2024年12月15日
「忙しい毎日の中で、メンバー全員のスケジュールを効率よく共有したい…」多くのビジネスシーンで、このような悩みを抱えている方は少なくありません。
社外の関係者との調整やメールを介した情報共有が多い業務環境では、スケジュール管理の難しさが課題になることもあるでしょう。
スケジュール共有がうまくいかないと、内容を共有していないことによるコミュニケーションのミスや作業の重複、進捗の遅れといったトラブルにつながり、結果的にチーム全体の生産性が低下してしまいます。
こうした課題を解決するのが「スケジュール共有ツール」です。これらのツールを活用することで、リアルタイムでのスケジュール共有が可能になり、業務の効率化とチームワークの向上を同時に実現できます。
本記事では、ビジネスで使えるスケジュール共有ツールを厳選し、グループウェアタイプ・日程調整タイプ・工程管理タイプという3つのタイプに分けてご紹介します。
「どのツールが自分のチームに合うのかわからない」「導入時に気をつけるべきポイントを知りたい」と感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
スケジュール共有ツールとは、チームや個人が予定を効率よく共有・管理するためのツールを指します。このツールでは、メンバー全員が同じ情報をリアルタイムで把握でき、仕事の進行がスムーズになると言えます。
特にビジネスシーンでは、プロジェクトの進捗管理や会議の調整など、多くの場面で役立ちます。
スケジュール共有ツールの最大の特徴は、複数人が同時にアクセスして予定を確認・更新できる点です。たとえば、社内の打ち合わせの日時を変更した場合でも、全員がすぐに新しい日程を把握できます。
これにより、情報伝達ミスが減り、作業の効率化が期待できます。
さらに、スケジュール共有ツールはスマートフォンやパソコンで簡単に使えるため、場所を問わずに活用できます。リモートワークや出張中でも予定の調整がしやすくなり、柔軟な働きが可能になるでしょう。
このように、スケジュール共有ツールは、予定管理を円滑にし、業務の効率を高める重要なツールです。
次章では、ビジネスにおいて、スケジュールの共有が重要な理由を解説します。
ビジネスにおいてスケジュール共有が重要な理由は、チーム全体の業務効率を向上させる効果が期待できるからです。スケジュールを共有することで、メンバー間の予定が一目でわかり、無駄なやりとりを減らすことができるでしょう。
たとえば、会議の日程を調整する際に、参加者全員の空いている時間を把握するのは手間がかかります。
そこで、スケジュール共有ツールを使えば、全員の予定を瞬時に確認でき、最適な時間を見つけることができます。
このように、スケジュールを共有することで、業務がスムーズに進みやすくなると言えます。
また、スケジュール共有は、トラブルの回避にも役立つ点が挙げられます。予定の変更が発生した場合でも、全員に即座に共有できるため、混乱を防げます。
さらに、プロジェクトの進捗状況を可視化するという面でも効果を発揮します。誰が何をいつまでに行うかが明確になることで、仕事の遅れやタスクの重複を防ぐことが可能になります。結果として、チーム全体の生産性が向上し、業務の質も高まるでしょう。
このように、スケジュール共有は、チームの連携を強化し、業務を効率的かつ円滑に進めるための必須要素だと言えます。
ここまで、ビジネスにおいてスケジュールの共有が重要な理由を解説してきました。ですが、スケジュール管理ツールは多くあり、どのように選べばいのかわかりずらいですよね。
そこで次章では、スケジュール共有ツールの選び方を5つ紹介します。
スケジュール共有ツールの選び方を5つ紹介します。
それぞれ解説します。
スケジュール共有ツールの選び方1つ目は、操作性が直感的で使いやすいものを選ぶことです。
操作が難しいツールを選んでしまうと、導入後にメンバー全員が使いこなせない可能性があります。それではかえって業務の効率を下げてしまう結果につながると言えるでしょう。
たとえば、シンプルな画面構成で、どの機能もすぐに理解できるツールは、多くの人にとって使いやすいと感じられるはずです。特にデジタルツールに不慣れな人がいる場合には、導入時のハードルが低いものを選ぶのが重要になります。
