2025年01月10日
社会人にとって、日々の業務を効率的に進めるためには、スケジュール管理が欠かせません。実はスケジュール管理が得意な人と苦手な人には、仕事の進め方やタスクの扱い方に大きな違いがあるのをご存知でしたか？
得意な人は、タスクの優先順位をつけ、目標に向かって計画的に行動する一方、苦手な人は予定変更への対応が難しく、タスクの把握も大まかになりがちです。
本記事では、スケジュール管理が得意な社会人の特徴や、苦手な人が改善に役立てられる具体的なコツについて紹介します。
さらに、社会人に役立つおすすめのスケジュール管理アプリもピックアップし、日程調整や工程管理、チームでの共有がしやすいツールを詳しく解説します。ぜひ最後までご覧ください。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴は以下の5つです。
1つずつ解説します。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴1つ目は、タスクの優先順位が明確であることです。
具体的には、重要なタスクから取り掛かるように計画を立て、重要度や緊急度に応じた優先順位を常に意識しています。これにより、効率的なスケジュール管理が可能になり、余計な時間や手間をかけずに仕事を進めることができています。
例えば、上司から複数の依頼があった場合、スケジュール管理能力の高い人は、すべてを同時に進めようとはせず、まずは「期限が早いタスク」や「他の人の作業に影響が出るタスク」を優先するように心がけています。
こうした優先順位付けにより、限られた時間を有効に使い、質の高い仕事ができるようになります。
さらに、優先順位がはっきりしていると、万が一の予定変更や急な仕事が入っても柔軟に対応できます。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴2つ目は、計画的に行動する習慣があることです。
計画的な行動は、日々のスケジュールを意識しながら進める力にもつながります。
例えば、月曜日にはその週にやるべき仕事を全てリスト化し、日ごとに分割して進めるといった方法があります。途中で急ぎの仕事が入っても、予定を柔軟に調整することが可能となるのです。
また、計画を立てる際には「今週中に完了するタスク」「来月中に取り組むべきタスク」などと中長期的な視点も取り入れると、目標に向けてスムーズに進むことができます。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴3つ目は、自分の時間の使い方に意識的であることです。
1日24時間という限られた時間を有効に活用するため、「何にどのくらいの時間をかけるべきか」を意識し、無駄をできる限り減らすよう工夫しています。
例えば、通勤時間や待ち時間に読書をしたり、タスクの準備を進めたりすることで、隙間時間も有効に使うことができます。時間の意識を持つことで、無駄な時間をなくすだけでなく、集中力も高めることが可能です。
また、事前に1日のスケジュールを確認し、予定に沿って行動することで「この時間にはこれを終わらせる」といったメリハリのある行動が可能になります。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴4つ目は、目標とタスクを関連付けていることです。
自分の目標と日々のタスクをしっかり関連付けている点も特徴です。例えば、1年後にプロジェクトを担う立ち位置になるという目標がある場合、目標達成に向けて必要なスキルを学ぶタスクをスケジュールに組み込みます。
このように目標を明確にし、それに基づいたタスクを計画することで、ただの「やることリスト」ではなく、成長につながるスケジュールを組むことができます。この関連付けによって、日々の行動が大きな目標達成へと繋がっていくため、より意欲的に仕事に取り組むことができます。
また、目標を意識することで自分にとって重要なタスクが明確になり、結果的に優先順位を見極めやすくなるというメリットもあります。
スケジュール管理が得意な社会人の特徴5つ目は、アプリやツールを上手に活用していることです。
GoogleカレンダーやTodoist、スマホのリマインダー機能などを駆使し、日々のタスク管理やリマインドを効率化することが一般的です。こうしたアプリを利用することで、タスクの進捗を可視化しやすくなり、進行状況に応じた調整もスムーズに行えます。
