2024年11月09日
ビジネスシーンでのスケジュール管理に悩んでいませんか？
「仕事の進行管理がうまくいかない」「チームメンバーとの予定調整が難しい」と感じている方も多いのではないでしょうか。忙しい日常業務の中で、スケジュール管理を効率よく行うのは非常に重要です。
そこで、活躍するのが「スケジュール管理アプリ」です。
スケジュール管理アプリは、ビジネスにおいてタスクの漏れやダブルブッキングを防ぎ、業務の効率化を図る上で強力なツールです。
特に、複数のメンバーとスケジュールを共有することで、チーム全体の業務進行がスムーズになります。
さらに、工程管理や日程調整を一括で行えるアプリなら、タスクの整理が簡単にできるため、計画的に仕事を進めやすくなります。
この記事では、ビジネス向けのスケジュール管理アプリの選び方やメリット、さらにタイプ別のおすすめアプリ12選をご紹介します。あなたの業務に最適なアプリが見つかり、効率的なスケジュール管理が実現できるでしょう。
ビジネス向けのスケジュール管理アプリは、単なる予定表ではありません。タスク、プロジェクト、優先順位、リマインダーを一元管理することで、業務全体の質を底上げできます。
特に複数人で業務を進める環境では、情報の見える化が成果に直結します。ここでは、ビジネスシーンで導入した際に期待できる代表的な効果を4つに分けて解説します。
1つ目の効果は、タスクや予定の抜け漏れを防げる点です。業務を頭で管理せず、すべてアプリ上に集約できるからです。
口頭やメモに頼る運用では、確認漏れや思い込みが発生しやすくなります。スケジュール管理アプリを使えば、タスクごとに期限や担当を設定でき、対応状況も確認できます。
結果として、約束や期限を守れる体制が整い、社内外からの信頼性向上につながります。
2つ目の効果は、プロジェクト全体の進捗と優先順位を把握しやすくなる点です。個人タスクとプロジェクト単位の予定を同時に管理できるためです。
進捗が見えない状態では、対応の遅れに気づくのが遅れます。アプリを使うことで、今どの工程にいるのか、何を優先すべきかが明確になります。
これにより、判断が早まり、プロジェクトを計画通り進めやすくなります。
3つ目の効果は、チーム内の予定共有がスムーズになる点です。メンバー全員の予定を一画面で確認できるからです。
従来のように個別確認やメールで調整する必要が減り、会議日程や作業時間を調整する際も、空き時間を即座に把握できます。
そのため、調整にかかる時間が減り、本来の業務に集中しやすくなります。
4つ目の効果は、リマインダー機能による対応忘れの防止です。
スケジュール管理アプリでは、期限前や指定時間に通知を受け取れます。これにより、対応の抜けや遅れを未然に防ぎやすくなります。
結果として、安定した業務リズムを維持しやすくなるでしょう。
次に、ビジネス向けのスケジュール管理アプリを3つのタイプに分類して紹介します。
ビジネス向けのスケジュール管理アプリには、以下の3つのタイプに分けられます。
それぞれの特徴を理解し、自社やチームのニーズに合ったものを選ぶことで、効率的なスケジュール管理が可能になるので、しっかり理解しておきましょう。
グループウェアタイプのスケジュール管理アプリは、チームや組織内でのコミュニケーションや業務の効率化に特化しています。
これらのアプリは、スケジュールの共有機能に加え、チャットやファイルの共有、プロジェクト管理機能などを備えており、複数のメンバーが一緒に作業を進めやすくなります。代表的なアプリには「Googleカレンダー」や「サイボウズ Office」があります。
たとえば、Googleカレンダーでは、チーム全体のスケジュールを簡単に共有でき、誰がどの時間に空いているかを一目で把握できます。
また、各自の予定を更新すれば、全メンバーにリアルタイムで反映されるため、ミーティングの調整や業務進行がスムーズです。
複数人で協力して作業を進めるプロジェクトや、部署間での連携が必要な場合に有効です。デジタル化された情報の管理により、オフィス外からもスケジュールを確認でき、ビジネスのスピード感を損なわずに進めることができます。
日程調整タイプのスケジュール管理アプリは、主に複数の人の予定を調整する際に役立ちます。会議や打ち合わせのために参加者全員の空き時間を見つけたり、スムーズに日程を決定することが可能です。