操作性の良いツールを見極める方法としては、無料の試用期間やデモ版を活用することが効果的です。実際に操作してみることで、自分たちのチームに合っているかを確認できます。
また、機能が多すぎるツールは逆に複雑になりやすいので、必要な機能は何かと考えることが重要です。
以上の理由から、操作性が直感的で使いやすいツールを選ぶことは、スムーズな導入とチーム全体の効率化を実現する鍵だと言えるでしょう。
スケジュール共有ツールの選び方2つ目は、他のツールとの連携が可能なものを選ぶことです。多くのビジネスでは複数の業務管理ツールを併用しているため、連携ができるかどうかが重要なポイントとなります。
たとえば、カレンダーアプリやチャットツール、プロジェクト管理ツールと連携できるスケジュール共有ツールを選ぶと、情報のやりとりがスムーズになります。これにより、各ツールを行き来する手間が減り、作業時間の短縮につながります。
ツール間の連携を確認する際には、対応しているサービスや機能を事前に調べることが重要です。連携機能が充実していれば、スケジュールだけでなくタスクや進捗管理も一元化できるため、業務全体の効率が向上します。
このように、他のツールと連携できるスケジュール共有ツールを選ぶことで、業務の効率化と情報管理の簡素化に期待できるでしょう。
スケジュール共有ツールの選び方3つ目は、コストパフォーマンスが優れているものを選ぶことです。ツールの導入には費用がかかるため、費用対効果をしっかり見極めることが重要です。
まず、ツールの価格だけではなく、提供される機能や使いやすさとのバランスを確認する必要があります。高額なツールが必ずしも良いわけではなく、必要以上の機能が含まれている場合、逆に無駄なコストを生むことになります。
また、無料プランや試用期間を利用して、機能がチームのニーズに合っているかを見極めるのも有効です。特に小規模なチームでは、無料または低価格で利用できるツールの中から選ぶことで、コストを抑えつつも効果的に活用できます。
結果として、コストパフォーマンスの良いツールを選ぶことで、費用対効果を最大化し、業務の効率化とコスト削減を両立することが可能になるでしょう。
スケジュール共有ツールの選び方4つ目は、サポート体制が整っているものを選ぶことです。ツールを導入した後、操作方法が分からなかったり、不具合が発生したりする場合に、迅速に対応してもらえるかどうかは重要な判断基準となります。
日本語での問い合わせ対応や、操作マニュアルの充実度を確認してください。特に、24時間体制のサポートがあるツールや、チャットや電話でのサポートが利用できるツールは安心性が高いでしょう。
また、サポート内容に加えて、利用者の口コミや評判を確認することもおすすめです。他の利用者の体験談から、サポートの品質や対応の早さについて具体的な情報を得ることができます。
このように、サポート体制が整ったツールを選ぶことで、万が一のトラブルにも安心して対応でき、スムーズな業務運営をサポートする環境を整えることが可能です。
スケジュール共有ツールの選び方5つ目は、データのセキュリティ対策が万全なものを選ぶことです。ビジネスでは顧客情報や社内の機密事項が含まれることが多いため、セキュリティ対策は必須と言えます。
具体的には、暗号化通信やアクセス制限機能が備わっているかを確認する必要があります。これらの機能があることで、外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを減らすことが期待できます。
さらに、データの保存先についても注目すると良いでしょう。国内のサーバーを使用しているツールや、厳格なセキュリティ基準に基づいた運用が行われているツールを選ぶことで、より安心して利用できます。
このように、セキリュティ対策が万全なツールを選ぶことで、情報漏洩などの万が一のリスクに備えることができるでしょう。
ここまで、スケジュール共有ツールの選び方を5つ紹介しました。これらの点を理解したところで、次項ではビジネスで役に立つスケジュール共有ツールをツールの特徴ごとに、合計12個紹介します。
ビジネスで役に立つスケジュール共有ツールを以下の3つのタイプ別に、合計12個紹介します。
それぞれのタイプ毎の、おすすめのツールを紹介します。
グループウェアタイプのスケジュール共有ツールは、以下の4つです。
それぞれのツールを比較した表が以下になります。
| ツール名 | 費用 | 公式サイトURL |
