2024年05月09日
日々のスケジュール管理は、効率的な業務や生活を送る上で欠かせない要素です。その中でも、Googleカレンダーは多くのビジネスパーソンや経営者から愛用されているツールとなっています。
そこで、本記事では、Googleカレンダーを効果的に活用するための基本的な機能から意外と知られていない使い方まで解説します。
時間を最適化し、業務の効率を向上させるためのヒントが満載ですので、ぜひ参考にしてください。
画像引用)https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Googleカレンダーは、日常生活やビジネスでのスケジュール管理をシンプルで効果的に行うことができる、便利なツールです。まずはGoogleカレンダーの概要、料金などの詳細から見ていきましょう。
Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のスケジュール管理ツールで、Webブラウザやスマートフォンアプリから利用できます。
2007年から提供されており、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できるといった特徴があります。
ブラウザ上でスケジュールを管理・共有でき、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。また、Googleサービスとの連携もスムーズで、GmailやGoogleドキュメントなどと同様にさまざまなデバイスからアクセスできます。
Googleカレンダーは単なるカレンダーツールではなく、自分のスケジュール管理や同僚や取引先との仕事をする際にも業務効率化できる便利なツールとなっています。
Googleカレンダーは基本的に無料で利用できます。
一方、カレンダー機能が包括されているGoogle Workspace(旧：G Suite）という有料プランもあります。
フリーランスや小規模ビジネス向けのBusinessプランでは、Business Starter、Business Standard、Business Plusの3つのオプションが提供されています。
ビジネス用メール、ビデオ会議、クラウドストレージなど、さまざまな機能が含まれており、料金は月額680円から2,040円までとなっています。
Google WorkspaceのGoogleカレンダーは、チームメンバー間の予定調整を効率化できます。
例えば他社員の予定を簡単に確認できたり、会議室の利用可能状況も一目で把握できます。これにより、会議を設定する際には、最適な日時と会議室を選択できるようになります。
さらに、Googleカレンダーは不在時の招待にも対応しており、自動的に辞退する設定ができます。これにより、不在時のカレンダー招待に対する返信作業が省略され、より効率的な予定調整が可能です。
このようにGoogleカレンダーには、多くのデバイスで使用できる他、基本料金は無料となっているため、使いやすいツールとなっています。次章では、そんなGoogleカレンダーの使い方を確認します。
ここまでに述べたように、Googleカレンダーを使うと日々の予定を整理でき、時間を効果的に使えます。まずは、Googleカレンダーの基本的な使い方から見ていきましょう。
Googleカレンダーの基本操作は以下の通りです。
・予定の確認と追加
・他の人と予定を共有する
・Google Meetを設定する
・タスクを追加する
このようにGoogleカレンダーは、基本的なスケジュール管理をする上での機能が揃っています。特に予定の共有がしやすいと、各自のスケジュール調整が容易になり、業務が効率的になるといった理由から重要です。
また、タスクや予定の通知を設定し、忘れることなく予定をこなせたり、登録された予定を他のユーザーと共有できます。共有相手のカレンダーに自動的に予定が反映されるため、チーム内でスケジュールを共有するのに便利です。
詳しいGoogleカレンダーの使い方は以下の記事をご覧ください。
【永久保存版】Googleカレンダーのスケジュール管理方法徹底解説
https://saposuke.jp/media/carender-howtouse
次に、Googleカレンダーの応用的な使い方を確認していきます。
ショートカット機能を使いこなす
Googleカレンダーのショートカット機能を使えば、さらに効率的に作業できます。
まずは、Googleカレンダーでショートカットキーを有効にする手順を確認しましょう。
① Googleカレンダーの画面右上にある歯車マークの「設定」をクリックする