さらに、アプリには締め切りの通知や目標達成に向けた進捗が自動的に表示される機能が備わっているものもあり、無理なく計画的にタスクを進めることができます。
また、紙の手帳を併用することで、手書きの記録も加えながら進捗を管理する人も増えています。紙で文字を書くことにより、記憶に残りやすくなるといった研究もあるため、手を動かして書くことも効果的です。
以上、スケジュール管理が得意な社会人の特徴でした。周りにいるスケジュール管理が上手い人に当てはまっている特徴もあったのではないでしょうか？次項では、スケジュール管理が苦手な社会人の特徴を紹介します。
スケジュール管理が苦手な社会人の特徴は以下の5つです。
それぞれ解説します。
スケジュール管理が苦手な社会人の特徴1つ目は、時間の見積もりが甘いことです。
これは、あるタスクにどのくらいの時間がかかるかを正確に予測できず、その結果として予定全体が崩れてしまう状況を指します。時間の見積もりが適切でないと、他のタスクに割くべき時間がなくなったり、締め切りに間に合わなかったりといった問題が発生しやすくなります。
例えば、会議資料の作成に1時間かかると見積もってスケジュールを立てたものの、実際には2時間以上かかってしまい、次のタスクに取りかかる時間が遅れるケースがよくあります。このようなミスは、特にタスクが複雑である場合や、細かい準備が必要な作業で起こりやすいです。
時間の見積もりが甘い人は、タスクを進める際に「これくらいで終わるだろう」といった漠然とした予測で予定を組みがちです。その結果、タスクが遅延したり、優先順位を見直す必要が生じて、全体のスケジュールが崩れることになります。
この問題を解決するには、まず自分が過去に行った同じようなタスクの実績時間を記録することが有効です。例えば、過去に資料作成に2時間かかった経験があれば、次回も同じタスクには2時間以上を確保するよう心がけると良いでしょう。
スケジュール管理が苦手な社会人に見られる特徴の2つ目は、目標と日々のタスクを関連付けていないことです。
「将来プロジェクトを任せられるリーダーになりたい」という大きな目標があっても、そのために必要なスキルや経験を身につけるための具体的なタスクをスケジュールに組み込んでいないと、日々の業務がただの作業になりがちです。
目標とタスクを結びつけないと、仕事を進める中で「何のためにやっているのか」が曖昧になり、モチベーションも下がりやすくなります。
書類整理やデータ入力のタスクをただ「やるべきこと」としてリストに並べるだけでは、全体的な成長には結びつきません。反対に、目標を見据えながらスケジュールを組むことで、どのタスクがより重要かが明確になり、効率的に時間を使うことができるでしょう。
このように、目標とタスクを関連付けることが、効果的なスケジュール管理の第一歩と言えます。
スケジュール管理が苦手な社会人に見られる特徴の3つ目は、予定の変更に対して柔軟に対応できないことです。
仕事を進めていると、急な会議や新しい依頼など、計画通りに進まない事態は少なくありません。
しかし、予定が崩れた際に適切に対応できないと、他のタスクも遅れがちになり、全体の進行に支障をきたすことが多くなります。
例えば、あるタスクに集中している最中に急な依頼が入った場合、計画を見直して新たに優先順位を決め直す必要がありますが、柔軟に対応できない人は「どうしたら良いかわからない」と悩んでしまうことが多いです。
その結果、時間に余裕がなくなり、焦りから作業ミスが増えたり、重要なタスクを見落としたりするリスクが高まります。
柔軟な対応力を身につけることは、予定通りに行かない事態に備え、効率的にスケジュールを管理するために重要なスキルといえるでしょう。
スケジュール管理が苦手な社会人に見られる特徴の4つ目は、タスクの内容が大まかで、細分化されていないことです。
大きなタスクを1つの項目としてスケジュールに入れてしまうと、どこから手をつけて良いか迷ってしまい、取りかかるまでに時間がかかってしまいます。
例えば、「プロジェクト資料を完成させる」という大きなタスクを一度に取り組もうとすると、途中で疲れたり、気持ちが続かなくなることがよくあります。
このような場合、タスクを「情報収集」「資料作成」「チェック」といった小さなステップに分けると、1つ1つの進行状況がわかりやすくなり、達成感も得やすくなります。タスクが細分化されていないと、スケジュールを見ても進行状況が把握しにくく、管理が難しくなってしまいます。
