2026年01月14日
訪問看護の現場では、利用者一人ひとりの状態や生活環境に合わせた訪問が求められます。一方で、看護師ごとの勤務条件や訪問エリア、移動時間の調整、さらには急なキャンセルや追加訪問への対応など、スケジュール管理には多くの要素が関わります。
そのため、「午前中の訪問が予定より長引き、午後の訪問に影響が出る」「急な予定変更によって1日の流れが崩れる」といった状況が発生しやすいのも、訪問看護ならではの特徴です。
こうした背景から、訪問看護のスケジュール管理は、単に予定を並べるだけでは対応しきれず、現場の実情を踏まえた工夫が必要とされます。しかし、日々の業務に追われる中で、スケジュールの組み方や管理方法を体系的に整理する機会は多くありません。
本記事では、訪問看護における1日の基本的なスケジュールを整理したうえで、実際の現場運用に沿った訪問スケジュールを組むステップを解説します。また、なぜ訪問看護のスケジュール管理が難しくなりやすいのか、その理由についても触れながら、管理を行う際のポイントや業務効率化に役立つツールについて紹介します。
訪問看護のスケジュール管理を理解・整理するための基礎情報として、ぜひ参考にしてください。
訪問看護の仕事は、決まった時間にオフィスで業務を行う働き方とは異なり、訪問を軸に1日のスケジュールが組まれます。ここでは、一般的な訪問看護師の1日の流れを紹介します。
出勤後は、まず朝のミーティングから1日が始まります。この時間では、以下のような内容を共有します。
情報共有をしっかり行うことで、訪問中のトラブルを防ぎやすくなります。特に前日や当日に変更があった場合は、このミーティングが重要になります。
ミーティング後は、午前中の訪問に出発します。利用者宅や施設を訪問し、医師の指示に基づいた看護ケアを行います。
午前中は体調が安定している利用者が多く、定期訪問が集中しやすい時間帯です。
午前の訪問を終えた後は、ステーションに戻って昼休憩を取るケースが一般的です。移動の合間に休憩を取る場合もありますが、事務作業とあわせて戻ることもあります。
短い時間でもしっかり休憩を取ることで、午後の訪問に備えます。
午後も引き続き訪問業務を行います。利用者や家族の都合に合わせ、時間帯が午前と異なるケースもあります。
午後は急な変更や追加訪問が入りやすいため、柔軟な対応が求められます。
午後の訪問が終わると、再びステーションに戻り、事務作業を行います。
この時間帯に情報を整理しておくことで、翌日の業務がスムーズになります。
すべての業務が完了したら終業となります。オンコール当番がある場合は、夜間対応に備えることもあります。
1日の業務を振り返り、次回の訪問に備えることも訪問看護の大切な仕事の1つです。
訪問看護のスケジュール作成は、単に予定を埋める作業ではありません。利用者の状態、看護師のスキル、移動時間など複数の要素を考慮する必要があります。ここでは、現場で無理のないスケジュールを組むための基本的なステップを紹介します。
まずは、新規・変更を含めた訪問依頼の内容を整理します。この段階で重要なのは、「誰でも対応できる案件か」「特定の看護師でなければならない案件か」を明確にすることです。
例えば、以下のような観点で仕分けを行います。
ここを曖昧にしたまま進めると、後工程で調整が難しくなり、スケジュールの組み直しが発生しやすくなります。
次に、すでに訪問日時が決まっている既存利用者の予定を先に確定させます。定期訪問が多い訪問看護では、この工程がスケジュール作成の土台になります。
これらを優先的に配置することで、後から入る新規依頼や臨時対応の調整がしやすくなります。
既存患者の予定が入ったら、次にエリアと移動時間を考慮しながら仮配置を行います。訪問件数だけを重視すると、移動が非効率になり、現場の負担が大きくなります。
無駄な移動を減らすことで、残業の削減や緊急対応への余力確保にもつながります。
最後に、作成したスケジュールを利用者と看護師双方に確認してもらいます。この擦り合わせの工程を省くと、当日のトラブルや急な変更が発生しやすくなります。
事前に確認を行うことで、スケジュールの精度が高まり、現場の混乱を防ぐことができます。
訪問看護のスケジュール管理は、他の業種と比べても難易度が高い業務です。一度組んだ予定がそのまま進むことは少なく、常に調整が求められます。ここでは、訪問看護ならではの「スケジュール管理が難しい理由」を解説します。
訪問看護では、利用者の体調や状況によって予定が変わることが日常的に起こります。
これらの変更は前日や当日に発生することも多く、スケジュールを頻繁に組み直す必要があります。そのため、余裕のないスケジュールを組んでしまうと、現場や管理側の負担が一気に増えてしまいます。
訪問看護のスケジュール作成では、考慮すべき制限条件が非常に多く存在します。
これらを同時に満たす必要があるため、単純に空いている時間へ予定を入れるだけでは対応できません。条件が一つ崩れるだけで全体の調整が必要になる点も、難しさの一因です。
訪問看護では、移動距離が業務効率と収益に直結します。移動時間が増えるほど、訪問件数が減り、結果として利益にも影響します。
特に訪問件数が多いステーションでは、数分の移動差が一日全体、ひいては月間の稼働に大きな差を生みます。そのため、移動を最適化しながら一件でも多く訪問することが、スケジュール管理における重要な課題となります。