②画面の左側にある「全般」から「キーボード ショートカット」を選択します。
③「キーボード ショートカットを有効にする」にチェックを入れます。
上記の手順を踏むことで、Googleカレンダーでショートカットキーを使用できるようになります。
次に、覚えておきたい代表的なショートカットキーを紹介します。
| ショートカットキー | 操作内容 |
| S | スケジュールを見る |
| C | スケジュールを作成する |
| T | 今日のスケジュールを見る |
| ZまたはCtrl + Z | 1つ前の操作に戻す |
| 1または D | 1日のスケジュールを表示する |
| 2または W | 1週間のスケジュールを表示する |
| 3または M | 1ヶ月のスケジュールを表示する |
| 6または Y | 1年のスケジュールを表示する |
覚えるのが難しい場合は、「Shift +？」をクリックすると、便利なショートカットキーの一覧を表示できます。
会議の予約枠を設定する
複数の人との面談や会議を簡単に調整するために、Googleカレンダーでは会議の予約枠を
事前に設定できます。個別に予定調整を行う必要がなくなるので効率化に繋がるでしょう。
以下に、会議の予約枠を設定する手順を以下に示します。
①予定を作成する際、画面上部の「予約スケジュール」タブをクリックする。
②タイトルなどをつけた後、「スケジュールを設定」のボタンをクリックする。
③日時と枠の時間を選択する。
予約枠を作成すると、他のユーザーがその予約枠を見て、自分の予定を追加できるようになります。
また、他のユーザーが予定を追加するには、「ゲスト」として予定を追加し、予定をクリックして、「このカレンダーの予約ページ」をクリックします。
こうすることで、会議の予約枠を設定し、他のユーザーが自分の予定を追加できるようになります。
会議室の空き状況を常に確認する
注)こちらは、Google Workspace(旧：G Suite)という有料プランに入っている場合のみ利用できます。
会議室の空き状況を常に把握するために、Googleカレンダーのリソースのブラウジング機能を活用すると便利です。ブラウジング機能を活用することによって、お客様の来訪や1on1で面談したい時など、確実に会議室を確保しなければいけない時には特に便利になるでしょう。
また、ブラウジング機能を活用するにはあらかじめ会議室などの情報を登録しておく必要があります。詳しくは以下の記事をご覧ください。
会議室とリソースが登録されたカレンダーを共有する
(https://support.google.com/a/answer/1034381?hl=ja)
以下に、会議室の空き状況を確認する手順を説明します。
①「他のカレンダー」の＋ボタンをクリックする。
②「リソースのブラウジング」から、確認したい会議室を選択してチェックを入れる。
これらの手順を踏むと、選択した会議室の予約状況が自動でカレンダーに追加されます。このようにして、自分の予定と同じように会議室の空き状況を常に確認できます。
ファイルを添付する
Googleカレンダーでは、予定にファイルを添付することで業務をスムーズに進められるでしょう。ファイルの添付機能を活用することで、打ち合わせなどに必要な資料やメモを事前に添付しておき、会議当日にファイルを探す手間を省けます。
また、Googleマップのリンクも添付することができるので、相手先の場所を検索する手間も不要になります。
以下にファイルを添付する予定に資料などを添付する手順を説明します。
①予定を作成する際に「添付ファイルを追加」をクリックする。
②添付したいファイルをアップロードする。
Googleカレンダーをビジネスでどのように活用できるか、具体的な例をもとに見ていきましょう。
ビルメンテナンス会社様の事例
スタッフ数が50名程度のとあるビルメンテナンス会社様では、Excelで作成したスケジュールを共有する手段として、Googleカレンダーを活用されていました。
以前はExcelでスケジュール作成後、メールにて各スタッフへ詳細情報を送っていましたが、メール作成の工数が大きすぎる課題がありました。
そこで、3ヶ月先までの中期のスケジュールはExcelで大枠を作成し、日が近づいてきて確定したスケジュールについては、Googleカレンダーに入れるという運用を開始しました。
Googleカレンダーの「ゲストを追加」機能を活用し、該当スケジュールに入るスタッフを追加します。該当スケジュールに変更が加わった際、変更通知メールが自動で飛ぶ仕様のため、人力でのメール作成の工数が大きく減少しました。
