2024年12月07日
近年、AI技術の進化により、私たちの働き方は大きく変わりつつあります。その中でも「スケジュール管理」は、AIの活用効果を実感しやすい分野のひとつです。
従来のスケジュール管理は、予定の入力や調整を人が行う必要があり、忙しい現場ほど管理が形骸化しやすいという課題がありました。
しかし現在では、AIを活用することで、予定の整理や優先順位付け、リマインドなどを自動化できるようになっています。
本記事では、スケジュール管理におけるAIツールの活用シーンや具体的な使い方、導入することで得られるメリットについて解説します。
スケジュール管理においてAIは非常に強力なパートナーになります。例えば、「今週のタスクの優先順位をつけて」と指示を出せば、AIは適切な順序を提案してくれます。
しかし、毎回細かく状況を説明して指示を出すのは面倒という欠点もあります。そのため、複雑な判断を求めない単純なスケジュール調整やリスト作成であれば、有料の高機能なツールを使わなくとも、無料のAIチャットボット（ChatGPTの無料版やGeminiなど）で十分に役立ちます。
まずは、どのようなシーンで使えるかを見ていきましょう。
ChatGPTを使ったスケジュール管理の方法を3つ紹介します。
それぞれ解説します。
ChatGPTを使ったスケジュール管理の方法1つ目は、「Reminders」というプラグインを活用しリマインダー設定をすることです。
AIの進化に伴い、スケジュール管理がますます簡単になっています。特に、ChatGPTに「Reminders」というプラグインを活用することで、リマインダーを自動で設定し、忘れがちなタスクを漏れなくこなすことが可能です。
まず、リマインダーを活用するメリットとして、タスクの期限を忘れずに管理できる点が挙げられます。たとえば、仕事の締め切りや重要な会議の前に、リマインダーが通知してくれれば、忘れずに準備ができます。
これにより、忙しい日々の中でも、必要なタスクを効率よく完了することができます。次に、ChatGPTと「Reminders」のプラグインの使用方法についてです。
| reminders.add({reminders: [“プロジェクトの締め切り”],tags: [“仕事”, “締め切り”]}) |
| reminders.find({tags: [“締め切り”]}) |
| reminders.remove({reminders: [“プロジェクトの締め切り”],tags: [“仕事”, “締め切り”]}) |
| reminders.tag({reminders: [“プロジェクトの締め切り”],tags: [“重要”]}) |
| reminders.untag({reminders: [“プロジェクトの締め切り”],tags: [“重要”]}) |
ChatGPTのリマインダー機能を活用することで、日常の忙しいスケジュールを効率的に管理し、忘れ物やミスを防ぐことができるため、スケジュール管理の大きな助けとなります。
ChatGPTを使ったスケジュール管理の方法2つ目は、スケジュールをリスト化することです。
スケジュールをリスト形式で整理することは、スケジュール管理の基本であり、ChatGPTを活用することでさらに効率化することができます。リスト化することで、今やるべきタスクが一目で把握でき、スケジュールの見通しを立てやすくなります。
まず、リスト化のメリットとして、視覚的にタスクを確認できる点が挙げられます。たとえば、今日やるべきことが5つある場合、それをリストにして並べることで、全体像が把握でき、どの順番でこなすべきかが明確になります。
ChatGPTを使うと、会話形式で「今日のタスクをリストにして」と指示するだけで、AIが自動的にリスト化してくれます。
次に、ChatGPTが提供するリストのカスタマイズ機能を使えば、日ごと、週ごとに分けてタスクを整理することも簡単です。たとえば、「月曜日の仕事リスト」と指定すると、ChatGPTがその日にやるべきタスクを整理し、リストとして表示してくれます。
これにより、毎日のスケジュールを一つずつ確認する手間を省き、効率的な管理が可能になります。
