2024年10月20日
プロジェクトが計画通りに進まず、締め切りに間に合わなかったり、途中でタスクが抜けてしまうことに悩んでいませんか？
特にプロジェクト管理において、スケジュールの混乱は避けたいものです。そこで重要になるのが、効率的なスケジュール管理ツールの活用です。
スケジュール管理を徹底することで、プロジェクトがスムーズに進行し、各タスクの進捗状況をしっかり把握できるようになります。
なぜなら、適切なツールを使うことで、誰がどの作業をいつまでに完了させるべきかを全員が共有でき、作業漏れや遅れを防げるからです。
本記事では、プロジェクトに最適なスケジュール管理ツールの選び方や、おすすめのツール12選を具体的にご紹介します。
プロジェクトの進行を成功に導くための最適なツールを見つけて、効率よくタスク管理を進めていきましょう。
そもそも、プロジェクトにおけるスケジュール管理とはどのようなものを指すのでしょうか。
「プロジェクト管理とは何か」「プロジェクト管理におけるスケジュール管理で求められること」の2点について抑えておきましょう。
プロジェクト管理とは、特定の目標を達成するために計画を立て、チーム全体の活動を効率的に進めるための手法です。
プロジェクトには期限があり、その中でリソースを効果的に配分し、予定通りに成果を出すことが求められます。プロジェクト管理を行うことで、作業の進行状況を把握し、スケジュール通りに進められるよう調整できます。
具体的には、まずプロジェクトの目標を明確にし、各メンバーの役割やタスクを定義します。その上で、進行状況を定期的に確認し、問題が発生した場合は早期に対処することが重要です。
例えば、あるタスクが遅れている場合には、すぐに対策を講じて他のタスクに影響を与えないようにします。これにより、最終的な目標を期限内に達成するための流れを確保できます。
また、プロジェクト管理にはスケジュール管理やコスト管理、リスク管理などの要素が含まれており、これらの管理要素を適切に行うことで、計画通りにプロジェクトを進められるようにするのがプロジェクト管理の基本です。
特に、チームメンバーの協力を得ながら、全体の進行をコントロールするスキルが求められます。
プロジェクトにおけるスケジュール管理では、プロジェクトの全体像を把握しながら、各タスクの進行を細かく管理することが求められます。
プロジェクトの開始から終了までの期間を明確にし、それに基づいて各タスクの期限を設定します。この際、各タスクの依存関係や優先順位を考慮することが重要です。
例えば、あるタスクが完了しないと次のタスクが開始できない場合、その依存関係を考慮しながらスケジュールを組む必要があります。
これにより、作業の停滞や遅延を防ぎ、全体のスケジュールが乱れないように調整します。
また、タスクごとの優先順位を明確にすることで、限られたリソースを効率的に配分できます。
スケジュール管理で求められるもう一つの重要なポイントは、進行状況のモニタリングです。
プロジェクトが予定通り進んでいるかどうかを定期的に確認し、問題があれば早期に対処する必要があります。
例えば、あるタスクが遅れている場合には、担当者と相談してリソースの再配分や期限の調整を行うことが必要です。
このように、プロジェクトのスケジュール管理は、チーム全体の進捗を適切に把握し、状況に応じて柔軟に対応することが求められます。スムーズにプロジェクトを進行させるためには、定期的な進捗確認と計画の見直しが不可欠です。
ここまで、プロジェクト管理におけるスケジュール管理で求められることが理解できたかと思います。作業の進行状況を把握し、スケジュール通りに進められるよう調整できるのがプロジェクト管理です。
しかし、プロジェクト管理におけるスケジュール管理には、さらに細分化された重要な管理要素というものがあります。次項では、その5つの重要な管理要素について紹介します。
プロジェクト管理におけるスケジュール管理で重要な要素は、以下の5つです。
それぞれ解説します。
スケジュール管理は、プロジェクト全体の進行を計画的に進めるために必要な重要な要素です。プロジェクトのスケジュールを適切に管理することで、各タスクが予定通りに進行し、納期を守ることができます。
スケジュール管理が不十分だと、タスクが遅延し、結果としてプロジェクト全体の進行に悪影響を及ぼす可能性があります。
具体的なスケジュール管理の方法としては、まずプロジェクトの全体スケジュールを設定し、その後に各タスクの期限や優先順位を決定します。