訪問看護のスケジュール管理がうまくいかない場合、「仕組み」や「使っている方法」に原因があるケースが少なくありません。ここでは、スケジュール管理に悩んだときに、まず見直したいポイントを整理します。
スケジュール管理で最も負担になりやすいのが、情報共有です。手動での共有や連絡に頼っていると、どうしても抜け漏れや伝達ミスが発生します。
こうした問題を防ぐためには、「共有は自動で行われる仕組み」を前提に考えることが重要です。誰かが更新すれば、関係者全員が同じ情報を即座に確認できる状態が理想です。
複数のツールを使い分けている場合、それ自体が非効率の原因になっていることがあります。
このようにツールが分散していると、情報の転記や確認作業が増え、ミスも起こりやすくなります。また、「どの情報をどこで確認すればよいのか」が人によって異なり、現場の混乱につながります。
スケジュール管理を改善するには、ツールの数を可能な限り削減し、情報を一元管理できる状態を目指すことが重要です。
スケジュール管理ツールには、Googleカレンダーをはじめ、さまざまな選択肢があります。しかし、知名度や使いやすさだけで選ぶと、訪問看護の業務に合わない場合もあります。
自分たちの運用に本当に合っているかを、あらためて見直すことが大切です。「今使っているから」という理由だけで続けるのではなく、業務内容に適したツールかどうかを再考することで、スケジュール管理の負担は大きく軽減できます。
今回紹介するアプリは以下の3つです。
それぞれ解説します。
画像引用：https://saposuke.jp/
訪問看護でおすすめのスケジュール管理アプリ1つ目は、サポスケです。
サポスケは、エクセルやホワイトボードの使用感を意識して設計されたスケジュール管理アプリで、訪問看護業界でも多くの利用実績があります。
主な特長は、複数人でも見やすい画面設計と高いカスタマイズ性です。
シンプルで無駄のないデザインに加え、表示を「日ごと」「人ごと」「案件ごと」などに切り替えられるため、状況に応じて見やすい画面で管理できます。
また、シフトミスを防ぐアラート機能や社用車の管理機能など、実際の訪問看護の現場を想定した機能も用意されています。
さらに、オプションとしてAI機能を利用すれば、スタッフの資格や移動時間を考慮したシフトの提案も可能です。
オプションを付けず、費用を抑えて利用できるシンプルなプランも用意されている他、導入時のサポート体制も整っており、初期設定や運用面について相談しながら進められるため、スケジュール管理アプリを初めて導入する事業所でも安心して利用を開始できます。
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画像引用：https://zest.jp/?slid=2d621f57fbe3407999d0eb67d96ac559
「ZEST」は訪問看護や訪問介護などの訪問スケジュール管理に特化したクラウドサービスです。AIを搭載し、訪問予定作成を自動化・最適化する点が大きな特徴となっています。
ZESTでは、利用者の希望時間やスタッフの勤務シフト、利用者と職員のマッチング条件、シフトなどの条件を考慮し、最適な訪問スケジュールを自動作成します。手動で1件ずつ組み立てる必要がなく、効率的に月間の計画を立てられるため、管理者の負担を軽減します。
また、ZESTは機能アップデートにより、急な欠勤に伴うスケジュールの振り替えや、スマートシフト作成機能で月間シフトを数秒で組み立てる機能など、現場のニーズに応える機能も搭載しています。
さらに、ZESTではスケジュールをクラウドで管理することで、外出中でもPC・タブレット・スマホからリアルタイムで予定を確認・変更できます。これにより、急な予定変更や新規依頼に迅速に対応することが可能になります。
多くの事業所で利用されており、訪問スケジュールの作成や調整を効率化する目的で活用されています。スケジュール作成を自動化し、調整業務の負担を軽減したい事業所にとって、有力な選択肢の一つといえるでしょう。
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画像引用：https://ads.kaipoke.biz/login/
「カイポケ」は、訪問看護サービスの運営を支えるクラウド型の業務支援サービスです。スケジュール管理機能は電子カルテや請求機能と連動しており、訪問看護の業務を一元的にサポートします。
カイポケのスケジュール管理では、職員別・利用者別・日付別など、様々な視点で訪問予定を一覧できます。また、訪問予定の登録や時間変更も画面上で行えるため、スタッフ間でスケジュールを共有しやすくなります。さらに、前月のシフトをコピーして反映したり、職員の勤務形態に合わせたシフト管理も可能です。
これらはすべて電子カルテや請求システムと連動しているため、予定に基づく記録や請求処理までの流れをスムーズに進められます。
また実際のアプリでは、訪問予定リストを職員ごとに確認できる機能もあり、外出先からタブレットでスケジュールや利用者情報の閲覧、看護記録の入力まで行えるようになっています。
日々の訪問予定と業務情報を同じ画面上で確認できるため、スケジュールを起点に業務を進めたい事業所と相性のよいサービスです。訪問予定の把握から記録作成までをスムーズにつなげたい場合に活用しやすいでしょう。
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A：エクセルが人気です