また、リスト化することで、優先順位のつけやすさが増します。たとえば、リストの上位に優先度の高いタスクを配置し、下位に優先度の低いタスクを並べることで、何から手をつけるべきかが一目でわかります。ChatGPTはこのプロセスをサポートし、ユーザーが「このタスクを後にしたい」「急いでいるタスクを上にしたい」といった要望に応じて、リストを再編成することも可能です。
スケジュールをリスト化し、ChatGPTの力を借りて毎日効率よくタスクを処理することで、時間の無駄を省き、計画的に仕事や生活を進めることができるでしょう。
ChatGPTを使ったスケジュール管理の方法3つ目は、優先順位を決めてもらうことです。
スケジュール管理において、タスクの優先順位を正確に決めることは、時間を効率的に使うために非常に重要です。
しかし、毎日の忙しさの中で自分で決めるのは難しいと感じる方も多いでしょう。ここで、AIツールであるChatGPTを活用すると、よりスムーズに優先順位を整理できます。
まず、ChatGPTにあなたのスケジュールやタスクを入力し、それぞれのタスクの重要度や期限を伝えることで、AIが客観的に優先順位を提案してくれます。
たとえば、「今週中に終わらせなければならないレポート作成と、来月のプレゼン準備、どちらを優先すべきか？」という質問をすることで、AIは期限やタスクの緊急性をもとに「レポート作成を先に片付けるべき」といった答えを返してくれます。
AIは、感情や直感に左右されず、あくまで合理的な判断をしてくれる点が利点です。
人間はつい後回しにしたい作業を避けがちですが、AIはそのような感情を排除し、冷静にタスクを分析します。
さらに、時間的な制約やリソースの利用状況も考慮に入れた提案をしてくれるため、忙しい日々の中でタスクの優先順位を迷うことなく決められます。
ここまで、ChatGPTを使ったスケジュール管理の方法について解説しました。次に、スケジュール管理でAIを活用するメリットについて解説します。
従業員のシフト作成や、個人の学習計画などのスケジュール作成は、AIの得意分野です。 これには2つの方法があります。
どちらも条件さえ伝えれば、重複や漏れを防ぎながら素早くスケジュール案を出してくれます。
会議やランチの日程調整もAIに任せることができます。 「来週の空いている時間は？」と聞いて候補をリストアップさせたり、相手に送るための「日程調整メールの文面」を作成させたりすることが可能です。こちらも生成AI、アプリ内蔵AIのどちらでも対応可能です。
スケジュール管理でAIを活用するメリットは、以下の4つです。
1つずつ紹介します。
スケジュール管理でAIを活用するメリットの1つ目は、コスト削減です。
AIを利用することで、人手に頼らず効率的にスケジュール管理が可能になり、人件費や運用コストの削減が期待できます。
これまで多くの時間やリソースをかけて行っていたタスク管理を、AIが自動的に処理してくれるため、社員が他の重要な業務に集中することができ、無駄なコストを減らせます。
プロジェクトの進捗確認や会議のスケジュール調整は、従来、手作業で行われていましたが、AIを活用することで自動的に最適なスケジュールが提案されます。
こうした作業をAIに任せることで、社員が行うべき作業が減り、その分業務時間を短縮することができます。さらに、スケジュールの修正や調整もAIが瞬時に行えるため、これまでかかっていた時間的コストもカットされるのです。
また、AIによるスケジュール管理ツールは、手頃な価格帯から導入できるものが多く、特に中小企業にとって大きなメリットとなるでしょう。大規模なシステムを導入することなく、低コストでスケジュール管理を効率化できるため、企業全体のコスト削減につながります。
スケジュール管理でAIを活用するメリットの2つ目は、生産性の向上です。
AIは、膨大なデータを瞬時に処理し、効率的にスケジュールを立ててくれるため、時間管理がよりスムーズになります。その結果、各社員が集中すべき仕事にしっかりと時間を割くことができ、業務全体の生産性が高まります。
例えば、会議やタスクの優先順位をAIが自動的に調整することで、重要なタスクにすぐに取り掛かれる環境が整います。人間の手で行うと、スケジュールの調整や変更には時間がかかりますが、AIはリアルタイムで最適なスケジュールを提案してくれるため、無駄な時間を減らすことができます。
