2024年05月05日
管理職の方だと、社員の方のスケジュール管理でミスできないプレッシャーもあり、毎日のストレスもかかります。
ですが本記事を読み、スケジュール管理ができていない原因を把握し、行動に変換することで、きっとスケジュール管理もうまく行えるようになるでしょう。
今回は、スケジュール管理方法について、スケジュール管理が難しい理由を確認した上で、スケジュール管理の具体的な方法について解説していきます。
ビジネスの場においては、スケジュール管理を行おうとしても、効率的にスケジュル管理を行うことは難しいです。
それには、ビジネスならではの理由が関わってきます。もう少し詳しく見ていきましょう。
スケジュール管理が難しい理由1つ目は、「社員の数だけのスケジュールを管理するのは難しいため」です。
具体的には、社員毎に有給、車の免許などのスケジュールを調整する上での制限があり、その制限下でスケジュールを調整するのは困難ということです。
これらの情報を一括で管理することができない場合、スケジュール調整は有給などの様々な情報を確認しながらの作業となります。さらに車などの会社の備品を使う場合、それらの使用者、返却時間なども追加で考える必要が出てきます。
このように、スケジュールを調整しようとすると、多くの人や備品の調整に時間がかかり、結果として作業効率が悪くなります。
スケジュール管理が難しい理由2つ目は、「情報の共有が難しいため」です。
ビジネスの場では複数の企業と協力して作業を行うことがあり、そのために現場名、時間、関係者の名前などの情報を共有する必要があります。しかし、情報共有を電話やメールで行うとすると時間がかかったり、内容伝達のミスが発生し得ます。
例えばメールの場合、文字で内容を伝達したり一斉メールの機能もあるため、関係者すべてに情報を伝達できます。また、聞き間違いも発生しづらいなどのメリットもあります。
一方、文面の作成に時間がかかるほか、関係者全員がメールに気がつかない可能性もあります。
このように情報の共有に時間がかかるため、作業効率が悪くなります。
スケジュール管理が難しい理由3つ目は、「スケジュールの変更が頻繁に起こるため」です。
ビジネスの場合、作業担当者の病欠、イレギュラー対応によって作業時間が想定以上かかってしまい、スケジュールの変更が必要な場合があります。
このようにスケジュールを変更しなくてはならない場合、新たに別の人のスケジュールを確認し、代わりに現場に行ける人がいるかなどを確認した上で、その情報を関係者に連絡しなくてはならず、手間がかかります。
スケジュールの変更が発生した場合も同様に、情報の伝達に時間がかかり、結果として作業の効率が悪くなります。
ここまで、スケジュール管理がうまくできない理由をいくつか見てきました。
業務を効率化させるためには、効率的にスケジュール管理を行い無駄な作業時間を減らす必要がある他、ミスを減らして、やり直しの時間を減らすことが重要になってきます。そこで次章では、ミスをなくすための具体的な方法を見ていきます。
訪問忘れ、スケジュールの割り当りあてのミスなどを防ぐ方法を解説します。主な方法は以下の3点になります。
スケジュール管理でミスを防ぐ方法1つ目は、「社員一人一人に確認してもらう」です。
具体的には、スケジュールにミスがないかをスタッフ数名で確認した後、打ち合わせや社内チャットなどで、スタッフ各人にスケジュールの入れ忘れなどのミスがないか確認してもらうという方法です。こうしてミスを減らすことで、誤った訪問先に行くなど無駄な時間を減らすことで、業務を効率化できます。
実際にこの方法でミスを減らした企業もあります。同じ人がダブルチェックしても内容に気がつかないこともあるので、多くの人に確認してもらうことが重要です。
スケジュール管理でミスを防ぐ方法2つ目は、「電話で変更を通知する」です。
具体的には、スケジュールに変更が発生した際、変更したスケジュールと関係のある社員の方に電話をかけるといった方法です。この場合も変更前の内容で作業を行うなどのミスを減らすことで、業務を効率化できます。
スケジュールに変更があった時は、メールやLINEで通知する企業も多いですが、メールやLINEの場合、気がつかずに変更前の場所にいってしまうということも発生しているそうです。そのため、確実に変更を知らせられる電話を使うことが重要です。
スケジュール管理でミスを防ぐ方法3つ目は、「ツールを導入する」です。
具体的には、GoogleカレンダーやTimeTreeといったデジタルツールを導入するという方法です。
上記のように、スケジュール管理を間違いなく行うためには、一人一人に確認してもらう、電話をかけるなど、管理者、現場の社業者ともに負担がかかります。そこで、デジタルツールを導入し、オンライン上でスケジュールを共有することにより共有の手間を減らすことで、さらに業務を効率化できます。
また、デジタルツールの中にも様々な種類のものがありますので、企業毎に適切なものを選ぶことが重要です。
また次章では、さらに業務を効率化させるツールについて、メリットを見ていきます。
ツールを導入することによるメリットは以下の通りです。
ツールを導入するメリットの1つ目は、「人件費を削減できる」点です。
