2025年02月06日
秘書の仕事において、スケジュール管理は欠かせない重要な役割の1つです。
多忙な上司のスケジュールを効率的に管理し、業務がスムーズに進むようにサポートすることは、秘書の大切な役割です。
しかし、予定が重複してしまったり、急な変更が入ったりすることは日常茶飯事です。
そこで、効果的なスケジュール管理のためには、ツールの活用と適切な管理方法を習得することが求められます。本記事では、秘書がスケジュール管理をする目的やポイント、そしておすすめのツールを紹介し、業務効率化を目指す方法を解説します。
さらに、スケジュール管理をマスターして、業務を円滑に進めるためのコツも紹介します。
秘書がスケジュール管理をする目的は、主に以下の3つです。
それぞれ解説します。
1つ目は、データの入力や書類作成です。
秘書のスケジュール管理において、データ入力や書類作成は重要な役割を果たします。
なぜなら、スケジュールを正確に管理するためには、上司やクライアントからの指示や会議の内容、期限などをタイムリーに記録し、それに基づいて必要な書類を作成することが求められるためです。
これにより、業務の流れをスムーズに進めることができ、ミスを防ぐことが可能です。
データ入力のミスを防ぐためには、例えば、会議のアジェンダや議事録、出張のスケジュールなどをスケジュール管理ツールに入力するとよいでしょう。
関連する資料を作成する際には、ツールのリマインダー機能を活用することで忘れることを防ぎます。エクセルのようなツールを使用すれば、データを整理しやすく、書類作成時に必要な情報が簡単に引き出せます。
また、これらのツールを活用すれば、データがクラウド上に保存されるため、いつでもどこからでもアクセスできるという利便性も高まります。
スケジュール管理に便利なエクセルのテンプレートは、以下のURLから確認できます。会員登録等の作業は不要ですのでぜひご覧ください。
エクセルのテンプレートはこちら
2つ目は、重要な会議や予定の調整をすることです。
秘書にとって、重要な会議や予定の調整は日常的な業務の一部です。上司やクライアントの時間を無駄にしないよう、スケジュールを適切に調整することが求められます。
秘書は、複数の関係者の都合を考慮し、効率的な会議スケジュールを組む必要があります。この業務では、タイミングを誤ると予定が重なり、重要な会議や商談が遅れてしまうリスクがあるため、スケジュール管理ツールの活用が欠かせません。
例えば、Outlookを使用することで、関係者の空き時間を確認しながら調整を行うことが可能です。こうしたツールは、招待状を自動送信したり、会議の変更をリアルタイムで通知したりする機能も備えているため、調整の手間を削減できます。
さらに、会議室の予約やリモート会議の設定なども簡単に行えるため、上司やクライアントに対してスムーズなスケジュール調整を提供できます。
Outlookのスケジュール管理についてはこちら
3つ目は、突然の予定変更への対応です。
秘書の仕事には、突然の予定変更に迅速に対応する能力が求められます。上司のスケジュールは時に急な変更を伴い、会議や打ち合わせのキャンセルや再調整が必要になることが多々あります。
会社役員などの幹部の予定は過密であることが多く、スケジュールを移動できる空き時間も多くはありません。
そのため、秘書はスケジュール変更に即座に対応し、関係者に速やかに通知を行い、必要な調整を行う準備が常に求められます。
例えば、スケジュール管理ツールを使えば、予定の変更をリアルタイムで関係者に通知でき、変更された予定に基づいて新たな調整を迅速に進められます。
また、スケジュール管理ツール以外で、スケジュール管理に便利なのが手帳です。手帳を常に持ち歩いていれば、何かあった際にすぐに書き込めるため、1つあると役立ちます。
秘書がスケジュール管理ツールや手帳を効果的に活用することで、変更の影響をに抑え、スムーズな業務運営を維持できます。
手帳とスマホでのスケジュール管理についてはこちら
ここまで、秘書がスケジュール管理をする目的について解説してきました。上司や会社幹部の仕事は多岐に渡り、その分多くの人と関わっています。そのため、スケジュール管理を効率的に行うことで、上司のみならず、会社全体の生産性向上にもつながるでしょう。
