【スケジュール管理アプリ】ビジネスシーンで使えるアプリ12選｜選び方や機能を徹底解説！

2024年11月09日

ビジネスシーンでのスケジュール管理に悩んでいませんか？

「仕事の進行管理がうまくいかない」「チームメンバーとの予定調整が難しい」と感じている方も多いのではないでしょうか。忙しい日常業務の中で、スケジュール管理を効率よく行うのは非常に重要です。

そこで、活躍するのが「スケジュール管理アプリ」です。

スケジュール管理アプリは、ビジネスにおいてタスクの漏れやダブルブッキングを防ぎ、業務の効率化を図る上で強力なツールです。

特に、複数のメンバーとスケジュールを共有することで、チーム全体の業務進行がスムーズになります。

さらに、工程管理や日程調整を一括で行えるアプリなら、タスクの整理が簡単にできるため、計画的に仕事を進めやすくなります。

この記事では、ビジネス向けのスケジュール管理アプリの選び方やメリット、さらにタイプ別のおすすめアプリ12選をご紹介します。あなたの業務に最適なアプリが見つかり、効率的なスケジュール管理が実現できるでしょう。

スケジュール管理アプリとは？

スケジュール管理アプリとは、日々の予定やタスクをデジタル上で管理できる便利なツールです。特にビジネスシーンでは、業務の効率化やタスク漏れの防止に貢献します。

従来の紙の手帳やホワイトボードでの管理では、複数人での共有が難しく、変更や更新が手間でした。

しかし、スケジュール管理アプリの中には、リアルタイムでの情報共有が簡単にでき、いつでも最新のスケジュールを確認できるものもあります。

また、スマートフォンやパソコンなどのデバイスと連携して使えることが多く、場所を問わずアクセス可能です。

例えば、出先で急に予定が変わった場合でも、スマートフォンを使ってすぐにスケジュールを変更でき、他のメンバーにもその変更が瞬時に反映されます。

このように、スケジュール管理アプリは業務の効率化を図り、チーム全体の動きをスムーズにするための強力なツールとして、多くのビジネスシーンで活用されています。

スケジュール管理アプリの基本がわかったところで、ビジネスに導入した際に得られるメリットについても理解しておきましょう。

スケジュール管理アプリをビジネスに導入するメリット

スケジュール管理アプリをビジネスに導入するメリットは以下の3点です。

• タスク漏れを防止できる
• チームやグループで共有できる
• 作業の効率化が期待できる

それぞれ解説します。

タスク漏れを防止できる

1つ目のメリットは、タスク漏れを防止できる点です。

ビジネスの現場では、複数のタスクが同時に進行することが多く、タスクを一つでも忘れてしまうと大きな損失につながる可能性があります。

しかし、アプリを使うことで、タスクをリストアップし、期日や優先度を設定することが可能です。

これにより、重要なタスクが見逃されるリスクが減り、適切なタイミングで対応できます。

例えば、プロジェクト管理アプリでは、タスクを個別に割り当てたり、リマインダー機能を活用して進捗を管理することができます。これにより、期限を過ぎたタスクや未対応の仕事を即座に確認でき、早めの対策が可能です。

結果として、ミスや遅延を減らし、業務を円滑に進めることができます。

チームやグループでスケジュールを共有できる

2つ目のメリットは、チームやグループでスケジュールを共有できる点です。

従来の方法では、チーム内のスケジュール調整に時間がかかり、調整ミスが発生することもありましたが、アプリを導入すれば、メンバー全員がリアルタイムでスケジュールを確認できます。

Googleカレンダーやサイボウズ Officeなどのグループウェア型アプリでは、チームメンバーが各自の予定を入力し、他のメンバーもその予定を瞬時に確認することができます。

これにより、ミーティングの日程調整やタスクの進捗確認が容易になり、効率的に業務を進められます。

さらに、アプリ内でコミュニケーションをとる機能があれば、スケジュールに変更があった際もすぐに連絡が取れるため、情報の伝達がスムーズです。結果的に、チーム全体で一体感を持って業務を進めることが可能になります。

