2025年01月18日
Outlookは、多くの人がメール管理やタスク管理に使用しているソフトですが、スケジュール管理にも優れた機能を持っています。特に、仕事やプライベートで複数のツールを使う必要がある人にとって、Outlookはメール、タスク、カレンダーを一元管理できる便利なソフトです。
Outlookは他のMicrosoft製品とスムーズに連携でき、モバイルやPCからも簡単にアクセスが可能です。さらにリマインダー機能やタスク管理機能を駆使すれば、締め切りを守りながら効率的に仕事を進めることができます。
しかし、「どうやってOutlookで効率よくスケジュールを管理できるか」という悩みを持っている方も少なくありません
この記事では、Outlookを使ったスケジュール管理のコツや、他のツールとの連携方法を詳しく紹介します。
この記事を読むことで、Outlookのスケジュール管理のメリットと使い方が明確になり、日々の予定管理が劇的に改善されるでしょう。特に、仕事やチームでのスケジュール共有が重要な方や、忙しい日々を効率よく過ごしたい方はぜひ参考にしてみてください。
画像引用：https://apps.microsoft.com/detail/9nrx63209r7b?hl=ja-jp&gl=US
「そもそも、Outlookとはなんなのか」「どの様な機能があるのか」と、わからない方も多いことでしょう。
本章では、Outlookの特徴にについて、以下の2項目を中心に解説していきます。
1つずつ解説します。
Outlookは、メール管理だけでなく、スケジュールやタスク、連絡先など個人情報を一元管理できるソフトウェアです。Microsoftが提供するこのツールは、ビジネスでの活用はもちろん、個人の予定管理にも便利な機能を備えています。
Outlookを使うことで、メールのやり取りだけでなく、会議や予定のリマインダー、タスクの進捗管理が1つのインターフェースで完結するため、日々の業務や生活を効率的に進めることができます。
たとえば、ビジネスの場面であれば、メールを確認しながらそのままスケジュールに予定を追加したり、タスクとして設定することが可能です。これにより、他のアプリケーションを開く手間がなくなり、作業効率が向上します。
また、重要なメールやタスクを見逃さないようにリマインダー機能を設定することで、締め切りや会議時間をしっかりと守ることができます。
さらに、Outlookは他のMicrosoft製品との連携も可能です。ExcelやWord、Teamsなど、日常的に使われるツールと連携できるため、ドキュメントの共有や会議のスケジュール管理がスムーズに行えます。
このように、Outlookは単なるメール管理ソフトではなく、ビジネスから個人利用まで幅広い場面で役立つ、情報管理ツールと言えるでしょう。
Outlook.comは、Microsoftが提供する無料のWebベースのメールおよびスケジュール管理サービスです。Webブラウザさえあれば、どこからでもアクセス可能で、メール送受信やカレンダー管理、タスクの管理を行うことができます。
無料で利用できるにもかかわらず、充実した機能を備えており、個人利用にとって使い勝手の良いサービスと言えるでしょう。
Outlook.comのカレンダー機能を使えば、仕事やプライベートの予定を整理しやすく、家族や友人とも簡単にスケジュールを共有することが可能です。たとえば、家族全員の予定を1つのカレンダーにまとめて管理することで、誰がどこで何をしているのかを簡単に把握できるため、予定の調整がスムーズに進みます。
また、仕事でも活用でき、メールを送る際に自分の空いている時間を相手に伝えたり、会議の予定をすぐにカレンダーに追加したりすることができます。
ここまで、Outlookの基礎知識でした。Outlookの基礎知識がわかったところで、次項では「スケジュールをOutlookで管理するメリット」を5つ紹介します。
スケジュールをOutlookで管理するメリットは、以下の5つです。
1つずつ解説します。
スケジュールをOutlookで管理するメリット1つ目は、メールと個人情報の管理を一元化できる点です。
Outlookでは、スケジュール、メール、連絡先などを1つのプラットフォームでまとめて管理できます。
たとえばメールで受け取った会議の通知をすぐにカレンダーに追加できたり、連絡先を直接検索してスムーズにコミュニケーションが取れたりします。
このように、Outlookは複数の作業を一元的にまとめることで、操作の手間を省き、効率的に作業を進められる環境を構築できます。
複数のアプリを切り替えることなく、Outlook上でメール確認からスケジュール調整まで完結させることができるため、無駄な時間を削減できます。
