2023年04月03日
警備会社の管制には上下番報告や隊員配置など、いくつもの重要業務があります。
特に、多くの隊員の中から、稼働有無や保有資格などの条件に応じて現場に配置するのは手間がかかることです。そんな煩雑な管制業務の負担を解消するのが警備管制システムです。
本記事では、警備管制システムの主な機能や選び方、主要なツールを紹介します。
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警備管制システムには、管制や現場の業務を効率化できる便利な機能が備わっています。この章では主な機能を5つ紹介します。
1つめは、隊員の現場配置をシステム上で行える機能です。案件と日にちごとに稼働可能な隊員が表示され、システム上の現場配置が簡単にできます。
配置機能をシステム上で行うメリットは、比較的管制業務の経験が浅い担当者でも、手配がスムーズにできる点です。
配置業務にあたっては各隊員の資格の有無や経験、現場の情報を考慮する必要がありますので、長年の経験が求められることもあり、どうしても属人性が高くなりがちです。
警備管制システムの配置機能を使えば、システム上のドラッグ＆ドロップ操作によって、案件ごとに隊員を配置可能です。隊員のシフト希望に応じた配置や、重複配置の防止などの機能が備わっており、管制業務のミスを防ぎます。
さらに、現場配置後に隊員のスマートフォンに業務内容を自動で連絡できる機能もあり配置業務を簡素化できる利点があります。
警備管制システムには、案件や隊員の条件ごとに現場を指定する機能もあります。条件を指定しておくことによって現場でのトラブルを減らすメリットがあります。
管制業務において「喫煙禁止」「隊員同士の相性の悪さ」などの条件を加味しながら、現場に隊員を手配する必要があります。これらをアナログで管理して現場に隊員を配置するのは時間を要し、また経験のある人材も必要です。
警備管制システムを使えば、一元管理した隊員の情報をもとに、現場それぞれの条件に応じて配置可能な隊員を可視化できます。
3つめは、隊員の上番・下番報告をシステム上で行う機能です。管制業務の効率化によって、担当者の細かい手間を減らすメリットがあります。
警備業界においては、隊員が現場に直行直帰するのが一般的なため、隊員はよくある会社のように事務所でシフトを打刻できません。
したがって、管制業務の担当者が、隊員1人ひとりの上下番報告を電話で受けるのが一般的です。
しかし、上下番報告に、管制と現場の両方で時間を割かれるのが難点です。
警備管制システムを使えば、アプリで操作したり、メールで受信されたリンクをクリックしたりするだけで上下番報告が完了します。
上下番報告がアナログで時間がかかっている警備会社ほど警備管制システムの機能は大きな効果を発揮します。
警備管制システムには、上下番報告以外にも、隊員のシフトを管理できる機能があります。
それまでExcelやホワイトボードで作成していたシフトをシステム上で行うことで、業務を効率化したり、ミスを防止したりできるメリットがあります。
警備管制システムに搭載されているシフト管理機能は、主に次のとおりです。
アナログでのやり方をシステムに任せることで業務時間を削減できるので、管制の業務負担を軽減できる利点があります。
5つめは、隊員の名簿を自動で作成できる機能です。警備管制システム上に、隊員の氏名や住所、資格取得情報、顔写真などを登録できます。そして、これらの登録した隊員の情報は、一覧で出力可能です。
警備現場においては、隊員名簿が現場で求められたり、隊員間に紙で共有したりするケースもあるでしょう。
隊員名簿作成機能を使えば、一元管理した隊員の情報をすばやく作成・共有できるようになります。
今や、警備管制システムは多種多様で、警備会社によって向き不向きがあります。
警備会社は第1号～第4号警備業務まで業務内容が異なることから、それぞれの警備業務に合った警備管制システムを選ぶことが重要です。
そこで、警備管制システムの選び方で特に重視したい点を3つ紹介します。
警備管制システムを選ぶ際、まずは機能がシンプルかどうか確認しましょう。高齢の方も多い警備会社において、機能が複雑だと理解できずに、システムをうまく利用できない恐れがあります。
使いやすい警備管制システムは、隊員のスマートフォンから、ワンクリックで上下番報告や業務内容の確認ができます。
スマートフォンには真に必要な機能のみが表示されるので、高齢の隊員でも直感的に操作可能で、現場でもスムーズに導入しやすい点がメリットです。
なお、警備管制システムによっては、給与計算や請求書発行といった機能まで備わっていることがあります。
しかし、経理関係について自社で問題を抱えていなければ、これらの機能を搭載する必要はありません。警備管制システムのサービス内容を精査し、自社に必要な機能のみが揃ったシステムを選ぶようにしましょう。
機能がシンプルかどうか確認するために、まずはデモ機などを利用し、操作感を確かめてみることをおすすめします。
警備管制システムの料金体系が自社に合っているかどうかを確認しましょう。現在提供されているシステムは月額費用がほとんどです。
月額の警備管制システムは、利用する隊員の人数ごとに月額利用料金が上乗せされる料金体系が大半です。隊員10名ごとに数千円の月額利用料金が上乗せされるケースが多いですが、隊員1名ごとに料金が加算される警備管制システムもあります。