スケジュールを作成する際には、タスクをできるだけ具体的に分けてスケジュールに組み込むことが、管理しやすくするためのポイントです。
スケジュール管理が苦手な社会人に見られる特徴の5つ目は、手帳やアプリを活用していないことです。
手帳やアプリなどのスケジュール管理ツールを使うことで、日々の予定管理がしやすくなり、時間の調整も行いやすくなります。
一方、スケジュール管理ツールを使わずにスケジュール管理しようとすると、タスクの期限や詳細の把握が難しくなります。
例えばアプリを使えばリマインダー機能があるため、締め切り前に通知が来て余裕を持った行動がしやすいです。
また、スケジュール管理ツールを活用すれば、視覚的に1週間のスケジュールが確認できるため、先の予定を見越して時間を調整しやすくなります。
逆に、ツールを使わずに管理しようとすると、メモを紛失したり、タスクを忘れてしまうリスクが増えます。スケジュール管理が苦手な人ほど、積極的に手帳やアプリを活用することが有効です。
ここまで、スケジュール管理が苦手な社会人の特徴を紹介してきました。これらを理解した上で、次章で解説する「スケジュール管理を上手く行うためのコツ」を見ていきましょう。
スケジュール管理を上手く行うためには、記録や可視化、タスクの細分化などいくつかのポイントが重要になります。日々の業務に追われる中で、限られた時間を有効に使い、計画的に進めるためには、工夫が必要です。
スケジュール管理を上手く行うためのコツは以下の5つです。
それぞれ解説します。
スケジュール管理を上手く行うためのコツ1つ目は、スケジュールを記録して可視化することです。
どれだけ重要な予定でも、記録しておかないと忘れてしまうことがあります。
頭の中だけでスケジュールを管理すると、抜けや漏れが生じる可能性が高まります。予定やタスクを可視化することで、全体像がつかみやすくなり、どのタスクを優先すべきかが見えやすくなります。
例えば、手帳やカレンダーアプリに予定を書き込み、何をいつ行うのかを明確にする方法が有効です。
また、紙の手帳やカレンダーを使う場合は、視覚的に把握できるように色分けしたり付箋を活用することもおすすめです。こうした可視化によって、仕事が立て込んだ時でもスケジュールが乱れることなく、冷静に対処しやすくなります。
スケジュール管理を上手く行うためのコツ2つ目は、タスクを全て書き出し優先順位をつけることです。
タスクが整理されていないと、何をどの順番で行うべきかがわからなくなり、結果として時間を無駄にしてしまいます。
特に、重要度や緊急度の異なるタスクが混在していると、必要な業務に時間を割けないことも少なくありません。
まず1日の初めに「重要かつ緊急なタスク」「重要だが緊急ではないタスク」「緊急だが重要ではないタスク」「重要でも緊急でもないタスク」などに分けてリストアップします。
このようにしてタスクの優先順位をつけると、どれを最優先に進めるべきかが明確になり、効率的に作業が進みます。
また、タスクを書き出して視覚化することで、やり忘れやタスクの漏れも防げるため、しっかりとしたスケジュール管理が可能です。
スケジュール管理を上手く行うためのコツ3つ目は、タスクを日・週・月単位で細分化することです。1つのタスクが大きいままだと、取り組むべきポイントが見えにくくなり、行動に移しづらくなることがあります。タスクを細かく分けることで、一歩一歩進めやすくなり、負担も軽減されます。
例えば、「プロジェクトの提案資料を作成する」という大きなタスクは、「資料の構成を考える」「必要なデータを集める」「文書の作成」「最終確認」といった小さなステップに分けて、日や週ごとに実行していくと効率的です。
月ごとの大きな目標から週ごとの計画、そして1日のタスクへと細分化することで、全体の進捗が見えやすくなるため、無理なくタスクを完了できます。
細分化することで、タスクが現実的なスケジュールに落とし込まれるため、計画的にスケジュール管理が行えます。
スケジュール管理を上手く行うためのコツ4つ目は、進捗状況を定期的に確認することです。
進捗をチェックせずに進めてしまうと、予定通りに行かないときの原因がわからず、後で軌道修正が困難になります。定期的に進捗を見直すことで、問題点や改善点が明確になり、スケジュールを計画的に進めやすくなります。