また、タスク間の調整を行いながら、無理なく効率的に作業を進めることが大切です。
プロジェクトが進むにつれて、スケジュールがずれたり新たなタスクが発生することもあるため、定期的に進捗を確認し必要に応じてスケジュールを見直すことが求められます。
柔軟なスケジュール管理を行うことで、予期せぬ問題にも対応でき、プロジェクトを円滑に進めることが可能です。
スコープ管理は、プロジェクトの目的や範囲を明確にし、その範囲内で成果物を作成するための重要な要素です。スコープが不明確だと、プロジェクトの途中で新たな要求や変更が発生し、計画通りにプロジェクトが進まなくなる可能性があります。
そのため、プロジェクトの開始時にスコープを明確に定め、それを厳守することが重要です。
具体的には、プロジェクトの目的やゴールを明確にし、それに基づいて必要なタスクや成果物を決定します。
例えば、ソフトウェア開発プロジェクトであれば、最初にどの機能を実装するのか、納期までにどの程度の作業を完了させるのかをはっきりさせる必要があります。
この段階でスコープをしっかり管理しておくことで、後々の変更に対応しやすくなります。
さらに、スコープが広がりすぎないように、プロジェクトの進行中に定期的な確認が必要です。スコープが膨張してしまうと、コストやスケジュールの負担が増え、プロジェクトが失敗に終わるリスクが高まります。
スコープ管理を徹底することで、目標に向けて無駄なく進めることができ、プロジェクトの成功率が高まります。
コスト管理は、プロジェクトにかかる費用を効率的に配分し、予算内でプロジェクトを完了させるために重要な要素です。
コスト管理が甘いと、プロジェクトが予算オーバーになる可能性が高く、プロジェクトの利益率に影響します。
そのため、最初にしっかりとコスト計画を立て、進行中も定期的にコストを確認しながら管理する必要があります。
コスト管理の具体的な手法としては、まずプロジェクト開始時に全体の予算を決定し、その予算を各タスクに割り当てます。
例えば、人件費や材料費、設備費などを細かく見積もり、それぞれの費用が予算内に収まるように計画を立て、その後実際の進捗に合わせてコストを監視し、予算オーバーにならないように調整を行います。
また、コスト管理では予測されるリスクや不確定要素にも備えておく必要があります。予想外のコストが発生した場合に備え、あらかじめ余裕を持った予算を組んでおくことで、予算オーバーのリスクを軽減できます。
コスト管理をしっかり行うことで、プロジェクトが効率的に進み、最終的なコストを抑えることができます。
リスク管理は、プロジェクトにおいて発生する可能性のある問題や障害を予測し、それに備えるための重要な要素です。
どんなに計画を練っても、予期せぬトラブルはつきものです。
そのため、プロジェクトが開始する前に、どのようなリスクがあり得るのかを事前に洗い出し、それに対処するための計画を立てることが求められます。
具体的には、プロジェクトの進行中に発生する可能性のあるリスクをリストアップし、それぞれのリスクに対してどのような対応策を取るべきかを明確にします。
例えば、納期の遅れや予算の超過、チームメンバーの急な変更など、様々なリスクが考えられます。
それらのリスクが実際に発生した場合には、すぐに対応できるような対策を事前に準備しておくことが重要です。
また、リスクはプロジェクトの進行状況によって変わることもあります。
そのため、定期的にリスクを見直し、新たなリスクに対応することが求められます。リスク管理を徹底することで、トラブル発生時にも迅速に対応でき、プロジェクトの遅れや失敗を防ぐことが可能です。
品質管理は、プロジェクトの成果物が一定の品質基準を満たしているかどうかを確認し、保証するために重要な要素です。
品質管理が疎かになると、成果物が期待通りの品質を達成できず、クライアントや顧客の不満を招く恐れがあります。
したがって、プロジェクトの初期段階で品質基準を明確に定め、それに基づいて成果物のチェックを行うことが重要です。
例えば、ソフトウェア開発プロジェクトの場合、開発段階で定めた機能や性能がすべて期待通りに動作しているかどうかを確認します。また、定期的なテストやレビューを行い、品質基準に達していない部分があれば、早期に修正を加えることで、最終的な成果物の品質を確保できます。