また、「場所を追加」の欄に住所を入れておくことで、スタッフがアプリで確認した際、Googleマップを簡単に開けるようになりました。メールで受け取っていた際は住所情報をコピーした上で、マップアプリを開いてペーストをしていたので、その手間が大きく減少しました。
フォトスタジオ会社様の事例
スタッフ数が20名程度のとあるフォトスタジオを運営されている会社様では、スケジュール管理にGoogleをご活用されていました。
1組のお客様でも来店相談、ドレスなど衣装の試着、ブースごとのフォトの撮影と複数のスケジュールに分かれています。またスタッフ数も20名程度と多いことから、全てを別のスケジュールとして分けると、画面がカオス化してしまう状態でした。
画面を可能な限りシンプルにするため、1組のお客様のスケジュールは1つの枠で設定し、Googleカレンダーの「説明」の枠内に、試着やブースごとの撮影など細かな情報を入力することしました。
このように、Googleカレンダーをうまく活用することで、より効率的にスケジュール管理を行うことが可能です。次章では、Googleカレンダーのメリットについて詳しく見ていきます。
Googleカレンダーでスケジュール管理を行うと、以下のようなメリットがあります。
メリットの一つ目として、複数の人とカレンダーを共有できる点が挙げられます。
例えば訪問看護や訪問介護の会社で、訪問先などのスケジュールが変更された時に変更内容を簡単に共有できるのは大きな利点です。スケジュールの変更が多い業界で働く場合、この機能は特に重要で、効率的に業務を行えるようになります。
メリットの二つ目として、Googleカレンダーを導入しやすい点が挙げられます。
Googleカレンダーは基本料金が無料である他、iPhone、ipad、Android、PCなど、様々なデバイスに対応しています。そのため、専用のデバイスを導入する必要がなく、コスト削減につながります。
また、データの同期機能が備わっているため、スマートフォンやPCなどでの操作が簡単で、データの移行漏れを心配する必要がありません。
メリットの三つ目として、複数のカレンダーを分けて管理できる点も挙げられます。
個人用や仕事用、クライアント向けなど、複数のカレンダーを作成して使い分けることで、予定の把握と管理が容易になります。そのため、様々なカレンダーをGoogleカレンダー単体で管理できることから、業務を効率化できます。
このように、Googleカレンダーには多くのメリットもあります、しかし、デメリットも確かに存在します。次章では、Googleカレンダーのデメリットについて見ていきます。
Googleカレンダーでスケジュール管理をする際に、対応できない点も存在します。以下にデメリットをまとめましたのでご覧ください。
デメリットの一つ目として、Googleアカウントの利用を許可していない企業だと使用できない点が挙げられます。
セキュリティ上の理由から、企業はGoogleアカウントのビジネス利用を制限している企業もあります。
また、外部の相手がGoogleアカウントを持っていない場合もあり、共有が困難になることがあります。
デメリットの二つ目として、規模の大きなプロジェクトや組織外の人員が多い場合、管理コストが高まる可能性がある点が挙げられます。
Googleカレンダーは小規模なプロジェクトやチーム向けには適していますが、大規模なプロジェクトや組織外の人員を巻き込む場合、様々な人のスケジュールが入り混じってしましうことにより、カレンダーの視認性が低下する可能性があります。
これにより、必要な情報を見つけにくくなったり、予定を見落としてしまうリスクが高まるでしょう。
デメリットの三つ目として、個人情報や機密情報の漏洩リスクがある点が挙げられます。
Googleカレンダーを使用する際には、誤って個人情報や機密情報を公開してしまうリスクがあります。特に、組織内での情報共有や外部の相手とのやり取りがある場合、情報漏洩のリスクが高まります。
これに対処するためには、適切なセキュリティ対策や権限管理が必要です。
このように、Googleカレンダーをビジネスで使う場合、デメリットも存在します。そのため次章では、スケジュール管理できるツールをいくつか紹介します。
画像引用)https://line-works.com/guidelines/
「LINE WORKS」は、LINEと連携してスケジュール管理を効率化するツールです。
LINE WORKSはカレンダー機能以外にも、LINEと同じようなチャット機能を使えるため、簡単に使いこなせることができます。
また、Googleカレンダーと同様、ファイルの添付が可能であるなどのメリットもあります。