作業の効率化が期待できる

3つ目のメリットは、作業の効率化が期待できる点です。

アプリでは、タスクやプロジェクトを一括で管理できるものもあり、進捗の確認や次のステップへの移行がスムーズに行えます。

特に、複数のタスクが並行して進行するプロジェクトでは、全体の流れを可視化できる点が大きな強みです。

プロジェクト管理アプリを使えば、タスクの進捗状況をグラフやチャートで確認でき、作業の遅れやボトルネックを即座に把握することができます。

また、メンバーごとに割り当てられたタスクも一目で確認できるため、誰がどの作業を担当しているのかが明確になります。

さらに、リマインダーや通知機能を使えば、期限が近づいたタスクや重要な予定を自動で知らせてくれるため、作業の抜け漏れを防ぎ、スムーズに業務を進められます。これにより、全体的な作業効率が向上し、チーム全体の生産性も向上します。

スケジュール管理アプリをビジネスシーンで活用すると得られるメリットは理解できたかと思います。しかし、どのようなスケジュール管理アプリがあるのかわからない方も多いことでしょう。

次項では、スケジュール管理アプリのタイプを3つに分けて解説し、自社や個人のニーズに最適なタイプを理解できるよう解説していきます。

【ビジネス向け】スケジュール管理アプリのタイプ

ビジネス向けのスケジュール管理アプリには、以下の3つのタイプに分けられます。

• タイプ1：グループウェアタイプ
• タイプ2：日程調整タイプ
• タイプ3：工程管理タイプ

それぞれの特徴を理解し、自社やチームのニーズに合ったものを選ぶことで、効率的なスケジュール管理が可能になるので、しっかり理解しておきましょう。

タイプ1：グループウェアタイプ

グループウェアタイプのスケジュール管理アプリは、チームや組織内でのコミュニケーションや業務の効率化に特化しています。

これらのアプリは、スケジュールの共有機能に加え、チャットやファイルの共有、プロジェクト管理機能などを備えており、複数のメンバーが一緒に作業を進めやすくなります。代表的なアプリには「Googleカレンダー」や「サイボウズ Office」があります。

たとえば、Googleカレンダーでは、チーム全体のスケジュールを簡単に共有でき、誰がどの時間に空いているかを一目で把握できます。

また、各自の予定を更新すれば、全メンバーにリアルタイムで反映されるため、ミーティングの調整や業務進行がスムーズです。

複数人で協力して作業を進めるプロジェクトや、部署間での連携が必要な場合に有効です。デジタル化された情報の管理により、オフィス外からもスケジュールを確認でき、ビジネスのスピード感を損なわずに進めることができます。

タイプ2：日程調整タイプ

日程調整タイプのスケジュール管理アプリは、主に複数の人の予定を調整する際に役立ちます。会議や打ち合わせのために参加者全員の空き時間を見つけたり、スムーズに日程を決定することが可能です。

ビジネスにおいては、会議やクライアントとの打ち合わせが頻繁に行われますが、手動での日程調整は非常に手間がかかります。この問題を解決するために、このタイプのアプリは効率的に時間を管理できます。

これらのアプリでは、参加者全員のスケジュールを自動的に確認し、最適な会議時間を提案してくれる機能が搭載されています。これにより、複数のメンバーがスケジュールを合わせるためのやり取りを減らし、迅速な決定が可能です。

日程調整タイプは、多忙なビジネスパーソンや複数の外部関係者と日程を調整する機会が多い企業にとって便利です。タスクをよりスムーズに進めたい場合に活用することで、業務の効率化を図ることができます。

タイプ3：工程管理タイプ

工程管理タイプのスケジュール管理アプリは、プロジェクトの進捗管理やタスクのスケジュールを細かく調整するためのツールです。

これらのアプリは、工程ごとのタスクを視覚的に管理できる機能が豊富で、プロジェクト全体の見通しを立てやすくします。

例えば、「Backlog」というアプリでは、タスクをそれぞれの担当者に割り当て、進行状況をリアルタイムで確認することが可能です。各タスクに期限を設定できるため、プロジェクト全体が遅れないよう管理しやすくなっています。

