2024年09月25日
法人で複数社員のスケジュールを把握しなければならない現代人にとって、どのようにスケジュールを管理したらいいのかわからない方も多いことでしょう。
スケジュール管理ソフトといっても、既に多くのソフトが世に出ている現状で、どれが自社や法人での活用に最適なのかわかりませんよね。
本記事では、法人向けのスケジュール管理ソフトの選び方を解説し、おすすめのスケジュール管理ソフト8選を紹介します。
特に、法人で管理職の方やグループを束ねる立場の方は、今回紹介するスケジュール管理ソフトを参考にしてみてください。
スケジュール管理ソフトとは、日々の活動や仕事の計画を立てやすくするための便利なツールです。このソフトを活用することで、予定やタスクを整理し、他の人と共有することができます。
「なぜスケジュール管理に専用のツールを使うのでしょうか？」と疑問に思う方もいるかもしれません。たしかに、無料で使えるツールもたくさんあり、グループウェアにもスケジュール管理の機能がついていることが多いです。
しかしながら、それらの機能は基本的なものに限られており、法人などで活用するには不十分な点が多くみられます。
特に、以下のような課題が見られます。
このようにスケジュール管理ツールは、仕事を効率的に進めるために重要な役割を果たしています。日々の業務がスムーズに、かつ正確に運ぶことができるのです。
法人向けスケジュールソフトの特徴は、主に以下の4点です。
| 特徴①：グループ全員の予定を可視化 特徴②：3社間でも日程調整が可能 特徴③：関連業務も一元管理 特徴④：スケジュール更新の自動反映 |
一つずつ解説します。
法人向けスケジュールソフトの一つ目の特徴は、会社の全員の予定が一目でわかることです。誰がいつ空いているか、どんな仕事をしているかがすぐに把握できます。
たとえば、ある部署が次のプロジェクトの計画を立てている時に、別の部署の人も参加する必要がある場合、スケジュール管理ソフトを活用すれば、簡単に全員の空き時間を見つけ出して、会議を設定することができます。
このように、スケジュール管理ソフトを活用することで時間を有効に使い、効率的に仕事を進めることが可能になります。仕事の進行がスムーズになると、社員のストレスもなくプロジェクトの成功率も高まります。
二つ目の特徴は、異なる3つの会社間でも簡単に日程を調整できるという点です。
たとえば、あなたの会社、取引先、そして協力会社が共同で何かイベントを開催することになった場合、それぞれの会社の予定を見ながら、全ての関係者が参加できる日を見つけることができます。
スケジュール管理ソフトを活用するだけで、メールで何度も日程を確認する手間を省き、円滑に作業を進めることができるようになります。
これにより、時間の節約だけでなく、コミュニケーションによる誤解を減らすこともできます。
三つ目の特徴は、関連するさまざまな業務を一つの場所で管理できるという点です。
会社で、プロジェクトの期限や必要な資料の提出日、さらにはその他の小さなタスクまで、全てこのソフト内で管理することが可能です。
別々のツールを使って各々の情報をチェックする必要がなくなり、作業の効率が大幅に向上します。
タスクが明確になると、それぞれのメンバーが何をすべきかがはっきりとし、ミスの発生も減少します。
四つ目の特徴は、スケジュールの変更が自動で全員に反映されるという点です。
これは、誰かが予定を変更したときに、その変更がすぐに他の関係者のカレンダーにも更新されるというものです。
たとえば、重要な会議の時間が変更になった場合、それを手動で全員に伝える必要がなく、自動的に皆のスケジュールに更新されます。
この機能により、情報の行き違いやダブルブッキングのリスクを減らすことができ、常に最新の情報を共有することが可能です。
法人向けスケジュールソフトでできることは、主に以下の3点です。
| 複数のタスクを一元管理できる 急なスケジュール変更にも対応できる タスク漏れを防げる |
一つずつ解説します。
法人向けスケジュール管理ソフトでできることの一つ目は、多くの仕事を一つの場所で管理できることです。
プロジェクトに関わる様々なタスクを、全て一つのプラットフォーム上で見ることが可能になります。
たとえば、マーケティング部では新しい広告キャンペーンの計画、営業部では顧客訪問のスケジュール、人事部では新しい採用の面接日程など、それぞれの部署の異なる活動も一緒に管理できます。