次章では、実際にスケジュール管理をする上でのポイントを紹介します。
秘書がスケジュール管理をする際のポイントは、主に以下の5つです。
誰にでもできるおすすめの手法なので、ぜひ参考にしてください。
1つ目のポイントは、予定をできるだけ具体的に誰がみてもわかるように管理することです。
秘書がスケジュール管理を行う際、予定を具体的かつわかりやすく記載することが重要です。曖昧な予定だと、上司や関係者に混乱を招く恐れがあるため、正確な内容を細かく入力することが求められます。
しかし、情報を細かく書きすぎるあまり、文章が長くなって、内容の理解に時間がかかるようでは本末転倒です。そのため、最小限で必要な内容を記入するとよいでしょう。
具体的には、会議の目的や場所、参加者、所要時間などの情報を含めるようにしましょう。
例えば、「10時 会議」ではなく、「10時〜11時 プロジェクトA進捗会議（会議室3、参加者：山田部長、田中課長）」といった詳細な情報をスケジュールに記載します。これにより、上司が事前に必要な準備ができ、会議の進行がスムーズになります。
また、GoogleカレンダーやOutlookを活用すれば、リマインダー機能を使って予定の前に通知を設定し、見落としを防ぐことができます。秘書は、予定の詳細をしっかり記録することで、上司の負担を軽減できます。
2つ目のポイントは、スケジュールの予定のブッキングを避けることです。
スケジュール管理において、予定のブッキングを避けることは秘書の重要な役割の1つです。ブッキングとは、同じ時間帯に複数の予定を重複して入れてしまうことを指し、これが発生すると上司や関係者に迷惑がかかる可能性があります。
そのため、スケジュール管理ツールを活用し、重複する予定がないか定期的に確認することが重要です。予定を入れる際には、事前に関係者のスケジュールをチェックし、確実に空いている時間を選ぶことが大切です。
複数の予定を同時に入れることが避けられない場合、上司と相談して優先度を決定し、必要に応じてリスケジュールする対応も必要です。
秘書が予定のブッキングを避けるために、事前確認と調整を徹底することで、スムーズな業務進行を確保できます。
3つ目のポイントは、スケジュール同士の時間の間隔をあけることです。
秘書は、上司のスケジュールを管理する際に、予定と予定の間に適度な間隔を設けることも重要なポイントです。会議や打ち合わせが連続して詰まっていると、上司が準備や移動に時間を確保できず、結果としてパフォーマンスが低下してしまいます。
そのため、次の予定の前に十分な準備や休憩の時間を取れるように調整しましょう。
例えば、会議が終わる時間にすぐ次の打ち合わせを設定せず、10〜15分の余裕を持たせることで、上司が資料の確認やリフレッシュをする時間を確保できます。特に移動が必要な場合は、交通状況を考慮して間隔を設定することも必要です。
スケジュール同士に適度な間隔を設けることで、上司の負担を軽減し、業務効率を向上させることができます。
4つ目のポイントは、上司以外のグループのメンバーにもスケジュールを共有することです。
秘書がスケジュールを管理する際、上司だけでなく、関係する他のメンバーともスケジュールを共有することが大切です。これにより、関係者全員が同じ情報を共有し、会議の変更や打ち合わせの調整がスムーズに進みます。
また、チーム全体の予定を把握できるため、無駄な時間を減らし、効率的な業務遂行をサポートできます。
例えば、共有機能がついているスケジュール管理ツールを使えば、共有カレンダーを作成し、チームメンバー全員が予定を確認できる状態にすることが可能です。
上司が不在の際でも他のメンバーが対応できるようになり、連絡ミスや情報の伝達不足を防げます。また、重要な会議のリスケジュールが必要な場合でも、全員がすぐに確認でき、迅速に対応できます。
スケジュールを上司以外にも共有することで、業務の透明性が向上し、チーム全体の調整が円滑に進むため、秘書の業務効率も高まります。
5つ目のポイントは、スケジュールの優先度を明確にすることです。
秘書がスケジュール管理を行う際には、タスクや予定の優先度を明確にすることが不可欠です。上司のスケジュールには多くの予定が詰まっていることが多いため、すべてのタスクを均等に扱うのではなく、重要度や緊急度に応じて優先順位をつける必要があります。