ビジネスにおいては、会議やクライアントとの打ち合わせが頻繁に行われますが、手動での日程調整は非常に手間がかかります。この問題を解決するために、このタイプのアプリは効率的に時間を管理できます。
これらのアプリでは、参加者全員のスケジュールを自動的に確認し、最適な会議時間を提案してくれる機能が搭載されています。これにより、複数のメンバーがスケジュールを合わせるためのやり取りを減らし、迅速な決定が可能です。
日程調整タイプは、多忙なビジネスパーソンや複数の外部関係者と日程を調整する機会が多い企業にとって便利です。タスクをよりスムーズに進めたい場合に活用することで、業務の効率化を図ることができます。
工程管理タイプのスケジュール管理アプリは、プロジェクトの進捗管理やタスクのスケジュールを細かく調整するためのツールです。
これらのアプリは、工程ごとのタスクを視覚的に管理できる機能が豊富で、プロジェクト全体の見通しを立てやすくします。
例えば、「Backlog」というアプリでは、タスクをそれぞれの担当者に割り当て、進行状況をリアルタイムで確認することが可能です。各タスクに期限を設定できるため、プロジェクト全体が遅れないよう管理しやすくなっています。
また、グラフやチャートを使って進捗を可視化できるため、タスクがどこで滞っているかを一目で把握でき、迅速な対応が可能です。
このタイプは、特に多くのタスクを抱えたプロジェクトや、長期的な計画を必要とする業務に適しており、全体の工程をしっかりと管理することで、納期に遅れることなく確実にプロジェクトを進めることが可能です。
ここまで、ビジネスで活用するスケジュール管理アプリの3つのタイプについて解説しました。次項では、それぞれのタイプでおすすめのアプリを、計12選紹介します。
ビジネスで活用するスケジュール管理アプリを12個厳選して紹介します。
グループウェアタイプでおすすめなスケジュール管理アプリは、以下の4つです。
それぞれ解説します。
画像引用:https://cybozu.co.jp/logotypes/
サイボウズOfficeは、日本企業に特化した使いやすいグループウェアタイプのアプリです。
スケジュール管理だけでなく、ワークフローやメッセージ機能などを一体化しており、チーム全体の業務効率を向上させることが可能です。
特に、各社員のスケジュールがリアルタイムで共有でき、会議のスケジュール調整がスムーズに行える点が強みです。
さらに、権限設定が細かくできるため、部署ごとに異なる機能をカスタマイズして利用できます。導入に関してもサポートが充実しており、初めてグループウェアを導入する企業にも安心です。
価格も手頃で、クラウド版を選べば社内にサーバーを設置する必要がないため、コスト削減にもつながります。
サイボウズOfficeは、特に日本の中小企業での利用が多く、社内での情報共有やタスク管理を効率化したい方におすすめです。
画像引用:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Googleカレンダーは、ビジネスでもプライベートでも幅広く使われている、直感的で簡単な操作性が魅力のアプリです。Google Workspaceと連携することで、メールやドキュメント、ビデオ会議ツールなどとシームレスに統合され、スケジュール管理がさらに効率化されます。
特にチーム全体のスケジュールを簡単に共有でき、同じカレンダー上でメンバー全員の予定を一目で確認することが可能です。
また、予定を共有する際に通知を設定しておくと、重要な会議やミーティングを見逃さずに済みます。
Googleカレンダーは、複雑な設定が不要で誰でもすぐに利用できる点が強みです。
無料で利用できるため、コストを抑えつつもビジネス向けのスケジュール管理を行いたい企業に特におすすめです。
NI Collabo 360は、ビジネス向けの統合型グループウェアで、スケジュール管理、文書管理、タスク管理など多機能が一つにまとめられています。
このアプリの強みは、シンプルなインターフェースと多機能でありながら、使いやすさにこだわっている点です。スケジュール機能では、社内のすべてのメンバーが一元管理でき、ミーティングの日程調整やタスクの進捗確認がスムーズに行えます。