さらに、品質管理は成果物だけでなく、作業プロセス自体にも適用されます。プロジェクトが進行する中で、作業の進め方やコミュニケーションの質を保つことも、最終的な品質に影響を与えます。
品質管理を徹底することで、プロジェクト全体の信頼性を高め、クライアントや顧客の満足度を向上させることができます。
ここまで、プロジェクト管理におけるスケジュール管理で重要な管理要素を五つ紹介しました。プロジェクトを円滑に遂行するためにも、本章で紹介した管理要素は必須です。
五つの管理要素を理解できたら、次にプロジェクトにおけるスケジュール管理ツールの選び方です。どのスケジュール管理ツールが最適なのかわからない方も多いと思うので、選び方を五つに分けて解説します。
プロジェクトにおけるスケジュール管理ツールの選び方は、以下の5つです。
それぞれ解説します。
プロジェクトに適したスケジュール管理ツールを選ぶ際、確認すべきポイント1つ目は「クラウド型・インストール型のどちらか」という点です。それぞれにメリットとデメリットがあり、プロジェクトの規模やチームの働き方によって適した選択が異なります。
クラウド型ツールは、インターネットがあればどこでもアクセスできるのが大きな強みです。リモートワークや外出先での作業が多いチームには、非常に便利です。
たとえば、「Backlog」や「サイボウズOffice」といったクラウド型ツールでは、インターネット環境さえあれば、チーム全員がリアルタイムで同じスケジュールを確認し、タスクの進行状況を共有できます。また、クラウド型は自動更新やバックアップが定期的に行われるため、データ管理も安心です。
一方、インストール型は、セキュリティやカスタマイズ性が高いという利点があります。企業内のネットワークだけで利用できるため、機密情報が多いプロジェクトや、ネットワークセキュリティを重視する企業には最適です。
ただし、インストール型は初期設定やソフトウェア・サーバーのメンテナンスが必要であり、アップデートも手動で行わなければならないことが多い点に注意が必要です。
プロジェクトの内容や環境に合わせて、どちらのタイプが最適かを見極めることが重要です。
プロジェクトに適したスケジュール管理ツールを選ぶ際、確認すべきポイント2つ目は「必要な機能が揃っているかどうか」です。
プロジェクト管理には、スケジュール 管理だけでなく、タスク管理や進捗の可視化、メンバー間のコミュニケーション機能など、多岐にわたる機能が求められる場合があります。
たとえば、複雑なタスクを同時に進める必要がある場合、タスクの優先順位付けや依存関係を管理できる機能が必要です。また、プロジェクトの進行をリアルタイムで把握できる「ガントチャート」や「カレンダー表示」があると、全体の流れを一目で把握できます。
さらに、メンバー間でのコミュニケーションが重要なプロジェクトでは、チャット機能やコメント機能があると便利です。
具体的に、「Backlog」や「TeamOn」といったツールは、スケジュール管理だけでなく、タスクの進行状況を可視化できる機能や、チーム内でのリアルタイムのやり取りが可能なコミュニケーション機能も充実しています。
自分たちのプロジェクトに必要な機能がしっかり搭載されているか、事前に確認することが大切です。
プロジェクトに適したスケジュール管理ツールを選ぶ際、確認すべきポイント3つ目は「コストに見合ったツールか」です。
ツールの導入には、月額料金や年間費用がかかる場合が多いため、コストに見合った価値があるかを慎重に判断する必要があります。
特にプロジェクトの規模や予算に応じて、ツールのコストが適切かどうかを見極めることが重要です。無料で使えるツールもありますが、機能に制限があったり、利用人数に制限があることが多いです。
たとえば、無料プランではプロジェクト数やタスク数が制限される場合があり、大規模なプロジェクトには対応しきれないことがあります。
一方、有料版にはより多くの機能や、チーム全体で使いやすい環境が提供されていることが多いため、導入コストが増えても効率的にプロジェクトを進められる価値があります。
コストパフォーマンスを考えながらツールを選ぶようにしましょう。
プロジェクトに適したスケジュール管理ツールを選ぶ際、確認すべきポイント4つ目は「対応している言語はどうか」です。
特にグローバルなプロジェクトや、多国籍のチームでプロジェクトを進める場合、使用する言語が多様化していることが一般的です。そのため、複数の言語に対応したツールを選ぶことで、チーム全員がスムーズに使用できるようになります。
