2025年01月13日
「毎日やることが多すぎて、何から手をつければいいのかわからない」「締め切りや重要なタスクをうっかり忘れてしまう」こうしたスケジュール管理の悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
忙しい業務の中で、効率よくタスクを管理することは簡単ではありませんが、正しいスケジュール管理術を身につけることで、こうした悩みは解消できます。
スケジュール管理のポイントは、業務を効率化し、タスク漏れを防ぐことにより、生産性を高めることにあります。
そこでこの記事では、すぐに実践できるスケジュール管理のコツやおすすめアプリをご紹介します。本記事を読み終えた時には、日々のタスクが見やすくなり、仕事の質を高めながら、無駄な時間を減らすことができるでしょう。
スケジュール管理の目的は、以下の3つです。
1つずつ解説します。
スケジュール管理の目的1つ目は、「業務効率・質の向上」です。
効率的なスケジュール管理を行うことで、1日の作業内容が明確になり、優先度の高いタスクから順に進めることが可能になります。
たとえば、朝の時間に集中力を要する作業を配置し、午後にはルーチン業務を行うように計画することで、1日の作業をスムーズに進めることができます。
また、計画を立てることで作業に必要な時間やリソースが把握でき、無駄な作業を減らすことができ、業務の質も自然と高まります。
たとえば、資料作成をする場合でも、事前に必要なデータを準備しておくことで、作業中に手が止まることが少なくなります。
さらに、スケジュールを管理することで、自分だけでなく、チーム全体の業務効率も向上させることが可能です。共通のカレンダーを活用して進捗を共有すれば、他のメンバーがどの業務を行っているかが把握でき、無駄な確認作業や連絡の手間が減ります。
このように、スケジュール管理は効率的な働き方を支える重要な役割を果たしていると言えます。
スケジュール管理の目的2つ目は、「タスク漏れの防止」です。
日々の業務では、複数のタスクを同時に抱えることが多く、締め切りや進行状況を把握していないと、重要なタスクを忘れてしまう可能性があります。
しかし、スケジュール管理をしっかり行うことで、漏れを防ぎ、確実に仕事を進めることが可能です。
たとえば、カレンダーやチェックリストを使い、各タスクに期限を設定すれば、いつまでに何を行うべきかが一目でわかります。特にリマインダー機能を活用すると、忘れがちなタスクも事前に通知され、対応漏れを未然に防ぐことができます。
さらに、スケジュールを可視化することで、タスクの進捗状況を確認できるため、優先順位を見直しやすくなります。たとえば、締め切りが迫っているタスクを上位に設定することで、重要な業務が後回しになるのを防ぐことが可能です。
これにより、余裕を持って業務を進められ、精神的な負担も軽減されます。
タスク漏れは、個人の信頼性やチーム全体の成果に直結するため、スケジュール管理を徹底することが非常に重要であると言えます。
スケジュール管理の目的3つ目は、「生産性の向上」です。
業務を効率よく進めるためには、時間を最大限に活用することが欠かせません。スケジュールをきちんと管理することで、無駄な作業や重複を避け、限られた時間内でより多くの成果を出すことが可能になります。
たとえば、朝の時間帯に重要なタスクを集中してこなすよう計画することで、生産性を高めることができます。
また、作業時間を細かく区切り、一定時間ごとに休憩を挟むことで、集中力を保ちながら効率的に作業を進めることができます。
さらに、スケジュールを共有することで、チーム全体の生産性を向上させることも可能です。各メンバーが互いの進捗状況を把握できれば、業務の重複や無駄な確認作業を削減できます。
プロジェクト管理ツールを活用してタスクを割り振ることで、メンバー全員が自分の役割を明確に理解し、それぞれの作業に集中できる環境を作れます。
このように、スケジュール管理は、個人やチーム全体の生産性を高め、仕事の効率化に貢献する重要な要素と言えます。
スケジュール管理のコツをさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
ここまで、スケジュール管理の目的について解説してきました。次項では、業務効率化を向上させるスケジュール管理術を5つ紹介します。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術は、以下の5つです。
1つずつ紹介します。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術1つ目は、「タスクの優先順位を設定する」ことです。
仕事を進める上で、何から手をつけるべきか迷ってしまうことも多いことでしょう。優先順位を設定すれば、重要なタスクを後回しにするミスを防ぎ、限られた時間を最大限活用することが可能です。
たとえば、締め切りが近い資料作成を優先的に進め、その後に他のタスクを行うよう計画すれば、無駄なく効率的に仕事を進められます。