また、プロジェクトごとにカレンダーを分けて管理できるため、複数のプロジェクトを同時進行している場合でも混乱を防ぐことが可能です。
NI Collabo 360は、複数のプロジェクトを効率よく管理したい企業に特におすすめです。
画像引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000015.000122146.html
Larkは、シンガポール発のビジネス用コラボレーションツールで、チャット機能、ビデオ会議、ファイル共有、スケジュール管理が一体化しています。
特に、スケジュール管理機能は直感的な操作が可能で、チーム全体の予定をリアルタイムで共有し、業務の進捗を可視化できます。
Larkの強みは、モバイルファーストな設計で、スマートフォンやタブレットでもストレスなくスケジュール管理ができる点です。
また、AI機能を活用して、会議のリマインダーや重要なタスクの通知を自動で行ってくれるため、ビジネスのスピードをさらに加速させます。
特に、リモートワークが多いチームや、スピーディーにコミュニケーションを取りながら業務を進めたい場合に最適なアプリです。
日程調整タイプでおすすめなアプリは、以下の4つです。
それぞれ解説します。
画像引用:https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top
Colorkrew Bizは、会議や商談の日程調整をスムーズに進めるために開発されたビジネス向けアプリです。
ユーザーのスケジュールを一括で管理し、空いている時間を自動的に見つけて提案してくれる機能が特徴です。また、他のビジネスツールとも連携が可能なため、社内外のスケジュール調整を効率的に行えます。
特に、複数の人が関わる日程調整が頻繁に必要な営業チームやプロジェクトマネージャーにおすすめです。
画像引用:https://www.acall.inc/presskit/
Acallは、会議や打ち合わせの調整に特化したアプリです。
スケジュール管理だけでなく、会議室の予約やリモート会議のリンク生成もスムーズに行えるため、オンラインとオフライン両方の会議設定が一元管理できる点が強みです。
さらに、会議参加者に自動でリマインドメールを送る機能も搭載しており、会議の漏れや抜けを防止できます。
特に、リモートワークが多く、頻繁にビデオ会議を実施する企業におすすめなアプリです。
画像引用:https://corporate.rakumo.com/
rakumoカレンダーは、Googleカレンダーをベースにしたビジネス向けのスケジュール管理アプリです。
Googleカレンダーのシンプルさを活かしながら、ビジネスに必要な機能を追加しており、チーム全体での予定調整が簡単です。特に、複数のカレンダーを並行して管理する際に優れた機能を発揮します。
各チームやプロジェクトごとのカレンダーやプロジェクトごとの予定を一目で確認できるため、組織全体のスケジュールが把握しやすくなります。
Spirは、シンプルで直感的な操作ができる日程調整アプリです。
スケジュール管理だけでなく、タスク管理機能も充実しているため、スケジュールとタスクの進捗を一元管理できます。会議のリマインダーや自動通知機能もあり、チーム全体の時間管理が簡単に行えます。
特に、フリーランスや小規模チームにとって、効率的にスケジュールを管理できるツールとして人気があります。
工程管理タイプでおすすめなアプリは、以下の4つです。
それぞれ解説します。
画像引用:https://lychee.techmatrix.jp/
Lychee Redmineは、プロジェクト管理やタスクの進捗管理に特化したオープンソースのアプリです。特にIT業界やソフトウェア開発の現場で多く利用されており、その優れた管理機能で効率的なプロジェクト進行をサポートします。
Lychee Redmineの特徴は、プロジェクトごとにタスクを分割し、各タスクの進捗状況を一目で確認できる視覚的な管理機能です。