また、グラフやチャートを使って進捗を可視化できるため、タスクがどこで滞っているかを一目で把握でき、迅速な対応が可能です。

このタイプは、特に多くのタスクを抱えたプロジェクトや、長期的な計画を必要とする業務に適しており、全体の工程をしっかりと管理することで、納期に遅れることなく確実にプロジェクトを進めることが可能です。

ここまで、ビジネスで活用するスケジュール管理アプリの3つのタイプについて解説しました。次項では、それぞれのタイプでおすすめのアプリを、計12選紹介します。

スケジュール管理アプリビジネス向けおすすめ12選

ビジネスで活用するスケジュール管理アプリを12個厳選して紹介します。

【グループウェアタイプ】おすすめアプリ

グループウェアタイプでおすすめなスケジュール管理アプリは、以下の4つです。

• サイボウズOffice
• Googleカレンダー
• NI Collabo 360
• Lark

それぞれ解説します。

サイボウズ Office

画像引用:https://cybozu.co.jp/logotypes/

サイボウズ Officeは、日本企業に特化した使いやすいグループウェアタイプのアプリです。

スケジュール管理だけでなく、ワークフローやメッセージ機能などを一体化しており、チーム全体の業務効率を向上させることが可能です。

特に、各社員のスケジュールがリアルタイムで共有でき、会議のスケジュール調整がスムーズに行える点が強みです。

さらに、権限設定が細かくできるため、部署ごとに異なる機能をカスタマイズして利用できます。導入に関してもサポートが充実しており、初めてグループウェアを導入する企業にも安心です。

価格も手頃で、クラウド版を選べば社内にサーバーを設置する必要がないため、コスト削減にもつながります。

サイボウズ Officeは、特に日本の中小企業での利用が多く、社内での情報共有やタスク管理を効率化したい方におすすめです。

サイボウズ Officeの公式サイトはこちら

Googleカレンダー

画像引用:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

Googleカレンダーは、ビジネスでもプライベートでも幅広く使われている、直感的で簡単な操作性が魅力のアプリです。Google Workspaceと連携することで、メールやドキュメント、ビデオ会議ツールなどとシームレスに統合され、スケジュール管理がさらに効率化されます。

特にチーム全体のスケジュールを簡単に共有でき、同じカレンダー上でメンバー全員の予定を一目で確認することが可能です。

また、予定を共有する際に通知を設定しておくと、重要な会議やミーティングを見逃さずに済みます。

Googleカレンダーは、複雑な設定が不要で誰でもすぐに利用できる点が強みです。

無料で利用できるため、コストを抑えつつもビジネス向けのスケジュール管理を行いたい企業に特におすすめです。

Googleカレンダーの公式サイトはこちら

NI Collabo 360

画像引用:https://www.ni-ware.com/

NI Collabo 360は、ビジネス向けの統合型グループウェアで、スケジュール管理、文書管理、タスク管理など多機能が一つにまとめられています。

このアプリの強みは、シンプルなインターフェースと多機能でありながら、使いやすさにこだわっている点です。スケジュール機能では、社内のすべてのメンバーが一元管理でき、ミーティングの日程調整やタスクの進捗確認がスムーズに行えます。