また、「重要度」と「緊急度」でタスクを分類すると、さらに効果的です。重要度が高く緊急性のある仕事を最優先にし、重要度が低く緊急性の低いタスクは後回しにします。
この方法を取り入れることで、やるべきことが明確になり、ストレスなく業務を進められます。
さらに、優先順位を共有することで、チーム全体の作業もスムーズになります。プロジェクトの進行状況をチームで話し合い、各メンバーのタスクを調整することで、全員が無駄なく作業できる環境を作れます。
このように、優先順位を設定することは業務効率化の基本と言えるでしょう。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術2つ目は、「デイリープランニングを行う」ことです。デイリープランニングとは、1日の計画を具体的に立てて、その日行うべきタスクや予定を明確にすることを指します。
1日の計画を立てることで、何をどの順番で進めるべきかが明確になり、スムーズな業務遂行が可能になります。
たとえば、朝の時間帯には集中力が必要なタスクを配置し、午後にはルーチン業務や軽めの作業を行うといったスケジュールを組むことで、生産性が向上します。
デイリープランニングは、前日の終業時に行うのが効果的です。翌日のタスクを事前にリストアップし、時間配分を考えることで、無駄な時間を削減できます。
さらに、タスクごとに時間の目安を設定すれば、スケジュール通りに進めやすくなります。
また、デイリープランをチームで共有することも重要です。共通のカレンダーやタスクリストを活用すれば、メンバー同士の作業状況が分かりやすくなり、無駄な連絡や確認を減らすことができます。
このように、デイリープランニングは業務効率を高めるだけでなく、全体の連携力を強化する効果も期待できます。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術3つ目は、「定期的に振り返りをする」ことです。
振り返りを行うことで、自分のスケジュール管理の課題や改善点を把握でき、より効率的な働き方を目指せます。1週間に一度、自分の計画と実際の進行を比較し、時間の使い方に無駄がなかったかを確認すると良いでしょう。
振り返りの際には、達成できたタスクと未完了のタスクを明確にし、それぞれの原因を分析します。
たとえば、未完了のタスクが多い場合、計画が非現実的であった可能性があります。
このような点を修正すれば、次回からより現実的なスケジュールを立てられるようになります。さらに、チーム全体で振り返りを行うことも効果的です。週末に進捗会議を行い、メンバー同士で課題や改善案を共有することで、チーム全体の業務効率を向上させられます。
振り返りは、業務効率化のための成長機会と言えるでしょう。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術4つ目は、「スケジュールを他のメンバーに共有する」ことです。
スケジュールを共有することで、チーム全体の作業状況が把握しやすくなり、無駄な作業や重複を避けることができます。
たとえば、プロジェクトのタスクを共有することで、各メンバーがどの部分を担当しているかが明確になり、効率的に作業を進められます。
また、共有によって、他のメンバーの進捗に応じたスケジュール調整が可能になります。
たとえば、あるメンバーのタスクが遅れている場合、優先順位を見直したり、サポートを提案したりすることで、全体の遅延を防ぐことができます。
さらに、スケジュールの共有は、メンバー間のコミュニケーションを円滑にする効果もあります。共通のカレンダーやタスクリストを活用し、リアルタイムでスケジュールを更新することで、連絡不足やミスを防げます。
このように、スケジュールを共有することで、チーム全体の業務効率が向上します。
業務効率化を向上させるスケジュール管理術5つ目は、「スケジュール管理アプリを活用する」ことです。
スケジュール管理アプリを使うことで、タスクやスケジュールを視覚的に見やすく管理できます。
たとえば、GoogleカレンダーやTrelloを利用すれば、リマインダー機能やタスクの優先順位設定が簡単にでき、計画的に業務を進められます。
また、アプリを活用すれば、スケジュールの変更や調整も迅速に行えます。会議の日時が変更になった場合でも、アプリ上で即座に修正し、通知を送ることで、関係者全員に素早く情報を共有できます。
さらに、クラウド対応のアプリを利用すれば、スマートフォンやパソコンからどこでもスケジュールを確認でき、リモートワークにも対応可能です。このように、スケジュール管理アプリを活用することで、効率的で柔軟なスケジュール管理が実現します。
ここまで、業務効率化を向上させるスケジュール管理術を5つ紹介しました。この知識を把握した上で、次項では、業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリを8つ厳選して紹介します。
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリは、以下の8つです。
それぞれの料金、公式サイトをまとめた表が以下の表です。