さらに、ガントチャートやカレンダーを用いて、プロジェクト全体の進行具合を把握することができるため、期日を守るためのスケジュール調整や、リソース不足を早期に発見することが可能です。
また、各タスクに対して詳細な説明を加えたり、関連するファイルを添付することもでき、プロジェクト全体の情報を一元管理することができます。
複数のプロジェクトを同時に進めている企業や、各タスクの進捗をリアルタイムで確認したい場合に非常に役立ちます。
また、ITプロジェクトでは、バグ管理やバージョン管理といった細かな業務にも対応しており、ソフトウェア開発やシステム構築を行う企業にとって最適な選択肢です。
さらにオープンソースであるため、カスタマイズの自由度が高く、企業のニーズに応じた設定が可能です。
画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/
Backlogは、シンプルな操作性と充実した機能で人気のあるプロジェクト管理ツールです。特に、IT業界での利用が多く、プロジェクトの進行管理やタスクの割り当て、バグトラッキングなどが一つのツールで簡単に行える点が魅力です。
Backlogの最大の強みは、視覚的に進捗状況を確認できるガントチャート機能や、リアルタイムでタスクの状態を共有できる点にあります。
また、チームメンバー間のコミュニケーションをスムーズにするためのコメント機能も充実しており、タスクに関連する質問やフィードバックをその場で記録できます。
さらに、プロジェクトごとに異なる権限を設定できるため、複数のチームが関わる大規模プロジェクトでも、必要な情報だけを適切に共有することが可能です。
Backlogは、クラウドベースのツールであるため、リモートワークが増加している現代の働き方にも柔軟に対応し、プロジェクト管理が煩雑になりがちな企業や、タスク管理に課題を感じている方におすすめのツールです。
画像引用:https://asana.com/ja/brand
Asanaは、複数のプロジェクトを同時に管理できる高機能なタスク管理アプリで、プロジェクトの全体像を視覚的に把握できる機能が充実しており、タスクの進捗や期限、優先度を一目で確認することができます。
Asanaの強みは、シンプルな操作性と、タスクの依存関係や進行状況をわかりやすく整理できる点です。たとえば、タスクに期限を設定し、進行中のタスクを一覧で表示することができ、各タスクのステータスを簡単に管理できます。
また、タスクの依存関係を設定することで、あるタスクが完了しなければ次のタスクが開始できないといった状況でも、プロジェクト全体の進捗を適切に管理することが可能です。
さらに、チーム全体でタスクを共有し、各メンバーの作業状況をリアルタイムで確認できるため、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。
Asanaは、特にタスクが多岐にわたるプロジェクトや、複数の部署が関わるプロジェクトに適しています。加えて、外部のクライアントやパートナーとのコラボレーション機能も充実しており、チーム外のメンバーとも円滑にプロジェクトを進めることができます。
画像引用:https://www.stock-inc.co.jp/
Stockは、プロジェクト管理とドキュメント管理を一体化したクラウドベースのアプリです。特に、チームでのタスク管理が重要なビジネス環境で効果を発揮します。
Stockの特徴は、ドキュメントやメモをプロジェクトやタスクごとに整理し、チーム全体で共有できる点です。たとえば、会議の議事録やプロジェクトの進捗状況を、メンバー全員がいつでも確認できるように共有することができます。
また、タスク管理機能も非常にシンプルで使いやすく、各タスクに対して期限や優先度を設定し、進捗状況をリアルタイムで追跡することができます。
さらに、Stockはチャット機能も備えており、タスクに関する質問や進捗報告をその場で行うことが可能です。
これにより、メールや別のチャットツールを使わずに、すべてのコミュニケーションを一元管理することができます。
Stockは、特にドキュメント管理とタスク管理を一緒に行いたい企業に最適です。プロジェクトの進行中に発生するメモやアイデアをその場で記録し、チーム全員で共有できるため、情報の伝達ミスやタスク漏れを防ぐことができます。