また、AIは過去のデータを分析し、今後のスケジュールの改善提案も行います。時間がかかっているタスクがあれば、それをAIが自動的に見つけ、スケジュールに反映することで、時間配分の改善が期待できるのです。
こうしたAIのサポートにより、業務の無駄が削減され、結果として生産性が向上します。
スケジュール管理でAIを活用するメリットの3つ目は、複数案件の同時進行が可能であることです。
AIは、複数のタスクやプロジェクトを同時に管理するのが得意で、スケジュールが重なってしまう場合でも、効率よく調整を行うことができます。
これにより、忙しいビジネスシーンにおいても、スムーズに複数の業務を進めることができるのです。
プロジェクトAとプロジェクトBが同時に進行している場合、AIはそれぞれのタスクの進行状況をリアルタイムで把握し、最も効率的に両方を進める方法を提案してくれます。
会議の日程が重なる場合でも、AIは適切な時間帯や調整案を提供し、スムーズにスケジュールを調整します。これにより、担当者は一つの案件に集中しすぎることなく、同時に複数のプロジェクトを円滑に進行させることができます。
さらに、AIは自動的に進捗状況を記録し、今後のスケジュールに反映するため、担当者が次に行うべきタスクが明確になります。これにより、業務が滞ることなく進行し、結果としてプロジェクト全体の進行速度が向上します。
複数の案件を同時に進めなければならない場合でも、AIのサポートを受けることで効率的なスケジュール管理が可能となり、業務の円滑な進行が期待できます。
スケジュール管理でAIを活用するメリットの4つ目は、ミスの減少と正確性の向上です。
AIは人間のように感情に左右されることがないため、スケジュールの調整やタスクの割り当てにおいて、ミスが発生する確率が低くなります。
これにより、業務の正確性が向上し、結果として全体的な効率も高まります。
手作業で行うと見落としがちなスケジュールの重複や、重要なタスクの抜け落ちといったミスをAIが防いでくれます。AIは事前に設定されたルールやデータをもとに自動的に判断を行うため、予定の重複や不備が発生しにくくなります。
これにより、担当者が確認ミスをしてしまうリスクを減らし、より正確なスケジュール管理が可能となるのです。
さらに、AIは変更点や修正が発生した際にも瞬時に対応し、他のタスクに影響が出ないように全体のスケジュールを再調整します。このように、常に最新の情報を基にしたスケジュール管理が可能となり、予定の変更が多い環境でも、ミスなく対応できる点が大きなメリットです。
ここまで、スケジュール管理でAIを活用するメリットについて解説してきました。メリットは理解できたが、どの様なツールを選べばいいのかわからない方も多いことでしょう。
そこで、次項ではAIを活用したスケジュール管理ツールの選び方について解説します。
AIを活用したスケジュール管理ツールの選び方は、以下の3つです。
1つずつ解説します。
AIを活用したスケジュール管理ツールの選び方の1つ目は、目的にあった機能が搭載されているかを確認することです。
スケジュール管理ツールにはさまざまな機能がありますが、それぞれの業務に合った機能を持つツールを選ばないと、逆に管理が煩雑になってしまうことがあります。自分の目的に合わせて、必要な機能がしっかり揃っているかを見極めることが大切です。
例えば、個人でスケジュールを管理するのか、チーム全体のスケジュールを調整するのかによって必要な機能は異なります。
個人で使う場合、シンプルなタスク管理機能やリマインダー機能があれば十分な場合もありますが、チームで利用する場合には、タスクの割り当て機能や進捗状況の共有機能が必要になるでしょう。
こうしたツールを選ぶ際には、自分がどのようにスケジュールを管理したいか、どの機能が業務に役立つかを考えることが重要です。
また、AIを活用することで、スケジュールの自動調整やタスクの優先順位付けが可能なツールもあります。特に、複数のプロジェクトを同時に進行させる場合や、緊急のタスクが頻繁に発生する場合には、AIがスケジュールをリアルタイムで最適化してくれる機能が役立ちます。
AIを活用したスケジュール管理ツールの選び方の2つ目は、操作性が良いかを確認することです。
いくら高機能なツールでも、使い勝手が悪いと、スケジュール管理がかえって複雑になり、時間を無駄にしてしまう可能性があります。そのため、直感的に操作できるか、使い方が簡単かどうかは非常に重要なポイントです。