たとえば、英語を共通言語として使うチームだけでなく、現地の言語もサポートしているツールであれば、各国のメンバーが自分の慣れた言語で操作できます。具体例として「Backlog」や「TeamOn」などは、日本語と英語の両方に対応しており、グローバルなチームでの使用にも適しています。言語対応が限定されているツールだと、使いこなすのに時間がかかったり、誤解が生じる可能性があるため注意が必要です。
また、言語だけでなく、ユーザーインターフェースが各国の文化や習慣に合ったものになっているかもチェックすると良いでしょう。グローバルなプロジェクトを進める際には、ツールがどれだけ多言語に対応しているかを確認しておくことが、プロジェクト成功のカギとなります。
プロジェクトに適したスケジュール管理ツールを選ぶ際、確認すべきポイント5つ目は「操作性は良いか」です。
いくら機能が充実していても、操作が難しかったり、複雑すぎるツールでは、メンバー全員が使いこなすのに時間がかかり、かえって効率が悪くなることがあります。
特にプロジェクト管理においては、スケジュールやタスクの管理が迅速かつ簡単に行えることが求められます。
プロジェクトの進行中に頻繁に使うツールだからこそ、誰でも簡単に操作できることが求められます。
また、ツールの学習コストも考慮する必要があります。ツールの操作方法を覚えるのに時間がかかる場合、その分プロジェクトの進行に遅れが生じる可能性もあります。
シンプルで直感的に操作できるツールを選ぶことで、全メンバーがスムーズに作業を進められる環境を整えることが重要です。
ここまで、プロジェクトにおけるスケジュール管理ツールの選び方について、五つ紹介してきました。
プロジェクトはチームで円滑にタスクの進行や進捗状況を確認しあうためにもスケジュール管理ツールが必須になります。この点を理解した上でスケジュール管理ツールを選択いただければと思います。
次に、プロジェクトにおけるおすすめのスケジュール管理ツールを12選紹介します。ただ紹介するのではなく、選択しやすいよう三つのタイプ別に紹介しているので、自分はどのタイプなのか照らし合わせてみてください。
プロジェクトにおけるスケジュール管理ツールを、タイプ別に12選紹介します。
タイプは、以下の3つに分けられます。
それぞれのタイプに最適なスケジュール管理アプリを、4つずつ紹介します。
グループウェアに強いアプリは、以下の4つです。
それぞれのアプリの特徴を解説します。
画像引用:https://cybozu.co.jp/logotypes/
サイボウズ Officeは、日本国内の多くの企業で利用されている人気のグループウェアで、スケジュール管理をはじめ、様々な業務に対応できるのが特徴です。
プロジェクトにおけるスケジュール管理では、チーム全員の予定やタスクを一元管理でき、カレンダー機能を通じてリアルタイムで全員のスケジュールを確認することが可能です。これにより、会議やタスクの調整がスムーズに行えるため、無駄なやりとりを減らすことができます。
さらに、サイボウズ Officeは掲示板機能やメッセージ機能が充実しており、プロジェクト内での情報共有やコミュニケーションも効率的に行えます。
例えば、メンバー同士の進捗状況や新たなタスクの連絡を、掲示板に一度投稿することで全員が即座に把握できます。
複数人が関わるプロジェクトでは、こうした機能が大きな力を発揮します。使い勝手の良さと柔軟なカスタマイズ性から、サイボウズ Officeは国内の多くの企業で採用されています。
公式サイト：https://office.cybozu.co.jp/
画像引用:https://www.desknets.com/
desknet’s NEOは、使いやすさと多機能を両立したグループウェアで、特にスケジュール管理機能に優れています。
カレンダー表示を通じて、各メンバーの予定を細かく確認できるため、プロジェクトにおいて重要なタスクの進行状況やリソースの割り振りを管理するのに役立ちます。会議の調整やリマインダー設定も簡単に行えるため、時間を無駄にすることなくスケジュール管理が可能です。
さらに、desknet’s NEOはワークフロー機能やToDoリスト機能も搭載しているため、タスク管理が効率的に行えます。たとえば、プロジェクトの各ステージでの進行状況をリアルタイムで確認し、必要に応じて追加のタスクを割り当てることができるので、管理者にとっても便利です。