また、プロジェクトごとにカレンダーを分けて管理できるため、複数のプロジェクトを同時進行している場合でも混乱を防ぐことが可能です。

NI Collabo 360は、複数のプロジェクトを効率よく管理したい企業に特におすすめです。

NI Collabo 360の公式サイトはこちら

Lark

画像引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000015.000122146.html

Larkは、シンガポール発のビジネス用コラボレーションツールで、チャット機能、ビデオ会議、ファイル共有、スケジュール管理が一体化しています。

特に、スケジュール管理機能は直感的な操作が可能で、チーム全体の予定をリアルタイムで共有し、業務の進捗を可視化できます。

Larkの強みは、モバイルファーストな設計で、スマートフォンやタブレットでもストレスなくスケジュール管理ができる点です。

また、AI機能を活用して、会議のリマインダーや重要なタスクの通知を自動で行ってくれるため、ビジネスのスピードをさらに加速させます。

特に、リモートワークが多いチームや、スピーディーにコミュニケーションを取りながら業務を進めたい場合に最適なアプリです。

Larkの公式サイトはこちら

【日程調整タイプ】おすすめアプリ

日程調整タイプでおすすめなアプリは、以下の4つです。

• Colorkrew Biz
• Acall
• rakumoカレンダー
• Spir

それぞれ解説します。

Colorkrew Biz

画像引用:https://colorkrewbiz.com/?source=portal_top

Colorkrew Bizは、会議や商談の日程調整をスムーズに進めるために開発されたビジネス向けアプリです。

ユーザーのスケジュールを一括で管理し、空いている時間を自動的に見つけて提案してくれる機能が特徴です。また、他のビジネスツールとも連携が可能なため、社内外のスケジュール調整を効率的に行えます。

特に、複数の人が関わる日程調整が頻繁に必要な営業チームやプロジェクトマネージャーにおすすめです。

Colorkrew Bizの公式サイトはこちら

Acall

画像引用:https://www.acall.inc/presskit/

Acallは、会議や打ち合わせの調整に特化したアプリです。

スケジュール管理だけでなく、会議室の予約やリモート会議のリンク生成もスムーズに行えるため、オンラインとオフライン両方の会議設定が一元管理できる点が強みです。

さらに、会議参加者に自動でリマインドメールを送る機能も搭載しており、会議の漏れや抜けを防止できます。

特に、リモートワークが多く、頻繁にビデオ会議を実施する企業におすすめなアプリです。

Acallの公式サイトはこちら

rakumoカレンダー

画像引用:https://corporate.rakumo.com/

rakumoカレンダーは、Googleカレンダーをベースにしたビジネス向けのスケジュール管理アプリです。

Googleカレンダーのシンプルさを活かしながら、ビジネスに必要な機能を追加しており、チーム全体での予定調整が簡単です。特に、複数のカレンダーを並行して管理する際に優れた機能を発揮します。

各チームやプロジェクトごとのカレンダーやプロジェクトごとの予定を一目で確認できるため、組織全体のスケジュールが把握しやすくなります。

rakumoカレンダーの公式サイトはこちら

Spir

画像引用:https://www.spirinc.com/

Spirは、シンプルで直感的な操作ができる日程調整アプリです。

スケジュール管理だけでなく、タスク管理機能も充実しているため、スケジュールとタスクの進捗を一元管理できます。会議のリマインダーや自動通知機能もあり、チーム全体の時間管理が簡単に行えます。

特に、フリーランスや小規模チームにとって、効率的にスケジュールを管理できるツールとして人気があります。

Spirの公式サイトはこちら

【工程管理タイプ】おすすめアプリ

工程管理タイプでおすすめなアプリは、以下の4つです。

• Lychee Redmine
• Backlog
• Asana
• Stock

それぞれ解説します。

Lychee Redmine

画像引用:https://lychee.techmatrix.jp/

Lychee Redmineは、プロジェクト管理やタスクの進捗管理に特化したオープンソースのアプリです。特にIT業界やソフトウェア開発の現場で多く利用されており、その優れた管理機能で効率的なプロジェクト進行をサポートします。

Lychee Redmineの特徴は、プロジェクトごとにタスクを分割し、各タスクの進捗状況を一目で確認できる視覚的な管理機能です。

さらに、ガントチャートやカレンダーを用いて、プロジェクト全体の進行具合を把握することができるため、期日を守るためのスケジュール調整や、リソース不足を早期に発見することが可能です。