これにより、最も重要な仕事に集中でき、無駄な時間を省くことができます。
例えば、スケジュールの優先度を「高」「中」「低」に分け、重要な会議や締め切りが近いタスクを高優先度に設定します。スケジュール管理ツールの中には、優先度を色分けする機能もあるため、一目で重要な予定が把握できます。
また、急な変更があった場合も、優先度をもとに適切にリスケジュールを行うことが可能です。秘書がスケジュールの優先度を明確に管理することで、上司が最も重要な仕事に集中でき、結果として業務の成果を向上させることができます。
もっとスケジュール管理を効率的に行うためのコツを知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
ここまで、スケジュール管理をする際のコツについてでした。どの内容も実践しやすい内容になっているので、ぜひ試してみてください。
次章では、ここまでおすすめしてきた、スケジュール管理ツールについて紹介します。今回はおすすめのツールを8つ選定しました。自身の苦手な内容や、予算などの状況によって必要なアプリは異なるので、様々なアプリを見てみてください。
秘書が使うべきスケジュール管理ツールを8つ紹介します。
それぞれ使える機能や特徴が異なりますが、秘書が使う上で便利な機能が多く搭載されています。ぜひ参考にしてください。
画像引用：https://cybozu.co.jp/logotypes/
1つ目のツールは、サイボウズ Officeです。
サイボウズ Officeは、企業のチームでスケジュール管理をする際に便利なツールです。秘書業務では、上司のスケジュールを管理するだけでなく、会議やプロジェクトの調整、タスクの進捗管理も必要です。
このツールは、そうした複数の役割を一元管理できる点が特徴です。特に、リアルタイムでのスケジュール共有が可能で、上司やチームメンバー全員が最新の情報を即座に確認できます。
具体的には、サイボウズ Officeではカレンダー機能を使って会議のスケジュールを管理し、必要に応じて通知を設定することが可能です。また、複数の予定を色分けして視覚的に把握できるため、上司の1日の流れを整理しやすくなります。
掲示板やタスク管理機能も充実しており、社内の連絡やタスクの進捗確認も一元化できるため、秘書の業務効率が向上します。
サイボウズ Officeは、スケジュールやタスクを効率的に管理できるため、秘書にとって使いやすいツールです。特に、日本国内の企業において導入事例が多く、日本語対応の使いやすさもおすすめできるポイントです。
公式サイト：https://office.cybozu.co.jp/
2つ目のツールは、waaq Linkです。
waaq Linkは、クラウド型のスケジュール管理ツールで、秘書業務に役立つ多機能が搭載されています。シンプルで直感的に操作できるデザインが魅力で、初心者でも簡単に使いこなすことができます。
特に、会議や打ち合わせの予定調整をスムーズに進めるための機能が豊富に揃っている点が特徴です。
例えば、waaq Linkでは、複数のカレンダーを一元管理できるため、上司やチームメンバー全員のスケジュールを簡単に確認できます。また、リアルタイムでのスケジュール更新が可能なため、突然の予定変更にも迅速に対応できます。
さらに、通知機能を活用して、重要な予定を忘れずに管理できるため、スケジュールのミスが少なくなります。
waaq Linkはシンプルな操作性と豊富な機能が魅力のツールで、秘書が上司やチームのスケジュールを効率的に管理するのに適しています。
公式サイト：https://link.waaq.jp/
3つ目のツールは、Nitteです。
Nitteは、スケジュール管理やタスク管理を一体化したツールで、秘書業務に特化した機能も多く含まれています。このツールの特徴は、シンプルで使いやすいインターフェースと、細かいタスクやスケジュールを効率的に管理できる点です。
特に、複数のプロジェクトを同時に管理する際には、タスクごとの進捗状況や期限を一目で把握できる機能が重宝されます。
Nitteを使えば、上司のスケジュールやタスクを優先順位ごとに整理し、日々の業務を可視化できます。また、タスクに対するリマインダー機能もあり、期日が近い業務を適時に通知するため、業務漏れを防ぐことができます。
