2024年02月01日
多様な業界、現場で活躍し、多くの社員を抱える派遣会社にとって、スケジュール管理は欠かせないスキルです。しかし、派遣社員のスケジュール管理は、派遣社員は複数の現場を行き来することも多く、効率的なスケジュール管理が仕事の成果を大きく左右するのです。
また、派遣社員のスケジュール管理が適切にできていることによって、クライアントの企業によい印象を与えることができれば、契約の継続などが可能になり、クライアントの企業との良好な関係を築けるでしょう。この文章では派遣社員向けのスケジュール管理の基本について、実践的なアドバイスを紹介します。
派遣サービスにおいては、質の高いサービスを提供することが企業の信頼性を築き、競争力を高める鍵となります。特にスケジュール管理の徹底は、業務の円滑化はもちろん、顧客に対しても誠実な対応をもたらし、信頼につながるのです。ここからは、派遣社員のスケジュール管理を行うことで得られるメリットを見ていきましょう。
メリットの一つ目は、顧客満足度を向上させられる点です。
派遣業界において顧客満足度を上げるためには、スケジュール管理が重要です。なぜなら、正確なスケジュール管理は、顧客に時間を大切にする姿勢を見せ、その結果として顧客からの信頼を獲得するからです。顧客が求める時間に正確に応え、予期せぬ出来事にも迅速に対応できれば、サービスの質は自然と高まります。
また、何よりも気をつけるべき点は、予定されている案件に対して社員が派遣されない事態を防ぐことです。各派遣社員が毎日何軒も案件を回るような場合、会社全体で見ると毎日数十、数百の案件をこなすことになります。
このように件数が多い場合、スケジュール管理のミスが発生しやすく、予定案件に対して人員が派遣されないリスクが高まります。
スケジュール管理を適切に行うことで、クライアントからいただいた大切な案件に対し、確実に派遣社員を割り当てることができるので、信頼の獲得に繋がります。
派遣社員一人一人がスケジュールをしっかりと把握し、チームで情報共有すれば、万全な体制で顧客に接することができます。
メリットのニつ目は、派遣社員の生産性の向上が期待できる点です。
スタッフの労働時間などの動きを確認することにより、労働時間などを確認し、長時間労働などを防ぐことにより、派遣社員の働くモチベーションを向上させることができるでしょう。モチベーションの向上によりスタッフの生産性が向上すれば、クライアントの企業によい印象を持ってもらうことが可能になります。
また、2024年からは働き方改革の条項が中小企業にも適用され、より厳密な労働時間管理が求められるようになりました。
毎月扶養内に納めたい方、特定技能などのビザを活用して雇用している外国人労働者の方など、各派遣社員ごとに働ける労働時間が決まっています。
そういった上限労働時間を超過しないよう、最善の注意を払うことで、派遣社員が働きやすい環境を構築し、企業全体の生産性を上げることができるでしょう。
メリットの三つ目は、コストを最適化させられる点です。
派遣社員のスケジュールを確認し、必要な人員を適切に配置することで、労働力の浪費や過剰な人員配置を防ぐことができます。
例えば、スケジュール管理が適切に行われていない場合、ダブルブッキングが発生し、同一現場に必要以上の派遣社員が割り当てられてしまうことがあります。
その場合本来よりも倍の人件費が発生してしまいますし、本来であればもう一現場に派遣社員を派遣することができたはずなので、機会損失が発生します。
スケジュール管理を適切に行い、各現場に対してダブルブッキングがないか、欠員がないかを監視できるようにすると、業務における無駄を最小限にし、結果としてコストの最適化が可能になるでしょう。
ここまで派遣社員のスケジュール管理をすることで、メリットがあることを述べました。しかし、実際に派遣社員のスケジュール管理をする上では難しいことが多いです。その理由は主に、多様なクライアントの要望、コミュニケーションの困難、情報共有の難しさの三点が原因として挙げられます。以下では、それぞれについて見ていきます。
クライアントからの仕事内容は、クライアントの種類や規模により異なるため、それに応じたスケジュール管理が必要です。
そして、派遣会社は一般的に、多くの数の企業にスタッフを派遣します。さらに、それぞれの企業ごとに細かい要望などがあります。例えば、「必要な人数、必要な持ち物、報告書などをまとめて提出してほしい」などの要望です。
しかし、多くの企業の細かい要望を全て考慮するとなると、管理が複雑になるため、派遣社員のスケジュール管理は非常に困難になります。
派遣社員のスケジュール管理には、クライアントや関係者とのコミュニケーション調整が欠かせません。
しかし、多くのクライアントや派遣社員などの多くの人とのコミュニケーションをしているうちに情報の伝達ミスが発生する場合があります。クライアントの仕事の進行やスケジュールの変更に関する情報共有や連絡調整を素早く、正確に行わないと、現場の混乱を招くことがあります。