また、直感的な操作ができるため、ITリテラシーが高くないメンバーでも簡単に使いこなすことができ、幅広い業種での利用が期待できます。
スケジュール管理アプリは便利な反面、導入の仕方を誤ると逆に業務が混乱することがあります。
多くの場合、アプリ自体の問題ではなく、選び方や運用設計に原因があります。ここでは、ビジネス現場で実際に起こりやすい失敗例を整理します。
原因1つ目は、機能を重視しすぎて現場が使いこなせなくなるケースです。高機能なアプリほど設定項目が多く、操作を覚える負担が増えます。
その結果、使い方が分からないまま放置され、結局元の管理方法に戻ることがあります。特に、ITに慣れていないメンバーが多い場合は定着しにくいです。
原因2つ目は、プロジェクト管理と個人タスクが別々に扱われてしまう点です。個人の予定だけを管理していると、全体の流れが見えなくなります。
一方で、プロジェクトだけを管理しても、日々の細かなタスクが埋もれがちです。この状態が続くと、誰が何を担当しているのか把握しづらくなります。
両者を同じ画面で確認できる設計が求められます。
原因3つ目は、タスクの優先順位が明確にならないことです。やるべきことが並んでいるだけでは、判断基準が人に委ねられます。
結果として、経験や感覚に頼った対応になりやすくなります。担当者が変わると業務が止まるなど、属人化のリスクも高まります。
重要度や期限を整理できる仕組みが欠かせません。
原因4つ目は、リマインダーが十分に活用されていない点です。通知が多すぎると、他の連絡に埋もれて見落とされます。
一方で、通知が少なすぎると気づいた時には手遅れになる場合もあります。適切な通知設定ができていないと、本来の効果を発揮できません。
業務の流れに合った通知設計が必要になります。
以上の5つがスケジュール管理ツールをビジネス面で実際に起こりやすい失敗例です。次に、これらツールの失敗しない選び方とその判断基準について解説するので、これから導入を検討している人は参考にしてください。
スケジュール管理アプリは、どれも似て見えて実務での使い勝手は大きく異なります。ここでは、ビジネス用途で失敗しないために確認したい判断基準を整理します。
選び方1つ目は、プロジェクト単位で管理できるかどうかです。個人の予定だけを並べる形式では、業務全体の流れが把握しづらくなります。
案件やプロジェクトごとに予定やタスクをまとめられると、進捗確認が容易になります。複数案件を同時に進める場合でも、混乱を防ぎやすくなります。
プロジェクト視点で管理できる設計かを確認しましょう。
選び方2つ目は、優先順位を分かりやすく整理できる点です。重要度や期限が見えないと、対応の判断が遅れやすくなります。
色分けや並び替えなど、直感的に整理できる機能があると便利です。誰が見ても優先度を判断できる状態を作れるかがポイントになります。
選び方3つ目は、リマインダーや通知の柔軟性です。通知のタイミングや方法が固定されていると、実務に合わない場合があります。
業務内容に応じて通知を調整できると、見逃しを減らしやすくなります。通知の多さを制御できるかも重要な判断材料です。実際の業務を想定して確認しましょう。
弊社では、GoogleカレンダーやTimeTreeなどの、スケジュール管理ツールを徹底比較する資料をご用意しております。
30秒ほどでダウンロード可能です。ツールごとの強みや弱みを詳しく知り、スケジュール管理を効率化したい方に向けた内容になっております。
選び方4つ目は、共有範囲を細かく制御できるかです。社内だけでなく、取引先や外部メンバーと共有する場面も増えています。
全てを公開する運用では、情報管理のリスクが高まります。閲覧範囲や編集権限を設定できるかを確認することが大切です。
このように、安心して共有できる仕組みが求められます。
選び方5つ目は、将来的な拡張や乗り換えのしやすさです。業務内容や規模は時間とともに変化します。
連携できるツールが限られていると、後から不便に感じることがあります。データの移行や連携がしやすい設計かも重要な視点です。
長く使う前提で確認しておきましょう。
以上の5つが選び方の判断基準になります。次に、ビジネスシーン別におすすめのアプリがなんなのか一目でわかる一覧表とともに解説します。