また、ビジネスメールと個人用メールの両方をOutlookで管理すれば、仕事とプライベートの予定もスムーズに管理でき、予定の見逃しやダブルブッキングのリスクも軽減されるでしょう。
これにより、作業全体の効率が向上し、重要なタスクに集中する時間が増やせると言えます。
スケジュールをOutlookで管理するメリット2つ目は、PCとモバイルどちらからもアクセスできる点です。
Outlookは、PCとスマートフォンの両方からアクセスできるため、外出中でもスケジュールを確認したり、タスクを追加したりすることが可能です。これにより、仕事の現場や移動中でもリアルタイムで予定を把握し、スムーズに対応できます。
たとえば、オフィスにいるときはPCで画面を使って予定を確認し、自宅や外出先ではスマートフォンから同じスケジュールをチェックして、更新や変更が可能です。
Outlookアプリは、PC版と連携しているため、デバイス間での同期が自動的に行われ、どのデバイスでも同じ情報を簡単に確認できる点が便利です。この機能を活用することで、場所にとらわれない柔軟なスケジュール管理が実現できるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するメリット3つ目は、リマインダー機能で期限を守れる点です。
Outlookには、設定した予定やタスクに対してリマインダーを設定できる機能が備わっています。これにより、大事な会議や締め切りなどを忘れずに済み、予定をしっかりと守ることができます。
リマインダー機能を使えば、会議の30分前や1時間前に通知が届くように設定することができ、突然の予定忘れを防げます。
また、タスクの期限が迫っている場合も、リマインダーが自動的に通知してくれるため、タスク管理が効率的に行えるでしょう。
重要なタスクやプロジェクトの締め切りを忘れる心配がなくなるため、スケジュール管理が楽になります。リマインダー機能は、時間管理における頼もしい味方と言えるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するメリット4つ目は、タスク管理機能が統合されている点です。
Outlookには、スケジュールだけでなく、タスク管理機能も搭載されています。この機能を活用すれば、日々のタスクをスケジュールと一緒に一元的に管理できるため、仕事の優先順位を立てやすくなります。
たとえば、日々の業務でやるべきことをOutlookのタスク機能に入力し、その進捗状況を随時確認できるため、業務全体の見通しを立てるのに便利です。スケジュールとタスクを一体化することで、どの作業が優先されるべきかを簡単に把握できるため、無駄な時間を削減できます。
また、タスク完了の際にチェックを入れることで達成感を得られ、次の作業へのモチベーションアップにもつながるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するメリット5つ目は、他のツールと連携できる点です。Outlookは、Microsoft 365をはじめとする多くのツールと連携でき、さらに便利なスケジュール管理を実現します。
たとえば、Microsoft TeamsやOneDriveと連携すれば、スケジュール管理だけでなく、ファイルの共有やチームメンバーとのコミュニケーションもスムーズに行うことが可能です。
また、GoogleカレンダーやZoomなどの外部ツールとも連携でき、これにより、Outlookのスケジュールに合わせてビデオ会議の予約や通知が自動的に行われるといった便利な機能が活用できます。
他のツールと連携することで、Outlookが単なるスケジュール管理ツールから、業務全体を効率化するための強力なプラットフォームとなるのです。このように、他のツールとの連携によって、より柔軟で効率的なスケジュール管理が実現できると言えるでしょう。
ここまで、スケジュールをOutlookで管理するメリットを5つ紹介しました。メリットを理解した上で、次項で紹介するOutlookでスケジュールを管理するコツを身につけましょう。
Outlookでスケジュールを管理するコツは、以下の5つです。
それぞれ解説します。
スケジュールをOutlookで管理するコツ1つ目は、グループスケジュールを活用することです。
チームやプロジェクト単位で仕事を進めている場合、個々の予定だけでなく、全員のスケジュールを一目で把握できることが重要です。Outlookでは、グループスケジュールを作成し、メンバー全員の空き時間や予定を簡単に確認することができます。
たとえば、会議のスケジュール調整やプロジェクトの進行状況をスムーズに確認したい場合、この機能が便利です。
グループスケジュールを使うことで、メールやチャットで何度も「この時間は空いていますか？」といったやり取りを繰り返す必要がなくなります。
