2024年08月23日
作業を効率良くこなすためには、スケジュール管理が必要です。スケジュール管理をすることで、何をどのように対応すればいいのか整理できるようになります。
しかし、企業によってはスケジュール管理がうまくできておらず、社内全体の作業効率低下が課題になっていることもあります。管理担当者や社員のなかには「どのようにスケジュール管理をすればいいのかわからない」という悩みもあるでしょう。
当記事では、スケジュール管理ができない原因から効果的な対策方法まで詳しく解説します。
企業では、事業やプロジェクトによって各従業員が複数のタスクを抱えています。全体のスケジュール管理ができていないと、作業効率は低下してしまい生産性も落ちていきます。
また、納期が遅れる原因にもなるため、クライアントからの信用を失ってしまう可能性も高いです。
さらに急な変更にも対応できなくなるので、従業員の負担が増えてモチベーションも低下していきます。
このような問題を起こさないためにも、各従業員がスケジュール管理をしてスムーズにタスクを終わらせていける環境作りが必要です。
しかし、ビジネスの場ではスケジュール管理はうまくいかないことが多いです。
そこで次章では、スケジュール管理ができない原因を見ていきましょう。
スケジュール管理ができないときは、以下のような4つの原因が考えられます。
1.タスクの優先順位が決められていない
2.情報共有が不足している
3.時間配分ができていない
4.目標設定が曖昧になっている
それでは順番に説明します。
タスクの優先順位が決められていない場合、スケジュール管理ができない原因となります。
タスクによって規模は異なるため、優先順位をつけて対応しなければスケジュール通りに進められます。
例えば各タスクの納期や業務内容などによって規模をカテゴライズ（大・中・小など）すれば、何から対応すればいいのか明確になります。
タスクの優先順位がわからないときは、同僚や上司と相談をすると良いでしょう。
事業やプロジェクトは複数人のメンバーと進めるため、情報共有が必要です。
情報共有が不足していると、それぞれ従業員が何をどこまで進めているのかわからなくなり納期遅れや作業漏れの原因になってしまいます。
従業員のなかには「一人で全て終わらせられる」という自信を持っている人もいるので、プライドが邪魔をして情報共有ができていないこともあります。
しかし、一人で対応できるキャパシティには限界があるため、全体と協力する意識が重要です。効率良く情報共有をするなら、スケジュール管理ツールの導入を検討しましょう。
スケジュール管理ができないときは、時間配分が原因の1つとして考えられます。
タスクを終わらせるまでにどれくらいの時間が必要になるのかを理解できなければ、スケジュール通りに進められなくなります。タスクの規模や納期を整理すれば、完了までにどれくらいの時間が必要になるのか把握することが可能です。
ただし、事業やプロジェクトには変更やトラブルが発生するため、タイトなスケジュール設定はNGです。各タスクに必要な時間を考え、柔軟に対応できるようにすればスケジュール通りに進められるでしょう。
目標設定が曖昧になっていると、スケジュール管理ができない原因になります。仕事は日によって対応すべき業務が異なるため、目標設定から達成に向けてタスクを進める必要があります。
例えば営業部の場合、新規顧客獲得5件を目標とするなら、テレアポを50件かけるようにタスクを設定すると良いでしょう。
あまりに大きな目標設定をすると達成が困難になるので、無理のない程度にすることが大切です。方向性のブレをなくすためにも、目標設定を明確にしましょう。
それではスケジュール管理ができないときの具体的な対策方法について、次項から説明します。
スケジュール管理ができないときは、以下のような対策方法があります。
・優先順位を決定する
・情報共有を行う
・タスクを洗い出す
・目標を設定する
それでは詳しく解説します。
スケジュール管理をするときは、タスクの優先順位を決定するようにしましょう。複数のタスクを抱えている場合、優先順位を決めなければ何から終わらせればいいのか迷ってしまいます。
タスクの規模や納期を整理し、優先度の高い順から対応すればスケジュール通りに終わらせられるようになります。本日対応できなかったタスクは、翌日に再度組み込んで優先順位を決める流れです。今やるべきことを整理するためにも、タスクの優先順位を決めるようにしましょう。
タスクによっては一部の従業員の負担が大きくなることもあるため、事業やプロジェクトに関わるメンバーや上司と相談することも大切です。
企業では各従業員のスキルや技術力は異なるので、情報共有によって適切なタスク配分をすれば全体の負担を軽減できるようになります。
情報共有は直接伝えるよりも、コミュニケーションツールの導入をおすすめします。
チャットワークやSlack、Skypeなどのコミュニケーションツールを導入すれば、時間や場所を気にせず情報共有が可能です。
事業やプロジェクトは複数人で進めることが多いため、情報共有をしながら適切なスケジュール管理をするようにしましょう。