また、各タスクに対して詳細な説明を加えたり、関連するファイルを添付することもでき、プロジェクト全体の情報を一元管理することができます。

複数のプロジェクトを同時に進めている企業や、各タスクの進捗をリアルタイムで確認したい場合に非常に役立ちます。

また、ITプロジェクトでは、バグ管理やバージョン管理といった細かな業務にも対応しており、ソフトウェア開発やシステム構築を行う企業にとって最適な選択肢です。

さらにオープンソースであるため、カスタマイズの自由度が高く、企業のニーズに応じた設定が可能です。

Lychee Redmineの公式サイトはこちら

Backlog

画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/

Backlogは、シンプルな操作性と充実した機能で人気のあるプロジェクト管理ツールです。特に、IT業界での利用が多く、プロジェクトの進行管理やタスクの割り当て、バグトラッキングなどが一つのツールで簡単に行える点が魅力です。

Backlogの最大の強みは、視覚的に進捗状況を確認できるガントチャート機能や、リアルタイムでタスクの状態を共有できる点にあります。

また、チームメンバー間のコミュニケーションをスムーズにするためのコメント機能も充実しており、タスクに関連する質問やフィードバックをその場で記録できます。

さらに、プロジェクトごとに異なる権限を設定できるため、複数のチームが関わる大規模プロジェクトでも、必要な情報だけを適切に共有することが可能です。

Backlogは、クラウドベースのツールであるため、リモートワークが増加している現代の働き方にも柔軟に対応し、プロジェクト管理が煩雑になりがちな企業や、タスク管理に課題を感じている方におすすめのツールです。

Backlogの公式サイトはこちら

Asana

画像引用:https://asana.com/ja/brand

Asanaは、複数のプロジェクトを同時に管理できる高機能なタスク管理アプリで、プロジェクトの全体像を視覚的に把握できる機能が充実しており、タスクの進捗や期限、優先度を一目で確認することができます。

Asanaの強みは、シンプルな操作性と、タスクの依存関係や進行状況をわかりやすく整理できる点です。たとえば、タスクに期限を設定し、進行中のタスクを一覧で表示することができ、各タスクのステータスを簡単に管理できます。

また、タスクの依存関係を設定することで、あるタスクが完了しなければ次のタスクが開始できないといった状況でも、プロジェクト全体の進捗を適切に管理することが可能です。

さらに、チーム全体でタスクを共有し、各メンバーの作業状況をリアルタイムで確認できるため、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。

Asanaは、特にタスクが多岐にわたるプロジェクトや、複数の部署が関わるプロジェクトに適しています。加えて、外部のクライアントやパートナーとのコラボレーション機能も充実しており、チーム外のメンバーとも円滑にプロジェクトを進めることができます。

Asanaの公式サイトはこちら

Stock

画像引用:https://www.stock-inc.co.jp/

Stockは、プロジェクト管理とドキュメント管理を一体化したクラウドベースのアプリです。特に、チームでのタスク管理が重要なビジネス環境で効果を発揮します。

Stockの特徴は、ドキュメントやメモをプロジェクトやタスクごとに整理し、チーム全体で共有できる点です。たとえば、会議の議事録やプロジェクトの進捗状況を、メンバー全員がいつでも確認できるように共有することができます。

また、タスク管理機能も非常にシンプルで使いやすく、各タスクに対して期限や優先度を設定し、進捗状況をリアルタイムで追跡することができます。

さらに、Stockはチャット機能も備えており、タスクに関する質問や進捗報告をその場で行うことが可能です。

これにより、メールや別のチャットツールを使わずに、すべてのコミュニケーションを一元管理することができます。

Stockは、特にドキュメント管理とタスク管理を一緒に行いたい企業に最適です。プロジェクトの進行中に発生するメモやアイデアをその場で記録し、チーム全員で共有できるため、情報の伝達ミスやタスク漏れを防ぐことができます。

また、直感的な操作ができるため、ITリテラシーが高くないメンバーでも簡単に使いこなすことができ、幅広い業種での利用が期待できます。

Stockの公式サイトはこちら

スケジュール管理アプリをビジネスで利用する際のポイント

スケジュール管理アプリをビジネスで利用する際のポイントは、以下の6点です。

• 機能性は十分か
• 操作は簡単か
• 自由なカスタマイズが可能か
• セキュリティ面は万全か
• 他サービスとの連携は可能か
• 無料・有料のどちらか

それぞれ解説します。

機能性は十分か

ポイントの1つ目は、機能性は十分かどうかです。ビジネスシーンでは、単に予定を管理するだけでなく、タスクの進捗状況やプロジェクトの全体像を把握することが求められます。