例えば、毎週末に週の目標がどの程度達成できたかを確認し、うまくいかなかった部分について改善策を検討する方法があります。
また、月末にはその月の振り返りを行い、次の月のスケジュールをより良いものにしていくことも効果的です。
こうした定期的な確認作業によって、タスクの遅れを早めに察知し、迅速に対策を立てることができます。
スケジュール管理を上手く行うためのコツ5つ目は、手帳やスケジュール管理アプリを活用することです。
手帳やアプリを使うことで、タスクや予定を見やすく整理でき、計画的に行動するためのサポートとなります。予定の漏れやタスクの優先順位の見直しを簡単に行えるため、スケジュール管理しやすくなります。
例えば、Googleカレンダーやスマホのリマインダー機能を使えば、予定やタスクの通知を受け取り、重要な日程を忘れずに管理することが可能です。
また、手帳を併用することで、手書きの記録が見やすくなり、視覚的に管理しやすくなります。
こうしたツールの活用により、日々のタスクが整理され、スケジュールを計画的に管理するのがスムーズになります。自分に合ったツールを選ぶことで、スケジュール管理がより効率的に行えるようになるでしょう。
手帳とスケジュール管理アプリの比較をしたい方は方は、こちらの記事もご覧ください。
以上、スケジュール管理を上手く行うためのコツでした。さらに細かく言えば、スケジュール管理のコツは個人の場合のコツや、グループでスケジュール管理する際のコツのように細分化できます。
個人とグループのスケジュール管理の違いを知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
また、今回紹介した5つのコツの中で、今すぐに行える方法は、「ツールの導入」です。社会人がスケジュール管理を効率よく行うために役立つアプリは数多く存在しますが、それぞれに特化した機能や強みがあるため、目的に合ったものを選ぶことが重要です。
そこで次章では、社会人のスケジュール管理に特化したアプリを3つのタイプに分類し、合計9つ紹介します。
日程調整に強いスケジュール管理アプリは以下3つです。
それぞれ紹介します。
画像引用：https://www.acall.inc/presskit/
日程調整に強いスケジュール管理アプリ1つ目は、Acallです。
Acallは、日程調整に強いスケジュール管理アプリとして多くの企業で活用されています。このアプリの特徴は、会議室の予約や参加者の調整が簡単に行えることです。
多くのメンバーが参加する会議では、会議室の確保や参加メンバーの都合確認に時間がかかることが多くありますが、Acallではこれらの手間を省くことができます。
具体的には、ユーザーが自身の空き時間をカレンダーで共有し、他のメンバーがその空き時間に合わせて予約を入れることができるため、複雑なスケジュール調整が不要です。
また、メールによる通知機能も備えており、参加者が忘れることなく会議に参加できる仕組みが整っています。
さらに、会議室や施設の空き状況をリアルタイムで確認できるため、複数の会議を効率的に進行できるのも大きなメリットです。特に、多忙な社会人にとって、会議の準備がスムーズに進めるためのアプリといえます。
公式サイトURL：https://www.acall.inc/
画像引用：https://corporate.rakumo.com/
日程調整に強いスケジュール管理アプリ2つ目は、rakumoカレンダーです。
rakumoカレンダーは、社内でのスケジュール共有や日程調整をサポートするアプリで、特にビジネスシーンで活用されています。
このアプリの強みは、Googleカレンダーと連携できるため、個人のスケジュールだけでなく、チームやプロジェクト単位でのスケジュール管理を行いやすい点です。
具体的には、各メンバーが予定を入力すると、その内容がリアルタイムで共有され、チーム全体のスケジュールが一目で把握できるようになります。
また、会議やプロジェクトの開始時間が近づくと、自動で通知が届く機能も備えているため、スケジュールを見落とす心配も軽減されます。
さらに、部署ごとにカレンダーを管理できるため、会議や打ち合わせの時間をスムーズに調整できることが特徴です。会議の準備や出席確認も簡単に行えるため、日程調整の時間を短縮したい社会人にぴったりのアプリです。
公式サイトURL：https://rakumo.com/
日程調整に強いスケジュール管理アプリ3つ目は、Spirです。