スケジュール管理をするときは、タスク完了までの時間を整理する必要があります。これまでの経験をもとにタスク完了の時間を見積もることで、1日の時間配分を行えるようになります。
例えば1日の勤務時間が8時間である場合、資料作成2時間、企画書作成4時間、メールチェック1時間、テレアポ1時間といった設定が可能です。
ただし、時間配分を大まかに見積もってしまうと、スケジュール通りに進めなくなるので注意が必要です。
もしタスク完了の時間を見積もることが難しいときは、同僚や上司に相談してから時間配分を行うようにしましょう。
スケジュール管理において大切なことは、抱えているタスクを洗い出すことです。タスクの量が増えていくと、何をしなければいけないのかわからなくなってしまいます。タスクを一度洗い出すことで、頭の中を整理して順番に対応できるようになります。
また、タスク完了までの時間もわかるため、1日の勤務時間をうまく使いこなすことが可能です。タスクを洗い出すときは、パソコンやスマートフォンにあるメモアプリの利用がおすすめです。
社内全体でタスク管理をするなら、プロジェクト管理もしくはスケジュール管理ツールを導入するようにしましょう。
スケジュール管理をするときは、毎日目標を設定することも重要です。目標を設定することで、方向性のブレをなくして達成に向けて進めるようになります。
例えば事務職の場合、データ入力や書類作成の数量を目標として設定します。社内全体のスケジュール管理をするときは、目標の設定を義務化すると良いでしょう。
しかし、手動でスケジュール管理をすることは、従業員にとって手間がかかってしまいます。効率良くスケジュール管理するためにも、次項で紹介するツールについてご覧ください。
企業によっては「スケジュール管理のやり方が人によって違う」という悩みもあるでしょう。
スケジュール管理はそれぞれのやり方があるため、統一させることが難しいです。
そんなときは、社内全体でスケジュール管理ツールを導入することで、やり方を統一させて社内全体のタスクを可視化できるようになります。
当社が提供している「サポスケ」は、現場仕事向けに開発されたスケジュール管理ツールです。スケジュール管理に特化したツールとなっており、余計な機能は一切ありません。各従業員にタスクの割り当て・共有ができるので、作業効率が大きく向上します。
シンプルで使いやすい仕様となっているため、スケジュール管理の課題を解決したいならぜひ導入を検討してください。
スケジュール管理を行うときは、以下のような点に注意してください。
・達成できる範囲の目標を設定する
・スケジュール変更に対応できるようにする
・コミュニケーションを取る
上記項目を意識することで、スケジュール通りにタスクを進められるようになります。トラブルを発生させないためにも、ぜひチェックしてください。
スケジュール管理の目標は、達成できる範囲の目標に設定するようにしましょう。
達成が難しい目標を設定してしまうと、従業員の負担が大きくなりモチベーションも低下します。
とくにリソースが足りていない企業では、従業員の負担が大きくなると事業やプロジェクトを達成できない原因となります。
一定の負担を考慮し、達成できる範囲の目標を設定することでスケジュール通りに完了することが可能です。
ただし、目標を小さく設定すると十分な成果を得られなくなるため、バランスを考えて調整するようにしましょう。
企業では、事業やプロジェクトのスケジュール変更が少なからず発生します。
クライアントから急遽変更の連絡が入ることもあるため、事前に設定していたスケジュールでは対応が難しいこともあります。あまりにスケジュールを詰め込み過ぎていると、柔軟な対応ができなくなる可能性が高いです。
そのため突如のスケジュール変更があることも考え、余裕のある設定をするようにしましょう。
スケジュール管理をするときは、従業員同士のコミュニケーションが必要です。
コミュニケーション不足の環境では、それぞれタスクがどれくらい完了しているのか進捗状況がわかりづらくなります。
現在の進捗状況を把握するためにも、社内メンバーやクライアントと情報共有ができる環境構築をすることが重要です。
例えばコミュニケーションツールを導入すれば、社内だけでなく社外でも最新情報を共有できます。
事業やプロジェクトは複数人と進めるため、コミュニケーションを取りながらスケジュール管理を行うようにしましょう。
今回は、スケジュール管理ができない原因から効果的な対策方法まで詳しく解説しました。
スケジュール管理は作業効率に大きく関わるため、事業やプロジェクトをスムーズにこなすためにも重要です。
スケジュール管理ができていないときは、タスクの優先順位が決められていないことや情報共有・時間配分の不足、目標設定の曖昧さなどが原因となっています。
まずは当記事で紹介した対策方法を試し、現場のスケジュール管理を改善してみてください。
効率良くスケジュール管理をしたいなら、スケジュール管理ツールの導入を検討するようにしましょう。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
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