そのため、タスク管理やプロジェクトごとのスケジュール、リマインダー機能など、複数の機能がしっかりと備わっているアプリを選ぶことが重要です。

例えば、Googleカレンダーのように予定だけでなく、通知機能やチームでの共有が簡単にできるアプリであれば、急な予定変更や進捗確認もスムーズに行えます。

また、アプリによっては、ガントチャートなどの視覚的な管理機能がついているものもあり、プロジェクトの進行状況を一目で把握できる点が便利です。

特に、業務が複雑になりやすい大規模プロジェクトや複数のタスクを同時に進める必要がある場合、こうした多機能なアプリは欠かせません。

単なるスケジュール表示にとどまらず、業務全体をサポートする機能が充実しているかどうかを確認しましょう。

操作は簡単か

ポイントの2つ目は、操作は簡単かどうかです。

チームメンバーの中にはITに詳しくない人もいるかもしれませんが、アプリの操作が複雑だとスムーズな活用が難しくなります。直感的に使えるインターフェースや、シンプルな操作で必要な機能をすぐに利用できるアプリが理想です。

Googleカレンダーであれば、スマートフォンやパソコンから簡単にアクセスでき、予定の追加や変更も直感的に行えるため、幅広い層に利用されています。操作がシンプルであることは、業務効率化にもつながり、導入時のトレーニングや使い方の説明にかける時間を大幅に減らすことができます。

特にビジネスでは、作業スピードが求められる場面が多いため、操作が煩雑でないアプリを選ぶことで、チーム全体がストレスなく使いこなせるようになります。シンプルな操作性が、全員にとっての大きなメリットとなるでしょう。

自由なカスタマイズが可能か

3つ目のポイントは、自由なカスタマイズが可能かどうかです。

各企業やチームの業務内容に応じて、スケジュール管理の優先事項や使用する機能は異なります。そのため、アプリのレイアウトや通知設定、タスクの優先度を自由にカスタマイズできるかどうかを確認しておくことが必要です。

例えば、Asanaのようなアプリは、タスクやプロジェクトの管理画面を自分好みに設定することができ、業務内容に応じた視覚的な変更が可能です。

また、優先順位を色分けしたり、特定のプロジェクトごとに異なるテンプレートを作成できるアプリもあります。これにより、業務の流れを最適化でき、無駄な操作を減らすことができます。

柔軟なカスタマイズ機能があれば、業務の進め方に合わせた最適なスケジュール管理が可能になります。アプリを導入する際は、どこまでカスタマイズできるのかを事前に確認しておくと良いでしょう。

セキュリティ面は万全か

4つ目のポイントは、セキュリティ面が万全かどうかです。

スケジュール管理アプリには、社内の機密情報やプロジェクトの進行状況などが含まれるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクを防ぐためのセキュリティ対策が必要です。

特に、クラウド型のアプリでは、常にインターネット上に情報が保存されているため、強固なセキュリティ対策が施されているかどうかを確認することが重要です。

多くのビジネス向けアプリでは、データの暗号化や、二段階認証の導入、アクセス権限の細かい設定などが用意されています。サイボウズ Officeなどは、セキュリティ面でも信頼性が高く、企業の機密情報を守るためのセキュリティ機能が充実しています。

