Excelでのスケジュール管理の限界を解消。外出が多いスタッフや協力会社への共有がスムーズとなり、伝達漏れ根絶に。

2023年09月21日

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会社概要

1982年10月に設立し、大阪府大阪市に拠点を構える株式会社セイキ様。

近畿2府4県を中心に清掃業務などのさまざまな仕事を行っており、建物や施設の美観維持、衛生管理、設備管理、リフォーム、廃棄物処理、害虫駆除、植栽管理、動物飼育管理、清掃用品・ケミカル用品販売、花卉・観葉植物販売、リースなど幅広い業務を営む。

長年の経験、研究により、お客様に提案しそしてお客様に喜んでいただくことがなによりの財産との想いを持ち、常に新しいサービスを創造し、また初心に帰りお客様が必要とするベストパートナーとしての企業でありたいと毎日業務に励んでいらっしゃる会社様です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社セイキ 代表取締役 田中 克人さんにインタビューさせていただきました！

ビルメンテナンス業界への挑戦と成長

創業の経緯を教えてください

創業は先代によるもので、先代の時代には「セイキ工業製作所」という名前で活動していました。当初は電気部品の加工業を行っており、具体的には電線を切断し、端子を取り付けて加工する仕事を行っていました。

しかし、大手の電気メーカーが人件費削減のため海外に移転してしまい電気部品の加工業の仕事が少なくなるという予測を立て、全く異なる業界に踏み入る形で、ビルメンテナンス業界に参入しました。

その後はどういった沿革を経てきましたか？

当初から美観維持と衛生管理に焦点を当て、最初は清掃業務ではなく、美観維持と衛生管理に関連する製品を提供することから事業をスタートしました。

具体的には観葉植物のリース・販売業務から始め、その後、害虫駆除などの駆除作業などを提供するように拡大しました。そして、1982年に株式会社セイキを設立し、建築物総合管理業務に本格的に取り組むようになりました。

Excelのスケジュール管理は限界があり、いつかはクラウド化が必要と感じていた

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

導入前はExcelを使ってスケジュールを管理しており、Excelでスケジュールを作成して、スケジュールや現場の詳細は、LINEや電話でスタッフに伝えるという運用を行っていました。

ただ、いつかはクラウド化して、予定をどこからでも見れる状態にしておくべきだなとの考えもありました。

どのような課題をお持ちでしたか？

Excelは見やすく柔軟性もあったんですが、特定のデータを収集するという観点では最適ではありませんでした。

具体的には、原価管理（案件に対する人件費計算）や1ヶ月分の勤務実績を集計しているのですが、Excel自体は配置組みをしやすくするためのレイアウトで作成していた関係もあり、配置組みには最適な形でしたが、例えば、当月の案件を一覧で抽出できるわけではなかったり、ソートができなかったりと、集計上欲しいデータをパッと取得できるわけではなかったため、手作業が必要となり時間がかかっておりました。
また、半角・全角の違いによってデータが混乱し、集計作業がスムーズに進まないこともありました。

また、スケジュール共有においても、Excelでは最新の予定をどこからでも確認することが難しく、会社のサーバーにアクセスする必要がありました。同時編集も難しいため、外出が多いスタッフにとっては、クラウドベースのシステムが必要と感じていました。

さらに、Excel上で、日常清掃の欠員対応等も管理しておりましたが、こちらも見落としや伝達漏れがあり、適切に欠員対応ができていないケースも発生しておりました。

サポスケを導入されてどうなりましたか？

サポスケの導入により、会社に出社しないスタッフもサポスケを活用して、効率的にスケジュールを管理できるようになりました。特に、直行直帰が多いスタッフにとって、スケジュールの把握が容易になりました。

欠員についても、サポスケであれば足りない人数が赤いバッジで明確に表示されるので、しっかり欠員対応ができるようになっています。

さらに、サポスケは個々人のスマートフォンアプリに情報が連携されているため、スケジュールの変更や伝達が簡単に行えるようになりました。
以前はExcelを変更する度に伝達する必要があったため、伝達漏れ等により、変更前の誤った場所へスタッフが行ってしまうケースが発生したこともありましたが、その懸念はほぼ解消されました。

また、協力業者との情報共有も効率的に行え、業務の連携がスムーズになりました。
応援人員の空き状況も把握できるため、効率的なスタッフの配置が可能になり、大変助かっています。

データ収集に関しては今後さらに使いこなしていきたいと思っています。

さいごに

今後のサポスケへの期待はありますか？

現状の機能でも十分満足しておりますが、多くの社員に利用させていることもあり、誰かが他人の予定を誤って削除したり、変更してしまうケースが何度かあったため、ロック機能の追加を前向きに検討していただけることを期待しています。

日々サポスケを利用していく中で、さらなる改善や要望が出てくることも当然ありますが、その都度前向きに検討し、対応していただける姿勢には大変感謝しています。

今後も今のようなスタンスで、ユーザーの声を積極的に受け入れ、個々の要望に対して柔軟で迅速な対応を続けていただけることを願っています。

サポスケが日々進化し、使いやすさが向上していく点はやはり一番の魅力です。
今後もサポスケの成長を期待しておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。