2024年03月18日
会社概要
平成7年に設立し、神奈川県横浜市に拠点を構える一般社団法人横浜市都筑区医師会様。
疾患や障害を抱え医療依存度の高い方でも、安心して在宅療養生活を過ごすことができるように、訪問看護・訪問介護・居宅支援・ナーシングホーム、各部門が連携し、24時間緊急対応体制でチームで支えていくことを強みとされ、地域密着で25年以上に渡って「心のこもったケア」を大切に事業を続けられてきた会社様です。
今回は、サポスケをご利用いただいている一般社団法人横浜市都筑区医師会 在宅事業部門 統括管理者 宮島佳代さんにインタビューさせていただきました！
同社様では、訪問看護ステーション・ヘルパーステーション・居宅支援センター・ナーシングホームの4部門で「サポスケ」をご活用いただいております。
部署ごとに若干の違いはありますが、メインはホワイトボードでの管理でした。
その他にも、ベースの訪問予定表や勤務表（シフト表）をExcelで作成したり、変更予定を管理するための変更ノート等も作成しておりました。
ただ、いかにヌケモレやインシデントを発生させない体制を確立するかが管理者として最重要になりますので、効率性を高めたいとの想いはありつつも、結局は2重・3重にも網を張るような体制にせざるを得なかった部分はあり、今以上の時間削減は難しいかもなと内心感じていました。
まずホワイトボードについては、単純にマグネットが外れたりズレてしまうことによる訪問漏れや誤訪問等のリスクや課題は常にありました。
また弊社ではホワイトボードは2週間分用意しておりましたが、翌週分の予定を調整していく際は、必ずリセット作業（＝ベース予定表（Excel）を参照しながらマグネットを貼り直す作業）から始め、その後は変更ノートやシフト表を参照しながら調整を行っておりました。
リセット作業には、2人体制で大体2〜3時間ほどはかかっていたと思います。
また、リセット後の調整作業にも大体1〜2時間くらいはかかっていたかなと思います。
2人体制での確認作業のため時間をかけているとの感覚もありましたが、変更が非常に多い業界なので、前週の予定をベースに微調整していくのも効率的ですが、ミスやヌケモレが発生するリスクもあるため、結局は、一度すべてをリセットし、0ベースで作成していく方がミス根絶のためには最善との判断で、このような体制をとっておりました。
ホワイトボード上で、変更があった予定には付箋を貼るなどの工夫をして視覚的に把握ができるようにしていました。
また、変更ノートを参照しながらの前日チェックもスタッフ2名体制で徹底しておりました。
その他にも、前日チェック後に、翌日分の予定（写真）を社内チャットで共有し、各人がチェックし、これを最終確認としておりました。
ただこの際に、変更ノートへの記入漏れや報連相漏れが発覚することもあり、ここまでやってはじめてミスのない状況をつくりあげるという感じでした。
まず一番はリセット作業の時間が0になったことですね。
サポスケでは、弊社が作成していたベース表の内容を「パターン登録」しておくことができるので、今ではパターン反映ボタンをワンクリックするだけで、弊社でいうところのリセット作業が即完結します。
また、スタッフのシフトも登録しておくことができるので、これまではExcelで作成した勤務表を片手にスケジュール調整をしておりましたが、今では画面上で白かグレーで勤務可能か否かを視覚的に判断できるので、考慮事項も減り、作業効率も高まりました。
その他、別途作成していた変更ノートの情報もサポスケで管理するようになり、これまでいろいろなツールに散らばっていた情報が一元管理できるようになったことも大きいですね。
サポスケは、カスタマイズ性が良く、カードの色分けにより変更、調整、キャンセルなど運用ルールを決めたり、変更ノートで管理していた「変更理由」や「連絡状況（ご家族に連絡済／ケアマネに連絡済等のステータス管理）」も選択することができたりと、工夫次第でどんどん活用の幅が広がるサービスだと感じております。
スタッフ1人1人の自主性が高まったと感じております。これは大きな変化でしたね。
これまでは管理側が中心に調整、管理していた感覚でしたが、今では変更があれば、自らすぐに変更理由を記入したり、他スタッフの予定も常に把握できるようになったことで「ここの時間空いているので、私が対応しますね！」と自発的に他スタッフのフォローをする動きが生まれたりと、自然と自主的に動いてもらえる機会が多くなり、管理者として非常に嬉しい限りです。
また、各人が自ら日常的に自分の予定をチェックする習慣が定着したことにより、前日チェックや社内チャットで翌日分の予定を共有し最終確認してもらうという作業工数もなくなり、少しずつですが、これまでなかなか実現できなかった早帰りができるような体制になってきています。
管理者としては、これまで翌週分のスケジュール作成作業をする際は、途中で別件のタスクや対応も入ってしまうことも頻繁なので、内心「他予定をブロックして、この作業のためだけに、マル半日ください…」というのが本音でした。
ただ今では、各人の自主性も高まり、業務の合間合間に調整を行えばよいだけの体制となったことから、精神的負担が大幅に軽くなり、作業工数削減以上の効果を実感しています。
今回サポスケを導入した理由としては、もちろん価格のお手頃感もあるのですが、小さな改善から大きな改善まで、スピーディー且つ柔軟に対応してくれる姿勢には感動しております。
弊社は訪問看護ステーション・ヘルパーステーションの他、居宅支援センター・ナーシングホームの部門もあり、全部署の予定を一元管理・見える化したいという長年の課題があったのですが、この相談に対しても、すぐに「やってみましょう！深堀りさせてください！」と返事をしてくださったのは、何社か声をかけた中でもサポスケさんだけだったので、とても印象に残っています。
また、サポスケは他業界の企業様もご利用されているということで、各社様の気付きや工夫が新機能として反映してくる点も新たな発見となり、毎回楽しみにしています。
すでに効果は実感しておりますが、今後さらに導入企業が増えることで、多くのユーザー様の意見を取り入れ、より使いやすいサービスに発展してくれることを期待しております。
今後ともよろしくお願いいたします。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。