自社の隊員数や想定する利用期間に応じて、料金体系がマッチする警備管制システムを厳選しましょう。
警備管制システムの想定ユーザーが自社に合っているかどうかも、確認ポイントの1つです。
警備管制システムによっては、警備会社に特化したシステムから、業界を絞らず幅広く利用できるツールまであります。
警備会社がシステムを利用するのであれば、シンプルさや配置業務の効率化などで利点のある、警備会社の利用を想定した警備管制システムの導入がおすすめです。
また、警備業の種類によっても最適な警備管制システムは異なります。
たとえば、ある程度シフトが固定化される機能を搭載した警備管制システムの場合、シフトが変わりにくい施設警備業では便利ですが、人員が変化しやすい交通警備業には適さない側面もあります。
自社の事業を対象とした機能を提供する警備管制システムを選ぶようにしましょう。
これまで解説したポイントをもとに、警備会社におすすめのスケジュールアプリを5つ紹介します。
サポスケとは、Paintnote株式会社が提供する、警備業などでスケジュール管理を自動化できるサービスです。案件や隊員の情報、休暇申請など、すべてまとめてサポスケ上でスケジュール管理できます。
Excelや紙よりも情報を一元管理でき、ドラッグ＆ドロップ操作で直感的に操作できるため、警備業のスケジュール管理が簡単になります。
サポスケが警備会社におすすめの理由は、シンプルな機能のみを揃えている点です。「管制業務」「配置業務」「上下番報告」と、警備業に必要な機能のみを搭載しているので、システムに慣れない隊員でも操作しやすく、現場からの反発も生まれにくいのが魅力となっています。
管制業務や隊員のスケジュール管理に悩みを抱える警備会社には「サポスケ」がおすすめです。
「日報365 for 警備」は、株式会社オーク情報システムが提供している、警備業向けスケジュールアプリです。アプリ名称に「日報」とついてはいますが、スケジュール管理機能も備えています。
隊員のスマートフォンから簡単にシフトを打刻できるシステムによって、上下番時の電話対応の手間を省き、業務負担を軽減できるのが魅力です。
シフト打刻方法として、隊員ごとに配信されるメールのURLをタップするだけで、上下番の報告が完了します。複雑な仕様がないため、スマートフォンに慣れない方でも直感的に操作可能です。
また、上下番未報告の隊員に対しても自動で催促メールを送れるほか、簡単に作成できるシフト機能や手配連絡の自動化など、管制業務を効率化する機能が揃っています。管制の業務負担に頭を悩ませる警備会社には「日報365 for 警備」がおすすめです。
「KOMAINU」は、株式会社ジャガーノートが提供する、管制業務に便利な機能が揃っているスケジュールアプリです。スマートフォンの専用アプリと連携し、隊員の上下番報告や経路案内などをサポートします。
警備会社向けに提供されているだけあって、専用アプリはシンプルな機能のみが備わっており、直感的な操作が可能です。上下番報告はアプリ上でタップするだけなので、隊員の直行直帰にもアプリのみで対応できます。
また、作成されたシフトもアプリ上で確認できるため、Excelやホワイトボードに比べて勤務情報が乱雑化することはありません。専用アプリによって管制業務を楽にしたい警備会社に「KOMAINU」がおすすめです。
画像出典：「スマート警備管制」のクラウド管理で受注から配置・上下番報告と勤怠管理システム
「スマート警備管制」は、ピーシーエッグ株式会社が提供する、交通誘導員の配置業務を重視したクラウド型スケジュールアプリです。重視しているだけあって交通誘導員の手配業務を簡単にできるのが特徴で、隊員ごとにアイコンを現場にドラッグ＆ドロップするだけで、現場への配置が完了します。
また、隊員同士の不仲設定や現場の出禁設定のほか、有資格者の不足をアラートしてくれたり、配置に適した隊員をAIが判断したりします。
配置業務に特化した優れた機能が多く揃っているので、交通警備業のシフト作成に頭を抱える警備会社に「スマート警備管制」が最適です。
画像出典：警備管制統合システム -管制帳-
管制帳は、フコクシステムサービス株式会社が提供する、警備会社向けの管制管理専用統合システムです。
「管制管理」と「警備員給与管理隊員」が統合したシステムとなっています。隊員の出勤管理のほか、警備受注管理や請求売上管理など、経理システムまでサポートしているのが本システムの特徴です。出勤予定表や実績表、請求書などを利用者に応じて仕様を変更でき、カスタマイズ性があります。
隊員出勤予定の把握のほか、隊員の給与管理や警備受注の請求・売上管理まで一括して管理できるシステムを導入したい警備会社には「管制帳」がおすすめです。
警備管制システムは、警備業の管制業務や現場の負担を軽減できるツールです。
上下番報告や配置業務をシステム上で行えるので、特に現状の業務では従業員に負担の大きくのしかかっている警備会社にとって、大きな効果を発揮します。
警備管制システムは数多くありますが、その中でも、Paintnote株式会社が開発している「サポスケ」がおすすめです。隊員のスケジュール管理や業務の共有、作業報告まで、サポスケを使うことで管制業務を短時間でこなせます。上下番報告や隊員の配置が業務を圧迫している警備会社様は、ぜひ以下のボタンから詳細をご参照ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。