また、他のメンバーのスケジュールを見ながら、自分の予定を柔軟に調整できるため、全体の生産性を向上させることが可能です。特に、複数の部署や異なるタイムゾーンで働くチームにおいては、スケジュールの見える化が強みとなります。
このように、グループスケジュールを有効に活用することで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、スケジュール管理がより効率的になると言えるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するコツ2つ目は、カレンダーに予定をきちんと入力することです。
予定が頭の中に入っているだけでは、タスクを忘れてしまったり、重複してしまったりするリスクがあります。そのため、どんな小さな予定でもOutlookのカレンダーに登録することが重要です。
Outlookのカレンダー機能は直感的で、予定の作成も簡単です。日時を選択して、予定の詳細を入力するだけで登録が完了します。
さらに、日や週単位での表示に切り替えることができるため、短期的な予定と長期的な予定をバランスよく確認できます。また、会議やタスク、休暇など、予定の種類に応じた分類も可能です。
仕事の予定は青色、プライベートの予定は緑色といったように色分けをすれば、視覚的にも分かりやすくなります。
カレンダーに予定を入れる習慣をつけることで、仕事の優先順位をつけやすくなり、重要なタスクを見逃すリスクも減らせるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するコツ3つ目は、リマインダー機能を活用することです。
忙しい日々の中では、重要なタスクや会議を忘れがちですが、Outlookのリマインダー機能を使うことで、予定を忘れるリスクを減らせます。リマインダーは、会議やタスクの開始前に通知を設定することができ、時間通りに対応するための準備をサポートします。
たとえば、会議の15分前にリマインダーを設定しておけば、会議前に必要な資料を準備したり、心の準備を整えたりする時間を確保できます。リマインダーはカスタマイズが可能で、タスクや会議ごとに時間を調整できるため、状況に応じた最適な通知を受け取ることができます。
リマインダーを活用することで、予定を確実に守ることができ、忙しいスケジュールの中でも計画的に行動することができるでしょう。
スケジュールをOutlookで管理するコツ4つ目は、PCとスマートフォンで連携することです。
どこにいてもスケジュールを確認できる環境が整っていれば、予定を見逃したり、急な変更に対応できなかったりするリスクを減らすことができます。
Outlookでは、PC版とスマートフォン版を同期させることが簡単にできます。
たとえば、出先でスマートフォンを使って急に会議の時間が変更された場合、スマートフォンでスケジュールを更新すれば、オフィスに戻ったときにPCでもその変更が反映されます。
逆に、PCで入力した予定もすぐにスマートフォンで確認できるため、移動中でも常に最新のスケジュールを把握できます。
このように、PCとスマートフォンの連携を活用することで、予定管理がより柔軟になり、どんな状況でも迅速に対応できるようになります。
スケジュールをOutlookで管理するコツ5つ目は、他のスケジュール管理ツールと連携することです。
Outlook単体でも十分なスケジュール管理ツールですが、他のツールと組み合わせることで、さらに便利に使うことができます。
たとえば、GoogleカレンダーやMicrosoft Teamsなど、他のスケジュール管理ツールと連携すれば、複数のツールでの予定管理が一元化できます。これにより、異なるツールを使っているチームメンバーともスムーズに予定を共有できます。
特に、プロジェクトが複雑になればなるほど、複数のツールを使いこなすことが重要になります。連携することで、デバイスやアプリ間で予定が自動的に同期されるため、スケジュールの二重管理によるミスも防げます。
効率的に予定を管理し、他のメンバーとスムーズに連携するためにも、Outlookと他のツールの併用をおすすめします。
スケジュール管理のコツを、もっと詳しく知りたい方は、こちらの記事を参照ください。
Outlookでスケジュールを管理するコツを理解した上で、次項では、Outlookと連携できるスケジュール管理ツールを8つ紹介します。
Outlookと連携できるスケジュール管理ツールは、以下の8つです。
1つずつどのような特徴があり、機能が搭載されているのか詳しく解説します。
画像引用：https://it-trend.jp/scheduling_tool/13319/review/156846
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール1つ目は、eeasyです。