また、操作性がシンプルで分かりやすいため、ツールに慣れていないメンバーでもすぐに使いこなせる点も魅力です。
公式サイト：https://www.desknets.com/
NI Collabo 360は、クラウド型のグループウェアで、プロジェクトのスケジュール管理を一括して行えるツールです。
特に、複数の拠点やチーム間での連携が求められる場合に効果的です。NI Collabo 360のスケジュール機能では、チームメンバー全員の予定を共有できるだけでなく、予定ごとにタスクやメモを付加できるため、細かい調整やタスクの管理が容易になります。
また、NI Collabo 360は、リアルタイムで情報共有できる掲示板やチャット機能を搭載しているため、メンバー間のコミュニケーションがスムーズに行えます。たとえば、急な予定変更やタスクの進捗状況の報告を即座に共有することで、プロジェクトが滞りなく進行します。
直感的に操作できるインターフェースも大きな魅力で 、ITスキルに自信がないメンバーでも簡単に使いこなせます。
公式サイト:https://www.ni-ware.com/
画像引用:https://www.larksuite.com/ja_jp/product/overview
Larkは、グループウェアとしての機能を多く備えたツールで、スケジュール管理に加えて、メッセージ機能やファイル共有機能も強化されています。
特に、プロジェクトのスケジュール管理においては、カレンダー機能を活用してチーム全員の予定を統合し、プロジェクト全体の進行状況を一目で確認できます。また、リマインダー機能を活用すれば、重要なタスクや会議を忘れることなく、計画通りに進めることが可能です。
Larkの強みは、その多機能性にあります。
例えば、プロジェクト内でのコミュニケーションを円滑にするために、メッセージやビデオ通話をシームレスに統合しています。これにより、メンバーがどこにいてもスケジュール調整がスムーズに行え、必要な情報共有もリアルタイムで可能になります。
また、Larkは多言語対応しているため、グローバルなチームでも使いやすく、プロジェクトの進行を支える強力なツールです。
公式サイト:https://www.larksuite.com/ja_jp
日程調整に強いアプリは、以下の4つです。
それぞれのアプリの特徴を解説します。
画像引用:https://www.zoho.com/jp/connect/
Zoho Connectは、シンプルで使いやすいスケジュール管理ツールで、特に日程調整に強みを持っています。
プロジェクトメンバー間のスケジュールを簡単に共有し、会議やタスクの調整がスムーズに行えます。カレンダー機能を使って、全メンバーの予定を一目で把握できるため、急な変更にもすばやく対応できるのが魅力です。
さらに、Zoho Connectは通知機能も充実しており、タスクの締め切りや会議のリマインダーを事前に知らせてくれるため、重要な予定を見逃す心配がありません。たとえば、複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、各プロジェクトの進行を管理しやすく、効率的にタスクを進められます。
シンプルな操作感と豊富な機能で、日程調整に悩むチームに最適なツールです。
公式サイト:https://www.zoho.com/jp/connect/
画像引用:https://www.acall.inc/presskit/
Acallは、効率的な日程調整を支援するツールで、プロジェクト内での会議やタスクのスケジュールを簡単に設定・共有できます。
特に、複数のメンバーや関係者が関わるプロジェクトでは、スケジュール調整が複雑になることが多いですが、Acallを使えば、全員の空いている時間を瞬時に確認し、最適な会議時間を見つけることが可能です。
また、Acallはリマインダー機能も充実しており、重要な予定やタスクを忘れずにこなすためのサポートをしてくれます。
例えば、プロジェクトの重要なマイルストーンや会議の直前に通知を受け取ることで、スムーズに準備を進めることができます。
効率的な日程調整が求められるプロジェクトでは、Acallが大いに役立ちます。
公式サイト:https://www.workstyleos.com/features/
画像引用:https://corporate.rakumo.com/
