン上でスケジュールの確認ができ、スケジュールの共有がしやすいようになっています。
しかし、Time Treeは、Googleカレンダーと同様、大人数のスケジュールを管理している場合、様々な人の予定が入り混じることで予定が見づらくなり、結果的に効率が悪くなります。
そして、Time Treeの場合、スケジュールの表示が一ヶ月、一週間単位にしか変更できない(有料プランに変更すれば1日、3日単位などに変更できる)、スケジュールを人単位で表示できないなど、柔軟に表示を変更させることができません。
また、ダウンロード方法を含めたTime Treeの使い方については、以下の記事で解説しているのでぜひご覧ください。
【超基礎】仕事でのタイムツリーの使い方講座
(https://saposuke.jp/media/timetree-how-to-use）
紹介するツールの四つ目は、「サポスケ」です。
サポスケのメリットデメリットは以下の通りです。
| メリット | ・ビジネスで使いやすい ・カスタマイズ性が高い ・スケジュールを共有しやすい |
|---|---|
| デメリット | ・費用がかかる |
サポスケは、スタッフの割り当てミスを知らせるアラート機能、労働時間の自動集計、さらに、管理者用アプリとは別にスタッフ用アプリも存在するなど、ビジネスで使いやすいツールとなっています。
また、案件ごと、人ごとであったり、1から7日、週間、月間単位など、自由に表示形式を変更でき、ホワイトボードやExcelのように自由に表示形式を選択できます。
また、スケジュールの共有が自動で行われるため、スケジュールの共有にかかる時間は0です。
ただし、上記3つのツールと異なり、初期費用(値段は企業の人数などにより変動）や月額費用といった費用が必要といったデメリットも存在します。詳しいサービスの内容、問い合わせなどは下記ホームページからご確認ください。
現場仕事のスケジュール管理と共有は「サポスケ」
(https://saposuke.jp/)
以上4つのツールのメリット、デメリット、をまとめると、以下の表のようになります。
| Excel | Googleカレンダー | タイムツリー | サポスケ | |
|---|---|---|---|---|
| メリット | ・ダウンロードが不要で始めやすい ・無料で使える ・カスタマイ性が高い | ・無料で使える ・個人単位のスケジュール表示がしやすい ・スケジュールを共有しやすい | ・無料で使える ・チャット機能がある ・スケジュール毎に画像を入れられる ・スケジュールを共有しやすい | ・ビジネスで使いやすい ・カスタマイズ性が高い ・スケジュールを共有しやすい |
| デメリット | ・スケジュールを共有しずらい | ・柔軟に表示を変更しづらい ・人数が多いと見づらい | ・柔軟に表示を変更しづらい ・人数が多いと見づらくなる | ・費用がかかる |
このように、ツールと言っても様々な個性をもったツールが存在しています。企業の状況によって、ツールを選びましょう。
今回は、ホワイトボードのスケジュール管理について解説してきました。ホワイトボードは機械が苦手な人でも使いやすく、かつ安価で導入できる便利なツールです。
一方、外でスケジュールをすぐに確認できないため、電話をかける必要があったり、ミスを避けるために何重にも対策している企業もあるなど、ホワイトボードでのスケジュール管理に苦労しているように見える企業もあったりとデメリットも存在しました。
そのため、会社ごとにメリット、デメリットを考慮し適切なツールを導入する必要があります。
スケジュール管理には様々なツールが存在します。今回の記事であげたように、ホワイトボード、Excelなどといった、カスタマイズ性、使いやすさがあるツール、GoogleカレンダーやTime Treeといったスケジュールの共有がしやすいツールがあります。
スケジュール管理サービス「サポスケ」では、ホワイトボード、Excelの使いやすさやカスタマイズ性は残しつつ、Googleカレンダー、Time Treeのように共有もしやすいように開発されています。
それ以外にも、売上やスタッフの稼働時間等のデータ収集、車両や備品の登録ができるなど、企業のスケジュール管理や業務のDX化に貢献します。さらに具体的な機能、サポートの内容は、以下のボタンなどから資料請求をし、自社に合うツールかどうかぜひご検討ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。