| desknet’s NEO | 【クラウド版】 ・ライト：600円/月 ・スタンダード：800円/月 ・プレミアム：1,000円/月 ・チャットプラス：760円/月 ※価格は1ユーザーあたり | https://www.desknets.com/ |
| LINE WORKS | ・フリー：0円 ・スタンダード：450円/月 ・アドバンスト：800円/月 ※価格は1ユーザーあたり ※価格は年間契約の場合 | https://line-works.com/ |
| NI Collabo 360 | 【クラウド】 360円/月 ※価格は1ユーザーあたり 【買い切り】 10ユーザー58000円〜 その他、クラウド価格、ライセンス購入価格もあり。詳細は以下のURL参照 （https://www.ni-ware.com/price/） | https://www.ni-ware.com/ |
| Lark | ・スターター：0円 ・プロ：1,420円/月 ・エンタープライズ：要問い合わせ ※値段は1ユーザーあたり | https://www.larksuite.com/ja_jp |
※表の内容は、価格改定などで変更される場合があります。詳細は確認は各社ホームページ等でご確認ください。
画像出典：https://www.desknets.com/
グループウェアタイプのスケジュール共有ツール1つ目は、desknet’s NEOです。
desknet’s NEOは、中小企業から大企業まで幅広く活用されており、業務効率化を図りたい企業に適しています。
まず、desknet’s NEOの特徴は、使いやすい操作画面と豊富な機能です。スケジュール管理以外にも、タスク管理やファイル共有など、業務全体を支えるさまざまな機能を備えています。
たとえば、共有スケジュール機能を活用すれば、チーム内の予定を簡単に確認できるため、無駄な連絡や作業の重複を防ぐことができます。
また、高いカスタマイズ性を持っているのも特徴です。企業ごとのニーズに合わせて設定を調整できるため、導入後も柔軟に対応可能です。
さらに、部署ごとに異なるカレンダーを作成することで、それぞれの予定を管理することも可能です。
セキュリティ対策も充実しており、データは暗号化され安全性が高いため、機密情報を扱う企業でも安心して利用できます。特に、外出先からでも安全にアクセスできる仕組みが整っているため、リモートワークにも最適です。
公式サイト：https://www.desknets.com/
画像出典：https://line-works.com/guidelines/
グループウェアタイプのスケジュール共有ツール2つ目は、LINE WORKSです。LINEアプリの使いやすさを活かしたツールで、日常的にLINEを使用している方にもなじみやすいと言えます。
LINE WORKSの特徴は、直感的な操作性です。LINEと似たインターフェースを採用しているため、特別な研修を受けなくても使い始めやすいです。
たとえば、チャット機能を使ってスケジュールについてのやり取りをスムーズに行える点は、多くのユーザーにとって嬉しいポイントとなるでしょう。
また、LINE WORKSはスケジュール共有に必要な基本機能が充実しています。たとえば、チームメンバー全員の予定を一覧で確認できるカレンダー機能や、リマインダー設定機能が挙げられます。
これにより、予定の確認漏れを防ぎ、効率的な業務を行えます。
また、LINE WORKS外部連携が可能であるため、他の業務システムやアプリと組み合わせることで、さらに便利に利用できるでしょう。
セキュリティ対策も強度なものを採用しています。アプリがビジネス用として設計されているため、通信内容が暗号化されており、安全性が高いと言えるでしょう。
公式サイト：https://line-works.com/
グループウェアタイプのスケジュール共有ツール3つ目は、NI Collabo 360です。
NI Collabo 360は、特に中小企業におすすめの国産グループウェアで、シンプルな操作性が特徴です。
特徴は、低コストでありながら豊富な機能を備えている点です。スケジュール共有はもちろん、タスク管理やチャット機能、ファイル管理機能まで1つのプラットフォームで対応できます。
また、スケジュールの登録や編集が直感的にできるインターフェースが採用されており、デジタルツールに不慣れな社員でも利用できます。