rakumoカレンダーは、Googleカレンダーとの連携が強みのスケジュール管理ツールで、特に日程調整が頻繁に必要なプロジェクトに最適です。
Googleカレンダーをベースに、より効率的なスケジュール共有や調整機能を提供しており、チーム全員の予定を一元管理することができます。これにより、日程変更や追加タスクが発生しても、スムーズに対応できるのが大きな魅力です。
さらに、rakumoカレンダーは直感的な操作が可能で、カレンダー表示をカスタマイズすることで、プロジェクトの進捗状況を一目で把握することができます。
プロジェクトごとに異なるメンバーが関わる場合でも、個別に予定を整理し、見やすく管理できるため、日程調整が複雑になりがちなチームに特におすすめです。
公式サイト:https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/
Spirは、シンプルで直感的に使える日程調整ツールで、特にプロジェクト内での会議やイベントのスケジュール管理に役立ちます。
各メンバーの空いている時間を簡単に確認でき、最適な日程を見つけることができるため、日程調整にかかる手間を大幅に削減できます。
例えば、急な会議の設定やプロジェクトの進捗確認を行う際にも、迅速に調整が可能です。
さらに、Spirにはリマインダー機能があり、重要なタスクや会議の時間が近づいた際に、事前に通知を受け取ることができます。これにより、重要なイベントや締め切りを見逃す心配がなくなり、スムーズにプロジェクトを進めることが可能です。
Spirのシンプルなデザインと使いやすいインターフェースは、ITに詳しくないメンバーでも直感的に操作できるため、日程調整が苦手なチームにもおすすめです。
また、スケジュールの変更が頻繁に発生するプロジェクトにおいても、リアルタイムでのスケジュール変更が可能で、メンバー全員に即座に共有されます。時間のロスを最小限に抑えることができ、プロジェクトの進行を滞らせることなく管理できます。
効率的なスケジュール管理を目指すプロジェクトには、Spirが強力なサポートツールとなるでしょう。
公式サイト:https://www.spirinc.com/
工程管理に強いアプリは、以下の4つです。
それぞれのアプリの特徴を解説します。
画像引用:https://www.teamoncloud.com/login/signup/
TeamOnは、プロジェクトの工程管理に特化したツールで、スケジュール管理やタスクの進捗状況をリアルタイムで把握できる機能を持っています。
特に、複数のタスクが同時進行するプロジェクトでは、タスク間の依存関係や優先順位を管理することが重要ですが、TeamOnではこれらをビジュアル的に整理できます。
例えば、ガントチャートを使ってタスクの進行状況を一目で確認でき、予定通りにプロジェクトが進んでいるかどうかを把握しやすいです。
さらに、TeamOnはメンバー同士のコミュニケーション機能も充実しており、タスクに関するコメントを簡単に共有できます。タスクの進捗や問題点がすぐにチーム全体に伝わり、迅速に対応することが可能です。
タスクの進行管理を効率化し、チーム全体でプロジェクトをスムーズに進めたい場合、TeamOnは非常に役立つツールです。
公式サイト:https://teamoncloud.com/ja/
画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/
Backlogは、プロジェクト管理やタスク管理に強いツールで、特にソフトウェア開発などのエンジニアリングプロジェクトにおいて優れた機能を発揮します。
Backlogの特徴的な機能は、タスクの進捗を「課題」として管理し、その解決状況を視覚的に把握できる点です。各タスクには担当者や期限を設定できるため、進行状況を細かく追跡しやすく、プロジェクトのスケジュールを厳密に管理できます。
また、Backlogは、ガントチャートやカンバンボードなど、視覚的にタスクを管理するためのツールも豊富に揃っているため、進捗状況をチーム全体で共有しやすいのが魅力です。たとえば、あるタスクが遅れている場合でも、その影響がどの部分に出るかを視覚的に確認し、適切な対策を迅速に講じることが可能です。
プロジェクトをしっかり管理しつつ、チーム全体での連携を重視したい場合に最適なツールです。
公式サイト:https://backlog.com/ja/