この方法により、全員が互いの作業進行状況を確認でき、仕事の調整が簡単になります。結果として、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの達成に向けてスムーズに進むことができるでしょう。
法人向けスケジュール管理ソフトでできることの二つ目は、急なスケジュールの変更が必要になった場合でも、迅速に対応することができるという点です。
たとえば、クライアントからの急な会議の要求や、プロジェクトの締切前倒しといった状況が発生した際、スケジュール管理ソフトを使えば、影響を受けるすべてのタスクとチームメンバーのスケジュールを素早く見直し、調整することが可能です。
突然の変更がプロジェクトに悪影響を与えることを防ぎながら、必要なリソースの再配置を効果的に行うことができます。
組織全体としての柔軟性が高まり、どんな状況でも適切に対応できるようになります。
法人向けスケジュール管理ソフトでできることの三つ目は、タスクの漏れを防ぐことができるという点です。
タスクを登録する際に期限や優先順位、必要なリソースなどを設定でき、それらの情報が全ての関係者に共有されます。
あるプロジェクトで文書の提出が必要な場合、そのタスクが期限内に完了するよう、リマインダーやアラートが自動的に設定されます。
さらに、このソフトはタスクの進捗状況をリアルタイムで更新し、チーム内の他のメンバーもその進行を確認できるため、誰かがうっかり忘れてしまうことがなくなるでしょう。
これにより、タスク漏れのリスクを最小限に抑えられ、計画通りにプロジェクトを進めることができます。
次に、タイプ別スケジュール管理ソフト7選を紹介します。
| 円滑なコミュニケーションが強みのスケジュール管理ソフト4選 TimeTree Microsoft 365 NI Collabo 360 Lark |
| 工程管理におすすめなスケジュール管理ソフト3選 Lychee Redmine Backlog Asana |
それぞれのソフトは、用途によって最大限のパフォーマンスを発揮できるものなので、それぞれの強みや特徴を解説していきます。
法人でグループでプロジェクトなどを進めていく中で、円滑なコミュニケーションが可能なスケジュール管理ソフトを紹介します。
画像引用:https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
TimeTreeは、基本無料で使えるスケジュール管理アプリです。
TimeTreeはチャット機能が搭載されているためコミュニケーションを取りやすいことが特徴です。
また、TimeTreeはシンプルなデザインであるため使いやすいため、企業内での浸透も早く行えるでしょう。
具体的な使い方はタイムツリーの公式サイトなどからも多く紹介されているため、実際の活用例を確認することで、より効率的なスケジュール管理が可能になるでしょう。
職業別のTimeTreeの使い方は以下のサイトで掲載されていますので、興味のある方はぜひご覧ください。
仕事カテゴリのみんなの使い方記事一覧
（https://timetreeapp.com/intl/ja/usages/category/work）
画像引用:https://news.microsoft.com/ja-jp/corporate-logo-guideline/
Microsoft 365から提供されているOfficeのサブスクリプションサービスには、たくさんの便利な機能があります。
このサービスでは、Microsoft Teamsというチームでの話し合いや会議ができる機能や、会社やプロジェクトの重要なファイルをみんなで共有することが可能です。
さらに、メールやカレンダー、やることリスト、連絡先などを一つにまとめて管理できるOutlookや、会社用のメールと予定表を扱うExchangeといったアプリが使えるので、仕事のスケジュール管理がとても楽になります。
Microsoft 365では、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリもWeb版で使うことができます。月額料金だけでこれらのアプリを利用できるため、もしOffice製品をよく使うのであればおすすめです。