| アプリ名 | 料金 | 公式サイト |
| サポスケ | 初期費用＋月額費用 | https://saposuke.jp/ |
| Asana | Personal：0円/月 Starter：1200円/月 Advanced：2700円/月 Enterprise：要問い合わせ Enterprise+：要問い合わせ ※価格は1ユーザーあたり ※価格は年間払いの場合 | https://asana.com/ja |
| LINE WORKS | ・フリー：0円 ・スタンダード：450円/月 ・アドバンスト：800円/月 ※価格は1ユーザーあたり ※価格は年間契約の場合 | https://line-works.com |
| Time Tree | ・基本無料 ・TimeTreeプレミアム：3000円/年 ※価格は年間払いの場合 | https://timetreeapp.com/intl/ja |
| Microsoft To Do | ・無料 | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app |
| desknet’s NEO | 【クラウド版】 ・ライト：600円/月 ・スタンダード：800円/月 ・プレミアム：1,000円/月 ・チャットプラス：760円/月 ※価格は1ユーザーあたり | https://www.desknets.com/ |
| Notion | ・フリー：0円 ・プラス：1650円/月 ・ビジネス：2500円/月 ・エンタープライズ：要問い合わせ ※価格は1ユーザーあたり ※価格は年間払いの場合 | https://www.notion.so/ja |
| Googleカレンダー | 【Google Workspace】 ・Business Starter：680円/月 ・Business Standard：1360円/月 ・Business Plus：2040円/月 ・Enterprise：要問い合わせ ※価格は1ユーザーあたり ※価格は１年契約の場合 | https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/ |
それぞれ解説します。
画像引用：https://saposuke.jp/
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ1つ目は、「サポスケ」です。
サポスケは、現場でのスケジュール管理に特化したツールです。サポスケの主な強みは、シンプルな操作性と高いカスタマイズ性にあります。
サポスケでは、シンプルで直感的な操作が可能なツールです。無駄な機能を省くことで、本当に必要な機能だけを搭載しています。
また、エクセルやホワイトボードのように自由にレイアウトを調整しやすいことも特徴で、企業ごとのニーズに応じたスケジュール表示が可能です。
そのため、「独自のフォーマットを再現できるか不安」といった不安を持つ企業におすすめです。カスタマイズ性に優れたサポスケが、こだわりをそのまま形にすることができます。
公式サイト：https://saposuke.jp/
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ2つ目は、「Asana」です。
Asanaは、タスクとプロジェクトの管理に特化したアプリで、特にチームでの使用に適しています。シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性により、さまざまな業種やプロジェクトに対応可能です。
このアプリの魅力は、タスクを細かく分割し、進捗状況を視覚的に把握できる点です。
たとえば、ガントチャート機能を使えば、各タスクの進行状況が一目で分かり、計画的なスケジュール管理が可能となります。
また、担当者を明確に設定できるため、役割分担がスムーズになり、チーム内の連携が強化されます。Asanaは通知機能が充実しており、締め切りが近づくとリマインダーで知らせてくれるため、タスク漏れの心配がありません。
公式サイト：https://asana.com/ja
画像引用：https://line-works.com/guidelines/
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ3つ目は、「LINE WORKS」です。
LINE WORKSは、LINEの使いやすさをビジネス向けにアレンジしたアプリで、コミュニケーションとスケジュール管理を一体化して提供しています。
このアプリの特徴は、チャット感覚でスケジュールを共有できる点です。
たとえば、プロジェクトメンバー全員がリアルタイムで予定を確認し、必要に応じてその場で調整することができます。
さらに、LINE WORKSでは、タスクごとにメモやファイルを添付する機能があり、業務に必要な情報を一元管理できます。この機能を活用すれば、会議やタスクの詳細を簡単に共有でき、無駄なやり取りを減らせます。
また、スケジュールに関する通知機能が充実しているため、大事な予定を忘れる心配がありません。
