2024年11月02日
スケジュール管理をする際に、複数人分のスケジュールを一括管理したいけど、管理方法やどの共有ツールやアプリを使用すればいいのかわからない方も多いのではないでしょうか？
複数人のスケジュール管理をする場合、個人だけのスケジュールだけではなくなるため、必要になる機能も必然的に多くなります。
本記事では、複数人のスケジュール管理を一括管理できるおすすめの共有ツールやアプリを10個紹介し、ツールの運用ポイントについても言及しています。
これから、会社やグループでの複数人のスケジュール管理を一括管理したいと検討されている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
スケジュール共有ツール・アプリは、複数人でそれぞれの予定を見せ合えるツールやアプリです。このツールやアプリを導入すると、会社のグループや友達や同僚と自分の計画やスケジュールを共有し、進捗状況やタスクを可視化できます。
このようなツール・アプリには、誰がどの予定を見ることができるかを設定する機能があり、みんなで同じ予定を見て、計画を立てることができるのです。
近年では、さまざまな機能が搭載されたスケジュール共有ツールやアプリが登場しており、使いたい場面や求める機能に応じて、最適なものを選ぶことが重要になります。
複数人のスケジュール管理におすすめツール・アプリの選び方は、以下の6つを基準にするようにしましょう。
| ・操作方法・管理は簡単か ・スケジュールの共有は容易か ・機能は豊富か ・カスタマイズの自由さはあるか ・他サービスとの連携できるか ・セキュリティ対策が万全か |
一つずつ解説します。
スケジュール管理ツールの選択で最も重要なのは、操作方法と管理がいかに簡単であるかということです。
画面が整理されていて、誰もが簡単に予定を追加や修正ができるシステムが求められます。
例えば、ドラッグアンドドロップで予定を調整できるツールや、わずか数タップで全員の空いている時間が確認できる機能が備わっていると、利用者のストレスが軽減されます。
操作方法や管理が簡単であることで、すぐにでも使用開始できるため、システム導入後の機会損失を軽減させるだけでなく、チームの生産性向上に直結します。
スケジュールの共有機能は、複数人で仕事やコミュニケーションを円滑にするために欠かせません。
共有が容易なツールは、全員がリアルタイムで互いの更新情報を確認でき、予定の変更があった場合にも即座に通知がいくものです。
これにより、誤解や重複を防ぎながら、効率的なスケジュール調整が可能になります。さらに、外出先からでもスマートフォンで簡単にアクセスできるモバイル対応がされているかも重要です。
このような機能によって、どこにいてもスケジュール管理がスムーズに行なえるようになります。
スケジュール管理ツールが提供する機能の豊富さは、有用性を大きく左右します。
高度なスケジュール管理ツールでは、予定の自動同期、タスク管理機能、プロジェクト進行状況の視覚的表示など、多岐にわたる機能が搭載されています。
これにより、単なる日程調整ではなく、複数人でのプロジェクト管理が可能になります。
特に、リマインダーやアラート機能が組み込まれていると、重要な会議や期限を忘れることなく、すべてのメンバーがスケジュールを最新の状態に保つことができるのでおすすめです。
法人やグループで主に必要になる機能は以下の6点です。
| ・スケジュール参加者の日程自動抽出機能 ・日程調整だけを発行できる機能 ・議事録機能予定が重複した際に通知がいくお知らせ機能 ・URL自動発行機能（オンライン会議などで役立つ） ・リマインダー機能 ・プロジェクト進行状況確認機能 |
カスタマイズの自由度は、スケジュール管理ツールが各チームの特定のニーズにどれだけ適応できるかを示します。
ユーザーが管理画面の見た目を変更できる、重要なタスクをハイライト表示する、異なるビュー（日、週、月）を選択できるなど、様々なカスタマイズオプションが利用できるツールは、それぞれのチームのワークフローに合わせやすくなります。
カスタマイズが可能なツールを選ぶことで、チームの具体的な要望に応じた設定を施し、より使いやすい環境を構築できるでしょう。
他のサービスとの連携機能は、作業効率を大幅に向上させる要素です。
例えば、電子メールシステム、ドキュメント管理ツール、チャットアプリとスケジュールが連動している場合、手作業でツールに情報を書き込む作業がなくなり、情報の入力が自動化され一度で済み、それぞれのプラットフォーム間でスムーズにデータが移動します。
これにより、ツールの切り替えに費やす時間が削減され、入力ミスなどのリスクもなく作業の連続性が保たれ、複数人でのスケジュール管理の効率が向上します。
スケジュール管理ツールのセキュリティ対策は非常に重要です。
セキュリティ面で信頼できるスケジュール管理ツールは、データの暗号化、パスワードによるアクセス制御、定期的なセキュリティ更新が施されています。
これにより、機密情報が外部に漏れるリスクを最小限に抑え、ユーザーは安心してツールやアプリを使用できます。
セキュリティがしっかりしているツールを選ぶことは、情報漏洩の心配を減らし、チーム全体の安全を守る上で不可欠です。
複数人のスケジュール管理におすすめな共有ツール・アプリ10選を紹介します。