チームメンバー全員で共有することで、進捗状況の把握が簡単になり、プロジェクト全体の管理がしやすくなります。
Nitteは秘書が上司のスケジュールとタスクを一元管理し、スムーズに業務を進めるための頼もしいツールとなるでしょう。
公式サイト：https://site.nitte.app/
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
4つ目のツールは、Googleカレンダーです。
Googleカレンダーは、シンプルなインターフェイスで、使いやすいスケジュール管理ツールの1つです。特に、Googleアカウントを持っているユーザー同士であれば、カレンダーの共有が簡単にでき、秘書業務において便利です。
リアルタイムでスケジュールを確認し、変更があった際も瞬時に反映されるため、急な予定変更にも柔軟に対応できます。
Googleカレンダーは、予定を色分けして管理できるため、仕事の会議やプライベートな予定を視覚的に整理することが可能です。また、通知機能を活用して、重要な予定の前にリマインダーを設定することもできます。
さらに、他のGoogleツールとの連携が強力で、メールやドキュメントとスムーズに統合できるため、資料やメモをカレンダーに紐付けて管理することも可能です。
スケジュール管理が簡単で、多機能かつ無料で利用できるため、秘書業務において有効なツールです。
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
5つ目のツールは、TimeTreeです。
TimeTreeは、グループでのスケジュール共有に特化したツールで、秘書業務においても効率的なスケジュール管理が可能です。このツールの特徴は、家族やチームなど複数のメンバーで予定を共有しやすい点です。
そのため、家族や友人とのスケジュール管理も同時にこなしたいと考える方におすすめです。
また、タイムツリーはシンプルでわかりやすいデザインと、操作の簡単さが魅力で、初心者でも使いこなせます。
TimeTreeでは、上司のスケジュールを他のチームメンバーと共有し、会議や打ち合わせの調整がスムーズに進められます。さらに、予定ごとにコメントやメモを追加できるため、事前の打ち合わせや会議内容を簡単に共有できます。
予定が変更された場合も、全員にリアルタイムで通知が届くため、ミスや混乱を防ぐことができます。
このような点から、TimeTreeは、グループでのスケジュール共有を円滑に行うためのツールで、秘書が上司のスケジュールを効率的に管理するための助けとなります。
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
画像引用：https://it-trend.jp/scheduling_tool/13319/review/156846
6つ目のツールは、eeasyです。
eeasyは、シンプルで直感的なインターフェースが特徴です。特に忙しい秘書業務では、複雑な機能よりも、効率よくスケジュールを管理できるツールが求められます。
eeasyは、その名の通り「簡単に」スケジュールを管理できることに特化しており、初心者でもすぐに使いこなせる点が魅力です。
例えば、上司の会議や打ち合わせのスケジュールを、ドラッグ＆ドロップで簡単に調整できる機能があります。また、会議のリマインダーや通知設定を活用すれば、重要な予定を忘れずに管理することが可能です。
スケジュールはリアルタイムで更新されるため、急な予定変更にも即座に対応できます。
さらに、eeasyのもう1つの魅力は、複数のカレンダーを1つの画面で確認できる点です。これにより、上司の予定と他のチームメンバーのスケジュールを同時に確認でき、会議の調整や打ち合わせの設定がスムーズに行えます。
複数人の予定を管理する秘書にとって、この機能は役立ちます。
このように、eeasyはシンプルで使いやすいスケジュール管理ツールとして、秘書業務の効率化に貢献するだけでなく、直感的な操作性と必要な機能が揃っているため、秘書が複雑なスケジュールを整理する際に有用なツールとなるでしょう。
公式サイト：https://eeasy.jp/
画像引用：https://logostock.jp/schecon/