派遣社員のスケジュールの変更は頻繁に発生します。例えば、悪天候によるイベントの中止や場所の変更、参加人数の増減による人事配置の変更などです。
しかし、派遣するスタッフの人数が多い場合、電話などで一人一人に情報の共有をしていると時間がかかったり、情報の共有に時間がかかってしまいます。メールなどで変更された情報を送信しても、人数が多い場合、送信忘れなどの問題が発生し得ます。
主にこれら三つの理由から、管理する人数が多いことなどからスケジュール管理の難易度が高いということがわかります。また、メールの送信忘れなどによりクライアントに迷惑をかけた場合、派遣会社の信頼低下につながるでしょう。
しかし、これらの課題は次に述べる、「ツールの導入」、「余裕をもったスケジュールを立てる」のニ点により対策することで、ミスを最小限にすることが可能になるでしょう。
業務をこなす派遣会社にとって、スケジュール管理は重要な要素です。多くの派遣社員、異なるクライアントとその要望を同時に把握したり、素早く情報の変更を共有できるツールを導入すると効果的でしょう。
そのためには、効率的で正確なスケジュール管理ツールが可能なツールがオススメです。カレンダー機能に加えて、人員配置やタスクの進行状況も一目で把握できるツールを活用することで、業務効率は向上します。また、ツールを選ぶ際に重要となるのは以下の点です。
ツールを導入する際に気をつけるべき点の一つ目は、「操作性がよいこと」です。
直感的に使えるわかりやすいツールを導入することで、社員の教育にかかる時間が少なくできるだけでなく、様々な年齢の派遣社員に使いやすくなるなどのメリットがあり、その結果、迷わず素早くツールを使いこなせるようになり、業務が効率化されるでしょう。
ツールを導入する際に気をつけるべき点の二つ目は、「個々のスケジュール変更に柔軟に対応できること」です。
派遣社員は天候や交通状況によるスケジュールの変更が発生します。個々のスケジュール管理に柔軟に対応できるツールの導入により、このような予定の変更が起きても素早く対応でき、多様なクライアントの要望への対応もしやすくなります。クライアントからの評価を上げることができるでしょう。
ツールを導入する際に気をつけるべき点の三つ目は、「簡単に共有できること」です。
先ほども述べたように、派遣社員は素早い対応をする必要があります。そのためには、情報の共有が素早くできることが重要になるでしょう。
オンライン上で素早く一斉に共有できることにより、電話などで共有するよりも素早く共有が可能になり、コミュニケーションの手間が減ります。このようにして、コミュニケーションと共有の難しさは、解決されるでしょう。スケジュールの変更が発生した場合、スタッフに通知が届く機能が搭載されたツールだと、さらに効果が増します。
もちろん、電話には確実に気がつけるなどというメリットもあるので、一部の人だけ反応がないなどの状況では電話の方が効果的でしょう。なので、状況に応じてツールを使い分けるのがよいでしょう。
また、スケジュール管理ツールの選び方やオススメのツールを以下の記事で詳しく説明しているので、参考にしてみてください。
【完全版】おすすめのスケジュール管理アプリ15選
（ https://saposuke.jp/media/schedule-15 )
派遣社員が予期せずとも、仕事の予定が変更されることがあります。そのため、スケジュールには常に余裕を持たせる必要があるでしょう。余裕を持ったスケジューリングを行うには、各タスクに割り当てる時間にプラスして、予備の時間を確保しておくことが重要になるでしょう。
例えば、作業にかかる時間を見積もった後、これに少し予備の時間を設けることで、万が一の状況にも対応できるようにします。また、一日の終わりには、次の日のスケジュールを見直し、その日に未完了のタスクを確認し、スケジュールの調整を行うことで、翌日の計画に柔軟性を持たせることができます。
トラブル発生時の迅速で柔軟な対応は、顧客から高い評価を得ることができるでしょう。
ここまで、派遣社員のスケジュール管理がなぜ重要で難しいのか、そしてその対策などを述べてきました。
派遣会社は頻繁に予定の変更が起きることが多い上、多くのスタッフの管理が必要であり、結果として、予定の変更と変更内容の伝達が非常に困難です。クライアントから良い印象を抱いてもらい、会社の業績をあげるために、今一度、社員の適切なスケジュール管理をしていくことが重要です。
スケジュール管理ツールの導入と言っても、派遣会社ごとに必要な機能は異なってきます。そのため、それぞれの会社ごとにあったツールを導入するのがよいでしょう。
弊社では、人材派遣会社などに特化したスケジュール管理アプリ「サポスケ」を開発しております。「サポスケ」では細かい要望に応えるべく、様々な追加機能を開発、リリースしております。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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