毎日の業務で忙しい中、複雑な操作を要求されるツールでは、かえって業務効率が落ちてしまうでしょう。逆に、シンプルなインターフェースや操作方法を持つツールであれば、スムーズにタスクを管理できるため、時間を有効に使うことができます。
ツールを導入する際は、実際に操作してみることや、デモ版を試してみるといいでしょう。特に、AIによる自動スケジュール調整機能がある場合、使いやすいかどうかが管理の効率を大きく左右します。
また、操作性が良いと、チームメンバー全員がスムーズに使いこなせるため、業務全体の効率化にもつながります。使いにくいツールを無理に導入してしまうと、メンバーがツールの操作に戸惑い、かえってミスが増えたり、時間がかかってしまうこともあるため注意が必要です。
AIを活用したスケジュール管理ツールの選び方の3つ目は、コストパフォーマンスが良いかを確認することです。
ツールの価格は非常に重要な要素ですが、単に安いだけではなく、どれだけの機能や価値を提供してくれるかも考慮しなければなりません。コストパフォーマンスを見極めるためには、価格に対してどの程度の機能や利便性が得られるかをしっかりと確認することが大切です。
無料で提供されているツールも多くありますが、無料版では基本的な機能しか使えない場合が多く、チームで利用する際には十分でないこともあります。
一方で、有料のツールでも高額なプランでないと使えない機能が多い場合は、費用に見合った効果が得られない可能性があります。そのため、ツールを選ぶ際には、自分の業務やチームの規模に合ったプランを選び、コストに対する価値を慎重に考えることが必要です。
また、AIを活用したスケジュール管理ツールは、手作業の負担を減らし、業務の効率を高めるため、結果的に長期的なコスト削減にもつながります。
導入コストと得られる効果を天秤にかけ、コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことが、スケジュール管理を成功させるポイントと言えるでしょう。
AIで活用するスケジュール管理ツールの選び方を理解したところで、次項ではおすすめのスケジュール管理ツールを10個紹介します。あなたに最適なツールはどれなのか参考にしてみてください。
おすすめのAIスケジュール管理ツールは、以下の10個です。それぞれのツールでaiを活用した場合、どのようなメリットと効果が期待できるのか解説します。
| アプリ名 | AIでできること | 料金（月額） |
| Googleカレンダー | メールや資料からの予定自動作成・最適時間の提案 | 0円〜 |
| サポスケ | シフト作成 | 要問い合わせ |
| スケコン | 複数人の空き時間判定と調整リストの自動作成 | 0〜990円 |
| Outlookカレンダー | メール文脈からの会議設定・招待メール作成 | 0円〜 |
| 日程調整さくらさん | 秘書代行のようなメールやり取りによる全自動日程調整 | 要問い合わせ |
| TimeTree | 予定の自動入力 | 0〜300円 |
| todoist | タスク内容に基づく期限と優先度の自動提案 | 0〜960円 |
| Notion | メモや議事録からのタスク自動抽出・スケジュール化 | 0円〜 |
| Asana | リソース（余力）状況を考慮した計画立案サポート | 0円〜2,700円（1ユーザー） |
| You Track | 開発タスクの要約と計画作成の効率化 | 0〜630円（1ユーザーあたり） |
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Googleカレンダーは、Google社が提供するAI「Gemini」と連携することで、スケジュール管理がしやすくなるカレンダーアプリです。
予定入力時に「来週の月曜13時から打ち合わせ」といった自然な文章を入力すると、AIが日時や内容を自動で解析し、スケジュールとして登録してくれます。
また、Gmailと連携することで、予約確認メールやオンライン会議の案内をAIが自動で読み取り、カレンダーに反映することも可能です。
これにより、手動で予定を転記する手間が減り、スケジュール管理の抜け漏れを防げます。