さらに、NI Collabo 360はクラウド型とオンプレミス型のどちらにも対応しています。これにより、企業の運用方針やセキュリティ要件に応じた導入が可能です。
公式サイト：https://www.ni-ware.com/
画像出典：https://www.larksuite.com/ja_jp
グループウェアタイプのスケジュール共有ツール4つ目は、Larkです。Larkは、オールインワンの業務管理プラットフォームとして注目されています。
特徴は、スケジュール管理だけでなく、チャットやドキュメント作成、オンライン会議まで1つのツールで完結できる点です。複数のツールを使い分ける手間を省き、業務効率化を実現します。
たとえば、会議の日程調整をスケジュール機能で設定し、そのままLark内で会議を開催することが可能です。
他にも、リアルタイムでのスケジュール共有ができる点が強みです。たとえば、チームメンバーがスケジュールを更新すると、即座に反映されるため、情報のズレを防ぐことができます。
また、通知機能を活用すると、重要な予定を見逃す心配もなくなるでしょう。
さらに、Larkは無料プランでも多くの機能を利用できる点が魅力です。中小企業やスタートアップ企業にとって、コストを抑えながら高性能なツールを導入できる点は大きなメリットです。
このように、Larkは多機能かつ使いやすいスケジュール共有ツールとして、幅広い業種・業界で利用されています。
公式サイト：https://www.larksuite.com/ja_jp
日程調整タイプのスケジュール共有ツールは、以下の4つです。
それぞれのツールを比較した表が以下になります。
| ツール名 | 費用 | 公式サイトURL |
| Zoho Connect | ・スターター：40円/月 ・エンタープライズ：100円/月 ・アルティメット：300円/月 ※価格は1ユーザーあたり ※価格は年額払いの場合 | https://www.zoho.com/jp/connect/ |
| rakumoカレンダー | ・ワークフロー：300円/月 ・カレンダー：150円/月 ・ボード：200円/月・キンタイ：300円/月 ・コンタクト：100円/月 ・ケイヒ：300円/月 ※価格は1ユーザーあたり | https://rakumo.com/ |
| Acall | 月額料金＋初期費用 ※無料のBasicプランは新規提供終了済み | https://www.acall.inc/ |
| Spir | ・フリー・0円 ・Starter：6,000円/月 ・Essential：20,000円/月 ・Standard：50,000円/月 ・Growth：80,000円/月 ・Enterprise：要相談 | https://www.spirinc.com/ |
※表の内容は、価格改定などで変更される場合があります。詳細は確認は各社ホームページ等でご確認ください。
画像出典：https://www.zoho.com/jp/connect/
日程調整タイプのスケジュール共有ツール1つ目は、Zoho Connectです。チーム内のコミュニケーションと日程調整を一体化して管理できるのが特徴です。
まず、Zoho Connectを活用するメリットの1つは、チームメンバー全員が簡単にスケジュールを共有できる点です。
カレンダー機能を使えば、全員の予定を一目で確認することができ、会議やタスクの調整がスムーズに進みます。特に、参加者全員が空いている時間を自動的に提案する機能が便利です。
次に、掲示板やファイル共有機能を備えているため、情報共有を効率化できます。プロジェクトの進捗状況を一元管理することで、スケジュールの遅れを未然に防ぐことが可能です。
また、通知機能を活用すれば、重要な日程を見逃す心配もありません。
さらに、Zoho Connectはモバイルアプリにも対応しており、外出先からでも利用可能です。これにより、リモートワーク中でも円滑な日程調整が実現します。
公式サイト：https://www.zoho.com/jp/connect/
画像出典：https://corporate.rakumo.com/
日程調整タイプのスケジュール共有ツール2つ目は、rakumoカレンダーです。このツールは、Googleカレンダーと連携しやすく設計されており、利便性が高い点が魅力です。