安心してビジネスで使用できるよう、セキュリティの強度や管理機能をしっかりと確認し、外部からのアクセスや不正利用を防ぐ対策が備わっているアプリを選びましょう。

他サービスとの連携は可能か

5つ目のポイントは、他サービスと連携が可能かどうかです。

現代のビジネス環境では、さまざまなツールを組み合わせて業務を効率化することが求められています。

例えば、Googleカレンダーは他のGoogleサービスやSlackなどのビジネスチャットツールと簡単に連携でき、タスク管理や情報共有が一層スムーズになります。

また、クラウドストレージやCRMツールなど、社内で使用しているサービスと統合できるアプリを選ぶことで、業務全体の効率がさらに向上します。

Backlogは、GitHubやSlackとの連携機能を持ち、プロジェクト進行中のコミュニケーションをシームレスに行うことが可能です。

こうした連携機能は、異なるツールを統合して使うことで、作業の重複を避け、効率的に業務を進められるという大きなメリットがあります。

無料・有料のどちらか

6つ目のポイントは、スケジュール管理アプリが無料・有料のどちらかどうかです。

無料のアプリでも、基本的なスケジュール管理やタスク管理機能を十分に備えているものが多いですが、ビジネスのニーズに合わせた高度な機能やカスタマイズ性が必要な場合、有料版の方が適していることがあります。

Googleカレンダーは無料で使える基本機能が充実していますが、サイボウズ Officeのような有料アプリでは、より高度なチーム管理機能やセキュリティ対策が強化されているため、企業規模や使用目的に応じて適切なプランを選ぶことが大切です。

有料版はコストがかかりますが、長期的に見れば、業務効率化やセキュリティ強化の面で投資価値がある場合が多いです。選択肢を広げるために、無料版と有料版の違いをしっかり比較し、必要な機能が含まれているかどうかを確認しましょう。

ここまで、ビジネスシーンで活用するのにおすすめのスケジュール管理アプリを12選紹介しました。ここまでで、きっとあなたのニーズに合うアプリは見つかったと思います。

そこで、次項ではそのアプリを効率よく使いこなすコツについて解説していきます。

ビジネスでスケジュール管理を上手く使いこなすコツ

ビジネスでスケジュール管理アプリを上手く使いこなすコツは、以下の5つです。

• タスクを全て書き出す
• 重要なタスクや予定はわかりやすいよう色付けをする
• スケジュールにはあらかじめ空白な時間を作っておく
• スケジュール管理アプリのチャット機能でコミュニケーションをとる
• スケジュール管理アプリのメモ機能をうまく活用する

それぞれ解説します。

タスクを全て書き出す

1つ目のコツは、タスクを全て書き出すことです。

タスクが曖昧なままだと、やるべきことを見落としがちになり、後から急な対応に追われることも少なくありません。タスクを書き出すことで、業務の全体像を把握しやすくなり、優先順位をつけて効率的に作業を進めることができます。

プロジェクトを進行する際、各担当者のタスクや期限をリストアップし、何をいつまでに完了させるべきかを具体的に決めておくと、進捗状況が把握しやすくなります。スケジュール管理アプリを活用すれば、書き出したタスクを一目で確認でき、進捗や完了状況をリアルタイムで管理できるため、業務の効率が大幅に向上します。

また、書き出すだけではなく、タスクを細かく分割しておくことで、取り組みやすくなるだけでなく、誰がどの作業を担当しているのかも明確になります。これにより、個々の業務負担が偏らず、チーム全体でスムーズに業務を進めることが可能です。

重要なタスクや予定はわかりやすいよう色付けをする

2つ目のコツは、重要なタスクや予定はわかりやすいよう色付けをすることです。

特に重要なタスクや期限の厳しい予定は、見落とさないよう色付けしてわかりやすく表示することが効果的です。色分けをすることで、視覚的に優先順位を認識でき、どの作業を最初に進めるべきかを一目で把握できます。

例えば、緊急度の高いタスクには赤、期限が近いものにはオレンジ、通常のタスクには青など、色で優先度を示すと、進捗管理がスムーズに行えます。GoogleカレンダーやサイボウズOfficeなどのスケジュール管理アプリでは、色分け機能を活用してタスクを分類することができるため、忙しいビジネスシーンでも効率的にスケジュール管理が可能です。

複数のプロジェクトを並行して進める場合、色でタスクの種類を区別することで、混乱を防ぎ、重要な予定を見逃すリスクを軽減します。色分けは、視覚的に管理しやすく、チーム全体で共有する際にも効果的です。