さらに、リマインド通知や繰り返し予定の設定、他ユーザーとの予定共有にも対応しており、個人利用だけでなくチームでのスケジュール管理にも使いやすいのが特徴です。
AIによる補助機能はシンプルですが、日常業務のスケジュール管理を効率化したい人に向いています。
GoogleカレンダーとGeminiの連携方法についてはこちら
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
画像引用：https://saposuke.jp/
サポスケは、複数人のスケジュール管理に困っている人向けの業務用スケジュール管理アプリです。
AIを活用することで、過去のシフトやスタッフのスキル、移動距離などに応じたシフトを提案してくれます。
また、売り上げを考慮したシフト作成も可能なため、現在の訪問スケジュールをさらに効率化し、売り上げ向上につなげることができます。
特に、1日に複数の現場を回る必要がある人にとっては、毎週・毎月のシフト作成の手間が減り、他の業務に取り組む時間を確保できるため、業務効率化にもつながります。
さらに、カスタマイズ性が高い点も特徴です。車の管理など、入力項目を自由に追加できるため、「アプリを導入したが自社に合わなかった」といったリスクを減らせます。
公式サイトはこちら
サポスケAIの資料を見たい方はこちら
画像引用：https://logostock.jp/schecon/
スケコンは、AIによる自動日程調整が行われるアプリで、ビジネスからプライベートまで幅広く利用できます。
AIによって日程調整を自動化できるほか、その後の調整に必要なメール送信などにもつなげることが可能です。
また、国際チームでの利用では、時差を考慮したスケジュール管理ができる点も特徴です。
一対一の日程調整だけでなく、複数人の日程調整にも対応しています。さらに、オンライン名刺交換にも対応しているため、スケジュール管理以外の用途でも便利に活用できます。
公式サイト：https://schecon.com/
画像引用：https://apps.microsoft.com/detail/9nrx63209r7b?hl=ja-jp&gl=US
Outlookカレンダーは、ビジネス用途で広く使われているスケジュール管理ツールです。
MicrosoftのAI「Copilot」と連携することで、会議を軸としたスケジュール管理を効率化できます。Copilotを利用するには、Outlookカレンダーのカレンダー画面にあるマークを押し、チャットでCopilotに質問するだけで、AIが内容を解析し、都合のよい時間を提案してくれます。
また、Teamsとも共有できる機能があるため、情報の共有がしやすく、チームでの利用にも便利です。すでにMicrosoft Outlookを利用している場合は、手間なく導入できるためおすすめです。
無料で使うことができるため、まずは一度試してみるとよいでしょう。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook
画像引用：https://sakura.tifana.ai/scheduleadjustment
日程調整さくらさんは、AIによって日程調整を自動化するツールです。
AIが参加者の都合のよい日をピックアップしてくれるだけでなく、その後に共有する文章まで考えてくれるため、日程調整にかかる手間を減らせます。
また、情報を24時間リアルタイムで確認できるため、会議のスケジュールを予約したものの、会議室の予約を忘れてしまうといったミスを減らせます。
飲食店や病院、自治体など、幅広い業界での導入実績がある点や、顧客ごとにカスタマイズしたAIを利用できる点から、「導入したがアプリが合わなかった」というリスクが低いアプリです。
公式サイト：https://sakura.tifana.ai/scheduleadjustment
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
TimeTreeは、予定の共有がしやすいスケジュール管理アプリで、ビジネスでもプライベートでも利用できます。
AI機能では、予定が書かれた画像をスキャンすることで、予定の入力を自動化できます。活用例としては、子どもが学校でもらった予定表をスキャンし、その内容を自動でカレンダーに入力するといった使い方があります。