eeasyは、特に中小企業や個人事業主に向けた簡単なスケジュール管理ツールとして評価されています。このツールは、Outlookとシームレスに連携し、複数のメンバーのスケジュールを効率的に管理するのに役立ちます。
たとえば、会議の調整やミーティングのスケジュール作成が必要な場合、eeasyを使えば、自動で空いている時間を確認し、Outlookカレンダーに反映させることができます。この機能により、手動でスケジュールを確認して調整する手間を減らすことができ、時間管理がよりスムーズになります。
特に、急な予定変更やスケジュールの調整が多い環境では、役立つツールとなるでしょう。
また、eeasyはシンプルで使いやすいインターフェースを持っており、Outlookに慣れている人でもすぐに活用できるのが魅力です。スケジュール管理に煩わしさを感じている方にとって、Outlookとの連携が可能なeeasyは便利なツールと言えます。
公式サイト：https://eeasy.jp/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール2つ目は、Spirです。
Spirは、チームでの効率的なスケジュール調整をサポートするツールで、特にプロジェクト管理やタスク管理に強みを持っています。
Spirの特徴的な機能は、Outlookカレンダーとの連携を活用して、プロジェクト全体のスケジュールを一括で管理できることです。たとえば、プロジェクトメンバーの全員の予定を一元管理し、重複を避けたスケジュール調整が可能になります。
会議の時間が変更された際も、Outlookに反映されるため、予定が最新の状態で保たれます。
また、Spirを使うことで、複数のタスクやプロジェクトを並行して進める際のスケジュール管理がより簡単になります。タスクの優先順位を決めて、どの仕事が先に取り組むべきかを視覚的に確認できるため、効率的な働き方が実現できるでしょう。
公式サイト：https://www.spirinc.com/
画像引用：https://timerex.net/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール3つ目は、TimeRexです。
TimeRexは、自動でスケジュールを調整してくれる機能が豊富で、タスクを多く抱えているようなビジネスパーソンにとって便利なツールです。
TimeRexを使えば、メールでのやり取りを最小限にして、空いている時間を自動で提案し、スケジュールをOutlookに同期できます。これにより、ミーティングの設定や会議の調整がスムーズに行えるため、時間の無駄を省くことが可能です。
さらに、取引先やクライアントとスケジュールを調整する際も、双方の空き時間を効率よく見つけてくれます。
TimeRexはまた、リマインダー機能も搭載されているため、重要な予定を忘れずに実行するサポートも行います。ビジネスでの迅速な対応が求められる場面で、TimeRexは有効なツールと言えるでしょう。
公式サイト：https://timerex.net/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール4つ目は、Jicooです。
Jicooは、主に予約管理に強いツールで、ビジネスの現場だけでなく、個人でのスケジュール管理にも適しています。
Outlookカレンダーと連携させることで、会議や打ち合わせの予約を自動化できます。取引先やチームメンバーが手軽に予約できるフォームを作成し、それをJicooで管理しながら、Outlookにも自動的に反映されるため、二重管理の煩雑さを解消できます。
また、日時の選択肢を複数提案できるため、相手側に柔軟に対応できるのもポイントです。
Jicooを使うことで、予約や予定調整のプロセスが簡略化され、時間を節約しつつも効率的なスケジュール管理ができるようになるでしょう。
公式サイト：https://www.jicoo.com/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール5つ目は、waaq Linkです。
このツールは、チームでのコミュニケーションを重視したスケジュール管理が特徴で、プロジェクトベースでのスケジュール管理にも適しています。
waaq Linkを使えば、Outlookのカレンダーと連動させることで、プロジェクトメンバー全員がスケジュールを共有し、重要な会議やタスクを漏れなく管理できます。特に、大規模なプロジェクトや複数のチームが連携している場合、全体の進捗を見渡しながらスケジュール調整ができることが特徴です。