| ・LINE WORKS ・Asana ・サイボウズ office ・TimeTree ・Googleカレンダー ・Microsoft 365 ・NI Collabo 360 ・Lark ・Lychee Redmine ・Baclog |
一つずつ解説します。
画像引用:https://line-works.com/guidelines/
LINE WORKSは、LINEと似た操作感で使えるスケジュール共有アプリで、操作感がシンプルで簡単な点が最大の魅力です。
特にこのアプリの便利な点は、操作が簡単であること、カレンダーが見やすくシンプルなデザインであること、そして使用者のニーズに合わせて選べる様々なプランが用意されていることです。
LINEを日頃から使っている人なら、LINE WORKSもすぐに慣れるでしょう。カレンダーは使い勝手が良く、予定やタスクをすぐにチェックできます。
また、無料からスタートできる点も魅力的で、初めてスケジュール管理ツールを導入する方でも安心です。さらに、プランをアップグレードすることで、機能を拡張することができ、よりセキュリティの高い環境で大事なファイルを扱うことも可能です。
一方で、LINE WORKSはWi-Fiがない場所ではデータ通信料がかかることが懸念点として挙げられます。
これらの点を考慮して、会社やグループでの使用ルールをしっかり定めることが重要です。
公式サイト:https://line-works.com/
画像引用:https://asana.com/ja/brand
AsanaはGoogleカレンダーと同じように使えるスケジュール管理アプリで、ビジネスシーンに特化しています。
このアプリではタスク管理やプロジェクト管理の機能が組み込まれており、より詳細な管理が可能です。
Asanaは、無料から利用開始することができ、Googleカレンダーと同じ感覚で操作ができので使用感もシンプルで簡単です。さらにそのデータを同期させることもできるため、移行が非常にスムーズです。
このような機能があるため、日々の業務やプロジェクトのスケジュールを簡単に管理できるのです。
しかし、Asanaはチームのメンバーが15人を超えると無料で使える範囲を超えてしまうため、有料プランに切り替える必要があります。
また、Asanaは比較的新しいツールなので、インターネットや書籍での情報がまだ多くないです。そのため、使い始める際には自分で試しながら学ぶことが多くなります。
さらに、長年別のツールを使ってきた人にとっては、新しい操作感に馴染むのが難しいかもしれません。そのため、導入を考える際にはチーム内でしっかりと意見を交換し、みんなが使いやすいかを確認することが大切です。
公式サイト:https://asana.com/ja
画像引用:https://cybozu.co.jp/logotypes/
サイボウズ Officeは、日本国内で開発されたグループウェアで、約80,000社の中小企業で利用されています。このアプリは特にスケジュール管理の機能が充実しており、使いやすさで高い評価を受けています。
サイボウズ Officeのカレンダー機能はとてもクリアで見やすく、メンバーの予定やタスクが一目でわかるようになっています。
さらに、誰がいつ空いているかを自動で見つけ出す予定調節機能や、特定の人たちだけに見せる非公開設定など、便利なオプションが多数用意されています。これにより、さまざまなニーズに柔軟に対応できるのです。
また、ファイル管理機能や、スケジュールと連携するToDoリストなどもあり、業務の効率化を大きくサポートします。これらの機能が組み合わさって、どんな業務形態にも適応しやすくなっています。
ただし、サイボウズ Officeを最大限に活用するためには、その多機能をすべて理解し使いこなすまでに時間がかかることがあります。
また、このアプリは有料で提供されており、スタンダードプランは1人あたり月額600円(税抜)からとなっています。導入を考えている方は、無料のトライアル期間を活用して、操作感や機能に不満はないかを試してみることをおすすめします。
公式サイト:https://office.cybozu.co.jp/
画像引用:https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
TimeTreeはスケジュール管理アプリでありながら、コミュニケーション機能が充実しているのが特徴的です。
スケジュールを確認しながら、アプリ内で細かい相談や調整を進められる点も魅力です。 TimeTreeを導入すると、カレンダー内でのコミュニケーションが無料で使用可能な点や、カレンダー内の予定ごとにチャットのようなやり取りができるため、ちょっとした確認や相談がカレンダー内で完結できます。
また、メモ帳やToDoリスト機能の共有もでき、より細かな情報の共有が可能で、これらの機能を無料で手軽に試せる点も魅力のひとつです。
一方で、予定の入力がすべて手入力であるため、面倒に感じてしまう可能性があります。また、スケジュールの共有には招待リンクを使用するため、共有メンバー以外にリンクのURLが流出しないよう注意しましょう。
招待リンクが分かれば簡単に情報確認が出来てしまうため、機密性の高い業務には向きません。
公式サイト:https://timetreeapp.com/intl/ja