また、2026年から順次AIを活用した新機能のリリースが予定されており、今後さらに便利になる点も特徴です。
今後リリース予定の機能としては、AIとの会話による自動予定入力や、入力した予定から必要なタスクを提案してくれる行動・計画のアシスト機能があります。
参考：目指すはLINE超え、カレンダーアプリのTimeTreeがAIで利用者の行動を支援
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
Todoistは、タスク管理やスケジュール管理に強いアプリです。AIでは、主に4つの機能を利用できます。
忘れないように素早くタスクを入力したい方におすすめのアプリです。
公式サイト：https://todoist.com/ja
画像引用：https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286
Notionはビジネスの情報を一括管理できるアプリです。スケジュール管理専用アプリではないものの、テンプレートを作成することで、カスタマイズ性の高いスケジュール管理表として使うことができます。
特に、AIは大量の情報を整理し、タスクの進捗に合わせて最適なスケジュールを提案してくれるため、複雑なプロジェクト管理でもストレスなく進められます。
NotionのAI機能を利用すると、スケジュール管理が一段と楽になります。たとえば、プロジェクトの進捗状況をAIが自動的に追跡し、次に取り掛かるべきタスクを提案してくれるため、計画がスムーズに進行します。
また、他のメンバーとの共同作業もAIが効率的に調整してくれるため、タスクの割り当てや進行が一目で分かり、コミュニケーションの手間も削減できます。
さらに、AIは過去のデータをもとに、今後のプロジェクト進行を予測し、最適なタイムラインを自動生成してくれるため、計画の立て直しも容易です。
公式サイト：https://www.notion.so/ja
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
Asanaは、タスク管理とプロジェクト管理に特化したツールで、AIを使うことでスケジュール調整やタスクの自動割り当てが簡単に行えます。特に、AIが各タスクの進捗状況を分析し、最適なタイミングでリマインドを行ってくれるため、タスクの遅れを防ぐことができます。
AsanaのAI機能を活用すると、スケジュール管理がよりスムーズに行えます。
たとえば、複数のプロジェクトを同時に管理している場合、AIがプロジェクト全体を見渡し、優先すべきタスクを提案してくれるため、効率的に仕事を進められます。
また、リマインダー機能やタスクの進捗追跡機能もAIによって自動化されており、忙しいビジネスの現場でも重要なタスクを忘れずに処理できる点が魅力です。
さらに、AIはチーム全体のタスク割り当て状況をリアルタイムで把握し、メンバーの負荷を均等に分配してくれるため、業務が滞ることなく進行します。
公式サイト：https://asana.com/ja
画像引用：https://www.jetbrains.com/ja-jp/youtrack/
YouTrackは、プロジェクト管理に強みを持つツールで、特に開発チームに適した機能を提供しています。AIを活用することで、スケジュールの自動調整やタスクの進行管理が効率化され、プロジェクト全体の見通しが良くなります。
YouTrackのAI機能を利用すると、プロジェクトの進捗が自動的に把握され、必要なタスクを自動的にスケジュールに追加することができます。
たとえば、チームメンバーが遅れているタスクがあれば、AIがその状況をすぐに通知し、適切な対策を講じるためのアドバイスを提供してくれます。
また、複数のタスクを同時に進行する際に、AIが効率的な進行方法を提案してくれるため、作業の無駄を省き、スムーズに業務を進められます。
さらに、AIがプロジェクト全体の進行を監視し、将来的なリスクを早期に発見してくれるため、トラブルを未然に防ぐ効果が期待できます。
公式サイト：https://www.jetbrains.com/ja-jp/youtrack/
ここまで、おすすめのAIスケジュール管理ツールを10つ紹介しました。次項では、スケジュール管理でAIを活用する際の注意点について解説します。