7つ目のツールは、スケコンです。
スケコンは、スケジュール管理とコンタクト管理が一体化したツールです。特に、秘書業務において重要なスケジュール管理と連絡先の管理を一元化できるため便利です。
使いやすいインターフェースで、初心者でも簡単に使いこなすことができます。
例えば、スケコンでは、スケジュールの管理だけでなく、会議の参加者や関係者の連絡先を一緒に管理することができます。そのため、予定の調整が必要な場合に、迅速に連絡が取れるため、業務効率が向上します。
また、スケジュール変更時にも関係者全員に通知が届くため、予定の調整がスムーズに行えます。
スケコンは、秘書がスケジュール管理と関係者のスケジュールなどの管理を効率よく行えるツールとして有用と言えるでしょう。
公式サイト：https://schecon.com/
8つ目のツールは、jicooです。
jicooは、スケジュール調整を効率的に行うために設計されたツールです。特に、上司の忙しいスケジュールを調整する必要がある秘書にとって、使い勝手の良さが際立ちます。
オンラインで簡単に打ち合わせや会議の予定を調整でき、関係者全員がリアルタイムで予定を確認できます。
jicooを使えば、候補日を複数提案し、関係者が自分の都合に合わせて簡単に日程を調整することができるのも強みです。また、予定が確定すると自動でカレンダーに反映され、通知が送られるため、秘書が個別に確認する手間が省けます。
さらに、会議のリンクを自動生成する機能もあるため、リモート会議の設定もスムーズに行えます。
jicooは、予定の調整を簡単に行えるツールで、秘書が上司のスケジュールを効率よく管理するために適しています。
公式サイト：https://www.jicoo.com/
ここまで、秘書が使うべきスケジュール管理ツールを8つ紹介しました。秘書業務を行う上で必要となる機能はどれも揃っているため、あとは操作性や視覚的にどれが自分に最適か判断して選ぶようにしましょう。
次に、秘書に求められるスケジュール管理スキルについて解説します。スキルを身につけた上でツールを活用すると、さらに業務効率化が期待できるので、ぜひ参考にしてください。
秘書に求められるスケジュール管理スキルは以下の5つです。
1つずつ解説します。
1つ目のスキルは、時間管理スキルです。秘書にとって、時間管理スキルは重要なスキルの1つです。
上司やチームのスケジュールを管理するだけでなく、自分の業務時間も効率的に使わなければなりません。限られた時間内で多くのタスクをこなすため、優先順位を見極め、無駄を省いた時間の使い方が求められます。
例えば、朝の時間に1日のスケジュールを確認し、最も重要なタスクをまず処理することが有効です。例えば、午前中に会議の準備や上司の指示を優先的に対応し、午後には他の業務を進めることで、時間の無駄を防ぐことができます。
また、スケジュール管理ツールを活用し、リマインダー機能を設定することで、重要な予定を見逃すことなく、効率的に進行できるでしょう。
このように、秘書が時間を効率的に管理することで、業務全体のパフォーマンスが向上します。適切な時間配分を習得することで、上司やチーム全体のスケジュールもスムーズに進行させることが可能です。
2つ目のスキルは、複数タスクを同時進行するスキルです。秘書には、複数のタスクを同時に進行させるスキルも不可欠です。
上司のスケジュール管理だけでなく、会議の準備や資料作成、取引先との連絡調整など、同時に対応しなければならない業務が常に発生します。これらをうまく処理するためには、優先順位を決め、段取りよく進める能力が求められます。
例えば、午前中に上司のスケジュールを確認しつつ、会議の準備や資料の作成を並行して行う場面だと想定した場合、複数の作業を効率的に進めるために、スケジュール管理ツールでそれぞれのタスクに期限を設定し、リマインダー機能で進行状況を確認することが重要です。
これにより、どのタスクが最優先かを把握しながら、同時に進行するタスクも円滑に管理できます。複数タスクを同時に進めるスキルは、秘書の業務効率を向上させ、上司の期待に応えるための重要な要素です。効率的なタスク管理により、業務の遅延を防ぎ、確実に成果を出すことができます。
3つ目のスキルは、柔軟性です。秘書にとって柔軟性も重要なスキルです。