まず、rakumoカレンダーの特徴は、Google Workspaceを活用している企業との相性が抜群である点です。たとえば、Googleカレンダーとシームレスに連携することで、社員全員の予定を一目で確認することができます。
他のGoogleサービスとの連動もスムーズに行えるため、業務効率が向上します。
また、rakumoカレンダーは、管理者向け機能が充実しています。たとえば、特定のメンバーの予定を一括で確認したり、部署ごとのスケジュールを分かりやすく表示したりする機能があります。
さらに、通知やリマインド機能も豊富で、重要な予定を忘れるリスクが軽減されます。これにより、日程調整のトラブルを未然に防ぐことができます。
rakumoカレンダーは、Google Workspaceを導入している企業にとって、スケジュール共有を効率化する強力なツールと言えるでしょう。
公式サイト：https://rakumo.com/
画像出典：https://www.acall.inc/presskit/
日程調整タイプのスケジュール共有ツール3つ目は、Acallです。このツールは、導入企業7,000社以上の実績があり、特に訪問者管理や会議室予約に強みを持つスケジュール共有ツールです。
まず、Acallの特徴として、訪問者のスケジュールを簡単に管理できる点が挙げられます。
たとえば、商談や打ち合わせの来客予定を事前に登録し、リマインド機能を使って関係者全員に通知を送ることが可能なため、来客の時間調整がスムーズに行えます。
次に、Acallは会議室の予約機能も優れています。利用可能な会議室を瞬時に確認し、その場で予約することができるため、無駄な時間を削減できます。
さらに、Acallは操作がシンプルで直感的なため、ITに不慣れな方でも簡単に使いこなせます。
公式サイト：https://www.acall.inc/
日程調整タイプのスケジュール共有ツール4つ目は、Spirです。このツールは、シンプルな操作性と効率的な日程調整機能が特徴です。
まず、Spirの強みは、直感的なインターフェースにあります。初めて使う方でも簡単に操作でき、スケジュールの登録や変更をスムーズに行えます。
たとえば、日程調整の候補日を入力するだけで、参加者の空き状況を確認し、最適な日時を提案する機能があります。
また、Spirは通知機能が充実しており、予定の変更や追加がリアルタイムで共有されます。これにより、情報の行き違いや確認漏れを防ぐことができます。
リマインダー設定も可能なため、重要な予定を忘れる心配がありません。
さらに、Spirはクラウドベースで動作するため、どこからでもアクセスが可能です。これにより、リモートワーク中でも円滑にスケジュール共有を行えます。
Spirは、簡単に操作できる上に、効率的な日程調整を可能にするツールとして、多くの企業に支持されています。
公式サイト：https://www.spirinc.com/
工程管理タイプのスケジュール共有ツールは、以下の4つです。
それぞれのツールを比較した表が以下になります。
| ツール名 | 費用 | 公式サイトURL |
| TeamOn | 【ビジネスプラン】（一部抜粋） ・ビジネス5：9800円/年 ・ビジネス20：3,0000円/年 ・ビジネス50：7,0000円/年 ※価格は年額払いの場合 ※上記以外のプランは以下のURL参照 （https://guide.teamoncloud.com/archives/632） | https://teamoncloud.com/ja/ |
| Backlog | ・スターター：2,970円/月 ・スタンダード：17,600円/月 ・プレミアム：29,700円/月 ・プラチナ：82,500円/月 | https://backlog.com/ja/ |
| CrowdLog | ・ベーシックプラン：お問い合わせ ・プレミアムプラン：お問い合わせ | https://www.crowdlog.jp/ |
| Stock | 【ビジネスプラン】 ・フリープラン：無料 ・ビジネス5：2,500円（税抜） ・ビジネス10：5,000円（税抜） ・ビジネス20：10,000円（税抜） ・ビジネス30：15,000円（税抜） 【エンタープライズプラン】 ・フリープラン：無料 ・エンタープライズ5：5,000円（税抜） ・エンタープライズ10：10,000円（税抜） ・エンタープライズ20：20,000円（税抜） ・エンタープライズ30：30,000円（税抜） | https://www.stock-inc.co.jp/ |