画像引用: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Googleが提供するGoogleカレンダーは、Gmail、Google Meet、Googleドライブなどのアプリと連携が強みのスケジュール管理ツールです。
例えば、Googleカレンダーで日付を選んでGmailで招待状を送ったり、カレンダーの予定から直接Google Meetに参加することができます。これにより、カレンダー上の操作だけでさまざまなタスクを効率的に完了することが可能です。
さらに、カレンダー共有機能を活用すれば、チーム全員のスケジュールを一つの画面で確認できます。
Googleユーザーであれば、PC、タブレット、スマートフォンからアクセスが可能で、スマートフォンのカレンダーとも簡単に同期できるのです。
Googleの様々なツールと同期できるのも、Googleカレンダーならではの強みと言えるでしょう。
公式サイト:https://workspace.google.com/intl/ja/products/calendar/
画像引用:https://news.microsoft.com/ja-jp/corporate-logo-guideline/
Microsoftが提供する、Office製品はサブスクリプションサービスを通じて、多様なビジネス機能を提供しています。
このサービスには、「Microsoft Teams」などのコミュニケーションツールやファイルストレージの共有機能が含まれており、グループウェアとして広範な用途に対応しています。
特に、メールや予定表、タスク、連絡先を一元管理できるOutlookや、法人向けに特化したExchangeのようなアプリが、スケジュール管理を効率化するのに役立ちます。
さらに、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリのWeb版は利用料金がかかってしまいますが、スタンダード以上のプランを選べば、デスクトップ版も利用可能です。
Office製品を頻繁に使用する場合は、費用の削減も期待できるでしょう。
公式サイト:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-office
NI Collabo 360は、スケジュール管理、文書共有、ワークフローなど、36種類の豊富な機能を提供しており、1IDあたり月額360円という低価格で利用できるのが特徴です。
スケジュール管理においては、個人の予定だけでなく、他のユーザーのスケジュールの登録や変更も簡単に行えます。また、会議室やプロジェクターなどの社内設備や備品の予約も同時にできるため効率的に登録、変更が可能です。
予約時には、もし同じ日に既に別の予定があれば、重複するスケジュールが表示され、空いている時間の候補も提示されるため、日程の調整がスムーズに行えるでしょう。
さらに、提供されているSFAツールを利用すれば、スケジュールやToDoメモをSFAと連携して表示することが可能です。このシステムはタイムゾーンにも対応しており、海外のメンバーとの時間のズレも気にせず予定を確認・調整できます。
加えて、AI秘書が登録した予定を通知してくれるオプションもあり、Googleカレンダーとの連携も可能です。
公式サイト:https://www.ni-ware.com/index.html
画像引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000015.000122146.html
Larkは、チャット、メール、カレンダー、ビデオ会議、ドキュメント、ワークフロー、バックオフィス機能など、現場で必要なさまざまなツールをシームレスに統合して使用できます。
特にカレンダー機能はスケジューリングが非常に優れており、チームメンバー全員のスケジュールを一覧で表示し、誰がどのようなタスクを担当しているか、進捗状況はどうかなどを一元管理できます。
さらに、リンクやQRコードを使って、このアプリを使用していないメンバーともスケジュールを共有できるため、社内外の人々との会議の計画が楽になります。
また、GoogleカレンダーやExchangeカレンダーを日常的に使っている方々にとっても便利で、Larkのカレンダーと連携・同期することで、新たなツールへの切り替えの手間を省くことができる点も大きな利点です。
公式サイト:https://www.larksuite.com/ja_jp
画像引用:https://lychee.techmatrix.jp/
Lychee Redmineは、国内企業向けに設計され、直感的でストレスフリーな操作が魅力のスケジュール管理ツールです。
ガントチャートやカンバン、バックログをはじめ、プレミアムプラン以上ではリソースマネジメントやタイムマネジメント、EVM、CCPMなどの機能を備えており、プロジェクト管理に役立ちます。
小規模なタスク管理から大規模プロジェクトの管理まで、幅広いニーズに応えることができるのも特徴です。
ガントチャートを使用することでプロジェクトの全体像を一目で把握することができ、複雑な画面遷移を必要とせずに、先行する作業と後続の作業を簡単に関連付けることが可能です。