Spirは、シンプルで使いやすい日程調整アプリとして、多忙な社会人に支持されています。このアプリの特徴は、予定の管理だけでなく、参加者同士のスケジュールを自動で照らし合わせ、共通の空き時間を見つけてくれる点です。
特に、異なる部署やプロジェクトのメンバーが集まる会議では、参加者全員の予定を調整するのは簡単ではありませんが、Spirを使うことでこのプロセスがスムーズになります。
参加メンバーがあらかじめ自分の空き時間を登録しておくと、アプリが最適な会議日時を提案してくれるため、複数の候補日を調整する手間が省けます。
さらに、メールやプッシュ通知によるリマインド機能も備わっているため、日程を忘れることなく参加できるのもメリットです。時間を有効活用し、効率的に会議やミーティングを行いたい社会人には、Spirが便利なツールとなるでしょう。
公式サイトURL：https://www.spirinc.com/
グループウェアに強いスケジュール管理アプリは以下3つです。
それぞれ紹介します。
画像引用：https://line-works.com/guidelines/
グループウェアに強いスケジュール管理アプリ1つ目は、LINE WORKSです。
LINE WORKSは、普段からLINEを使い慣れている方にとっては、その親しみやすい操作性が魅力と言えます。
LINE WORKSの主な特徴は、スケジュール管理とコミュニケーションを一体化できる点です。例えば、会議の予定をカレンダーに登録し、そこに関連するメモやファイルを添付すれば、必要な情報をまとめて管理することが可能です。
また、登録した予定をグループ全体で共有すれば、メンバー間のスケジュール把握がスムーズに進みます。
さらに、LINE WORKSでは、通知機能も充実しています。会議の10分前にリマインダーを設定したり、タスクの締め切りを全員に知らせたりすることができるため、重要な予定を見逃す心配がありません。
プロジェクトメンバー全員が共有カレンダーを確認することで、急な予定変更にも柔軟に対応できます。LINE WORKSは、スケジュール管理とコミュニケーションを効率的に組み合わせたい社会人にとって、有用なツールと言えるでしょう。
公式サイトURL：https://line-works.com/
グループウェアに強いスケジュール管理アプリ2つ目は、NI Collabo 360です。
NI Collabo 360は、グループでのスケジュール管理や情報共有に強みを持つアプリで、社内でのコミュニケーションを効率化できます。
このアプリの特徴は、スケジュールやタスクの管理はもちろん、メッセージ機能や掲示板、ファイル共有機能を備え、社内全体での情報伝達がスムーズに行える点です。
プロジェクトメンバーがそれぞれのタスクやスケジュールをNI Collabo 360上で管理すると、リアルタイムで全員の進行状況が確認でき、いつ誰がどのタスクに取り組んでいるかが一目でわかります。
また、チャットやメッセージ機能を活用することで、ちょっとした連絡事項や会議の通知もアプリ内で完結するため、社内メールのやり取りを減らし、効率的にコミュニケーションを図ることが可能です。
社内のスケジュール調整や情報共有に役立つアプリを探している社会人に、NI Collabo 360は便利なツールとなるでしょう。
公式サイトURL：https://www.ni-ware.com/
画像引用：https://www.larksuite.com/ja_jp
グループウェアに強いスケジュール管理アプリ3つ目は、Larkです。
Larkは、チャット、スケジュール管理、タスク管理など多機能なグループウェアとして注目されています。
このアプリの特徴は、スケジュール機能だけでなく、ビデオ会議やファイル共有機能も備えており、全ての作業がLark内で完結する点です。
Larkを使うと、チーム全員のスケジュールを共有しながら、タスクの進行状況をリアルタイムで確認することができます。
プロジェクトの会議日程をLarkで設定すると、参加者全員に自動で通知が届き、リマインダー機能も利用できるため、会議への参加忘れを防ぎやすくなります。
さらに、Larkでは共有ファイルにコメントを付けることもできるため、チームメンバー全員が進行状況や変更点をすぐに把握できるのも強みです。