具体的には、GoogleカレンダーやTimeTreeをはじめとするツールには、自動でスケジュールが共有されます。すると、電話をかける時間、メールを書き起こしていた時間が0になるなどスケジュールの共有にかかる時間がなくなります。
また、オンライン上で社員のスケジュールを入力できるようになるため、社員の方のスケジュールを場所問わず確認できるようになります。その結果、日程調整にかかる時間も減少し、人件費が削減されます。
実際にある企業では、予定をオンライン上で確認するのが難しいという課題に感じていました。
しかしツールの導入により、スマートフォン上などから気軽にスケジュールを編集できるようになり、スケジュールの共有や伝達を簡単にできるようにしました。
詳しい内容は以下の記事をご覧ください。
Excelでのスケジュール管理の限界を解消。外出が多いスタッフや協力会社への共有がスムーズとなり、伝達漏れ根絶に。
(https://saposuke.jp/case/seiki)
ツールを導入するメリットの2つ目は、「社員の方のストレスを軽減できる」点です。
企業で社員のスケジュールを管理している方は、スケジュールを共有し忘れる、入力ミスなどといったケアレスミスに大きく気を使っており、大きなプレッシャーがかかっています。しかしツールを導入し、スケジュールの共有を自動で行うことによる共有忘れの防止などにより、ストレスが減少するでしょう。
実際にある企業では、スケジュールは管理者しか確認できないため、誤った情報のメールを送信や、メールの送信に5分程度時間がかかることなどのプレッシャーを管理者一人で抱えていました。
しかし、ツールの導入によりメールの送信の手間が減ったことや、スケジュールを多くの社員の方にも共有できるようになり、ダブルチェックの手間を減らせました。その結果、スケジュール管理のプレッシャーを減らすことができました。詳しくは以下の記事をご覧ください。
誤った情報共有によるプレッシャーの軽減。スムーズな情報共有と多世代スタッフへの迅速な浸透。
（https://saposuke.jp/case/trustconnection）
また、ストレスでノイローゼになってしまう方もいらっしゃいます。大切な会社の人材をストレスから守れることは重要です。
ツールを導入するメリットの3つ目は、「プライベートが充実する」点です。
社員の方はスケジュールの確認が場所問わずにできるようになった場合、今後の予定を立てやすくなりプライベートの時間を見つけやすくなる他、効率化による労働時間減少などにより、プライベートの時間が確保できるようになります。
実際にある企業では、スケジュールは管理者以外の人にしかわかっておらず、社員の方に前日になって予定を伝えており、社員の方のプライベートの予定を立てづらい問題がありました。
しかし、ツールの導入によりプライベートを予定を立てやすくした企業もあります。詳しくは以下の記事をご覧ください。
先の予定が分からない不安を解決！サポスケで社員のプライベートが充実に！
(https://saposuke.jp/case/current)
今回は、スケジュールの管理方法を解説してきました。スケジュール管理をする上で共有の難しさは大きな課題です。そこで、電話をする、ツールを導入するといった対策をとることで、スケジュール管理能力は向上します。
また、ツールにはGoogleカレンダー、Time Treeをはじめとした多くのツールがあり、それぞれに得意不得意なことがあります。そのため、ツールを導入する際は、メリット、デメリットを見極めることが大切です。
ツールの比較記事も公開しておりますのでぜひご覧ください。
【完全版】おすすめのスケジュール管理アプリ15選
(https://saposuke.jp/media/schedule-15)
企業の業務効率化のためのツールには、様々なものがあります。例としてExcelは、人物、プロジェクト毎にスケジュールを表示できるなどカスタマイズ性に優れる一方、スケジュールの共有は自動でないため、GoogleカレンダーやTime Treeとは違い、共有に手間がかかります。
一方GoogleカレンダーやTime Treeなどはデータの共有はしやすい一方、Excelのようなカスタマイズ性は優れていません。
そこで弊社では、スケジュールの共有のしやすさとカスタマイズ性をあわせ持ったスケジュール管理ツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケは担当者や車等などの備品などを誤って割り当てたときにアラートが起動したり、労働時間の自動集計をはじめとして、企業の業務効率化をサポートするツールです。実際の利用者からは、「ミスが減り助かっている」、「予定を即答できることにより失注リスクを減らせた」などの声をいただいております。
詳しい内容に興味がある場合、下記公式サイト、資料請求ボタンなどをご覧ください。
サポスケ公式サイト
(https://saposuke.jp/)
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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