また、waaq Linkは通知機能も強化されており、Outlook上の変更や新しいタスクが追加された際にも、リアルタイムで通知が届くため、チーム全員が最新情報を把握できます。
公式サイト：https://link.waaq.jp/
画像引用：https://www.srush.co.jp/news/20230808
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール6つ目は、Srushです。
Srushはタスクとスケジュールの一元管理を目指すツールで、Outlookと連携することで、タスク管理をより効率的に進められます。
たとえば、日々のタスクやプロジェクトのスケジュールをOutlookカレンダーに登録し、Srushで進捗を管理することで、スケジュールとタスクの両方を簡単に把握できるようになります。これにより、タスクの優先順位を見極めつつ、スケジュールの管理も効率的に行えるため、日々の業務がスムーズに進行します。
特に、チームで複数のタスクを管理する際に、Srushは優れた管理ツールとして機能します。Outlookと連携しているため、どのメンバーがどのタスクを進めているかを確認しやすく、プロジェクト全体の進捗も把握しやすくなるでしょう。
公式サイト：https://www.srush.co.jp/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール7つ目は、Calendlyです。
Calendlyは、特に会議や面談のスケジュール調整に強いツールで、Outlookとの連携によって効率的に予定を組むことが可能です。
Calendlyを使うと、空いている時間を自動で提案し、会議の参加者と素早く予定を調整することができます。また、リンクを共有するだけで相手がスケジュールを登録できるため、メールや電話でのやり取りを省略できるのもメリットです。
このツールを活用することで、スケジュール調整にかかる時間を削減し、Outlookのカレンダーに直接反映させることができます。
特に外部との打ち合わせが多いビジネスパーソンにとって、Calendlyは効率的なスケジュール管理のための優れたツールと言えるでしょう。
公式サイト：https://calendly.com/
画像引用：https://scheduling.receptionist.jp/
Outlookと連携できるスケジュール管理ツール8つ目は、調整アポです。
調整アポは、日本国内向けに最適化されたスケジュール調整ツールで、簡単に会議や面談のスケジュールを管理できるのが特徴です。
Outlookと連携させることで、会議の予定が決まると自動的にOutlookカレンダーに反映されるため、二度手間を防ぎます。
また、複数の候補日を一度に提示し、参加者が都合の良い日時を選択できるため、調整がスムーズに行えます。
特に、クライアントや取引先との打ち合わせが多いビジネスにおいて、この機能はメリットとなるでしょう。
調整アポを利用すれば、手動でスケジュール調整を行う必要がなくなり、迅速に会議の日時を確定することができます。さらに、Outlookとの自動連携により、スケジュールの二重管理や記入漏れのリスクも軽減され、業務の効率が向上します。
特に、日本の企業文化に合わせたツールであるため、使いやすさや対応力に優れており、スケジュール調整を簡単に行いたい方に最適です。
調整アポを導入することで、スケジュール管理のストレスを減らし、迅速かつ正確なスケジュール運営が可能になります。
公式サイト：https://scheduling.receptionist.jp/
ここまで、Outlookと連携できるスケジュール管理ツールを8つ紹介しました。どれもOutlookと連携できるツールとなっているため、Outlookを使用している方は、使用感や搭載されている機能を比較して自分に合うツールを見つけてください。
次項では、Outlookでスケジュールを管理する人の特徴について解説します。
Outlookでスケジュールを管理する人の特徴は、以下の4つです。
それぞれ解説します。
Outlookのスケジュール管理がおすすめな人の特徴1つ目は、他のMicrosoft製品を日常的に使用している人です。
Microsoft製品は、Officeシリーズをはじめとして、多くの企業や個人で幅広く利用されています。特に、WordやExcel、PowerPoint、OneNoteなどと連携が簡単にできるため、これらの製品を日常的に使用している人にとって、Outlookは便利なスケジュール管理ツールと言えるでしょう。
例えば、Excelで作成したスケジュールをOutlookに取り込んで管理したり、OneNoteに書いたメモを直接Outlookの予定に関連付けたりすることができます。