この連携により、作業の関連性が明確になり、グループ内の作業がスムーズに進みます。ガントバーと工数を連動させて表示し、ガントバーを動かすだけで負荷の調整が行えるため、効率的なスケジューリングが可能です。
さらに、作業の開始日を指定すれば、負荷状況と初期のプロジェクト計画に基づいて自動でスケジュールを調整してくれる機能も備わっています。
公式サイト:https://lychee-redmine.jp/
画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/
Baclogは、開発、デザイン、マーケティング、セールスなど、様々な部署や取引先が関与するプロジェクトを、ガントチャートを活用してスムーズに管理することができるスケジュール管理ツールです。
プロジェクトと作業をタイムラインで紐付けて表示することで、各メンバーの担当する作業や進捗状況を一目で確認できます。これにより、納期の遅れやタスクの漏れを防ぎます。
また、計画の変更や調整も簡単に行えるため、プロジェクトの進行に柔軟に対応可能です。
さらに、プロジェクトに関わる社内外の担当者がコメントを交換する機能があり、許可されたメンバー全員がこれらのやり取りを確認できるため、コミュニケーションの漏れやミスが防止されます。
議事録や作業マニュアルなど、チームメンバー向けの情報を管理するWiki機能やファイル共有機能があり、作業の効率化を大きくサポートします。
その他にも、バグ管理やバージョン管理システムなど、開発向けの専門的な機能も充実しており、大規模なプロジェクトを効率的に進めるために必要なツールとなるでしょう。
公式サイト:https://backlog.com/ja/
スケジュール管理ツールを使った複数人での日程調整の運には以下のようなポイントがあります。
| ・日程調整の担当者は1人で対応する ・日程確定後も連絡を怠らない ・優先すべきスケジュールから日程を確保する ・スケジュール管理ツールの運用ルールをマニュアル化して事前共有する |
スケジュール管理を最大限効率的に活用するためにも、必要なポイントなので、一つずつ解説していきます。
日程調整をする際に、一人の担当者が管理することをおすすめします。
一人でスケジュール管理を行うと、スケジュールのブッキングや誤ってタスクを削除してしまうなどのリスクが最小限に抑えられるためです。
担当者が一人であることで、誰がいつどこで必要か、すぐに把握しやすくなりますし、情報の食い違いが減少します。さらに、変更や更新があった場合も、速やかに全員に伝えることができるため、効率的です。
日程が決まった後も、定期的な連絡を行うことが重要です。特にプロジェクトが長期にわたる場合、定期的な確認が不可欠です。
例えば、大規模なプロジェクトの準備をしている場合、決定した日程を定期的に確認することで、メンバーが計画的に準備を進めることができます。連絡を怠ると、予定が重なったり、重要な情報が抜け落ちたりする可能性があるため、スケジュール管理は確定後も継続して行うべきです。
複数の予定を管理する際には、どのスケジュールを優先すべきかを明確にすることが大切です。
重要な会議やイベントが他の予定に影響されることなく、スムーズに進行できます。
例えば、年に一度の会社の一大イベントでは、その他の定期的な会議よりも優先して日程を確保すべきです。スケジュール管理ツールの機能の中で、重要度によって色分けして管理すると、メンバー全員が何を優先すべきか一目で把握できるでしょう。
スケジュール管理ツールの運用ルールをマニュアル化し、全員が理解しやすいよう事前に共有することが重要です。
マニュアルには、ツールの基本的な使い方だけでなく、予定の入力方法や変更の通知方法などを詳しく記載すると、機会損失を免れるでしょう。
例えば、社内のプロジェクトチームが新しいツールを導入する場合、マニュアルを事前に配布し、疑問点については事前に解消しておくことがスムーズな運用につながります。
このように、ルールを明確にすることで、ツールの利用が一層効率的になります。
今回は、複数人のスケジュール管理を一括管理するためのおすすめのツール・アプリを10個紹介しました。
それぞれのツールによって、利用できる機能や特徴も異なるため、自社やグループでの用途と照らし合わせながら最適なツールを選択するようにしましょう。
複数人でスケジュール管理をしようとすると、いろいろな人の予定が入り混じり見づらいと感じたことはありませんか？
複数人でも使いやすく、そしてスケジュール管理をしやすくするため、弊社ではスケジュール管理アプリ「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、スケジュールの共有を自動で行い、スケジュールの共有を最適化します。
また企業様毎に面談を行い、必要な機能をヒアリングした上で、必要な機能を提供することで、会社様のご要望に応じたスケジュール管理アプリを提供します。
具体的な機能として、シフトミスなどをアラートで知らせ、ミスを防ぐ機能などをご用意しております。
サポスケの詳細は、以下のボタンからダウンロードいただけます。スケジュール管理で失敗したくない方はぜひ、サポスケもご検討ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。