スケジュール管理アプリは、業務内容によって向き不向きがあります。ここでは、代表的なビジネスシーン別に適したアプリを整理します。
自社の状況に近いケースを参考にしてください。
| アプリ名 | 向いている理由 | 主な活用シーン | 選ぶ際のポイント |
| Googleカレンダー | 操作がシンプルで始めやすい | 日々の予定管理・簡単な共有 | 無料で使える点 |
| Spir | 日程調整を効率化できる | 打ち合わせ・面談調整 | 候補日自動抽出 |
| Stock | 情報とタスクをまとめやすい | 案件メモ・進捗共有 | 迷わず使える設計 |
小規模チームや個人事業主では、管理に手間をかけないことが重要です。機能が多すぎると運用が続かなくなるため、予定管理や簡単な共有に絞れるアプリが向いています。
無料や低コストで始められる点も判断材料になり、日々の業務を無理なく整えたい場合に適しています。
| アプリ名 | 向いている理由 | 主な活用シーン | 選ぶ際のポイント |
| サイボウズOffice | 部署ごとの管理がしやすい | 社内全体の予定共有 | 権限設定の柔軟さ |
| NI Collabo 360 | 業務をまとめて管理できる | 勤怠・予定・申請 | 社内業務の一元化 |
| Lark | 連絡と予定を一体管理 | 部署間の情報共有 | チャット連携 |
複数部署が関わる中小企業では、情報の分断を防ぐことが課題です。部署単位で管理しつつ、全体の動きも確認できるアプリが適しています。
スケジュールだけでなく、連絡や業務情報もまとめられる設計を選ぶと、調整コストを抑えやすくなります。
| アプリ名 | 向いている理由 | 主な活用シーン | 選ぶ際のポイント |
| Backlog | 進捗を把握しやすい | 案件管理・開発業務 | ガントチャート |
| Asana | 複数案件を管理しやすい | タスク整理・共有 | 優先順位設定 |
| Lychee Redmine | 工程管理に強い | 長期プロジェクト | 進捗の見える化 |
プロジェクト管理が中心の企業では、進捗とタスクの可視化が欠かせません。誰がどこまで進めているかを把握できることで、対応の遅れに早く気づけます。
工程単位で管理できるアプリを選ぶことで、複数案件を同時に進めやすくなります。
| アプリ名 | 向いている理由 | 主な活用シーン | 選ぶ際のポイント |
| Acall | 社外調整をまとめやすい | 会議・来客対応 | 共有のしやすさ |
| Colorkrew Biz | 候補日を提示しやすい | 商談・打ち合わせ | 調整作業の削減 |
| rakumoカレンダー | 共有前提の設計 | 社外含む予定管理 | 外部共有対応 |
外部との日程調整が多い業種では、やり取りの回数を減らすことが重要です。候補日をまとめて提示できるアプリを使うことで、調整にかかる時間を抑えられます。
社内外で共有しやすい設計かどうかが、選定時の大きな判断軸になります。
本記事では、ビジネス向けのスケジュール管理アプリの選び方やメリット、さらにタイプ別のおすすめアプリ12選を紹介しました。
ビジネスで活用するスケジュール管理アプリには、タイプが3つありそれぞれおすすめの業種や搭載されている機能は異なります。
今回紹介したスケジュール管理アプリのなかに、企業やあなたのニーズに最適なアプリがきっとあったはずです。
今回紹介したアプリにはなかったのですが、弊社ではスケジュール管理を効率化するためのツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、社用車の管理など企業様の要望に応じた機能を追加できるなどカスタマイズ性に力を入れている他、共有も自動で行うことができ、カスタマイズ性と共有のしやすさを両立させています。
トライアルなども受け付けておりますので、スケジュール管理を効率化したい方はぜひ、サポスケの力をお試しください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
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