こうした多機能なグループウェアを活用することで、社内でのスケジュール調整がより効率的に進められ、チーム全体での業務の流れがスムーズになります。複数の機能を1つのアプリでまとめて利用したい社会人におすすめです。
公式サイトURL：https://www.larksuite.com/ja_jp
工程管理に強いスケジュール管理アプリは以下3つです。
それぞれ紹介します。
工程管理に強いスケジュール管理アプリ1つ目は、Backlogです。
Backlogは、プロジェクト管理やタスクの進行管理に特化したアプリで、多くの企業で活用されています。
このアプリの特徴は、タスクの進行状況や優先度を可視化できる点です。プロジェクト単位でタスクを管理し、進捗を一目で確認できるため、複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、タスクの優先度や進行状況をすぐに把握できます。
具体的には、タスクを「未着手」「進行中」「完了」などのステータスで管理し、担当者や期限を設定することで、全体の進行が一目でわかるようになっています。
また、チャット機能も備えているため、チーム内でのやり取りがスムーズに進み、必要な情報を簡単に共有できます。Backlogは、プロジェクトやタスクが多く、工程管理をサポートしてほしい社会人にとって便利なアプリです。
公式サイトURL：https://backlog.com/ja/
画像引用：https://lychee.techmatrix.jp/
工程管理に強いスケジュール管理アプリ2つ目は、Lychee Redmineです。
Lychee Redmineは、Redmineというオープンソースのプロジェクト管理ツールをベースにしたアプリで、特にエンジニアや開発プロジェクトに関わる社会人からの支持を集めています。
Lychee Redmineの強みは、プロジェクトごとのタスクを細かく管理しやすい点です。プロジェクトごとにタスクを設定し、それぞれの進行状況や締め切りを一覧で把握することが可能です。
開発プロジェクトでは「要件定義」「設計」「開発」「テスト」といった工程が必要になりますが、Lychee Redmineを使えば、各工程の担当者や進捗状況が一目で確認できます。
さらに、ガントチャート機能も備えているため、タスクの進行度を視覚的に確認でき、遅延のリスクを早めに発見することが可能です。社内での進行管理が複雑になりやすいプロジェクトの多い社会人に役立つツールと言えるでしょう。
公式サイトURL：https://lychee-redmine.jp/
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
工程管理に強いスケジュール管理アプリ3つ目は、Asanaです。
Asanaは、チームでのタスク管理に適したアプリで、プロジェクト全体の進行状況を可視化できる点が特徴です。このアプリの魅力は、シンプルで直感的な操作が可能でありながら、工程管理に必要な機能が充実している点です。
タスクの割り当てや進行状況の把握がしやすく、プロジェクトを効率的に進められます。
Asanaではタスクを「ボード」形式で管理し、それぞれのタスクをチームメンバーに割り当てることができます。プロジェクトの進行に合わせて、タスクを移動させながら進捗を確認できるため、作業の進み具合がリアルタイムで把握しやすくなっています。
また、メンション機能も備えており、必要な時にチームメンバーと迅速に連絡を取り合えるため、情報の伝達もスムーズです。工程管理をシンプルにし、効率よくプロジェクトを進行させたい社会人におすすめのアプリです。
公式サイトURL：https://asana.com/ja
スケジュール管理は、社会人にとって日々の業務を効率的に進めるための重要なスキルです。管理が得意な人は、タスクの優先順位付けや目標設定を通じて計画的に行動し、限られた時間を最大限に活用する傾向があります。
一方で、苦手な人は、予定変更への対応が難しかったり、タスクの進行が曖昧になったりしやすいと言えます。こうした課題を解決するには、タスクの記録や細分化、優先順位の明確化が効果的です。
さらに、スケジュール管理アプリを活用することで、日程調整や工程管理がより円滑になります。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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