TimeTreeとLINEのスケジュール管理の不便さを解消!サポスケの便利な機能で情報を一元管理。

2024年08月30日

---

会社概要

2020年7月に設立され、東京都目黒区を拠点とする株式会社ピカピカ様は、ハウスクリーニングを中心とした清掃業務を営んでいます。

「毎日をピカピカに」をモットーにお客様にピカピカな空間を提供していらっしゃる会社様です。

---

今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社ピカピカ スケジュール管理者の三浦さん、バックオフィス担当者の魚形さんにインタビューさせていただきました！

事務作業に時間がかかり、人為的ミスも発生

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

TimeTreeでスケジュールを作成し、LINEでスタッフに共有をしていました。

TimeTreeには、誰がどこに行くかという細かな情報までは記載せず、時間や現場名などの大まかなスケジュールのみ記載をしていました。詳細な情報や各スタッフのスケジュールについては、予定の前日にグループLINEで共有していました。

そのため、現場が誰と同じなのかなどの詳細な情報を常にオープンにできていない状況でした。

TimeTreeやLINEでスケジュール管理をしていてどのような不都合がありましたか？

TimeTreeには「誰が・どこの現場に行くか」記載ができていなかったため、本部からの連絡ができない状況でした。

また、前日にグループLINEで詳細情報を共有していたので、情報が流れることがありました。LINEを見返すという動作が面倒くさいため、やりづらいと感じるスタッフは多かったと思います。

また事務面では、請求書作成や日報入力について手間が発生していました。

請求書を作成する際、施工回数の情報が必要なので、施工現場に誰が行ったかなどをTimeTreeやLINEを遡って見ながら手作業で確認しなければいけなく、手間がすごくかかっていました。

時間としては1週間に1回、1時間以上かけて作成し、1ヶ月で例えたら1日分の作業量になるくらい時間がかかっていました。さらに、施工現場に誰が行ったか、何時に行ったかなどの情報が頻繁に変わるため、データのずれが生じ、手動でExcelに書き移す際の人為的ミスも発生していました。

さらに、日報は最初LINEで報告をしようとしていたのですが、複数のスタッフからスケジュール管理者が収集した後に更に上司に報告しないといけないため、LINEでは手間がかかってしまうのが悩みでした。また、スタッフとは日報だけのやり取りだけでなく他の連絡もするため日報の管理が行き届かない懸念もありました。

サポスケ以外に検討されたサービスはありますか？

特に検討したことはなかったです。

私は経理担当として1年ほど前に入社したのですが、仕事量が追いつかなくてマネーフォワードを導入しました。その後、2023年のビルメンヒューマンフェア&クリーンEXPOで弊社の社長がサポスケを見つけ、管理ツールの一つとして紹介をいただいたのでタイミングがよかったです。

便利な機能でスケジュール管理がスムーズになり作業の効率化ができた

サポスケを導入してどう変わりましたか？

サポスケは誰がどの現場にいて、誰と一緒にいるのかが一目で分かるので、スタッフに連絡するのがとても楽になりました。

例えば、サポスケで誰がどの現場にいるかを確認し、複数のスタッフが同じ現場にいる場合、必要な指示や情報を一度に全員に伝えることができます。このように、1回の電話で一緒に伝えたいことをまとめて伝えることができるようになり、非常に助かっています。

サポスケの通知機能を利用することで、各スタッフに必要な情報が即座に共有されるため、情報漏れや伝達ミスのリスクが大幅に減少しました。このように、連絡業務が効率化され、スタッフ全員が一貫した情報を基に行動できるようになりました。

事務作業では、CSVでデータを出力できるので、請求書や売上管理の作成の手間が削減されました。また、CSVデータだと1回で1個のデータにまとめられるので人為的ミスのリスクが減少しました。

今まで一番時間がかかっていた作業時間を短縮することができたので、各スタッフの売上の把握や管理にもしっかりと時間を使えるようになりました。これにより、スタッフにとってのメリットを考えたり、会社の利益を管理しやすくなりました。

また、打刻機能や報告書機能を活用することで、新たな取り組みができました。もともと、会社を大きくする目標に向かって、出勤簿や日報の報告ができるツールを導入しようと思っていました。

報告書機能を日報の代わりに使用することができ、スケジュール管理者の過負荷を防ぐこともできました。また、他の上長も自分のチームの日報を閲覧できるため、チームの動きを全員が把握できるようになり、とても助かっています。

去年と比べて、スタッフが5、6人増え、セキュリティ対策の必要性も増してきました。そのため、管理が難しくなっていましたが、サポスケを活用することで、全ての情報を一元管理できるようになり、大変助かっています。急激に人が増えたタイミングでサポスケを導入できたことは非常に有益でした。サポスケには便利な機能が多く、積極的に活用しています。

他にサポスケの導入後に変わったことはございますか？

スケジュールを見る側は、以前に比べると現場の詳細情報がスケジュールに記載されて非常に見やすくなったので、スタッフはすごく助かってると思います。また、スタッフは自分だけのスケジュールも見れるので、すごくやりやすくなったと思います。

現場のスケジュールは急に決まるので、近々でしかスケジュールを共有していないんですが、自分が担当するスケジュールが入ったら通知が来るようになっているので、見落としも改善することができました。

また、将来的には他のスタッフにスケジュール管理も任せていきたいと思っています。サポスケにスタッフが慣れた段階で、いずれ可能になると考えています。

サポスケに慣れるまでどのように工夫しましたか？

TimeTreeからの移行期は慣れが必要でしたが、日々サポスケを使っているうちに自然と慣れていきました。

また、サポスケのスタッフの方が弊社の事務所に来て、わかりやすく教えてくださったことも大きな助けとなりました。もしこれが「社内でやってください」といった形だったら、うまくいかなかったかもしれません。パソコンが苦手な人が多いため、事務所に来て直接教えていただけるのは非常に助かりました。

ちょうど社内のスタッフが入れ替わる時期だったため、以前の管理方法を知らない新しいスタッフが多く、サポスケの導入もスムーズに進みました。アプリを使う側の受け入れはとてもスムーズで、若いアルバイトが多かったため、スマホに慣れていることもあり、使いやすく見やすいと好評でした。

さいごに

今後サポスケに期待していることはございますか？

現状維持で十分に満足しています。現在、サポスケにすべてを頼りきっており、出勤簿、スケジュール、スタッフの動き、日報など、すべての管理をサポスケで行っています。そのため、休憩ボタンがあれば休憩時間も正確に管理できるので、今後の導入を期待しています。

また、休憩ボタンが導入されたら、休憩時に携帯でサポスケを操作する機会が増え、スタッフがサポスケをより活用しやすくなると思います。頻繁にサポスケを開く習慣が身につけば、業務の合間にもサポスケを有効活用でき、全体的な業務効率の向上にもつながると考えています。