画像引用:https://www.crowdlog.jp/blog/131157/
TeamOnCrowdLogは、プロジェクトの工程管理に特化したアプリで、多くのタスクや工程が絡む大規模なプロジェクトに役立つツールです。
プロジェクトが順調に進んでいるかを可視化し、各工程の進捗状況をリアルタイムで確認できるため、管理者は予定通りに作業が進んでいるかどうかをすぐに把握できます。
これにより、進行に遅れが生じた場合でも、早期に対策を講じることが可能です。
TeamOnCrowdLogは、特に複数の工程が同時進行するプロジェクトでその力を発揮します。たとえば、建設業や製造業では、異なるチームが異なるタスクを同時に進めることが多いため、各チームの作業状況や依存関係を把握するのが非常に重要です。
このアプリでは、ガントチャートを活用して各タスクの進行を視覚的に整理でき、どのタスクが次に開始されるべきか、どのタスクが遅れているかを一目で確認できます。
また、TeamOnCrowdLogは、タスクごとの進行状況をリアルタイムで共有できるため、プロジェクトの関係者全員が常に最新の情報にアクセスできるのが特徴です。
これにより、メンバー同士の情報共有がスムーズになり、作業の進捗に遅れが生じた場合でも、チーム全体で迅速に対応できます。
さらに、タスクごとの時間管理機能も搭載しており、どれだけのリソースが消費されたかを正確に把握できるため、効率的な工程管理が可能です。
公式サイト:https://www.crowdlog.jp/lp/manhourmanagement/
画像引用:https://www.stock-app.info/
Stockは、情報の整理と共有に強い工程管理ツールで、特にチーム内での情報共有を重視したプロジェクトに適しています。
Stockは、プロジェクトに関連する資料やメモ、タスクの進行状況を一元管理でき、全ての情報を簡単に検索・共有できるのが特徴です。
プロジェクトの進行に伴い、多くの情報が発生する中で、効率的に必要な情報を取り出せることが、スケジュール管理をスムーズにするための重要な要素です。
Stockの優れた点は、操作が非常にシンプルで、メンバーが迷うことなく使えることです。
例えば、プロジェクトに関する新しいタスクや進捗状況を追加する際、わかりやすいインターフェースで誰でもすぐに情報を入力・管理できます。
また、進捗状況やタスクの優先順位を全員が把握できるため、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。
シンプルさと効率性を両立したStockは、多くのプロジェクトに適したツールです。
ここまで、タイプ別の三つのスケジュール管理ツールを紹介しました。人気のスケジュール管理ツールだからといった理由で選ばず、用途に合ったタイプのツールを選択することが重要です。
スケジュール管理ツールを選択したら、次に紹介するプロセスを踏んでスケジュールを管理していけば、プロジェクトが円滑に進むので参考にしてみてください。
公式サイト:https://www.stock-app.info/
プロジェクトを円滑に確実に進めるためのスケジュール管理プロセスは、以下の4つのステップを踏みましょう。
順を追って解説します。
プロジェクトを円滑に進めるためには、最初に具体的な目的・目標を明確に設定することが重要です。
この段階でプロジェクト全体の方向性を決めることで、後のスケジュールやタスクの整理がスムーズに行えます。目的・目標が曖昧なままプロジェクトを進めると、途中で迷ったり、無駄な作業が増える原因となります。
例えば、新製品を開発するプロジェクトの場合、「発売日までに完成させる」といった漠然とした目標ではなく、「6月末までに試作品を作り、8月初旬までに市場調査を完了させる」といった具体的な目標を立てることが大切です。
さらに、この目標を数値や期限を含めて明確にすることで、全メンバーが目指すべきゴールを共有しやすくなります。
具体的な目標を設定することで、プロジェクトの進捗状況を確認しやすくなり、計画通りに進んでいるかを客観的に評価することが可能です。
目的・目標がしっかりしていれば、次のステップであるタスクの整理やスケジュールの設定も効果的に進めることができます。
目的・目標を設定したら、次にプロジェクトに必要なすべてのタスクを洗い出すことが重要です。