また、PowerPointでプレゼンの準備をしている際も、会議の日時をOutlookで簡単に確認できるため、無駄な作業を減らすことが可能です。
このように、Microsoft製品間の連携によって、作業効率が向上します。
Microsoft 365（旧Office 365）の一環としてOutlookを利用している場合、他の製品との統合性が高く、スケジュール管理が一段とスムーズになる点が強みです。
そのため、日常的にMicrosoft製品を使用している方にとっては、Outlookが最適なスケジュール管理ツールの1つと言えるでしょう。
Outlookのスケジュール管理がおすすめな人の特徴2つ目は、会社やグループがOutlookを利用している人です。
多くの企業がスケジュール管理やメールのやり取りにOutlookを利用しているため、個人のスケジュールも自然とOutlookで管理することが求められるケースが増えています。
Outlookを使ってスケジュールを共有できることで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、会議の予定やタスクの進捗をリアルタイムで把握できるようになります。
たとえば、会議室の予約やチーム全体のスケジュール調整も簡単に行えるため、個々のスケジュール管理が効率化され、全体の作業がスムーズに進むことが期待できます。
また、Outlookは会社のサーバーと連携していることが多く、セキュリティ面でも安心して利用できるのがポイントです。
特に、メールやスケジュールの情報を安全に管理したいビジネスシーンにおいて、Outlookは高い信頼性を持っています。
このような理由から、会社やグループでOutlookを導入している人にとっては、スケジュール管理ツールとして使いやすい選択肢となるでしょう。
Outlookのスケジュール管理がおすすめな人の特徴3つ目は、シンプルかつ効率的なスケジュール管理を好む人です。
Outlookは、複雑な操作を必要とせず、直感的に使えるデザインが特徴です。そのため、複雑な機能が多く含まれたツールよりも、シンプルに必要な予定だけを管理したい人に向いています。
カレンダーに予定を入力するだけでリマインダーが設定できたり、タスク管理機能と連携して効率よく仕事を進めることができます。こうしたシンプルな機能は、日々のスケジュールを迅速に管理したい人にとって便利です。
また、予定を色分けして視覚的に管理することができるため、忙しい日でもスケジュールを一目で把握でき、仕事の効率が上がります。
Outlookは、カレンダーやリマインダー、タスク機能を1つにまとめて管理できるため、シンプルながらも多機能なツールを求めている人にとって最適な選択と言えるでしょう。効率的にスケジュールを管理し、無駄な時間を省きたい人にOutlookは大いに役立ちます。
Outlookのスケジュール管理がおすすめな人の特徴4つ目は、頻繁にメールを使う人です。
Outlookは、スケジュール管理だけでなく、メール機能が統合されている点が最大の強みです。特に秘書や管理職など、仕事や日常生活でメールのやり取りが多い人にとっては、スケジュールとメールを1つのツールで管理できるOutlookが便利です。
会議の招待メールを受け取ると、そのままスケジュールに追加できるため、別のアプリを開く必要がありません。
また、メールの内容を基にリマインダーを設定したり、タスクを作成したりすることもできるため、スムーズなワークフローを実現できます。
特に、ビジネスシーンでは、日常的に数多くのメールを処理しながらスケジュールを管理することが求められるため、Outlookの統合機能が役立つ場面は多いと言えます。
このように、頻繁にメールを使う人にとっては、Outlookを使ったスケジュール管理が作業の効率を高める手助けとなります。スケジュールとメールの両方を一元管理することで、予定の確認やタスク管理がスムーズに行えるようになり、時間の節約にもつながります。
この記事では、Outlookを使ったスケジュール管理の特徴と、それに向いている人のタイプについて詳しく解説しました。
Outlookは、単なるメール管理ソフトとしてだけでなく、スケジュールやタスク管理にも優れたツールであり、特に他のMicrosoft製品を使用している人や、シンプルで効率的なスケジュール管理を好む人に適しています。
また、Outlookのメール機能と統合されている点は、頻繁にメールを使うビジネスパーソンにとってメリットとなります。
本記事を参考に、ぜひOutlookを活用して効率的なスケジュール管理を実践してみてください。
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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