弊社のこれまでの経験から、訪問看護事業所の約6〜7割が、スケジュール管理にエクセルを利用していると感じています。次いで、Googleカレンダーやホワイトボードなどのツールが使われるケースも見られます。
エクセルは多くの事業所ですでに導入されており、特別な準備をせずに使い始められる点が、利用されている理由の一つと言えるでしょう。
A：色分けの工夫やアプリの使い分けがあります
スケジュールを見やすく管理するためには、予定の色分けやツールの使い分けを行い、画面内の情報量を適切に整理することが重要です。
例えば色分けでは、疾患ごとに色を変えたり、保険の種類によって色分けしたりすることで、文字情報だけに頼らず、視覚的に状況を把握しやすくなります。
また、シフト管理はGoogleカレンダーやTimeTreeなどのスケジュール管理アプリを使用し、車両管理や備品管理はエクセルで行うなど、用途ごとにツールを使い分ける方法も有効です。
それぞれのツールに役割を持たせることで、1つのツールに情報が集中するのを防ぎ、全体の管理をしやすくすることにつながります。
ただし、事業所の規模が大きくなったり管理項目が増えてきたりすると、ツールを分けて管理する方法にも限界が出てきます。その場合は、有料アプリを導入して情報を一元管理することも有効な選択肢と言えるでしょう。
A：状況によって異なります
訪問看護のスケジュール管理には、エクセルやスケジュール管理アプリなど、いくつかの方法がありますが、どちらが適しているかは利用人数や運用状況によって異なります。
エクセルは無料で使えるうえ、項目や軸を自由に設定できるため、カスタマイズ性が高い点がメリットです。一方で、最新の予定を全員で共有するのが難しく、更新漏れが起きやすいという課題もあります。
一方、スケジュール管理アプリは、予定の共有や確認がしやすい点が特長です。ただし、エクセルほど自由に項目を設定できない場合もあります。
少人数で予定変更が少ない場合であれば、エクセルでも問題なく運用できるケースがあります。しかし、スタッフ数や訪問件数が増えると、更新や共有の手間が増え、管理が難しくなりがちです。
訪問看護では急な予定変更が発生することも多いため、最新のスケジュールを全員が把握できるかどうかが重要になります。その点では、スケジュール管理アプリのほうが情報共有の負担を軽減しやすいと言えるでしょう。
事業所の規模や業務の進め方に合わせて、エクセルとアプリを使い分けることが大切です。
A：利用人数が多いorツールを統一したい場合は有料ツールがおすすめです
スタッフの人数が少ない場合（目安として5名以下）であれば、無料アプリやエクセルでも運用できるケースがあります。ただし、人数が増えるにつれて予定が把握しづらくなり、管理の手間も大きくなりがちです。
また、利用人数が多いほど、スケジュール管理アプリを導入することで得られる効率化の効果も広がります。全員が同じツールを使うことで、情報共有や確認作業をスムーズに行えるようになります。
そして、スケジュールはエクセル、変更の共有はLINE、報告書は別のツールといったように、複数のツールを併用していると、確認漏れや二重入力などのミスが発生しやすくなります。
実際に弊社へご相談いただくケースでも、ツールが分散していて非効率に感じている、または人数が増えて既存の管理方法では見づらくなったことをきっかけに、有料アプリの導入を検討される事業所が多い印象です。
弊社では、Googleカレンダーやホワイトボードなどの、スケジュール管理ツールを徹底比較する資料をご用意しております。
30秒ほどでダウンロード可能です。ツールごとの強みや弱みを詳しく知り、スケジュール管理を効率化したい方に向けた内容になっております。
訪問看護のスケジュール管理は、1日の流れが決まっている一方で、急な変更や制約が多く、属人的になりやすい業務です。依頼の受付から訪問配置、利用者・看護師との調整までを人の記憶や経験だけに頼っていると、負担が集中しやすくなります。
そのため、スケジュールを組む手順を整理し、共有方法や使用するツールを見直すことが重要です。特に、移動時間やエリアを考慮した配置、予定変更への対応を仕組みとして整えることで、日々の調整業務は大きく軽減できます。
スケジュール管理アプリを活用すれば、情報の一元管理や共有がしやすくなり、訪問看護の現場にありがちな「確認・修正・伝達」の手間を減らすことができます。ステーションの規模や運用方法に合ったツールを選び、無理なく続けられる管理体制を整えることが、安定した訪問看護運営につながります。
訪問看護のスケジュール管理において、次のようなお悩みを感じていませんか。
「サポスケ」は、こうした訪問看護ならではの課題を解消するために開発された、スケジュール管理に特化したサービスです。
訪問看護をはじめ、スタッフを現場へ派遣し、1日に複数の訪問先を回る運用を前提に設計しているため、複雑になりがちなスケジュール管理を、無理なく行える仕組みを提供しています。
サポスケの特長が簡単にわかる資料をご用意しています。以下のボタンから約30秒でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご覧ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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