また、スタンダード以上のプランを選ぶと、パソコンにインストールして使えるデスクトップ版も利用できるなど、Microsoft 365のサブスクリプションサービスは、多くの機能を提供し、仕事の効率を大きく向上させてくれるでしょう。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-365-business
NI Collabo 360は、36種類もの豊富な機能がありながら、1人当たりの360円（月額）という低価格で利用できるのが特徴です。
スケジュール管理では、自分の予定だけでなく、他の人の予定も簡単に追加や変更ができたり、会議室やプロジェクターなどの社内の設備や備品の予約も同時に行うことが可能です。
予約するときには、もし同じ日にすでに何か予定が入っていると、その予定と重ならないように、空いている時間を教えてくれるので、日程を変更するときもスムーズに行えます。
さらに、同会社が提供しているSFAツールを使うと、SFAと連携した予定やToDoメモをカレンダー上で見ることができます。
このシステムは世界中どこにいても使うことができ、海外にいるチームメンバーとも現地の時間でスケジュールを合わせることが可能です。
さらに、AI秘書機能を使えば、登録した予定を自動で教えてくれ、Googleカレンダーとの連携もできる点は強みです。
公式サイト：https://www.ni-ware.com/
画像引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000015.000122146.html
Larkは、チャットを中心にして、メール、カレンダー、ビデオ会議、ドキュメント、業務の流れの管理、そしてバックオフィスの仕事をサポートする機能まで、必要なツールを全部使えるように設計されています。
チームメンバー全員のスケジュールを一度に見ることができるため、カレンダーの機能もとても優れています。
また、LarkではリンクやQRコードを使って、アプリを使っていない人たちにも情報を共有することができます。これにより、会社の中だけでなく、外部の人とも簡単に予定を合わせることが可能です。
さらに、もし普段GoogleカレンダーやExchangeカレンダーを使っている人がいれば、このアプリのカレンダーと簡単に連携・同期することができるため、新しいツールに慣れる手間を省きながら、スムーズにこのアプリを使い始められるでしょう。
公式サイト：https://www.larksuite.com/ja_jp
次に、法人で工程管理におすすめなスケジュール管理ソフトを3選紹介します。
画像引用:https://lychee.techmatrix.jp/
Lychee Redmineは、国内の企業を対象に設計されたソフトで、、使いやすさとストレスを感じさせない操作性が特徴です。
特に、プレミアムプランでは、リソースの管理や時間の管理、さらにはプロジェクトの進捗を測るための複数の機能が搭載されており、小さなタスクから大きなプロジェクトまで、様々な規模の管理が一括管理できます。
このツールはガントチャートで、プロジェクトの全体像を一目で確認できるため、複雑な操作は不要で、直接、作業の前後関係を簡単に設定でき、作業の流れが一目でわかり、チーム全体の連携もスムーズに行えます。
ガントバーを動かすだけで、作業の負荷を調整しながらスケジュールを組み直すことができ、作業の開始日を設定するだけで、必要な工数と現在の負荷状況を考慮して自動的にスケジュールを調整する機能も備わっています。
公式サイト：https://lychee.techmatrix.jp/
画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/
Backlogは、開発、デザイン、マーケティング、セールスなど、さまざまな部署や取引先が関わるプロジェクトを管理するのに適しています。
このソフトでは、プロジェクトの各作業を時間軸に沿って表示し、誰がどの作業を担当しているか、その作業の進行状況が見える化されます。そのため、納期の遅れやタスクの忘れが防げます。また、状況に応じて計画の変更や調整も簡単に行えるため、プロジェクトの柔軟な運営が可能です。
さらに、このツールにはプロジェクト参加者同士がコメントを交換できる機能もあります。
この機能を使うと、社内外の関係者が同じページを見ながらコミュニケーションを取ることができ、情報の見落としや誤解を防ぐことができます。