LINE WORKSには有料プランもあります。有料プランの値段は、スタンダードが月額450円、アドバンストが月額800円となっています。無料プランと比較して、例えばビデオ通話においては、通話時間が無制限になったり参加可能人数が200人までになる点や、有料プランの場合、カスタマーサポートを受けられるといった違いがあります。
その他の有料プランと無料プランの違いについては、下記の記事で紹介されているのでご覧ください。
料金プランによってどう違う？LINE WORKSのプランごとの機能や導入時のポイントを解説
(https://www.mobileworkplace.jp/column/lineworks-plan)
画像引用)https://timetreeapp.com/intl/ja/newsroom/2020-09-01/timetree-6th
「TimeTree」は、家族やチームでのスケジュール共有をシンプルに行えるアプリです。
カレンダーをカテゴリー別に分けることで、必要な相手との情報共有が容易になります。
また、チャットやToDoリストの機能も搭載されており、スケジュール管理をより効率的にできます。スマートフォンやタブレット、PCから利用可能で、基本的な機能は無料で利用可能です。
さらに、TimeTreeは、スケジュール管理だけでなく、チャットやToDoリストなどの機能も搭載されている多機能なアプリです。プライベート用やビジネス用など、カテゴリー別にカレンダーを登録することで、必要な相手とのスケジュール共有がスムーズに行えるでしょう。
そして、有料版のプレミアムでは広告非表示や便利な機能が追加されるため、さらなる利便性を得られるでしょう。
タイムツリーの使い方については、以下の記事で解説しているのでご覧ください。
【超基礎】仕事でのタイムツリーの使い方講座
(https://saposuke.jp/media/timetree-how-to-use)
画像引用)https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/
「rakumoカレンダー」は、Google Workspaceをさらに活かすために開発されたスケジュール管理ツールです。
組織の階層表示機能やGoogle Workspaceとの自動同期機能など、使いやすさに特化した機能を備えています。
また、部署横断のプロジェクトや施設の予約など、さまざまなニーズに対応し、シンプルかつ効果的なスケジュール管理ができるでしょう。
さらに、ドラッグ＆ドロップでの予定の調整や出欠確認機能など、日々の業務を円滑に進めるための機能も充実しています。組織や個人のニーズに合わせてカスタマイズ可能であり、さらに他のrakumo製品との連携も可能です。
rakumoカレンダーの詳細については、以下の公式サイトをご覧ください。
Google Workspace を拡張する「rakumo カレンダー」
(https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/)
また、ここでは紹介しきれなかったツールもあります。そのため、他のツールも比較してみたい方は、以下の記事をご覧ください。
とりあえずコレ！無料で使えるスケジュール管理アプリ【2024年版】｜選び方やメリデメについて解説
(https://saposuke.jp/media/free-app-Introduce)
ツールにはそれぞれ特徴があるため、ツールを導入する場合、企業様ごとに必要な機能を考える必要があります。
弊社ではスケジュール管理を通じて企業の業務を効率化させるツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケでは、割り当てミスへのアラートや休暇の管理など、アプリ一つでミスの防止から必要な作業を行えるように設計されており、業務の効率化をサポートします。
実際にサポスケを導入いただいた企業様からは、
・どこでも最新のスケジュールを確認でき、情報共有が楽になった。
・顧客相談時に空き日を即答できるようになり失注リスクが減った。
・人の動きがリアルに見えるので、誰が何をしているか把握しやすくなった。
などの声をいただいております。
「とにかく業務を効率化できるスケジュール管理ツールを探している。」、「スケジュール管理のミスを減らしたい。」と考えている方はぜひ、資料請求から「サポスケ」の詳細をご覧ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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