スケジュールにはあらかじめ空白の時間を作っておく

3つ目のコツは、スケジュールにはあらかじめ空白な時間を作っておくことです。ビジネスにおいて、予定通りにタスクが進まないことは少なくありません。

そのため、スケジュールを組む際には、あらかじめ空白の時間を確保しておくことが大切です。

空白時間を設定することで、予期せぬトラブルや突発的な業務にも柔軟に対応できる余裕が生まれます。

例えば、1日のスケジュールをびっしり詰め込んでしまうと、急な打ち合わせや電話対応で予定が崩れ、他のタスクが後回しになるリスクが高まります。

しかし、30分や1時間程度の余裕を設けておけば、スケジュールの修正がしやすく、予定変更にもスムーズに対応可能です。

スケジュール管理アプリを活用すれば、簡単に時間のブロックを設定でき、あらかじめ空白の時間を作ることができます。空白時間は「調整時間」として設定し、トラブル対応や追加作業に使えるようにしておくと、スケジュールの見直しが柔軟に行えます。

スケジュール管理アプリのチャット機能でコミュニケーションをとる

4つ目のコツは、スケジュール管理アプリのチャット機能でコミュニケーションをとることです。

ビジネスにおいて、スケジュール管理だけでなく、スムーズなコミュニケーションも成功の鍵を握ります。多くのスケジュール管理アプリには、チャット機能が組み込まれており、タスクの進捗や日程調整に関するやり取りを簡単に行うことができます。

AsanaやBacklogのようなアプリでは、タスクにコメントを追加できる機能があり、進捗状況や確認事項をすぐに共有できます。これにより、メールや別のチャットツールを使わずに、プロジェクト内でスムーズに情報をやり取りすることが可能です。

また、チャット機能は、リアルタイムでの確認や即時対応が求められる場合にも役立ちます。チームメンバーが離れた場所で作業していても、スケジュールやタスクに関する指示やフィードバックを素早く共有でき、業務効率が向上します。

コミュニケーションのタイムロスを減らし、プロジェクトを円滑に進めるためにも、チャット機能を積極的に活用しましょう。

スケジュール管理アプリのメモ機能をうまく活用する

5つ目のコツは、スケジュール管理アプリのメモ機能をうまく活用することです。

スケジュール管理アプリには、メモ機能が備わっているものが多く、これを上手に活用することで、業務の効率化を図ることができます。タスクに関連する詳細情報や注意事項をメモとして残しておくことで、後から確認しやすくなり、作業の漏れやミスを防ぐことが可能です。

例えば、GoogleカレンダーやLarkでは、予定にメモを追加する機能があり、会議の議題や事前に確認しておくべき資料などを簡単に記録しておけます。こうしたメモを活用することで、次の作業に取り掛かる際に必要な情報をすぐに確認でき、作業がスムーズに進みます。

また、メモ機能は個人だけでなく、チーム内での情報共有にも役立ちます。重要なタスクやプロジェクトに関する詳細情報をメモに残しておけば、メンバー間での認識のズレを防ぎ、円滑に業務を進められます。

まとめ

本記事では、ビジネス向けのスケジュール管理アプリの選び方やメリット、さらにタイプ別のおすすめアプリ12選を紹介しました。

ビジネスで活用するスケジュール管理アプリには、タイプが3つありそれぞれおすすめの業種や搭載されている機能は異なります。

今回紹介したスケジュール管理アプリのなかに、企業やあなたのニーズに最適なアプリがきっとあったはずです。

効率化を重視したスケジュール管理をしたいないら

今回紹介したアプリにはなかったのですが、弊社ではスケジュール管理を効率化するためのツール「サポスケ」を開発しております。

サポスケは、社用車の管理など企業様の要望に応じた機能を追加できるなどカスタマイズ性に力を入れている他、共有も自動で行うことができ、カスタマイズ性と共有のしやすさを両立させています。

トライアルなども受け付けておりますので、スケジュール管理を効率化したい方はぜひ、サポスケの力をお試しください。