スマートフォンやパソコンなど、さまざまなデバイスで利用できる点もLINE WORKSの魅力です。特にリモートワークの環境下では、どこからでもアクセスできる便利さが業務効率化に役立ちます。
公式サイト：https://line-works.com/
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ4つ目は、「Time Tree」です。
Time Treeは、カレンダーを共有することで、個人だけでなくチーム全体のスケジュールを簡単に管理できるアプリです。
このアプリの最大の特徴は、共有カレンダーを使ったスケジュール管理です。たとえば、プロジェクトメンバー全員が1つのカレンダーを共有することで、各自の予定が一目で分かり、無駄な確認作業を減らすことができます。
また、コメント機能を使えば、予定に関する詳細な情報を共有することも可能です。Time Treeは通知機能が充実しており、重要な予定を見逃すことなく管理できます。
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
画像引用：https://apps.microsoft.com/detail/9nblggh5r558?rtc=2&activetab=pivot%3Aoverviewtab&hl=ja-jp&gl=JP
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ5つ目は、「Microsoft To Do」です。
Microsoft To Doは、シンプルなタスク管理に特化したアプリで、個人のスケジュール管理に非常に便利です。このアプリでは、タスクごとにリマインダーを設定できるため、締め切りを忘れる心配がありません。
たとえば、「会議資料を作成する」というタスクを登録し、期限を設定しておくことで、時間が近づくと通知が届きます。
また、タスクリストを毎日確認できる機能があるため、1日の始まりにやるべきことを把握するのに役立ちます。重要なタスクをリストの上部に配置することで、優先順位を明確にできます。
この仕組みによって、無駄な作業を減らし、効率的に業務を進めることが可能です。
さらに、Microsoft製品との連携がスムーズで、OutlookやTeamsと統合して使用することで、メールや会議予定とタスクを一元管理できます。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
画像引用：https://www.desknets.com/
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ6つ目は、「desknet’s NEO」です。
desknet’s NEOは、使いやすさと多機能を両立したグループウェアで、スケジュール管理機能が優れています。
カレンダー表示を通じて、各メンバーの予定を細かく確認できるため、プロジェクトにおいて重要なタスクの進行状況やリソースの割り振りを管理するのに役立ちます。会議の調整やリマインダー設定も簡単に行えるため、時間を無駄にすることなくスケジュール管理が可能です。
さらに、desknet’s NEOはワークフロー機能やToDoリスト機能も搭載しているため、タスク管理が効率的に行えます。
たとえば、プロジェクトの各ステージでの進行状況をリアルタイムで確認し、必要に応じて追加のタスクを割り当てることができるので、管理者にとっても便利です。
また、操作性がシンプルで分かりやすいため、ツールに慣れていないメンバーでもすぐに使いこなせる点も魅力です。
公式サイト：https://www.desknets.com/
画像引用：https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ7つ目は、「Notion」です。
Notionは、タスク管理だけでなく、メモやドキュメント作成も行える多機能なアプリです。Notionは、カスタマイズ性の高さが特徴で、個人のスタイルやチームのニーズに合わせてスケジュール管理を設計することが可能です。
Notionでは、カレンダー形式やリスト形式でタスクを管理でき、プロジェクトごとに進捗を把握することができます。
また、チームで使えば、各メンバーのタスクの進行状況をリアルタイムで共有できるため、業務の効率化に繋がります。
さらに、テンプレート機能が充実しており、日報や会議議事録の作成も簡単に行えます。これにより、業務全体を効率的に進める環境を構築できます。
公式サイト：https://www.notion.so/ja
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリ8つ目は、「Googleカレンダー」です。
Googleカレンダーは、直感的な操作性と便利な共有機能で広く使われているアプリです。このアプリの特徴は、個人の予定管理だけでなく、チーム全体のスケジュールも一元管理できる点です。