スケジュール管理でAIを活用する際の注意点は、以下の3つです。
それぞれ解説します。
スケジュール管理でAIを活用する際の注意点の1つ目は、システムダウンやメンテナンス時には一時使えないという点です。
AIを利用したスケジュール管理ツールは、クラウドを介して提供されることが多いため、インターネット環境やシステムの稼働状態に依存しています。もしシステムダウンや定期的なメンテナンスが発生した場合、ツールを使えなくなることがあるため、これを念頭に置いておく必要があります。
AIツールがサーバーメンテナンス中に突入した場合、スケジュールの確認や調整が一時的にできなくなる可能性があります。このような事態に備えるため、重要な予定はローカルに保存しておく、または別のバックアップ方法を準備しておくことが大切です。
特に、プロジェクトの進行がAIに依存している場合、システムが使えなくなると業務全体に遅れが生じる可能性があります。
さらに、インターネット接続が不安定な場所や状況では、クラウドベースのAIツールが正常に動作しないこともあります。
こうしたリスクを避けるために、ツールを使用する際は事前に接続環境やサービスの安定性を確認し、障害時の対応策を考えておくことが重要です。
スケジュール管理でAIを活用する際の注意点の2つ目は、ファクトチェックを怠らないことです。
AIは非常に高い精度でスケジュールの自動調整やタスクの提案を行うことができますが、その結果が必ずしも100％正確であるとは限りません。人間の入力したデータや設定に基づいて動作するため、間違った情報や不完全なデータが入力されていれば、AIもそれに従って不正確な結果を出してしまう可能性があります。
たとえば、AIが提案するスケジュールの優先順位やタスクの割り当てが、実際の業務の重要度と合致しないこともあります。このような場合、AIが自動で作成したスケジュールをそのまま信じ込むのではなく、必ず人間が最終的な確認を行うことが重要です。
スケジュールがきちんと現実に即しているか、タスクが無理なく進行できるかを自分自身でチェックし、必要に応じて調整することが求められます。
特に、プロジェクト全体に関わる重要なタスクや、期限に影響を与える作業に関しては、AIの判断だけに依存せず、必ずダブルチェックを行う習慣を持つことが大切です。
このように、AIはあくまで補助的なツールであると認識し、最後の判断は人間が責任を持って行うことで、スケジュール管理の精度が向上します。
スケジュール管理でAIを活用する際の注意点の3つ目は、セキュリティが強固なものか確認することです。
AIを活用したスケジュール管理ツールは、個人や企業の重要な情報を扱うため、セキュリティの確保は非常に重要です。特に、クラウドベースで提供されているツールはインターネット経由でデータを送受信するため、データの漏洩やハッキングなどのリスクが伴います。
例えば、プロジェクトの進行状況やチームメンバーの個人情報、会社の機密情報などがスケジュールに含まれている場合、これらのデータが外部に漏れると大きなトラブルにつながります。AIツールを選ぶ際には、必ずデータの暗号化が施されているか、アクセス制限が適切に行われているかを確認することが重要です。
また、ツールを提供している会社がどのようなセキュリティ対策を講じているか、プライバシーポリシーやデータ保護の体制についても確認しておくべきです。
さらに、AIツールの使用中に定期的なセキュリティチェックを行い、ツールの更新やメンテナンスが適切に実施されているかを確認することも大切です。セキュリティが甘いツールを使用してしまうと、スケジュール管理だけでなく、企業全体の情報管理に影響が及ぶことも考えられます。
AIを活用する際には、必ずセキュリティ対策を徹底したツールを選ぶことが、安心して利用できる鍵となります。
スケジュール管理へのAI導入に関する疑問にお答えします。
「自動化」はあらかじめ決められたルール通りに動くものです。「もしAならBをする」という設定に忠実ですが、融通は利きません。 一方、「AI」は思考を持ち、状況に合わせて柔軟に対応します。
もちろんAIもミスをすることはありますが、スケジュール管理には「優先度」や「移動時間の考慮」「前後の文脈」など、単純なルールでは割り切れない要素が多く含まれます。そのため、柔軟な判断ができるAIの方が、スケジュール管理には適しています。