※表の内容は、価格改定などで変更される場合があります。詳細は確認は各社ホームページ等でご確認ください。
画像出典：https://teamoncloud.com/ja/
工程管理タイプのスケジュール共有ツール1つ目は、TeamOnです。このツールは、多言語とマルチデバイスに対応したツールで、複数のプロジェクトを一元管理する機能が充実していることで知られています。
まず、TeamOnの特徴は、シンプルな操作性と視覚的にわかりやすい画面設計です。プロジェクトごとに進捗状況や予定を色分け表示することで、チーム全員が状況を一目で把握できます。
次に、リアルタイムでスケジュール共有が可能な点も大きな魅力です。たとえば、変更が加えられた場合、すぐに全員の画面に反映されるため、情報伝達の遅れを防ぐことができます。
さらに、TeamOnはクラウドベースのツールであり、場所を選ばずにアクセスできます。リモートワーク中でも全員が同じ情報を共有できるため、効率的なチーム運営が可能になるでしょう。
公式サイト：https://teamoncloud.com/ja/
工程管理タイプのスケジュール共有ツール2つ目は、Backlogです。このツールは、直感的な操作性と親しみやすいデザインで、タスク管理とスケジュール共有を統合した便利な機能が搭載されているツールです。
まず、Backlogの特徴は、タスク管理とスケジュール共有を一体化している点です。プロジェクトごとのタスクを可視化し、それぞれの進捗を簡単に確認できます。
また、Backlogはチーム内のコミュニケーションを強化する機能を持っています。コメント機能や通知機能を通じて、タスクに関連する情報をスムーズに共有できます。
複数の外部サービスと連携可能である点もBacklogの魅力です。たとえば、GoogleカレンダーやSlackと連動することで、さらに便利に活用できます。
これらのことから、Backlogはタスクとスケジュールを一元管理したい企業に最適なツールと言えるでしょう。
公式サイト：https://backlog.com/ja/
画像出典：https://www.crowdlog.jp/blog/131157/
工程管理タイプのスケジュール共有ツール3つ目は、CrowdLogです。このツールは、プロジェクトに合わせたUI設定で初心者でも分かりやすく、プロジェクトの工数管理を得意としているツールです。
CrowdLogは、工数を正確に記録し、効率的に管理できる点もおすすめできるポイントです。プロジェクトごとの作業時間を詳細に記録し、チーム全体の負荷を可視化します。
たとえば、特定のタスクにどれだけの時間がかかっているかを分析することで、無駄を減らす施策が立てられます。
次に、スケジュール共有機能が充実している点も魅力です。各メンバーの予定を一目で確認できるカレンダー機能を搭載しており、スムーズな日程調整をサポートします。
進捗状況をリアルタイムで共有できるため、チーム全体での連携が向上します。
CrowdLogは操作が直感的で、デジタルツールに不慣れな人でも簡単に使いこなせます。この点は、中小企業やスタートアップ企業での導入を簡単にする要素となるでしょう。
公式サイト：https://www.crowdlog.jp/
画像出典：https://www.stock-inc.co.jp/
工程管理タイプのスケジュール共有ツール4つ目は、Stockです。このツールは、情報管理をとにかくシンプルに設計し、スケジュール管理を一元化できる点が特徴です。
まず、Stockの最大の利点は、情報共有とスケジュール管理を簡単に行えることです。たとえば、プロジェクトごとのメモやファイルを1箇所に集約し、スケジュールと関連付けることで、情報の漏れやツール間の行き来を防ぐことができ、結果として業務を効率的に行えるでしょう。
他にも、Stockは検索機能が優れており、必要な情報を瞬時に見つけられる点が魅力です。これにより、過去のスケジュールやタスクの詳細をすばやく確認でき、業務効率が向上します。
Stockはシンプルな設計で、初めて使う人でも簡単に操作できます。導入のハードルが低いため、小規模なチームやスタートアップ企業にも適しています。