たとえば、会議やイベントの予定をGoogleカレンダーに入力し、チームメンバーと共有することで、予定の重複を防ぎ、調整がスムーズに行えます。
また、リマインダー機能を活用すれば、重要なタスクを忘れる心配がなく、予定通りに業務を進めることができます。
さらに、GoogleカレンダーはGmailやGoogle Meetと連携しており、メールで受け取った予定を簡単にカレンダーに追加することが可能です。
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
ここまで、業務効率化が期待できるスケジュール管理アプリを8つ厳選して紹介しました。次項では、本章で紹介していないスケジュール管理アプリ以外の役立つアイテムを紹介します。
スケジュール管理アプリ以外の役立つアイテムを2つ紹介します。
それぞれ紹介します。
スケジュール管理アプリ以外の役立つアイテム1つ目は、「Excel」です。
Excelは、柔軟なレイアウトと計算機能を持ち、さまざまな用途に対応できる便利なツールです。特にスケジュール管理においては、個人やチームのニーズに合わせたカスタマイズが可能で、使い方次第で非常に効果的なアイテムとなります。
1週間や1か月単位でスケジュールを管理する場合、Excelでテンプレートを作成すれば、視覚的に予定を把握しやすくなります。行と列を活用して「日付」「タスク」「締め切り」などを入力すれば、一目でその日のやるべきことを確認できます。
エクセルのわかりやすいテンプレートはこちら
また、進捗状況を色分けすることで、完了したタスクや遅れているタスクをすぐに見つけられるため、計画の見直しが容易になります。
さらに、Excelの特徴は、自動計算機能を活用して工数や作業時間を算出できる点です。タスクごとの所要時間を入力することで、1日の総作業時間を簡単に計算でき、業務効率を高める計画が立てられます。
特に、デジタルツールが苦手な方やカスタマイズ性を重視する場合、Excelはシンプルながら強力なスケジュール管理ツールと言えます。
また、他のツールとの連携が簡単であるため、アプリと併用することでさらに効果的なスケジュール管理が可能です。
エクセルのスケジュール管理表についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
スケジュール管理表の作り方を知りたい方はこちら
スケジュール管理に便利なテンプレートを探している方はこちら
スケジュール管理アプリ以外の役立つアイテム2つ目は、「手帳」です。
手帳は、アナログな方法でスケジュール管理を行いたい方にとって欠かせないツールです。紙に書くことで記憶に残りやすくなる効果があり、タスクの優先順位を考えながら計画を立てる際にも便利です。
1日のスケジュールを朝のうちに手帳に書き出すことで、やるべきことが明確になり、計画的に仕事を進められます。
また、手帳は持ち運びが簡単なため、外出先や会議中でもすぐに予定を確認したり、メモを取ったりすることが可能です。特に、細かいタスクやメモを即座に記録できる点は、手帳ならではの利便性と言えます。
さらに、週間や月間の見開きページを活用すれば、長期的な予定を俯瞰することもできます。
たとえば、プロジェクトの進行スケジュールを手帳に記入することで、締め切りや重要なイベントを見落とさずに済みます。
手書きすることで、自分だけのオリジナルなスケジュール管理ツールを作れる点も手帳の魅力です。
また、アプリに慣れていない方や、画面を見る時間を減らしたいと考えている方には特におすすめです。このように、手帳はシンプルでありながら、スケジュール管理において多くのメリットを提供してくれるアイテムと言えるでしょう。
また、以下の記事で手帳とスマホでのスケジュール管理の比較をしています。それぞれにおすすめな人の特徴やおすすめのスケジュール管理方法について紹介しています。興味のある方はぜひご覧ください。
手帳とスマホのスケジュール管理を比較したい方はこちら
本記事では、スケジュール管理の目的や効率化を図るための具体的な管理術5つ、さらにおすすめのアプリや役立つアイテムについて詳しく解説しました。
スケジュール管理というのは、業務効率や質の向上、タスク漏れの防止、生産性の向上に直結する重要なスキルです。本記事で紹介した「タスクの優先順位設定」や「デイリープランニング」などの方法を取り入れることで、より計画的に業務を進められるようになります。
また、サポスケやAsana、手帳など、それぞれの特徴に応じたツールやアイテムを活用することで、スケジュール管理の精度をさらに高めることができます。自分に合ったツールやアイテムを選び、無理なく続けることが成功の鍵です。
これからスケジュール管理を始めたい方や、現在の管理方法を見直したいと考えている方は、ぜひ本記事を参考に、効率的で無駄のないスケジュール管理を実現してください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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