もちろん無料の生成AIでも可能です。 ただし、ChatGPTなどの対話型AIにスケジュールを組ませる場合、「私の今の予定はこうで、移動時間はこれくらいで…」と、前提条件を毎回説明するのが非常に面倒というデメリットがあります。
一方、アプリ専用にカスタマイズされたAIなど、普段使っているツールに内蔵されているAI（または連携アプリ）であれば、すでにあなたの予定を把握しているため、余計な説明なしで「来週の空き時間は？」と聞くだけで済み、圧倒的に楽です。
人力と比較して、AIによるスケジューリングはミスが90%軽減されるというデータがあります。 人間は「うっかり忘れ」や「ダブルブッキング」を犯しやすいですが、AIは条件照らし合わせが得意なため、かなり信用できると言えます。ただし、前述の通り最終確認は必須です。
参考：SuperAGI: AI vs. Manual Scheduling
はい、使った方が良いでしょう。 優先順位を考えたり、パズルのようにスケジュールを組んだりする作業は、脳のリソース（認知資源）をかなり消費します。この負担をAIに任せることで、人間はより重要な「決断」や「実作業」にリソースを使えるようになります。
AIの判断ミスを防ぐために、「なぜこのスケジュールにしたの？ 理由を簡単に教えて」と付け加えると、AIの思考プロセスが確認でき、納得感のあるスケジュール管理ができます。
AIモデルによって得意分野が異なります。以下は、Gemini、Copilot、ChatGPTの比較です。
目的によって使い分けるのがベストです。
複雑なタスクを分解・整理したいなら「ChatGPT」がおすすめです。ChatGPTは思考の壁打ち相手として優秀で、やるべきことが整理されていない段階で役立ちます。
一方、情報の正確性とアプリ連携を重視するなら「Copilot」や「Gemini」がおすすめです。各社のカレンダーやメールと直接つながり、実務に即したスケジュール操作が可能です。
参考: OpenAI o1 – Reasoning with LLMs
参考: Microsoft 365 Copilot / Google Gemini Update
多くの法人向けAIサービスでは「データを学習に使わない」「暗号化している」と明記されており、基本的には安心して使えます。しかし、念には念を入れる場合、以下の点は入力しないようにしましょう。
また、情報流出を防ぐためのテクニックとして、情報をぼかす方法があります。スケジュール管理では、固有名詞を伏せても、スケジューリングのロジックには影響しません。以下のように情報を抽象化して指示を出しましょう。
シフト作成の場合は、個人情報を入力せず、以下のように「条件」として入力すれば安全です。
指示： 以下の条件でシフトを作成してください。
人員タイプ：
シフト条件：
このように工夫することで、情報漏洩リスクを限りなくゼロに近づけながらAIを活用できます。
この記事では、スケジュール管理をAIで簡単にし、効率を最大限に高める方法を詳しく解説しました。AIを活用すれば、時間を節約しつつ、正確で無駄のないスケジュール管理が可能になります。
また、今回紹介した10個のツールは、AI機能が搭載されているため、労力が削減され、手入力によるミスなどのリスクも軽減されることが期待できます。
スキルや移動距離、実績をすべて考慮したスケジュールを組むには膨大な時間と集中力が必要です。
しかし、もしこれらが「自動で、かつ精度高く」提案されるとしたら、現場の運営はどう変わるでしょうか？
その理想を具現化したのが、スケジュール管理サービス「サポスケ」です。
サポスケのAIは、スタッフの資格や移動距離、過去の割り当て実績をもとに、あなたの現場にとって「最適」な組み合わせを瞬時に提案します。
サポスケAIの具体的な活用イメージは、こちらより無料でご覧いただけます。
スタッフの訪問スケジュールを組むのは大変で少しでも楽にしたいとお考えの方は、サポスケがお役に立てるかもしれません。お気軽にご覧ください。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
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