プロジェクトは多くのタスクから成り立っており、それぞれのタスクが確実に進行していないと、プロジェクト全体の進捗が遅れてしまう恐れがあります。
そのため、全ての作業を細かく分解し、それぞれのタスクを具体的にリストアップすることが求められます。
例えば、イベントの企画プロジェクトの場合、「会場の予約」「宣伝用の資料作成」「参加者リストの管理」など、個別のタスクを全てリスト化します。
各タスクには担当者や期限を明確にしておくことで、誰が何をいつまでにやるべきかを全メンバーが把握できます。この段階でタスクを漏れなく洗い出しておくと、後々のスケジュール調整が楽になり、進捗管理も容易になります。
さらに、タスクを細分化しておくことで、優先順位の設定やタスク間の依存関係も明確になり、重要なタスクや先に完了させるべき作業を見極めるためにも、このタスクの洗い出し作業は非常に重要です。
全てのタスクを洗い出したら、次はスケジュールを設定するステップです。
プロジェクトの進行を計画通りに進めるためには、各タスクに適切な期限を設定し、それに基づいて全体のスケジュールを組み立てることが重要です。
スケジュールを設定する際には、タスク間の依存関係やリソースの配分も考慮する必要があります。
例えば、新製品の開発プロジェクトでは、「製品デザインを3月中に完了」「試作品の製作を4月末までに行う」といった具体的な期限を設定します。
こうすることで、プロジェクトの進行具合を一目で確認でき、スケジュールに遅れが出た場合でも迅速に対応できます。
リスク要因や予期せぬ問題が発生した場合に備えて、ある程度の余裕を持たせたスケジュールを組むことも大切です。
さらに、スケジュールは定期的に見直し、必要に応じて調整を行うことが大切です。状況の変化に柔軟に対応できるスケジュールを組むことで、プロジェクト全体の流れを滞りなく進めることが可能です。
スケジュールが整ったら、次はプロジェクトを実行する段階です。
ここで重要なのは、計画通りにタスクを進めつつ、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて修正を加えていくことです。
プロジェクトを進める中で、思い通りにいかないことがあっても、柔軟に対応できる体制を整えることが成功のカギとなります。
例えば、プロジェクトの進行状況を週単位で確認するミーティングを設けることで、遅れが生じたタスクや新たな問題を早期に発見し、対処することが可能です。
また、チームメンバー間での情報共有やコミュニケーションを密にし、問題が発生した際には即座に対応できるようにしておくことが大切です。
特に、タスクの進行状況やスケジュールの変更点などをリアルタイムで共有できるツールを活用すると、プロジェクト全体の可視化が進み、管理が容易になります。
プロジェクトを実行する際には、計画通りに進めることが基本ですが、常に進捗をチェックし、柔軟に計画を修正できる体制を維持することで、最終的な目標を達成しやすくなります。
本記事では、プロジェクトに最適なスケジュール管理ツールの選び方や、おすすめのツール12選を一つずつ紹介しました。
プロジェクト管理には、5つの重要な要素があり、それらの要素を満たしているツールを選ぶことが重要です。
また、プロジェクト管理におすすめのアプリにも、「グループウェア型アプリ」「日程調整に強いアプリ」「工程管理に強いアプリ」と3つに分類されます。
それぞれ、強みやできることも異なるため、自社の用途にあったツールを選ぶことが重要です。
今回紹介したツールにはなかったのですが、弊社ではスケジュール管理を効率化するためのツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、シフトミスや車の管理などの企業様の要望に応じることを重視しています。
このようにカスタマイズ性に力を入れている他、共有も自動で行うことができ、カスタマイズ性と共有のしやすさを両立させています。
また、人やプロジェクトなど、様々な軸でスケジュール管理を行うことも可能であり、簡単にスケジュールを確認できることが魅力です。
今までほしい機能がなく、スケジュール管理に課題を感じている方はぜひ、サポスケもご検討ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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