開発に特化したバグ管理機能やバージョン管理システムも装備されており、技術的な面でもサポートが充実しているのも強みです。
公式サイト：https://backlog.com/ja/
画像引用:https://asana.com/ja/brand
Asanaは、ビジネスシーンではもちろん、日々のタスクまで管理できるのが強みで、タスクなどを可視化することに特化した機能が多く搭載されています。
プロジェクトごとに専用のボードを作り、その上に付箋のようなタスクカードを置いて、整理したり移動させたりすることで、プロジェクトの進捗を目で見て分かりやすく管理できます。
タスクの期限とその進行具合は、タイムラインやカレンダーで一覧できたり、プロジェクトの達成度やチームメンバーの仕事の量はグラフで表示されるため、問題があればすぐに気付き、対応することができます。
このように視覚的に情報を捉えることができるので、計画の調整やリスクの管理がしやすくなります。
また、このツールはGoogleカレンダーやOutlook、Microsoft Teamsなど200以上の他のアプリと連携することが可能です。基本的な機能が使える無料プランでは、最大15人までのタスクや個人のToDoリストを管理できます。
さらに、Starterプラン以上のオプションでは、AI機能が追加されており、プロジェクトをより効率的に、透明性を持って進めることが期待できます。
公式サイト：https://asana.com/ja?noredirect=
スケジュール管理を行うための手順は以下の流れです。
| 手順①：スケジュールやタスクを全て洗い出す 手順②：スケジュールの優先順位を決める 手順③：スケジュール管理ソフトで整理する 手順④：進捗状態をチェックする |
一つずつ解説します。
一つ目の手順は、現時点で決まっているスケジュールやたすくをすべて書き出すことです。
これには、仕事の会議、プロジェクトの期限、家庭での用事など、日々の活動を全て含めます。
このプロセスを通じて、どのタスクが存在しているのかを把握し、それらを一覧にしてみることで、何から手をつけるべきかがはっきりとします。
二つ目の手順は、すべてのタスクをリストアップしたら、次にそれらの優先順位を決めます。
どの仕事が最も重要で、どれがそれほど急がなくても良いのかを考えるわけです。
例えば、プロジェクトの締切りが迫っているタスクや、他の多くのタスクに影響を与える重要な会議の準備は、優先度が高くなります。
優先順位をつけることで、限られた時間の中で最も重要なタスクに集中できるようになり、効率的にスケジュール通りに作業を遂行できるでしょう。
三つ目の手順は、タスクの優先順位が決まったら、それをスケジュール管理ソフトに入力して整理します。
スケジュールソフトには、予定の追加、編集、削除が簡単にできるため、日々の管理がとても楽になります。たとえば、タスクが終わったら「完了」とマークしたり、予定が変わった場合には新しい情報にすぐに更新できたりします。
このように、常に最新のスケジュールが手元にあり、何をいつやるべきかが明確になります。
また、このツールはリマインダー機能も備えられているものあるため、重要な予定の前にはアラートで知らせてくれるため、大切なことを忘れる心配が減ります。
手順四つ目は、進捗を定期的にチェックすることです。
計画通りにタスクが進んでいるか、または調整が必要かを確認できます。毎週、毎月の終わりには、達成したタスクとこれからのタスクを見直し、次の週や月の計画を立てるといいでしょう。
進捗状況をチェックすることで、計画に遅れが生じている場合はすぐに対応でき、常に最善の状態を保つことができます。
今回は、法人向けのスケジュール管理ソフトの選び方と、おすすめのスケジュール管理ソフト8選を紹介しました。
法人でスケジュール管理ソフトを導入すると管理職のみでなく、従業員の作業効率も期待できます。
それぞれのソフトによって、機能や特徴も異なるため用途に合わせてソフトを選ぶようにしまよう。
スケジュール管理ツールは多くあるため、選ぶのに苦労しますよね。
せっかく見つけたアプリでも、欲しい機能が見つからずに、企業のスケジュール管理の効率化にまだ課題が残っていると感じた経験はありませんか？
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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