急な予定変更や予期せぬ業務が発生することは日常茶飯事です。上司のスケジュールが変更された際や、突発的な対応が求められる状況でも、冷静に対処し、素早く新しいスケジュールを立て直す能力が求められます。
重要な会議が急にキャンセルされた場合、すぐに関係者へ連絡し、新しい会議日程を調整する必要があります。スケジュール管理ツールを使用することで、予定の変更がリアルタイムで反映され、関係者全員が即座に新しいスケジュールを確認できるため、迅速な対応が可能です。
また、こうした状況でも柔軟に対応できることは、上司からの信頼を得る要素となります。
このように、柔軟性を持ってスケジュール管理を行うことで、突発的な状況にも対応でき、業務がスムーズに進む環境を作り出すことができます。
4つ目のスキルは、コミュニケーションスキルです。秘書業務では、上司やチームメンバーとの円滑なコミュニケーションが欠かせません。
スケジュールの調整や会議の設定、急な変更があった際には、関係者全員と素早く情報を共有し、適切に対応する能力が必要です。効果的なコミュニケーションは、スケジュール管理においても助けとなります。
例えば、会議のスケジュール調整では、上司だけでなく、参加するすべてのメンバーとの連絡を密にし、互いのスケジュールを確認することが重要です。また、会議内容や目的についても事前に共有することで、関係者が適切な準備を行えるようにします。
スケジュール管理ツールを使って、全員が同じ情報にアクセスできるようにすることで、コミュニケーションがさらに効率化されます。
このように、コミュニケーションスキルを活かして情報を適切に伝えることができれば、スケジュール管理がスムーズに進み、チーム全体の業務が円滑に行われます。
5つ目のスキルは、先を見越したスケジュールを組むスキルです。秘書に求められるもう1つの重要なスキルは、先を見越してスケジュールを立てる能力です。
上司の業務やプロジェクトの進行状況を把握し、次に何が必要か、どのタイミングで準備を始めるべきかを予測することができれば、業務がスムーズに進行します。
例えば、大きなプロジェクトが数カ月後に控えている場合、その準備を数週間前から始め、会議のスケジュールや必要な資料の作成、関係者との連絡調整を事前に行います。
これにより、当日に急いで対応する必要がなく、上司も余裕を持ってプロジェクトに取り組むことができます。
スケジュール管理ツールでリマインダーを設定し、期限が近づいた際に通知を受け取ることで、先手を打った行動が可能です。
先を見越したスケジュール管理を行うことで、業務の進行が滞ることなく、上司やチームの信頼を得ることができます。このスキルは、秘書としての評価を高め、スムーズな業務運営に寄与します。
本記事では、秘書が使うべきおすすめのスケジュール管理ツール8選と、求められるスキルについて紹介しました。
秘書は、上司だけのスケジュールを組むだけでなく複数人にそのスケジュールを共有したり、急なスケジュール変更時にも対応しなければなりません。
そのためには、全てのスケジュールをわかりやすく管理するためのスキルが必要です。ただし、スキルといっても、今回紹介したようなツールを活用すれば誰でも簡単に身につけることができるでしょう。
最適なスケジュール管理ツールを活用して、スケジュール管理能力を向上させましょう。
スケジュール管理において、「ツールを一本化したい」、「デジタル化させたいけど難しい機能が使いこなせるか心配」といった悩みはありませんか？
弊社ではスケジュール管理に特化したアプリ「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、
1,スケジュール管理に特化し、余計な機能を排除
2,ITが苦手な人も使いこなせるシンプルさ
3,各社のExcelやホワイトボードのこだわりを再現するカスタマイズ性の高さ
の3点にこだわっております。サポスケは直感的で使いやすいスケジュール管理アプリです。
スケジュール管理の悩みは、全て「サポスケ」にお任せください！サポスケの資料は以下のボタンから30秒程度でダウンロードできますので、お気軽にダウンロードしてみてください！
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。