公式サイト：https://www.stock-inc.co.jp/
ここまで、ビジネスで役立つスケジュール共有ツールを12選紹介しました。タイプ別に紹介しているため、あなたのビジネスシーンで役に立つツールがきっと見つかるでしょう。次項では、スケジュール共有ツールを活用する際の注意点を3つ紹介します。
スケジュール共有ツールを活用する際の注意点は、以下の3つです。
1つずつ解説します。
スケジュール共有ツールを活用する際の注意点1つ目は、定期的にデータを見直すことです。
ツールに登録されたスケジュールやタスクが古い情報のままでは、誤解や業務の遅延を引き起こす可能性があります。
スケジュール共有ツールは多くの情報を一括で管理できる利便性がある一方で、登録情報の更新を怠ると混乱を招きかねません。たとえば、キャンセルになった会議や、変更された締め切りがそのまま残っていると、関係者が誤った行動を取る原因になります。
また、定期的な見直しを習慣化することで、正確な情報共有を実現できます。
そのため、週に1回チーム全員でスケジュールを確認する時間を設けると、漏れや重複を未然に防ぎやすくなります。また、この作業を通じて、タスクの優先順位を再確認することもできます。
見直しを行う際には、重要な予定にリマインダーを設定することをおすすめします。これにより、大事な日程を忘れるリスクが減り、効率的な業務遂行が期待できるでしょう。
スケジュール共有ツールを活用する際の注意点2つ目は、同期エラーに注意することです。ツール間の同期が正常に行われないと、予定が正確に反映されず、業務に支障をきたす可能性があります。
まず、同期エラーが発生すると、最新のスケジュールが反映されない場合があります。たとえば、パソコンで変更した予定がスマートフォンに反映されないケースでは、重要な予定を見落とす原因になることがあるので注意が必要です。
次に、同期エラーを防ぐためには、ツールの設定を確認することが必須です。自動同期の頻度を調整したり、インターネット接続環境を見直すことで、エラー発生率を低減できます。
定期的にツールを最新バージョンにアップデートすることも有効です。
スケジュール共有ツールを活用する際の注意点3つ目は、セキュリティ対策を万全にすることです。ビジネスの重要な情報が含まれるスケジュールデータは、適切に保護しなければなりません。
まず、スケジュール共有ツールは多くの関係者がアクセスするため、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。たとえば、セキュリティ性の弱いパスワードを使用している場合、外部からの不正アクセスを受ける可能性が高まります。
次に、セキュリティを強化するためには、複数の対策を講じることが重要です。たとえば、二段階認証を設定することで、アカウントの不正利用を防ぐことができます。
また、アクセス権限を適切に設定し、必要以上の情報が共有されないようにすることも大切です。
さらに、セキュリティソフトやファイアウォール（ネットワーク間の通信を監視し、不正アクセスや未許可通信を防ぐセキュリティシステム）を活用することで、外部からの攻撃を防ぐことが可能です。
社内でセキュリティ教育を行い、全員が適切な情報管理を意識することもセキュリティ対策を万全にする方法となるでしょう。
本記事では、スケジュール共有ツールの重要性や選び方、具体的なおすすめツールを詳しく紹介しました。
直感的で使いやすい操作性や他のツールとの連携性、コストパフォーマンスの良さ、充実したサポート体制、そしてセキュリティ対策の万全さを重視することが、最適なツール選びのポイントとなります。
また、グループウェアタイプ、日程調整タイプ、工程管理タイプという3つのカテゴリーに分け、それぞれの特長を活かしたツールを12種類紹介しました。あなたのビジネスで役立つツールがきっとあるはずです。
スケジュール共有ツールの導入を検討している方は、今回紹介した選び方や注意点を参考に、チームやビジネスに最適なツールを選んでください。
業務管理を効率化することで、さらに高い生産性を実現できるでしょう。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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