2024年12月21日
「部下がなかなかタスクをこなせない」「締切直前まで仕事が進んでいない」など、部下のスケジュール管理に悩む上司は多いのではないでしょうか。
業務の効率化を図るためには、部下自身がスケジュールを適切に管理できる能力を身につけることが欠かせません。しかし、現状ではその方法がわからずに困っている方もいるでしょう。
本記事では、部下のスケジュール管理能力を向上させる具体的なコツを5つに絞って解説します。また、スケジュール管理が苦手な部下の特徴を整理し、その改善に役立つおすすめのツールも紹介します。
上司が部下を指導する際の注意点にも触れ、過干渉や押し付けを避けつつ効果的にサポートする方法をお伝えします。
これらの情報をもとに、部下のスケジュール管理を改善し、チーム全体の生産性を向上させましょう。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴は、以下の6つです。
それぞれ解説します。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴1つ目は、業務の細分化ができていないことです。
部下が業務の細分化を苦手としている場合、大きなタスクをそのまま進めようとしてしまい、途中で混乱することがよくあります。
例えば、「プレゼン資料の作成」というタスクを、そのまま1つの仕事として扱うと、どの作業から手を付けるべきか分からなくなり、非効率になりがちです。
この問題を改善するためには、タスクを小さく分ける練習が必要です。「資料の構成を考える」「必要なデータを収集する」「スライドを作成する」「内容を確認する」など、具体的な作業に分解します。
これにより、作業の優先順位が見えやすくなり、達成感を得やすくなるため、やる気も向上すると考えられます。
業務を細分化する習慣を身に付けるには、上司が具体的な例を示して指導するのが効果的です。
また、進捗確認の際に「次にどの部分を進める予定か」といった質問を投げかけることで、部下自身が細分化を意識するよう促すことができるでしょう。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴2つ目は、タスクの優先順位が不透明なことです。
部下がタスクの優先順位を明確にできていない場合、重要な業務が後回しになり、締め切りに追われることが増えてしまいます。
締め切りの近い仕事と、いつでも対応可能な雑務を同じレベルで扱うと、肝心な業務が滞ることが避けられません。
この問題を解決するには、優先順位を付ける基準を明確にする必要があります。
「締め切りが近いかどうか」「業務全体に与える影響が大きいかどうか」などの基準を示し、部下に考えさせる機会を作りましょう。
日々の業務を開始する前にタスク一覧を作成し、それを重要度と緊急度で区分する方法が効果的です。
上司としては、部下が優先順位を付けやすい環境を整えることも重要です。週次ミーティングや日次の振り返りを活用し、どの業務を優先すべきかを具体的に話し合う場を設けると良いでしょう。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴3つ目は、期限を決めていないことです。
期限がないタスクは後回しにされることが多く、結果としてタスクが完了しないまま残り続けることがあります。「提案書の作成をお願いします」という指示だけでは、いつまでに行えば良いのかが曖昧になり、部下の作業が進まないケースが考えられます。
これを防ぐためには、明確な期限を設定することが不可欠です。「来週の金曜日までに完成させてください」と具体的な期限を示すことで、部下は計画的に作業を進めやすくなります。
また、部下自身が期限を設定する習慣を付けることも重要です。例えば、「このタスクは3日以内に終わらせます」と自分で決めることで、責任感を持つようになるでしょう。
上司としては、期限の重要性を理解させるだけでなく、期限通りに行動した際には適切なフィードバックを行うことが求められます。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴4つ目は、タスクにかかる時間を把握していないことです。
タスクに必要な時間を正確に見積もれない部下は、計画を立てる際に無理が生じることがあります。例えば、「1時間で終わるだろう」と楽観的に考えた作業が実際には3時間かかった場合、他の業務にしわ寄せが生じる可能性があります。
この課題を克服するには、過去のデータや経験を基に作業時間を見積もる練習が必要です。具体的には、業務終了後に「このタスクにどれくらいの時間がかかったか」を記録し、次回以降の計画に役立てる方法が挙げられます。
また、作業を開始する前に「この業務には何分かかりそうか」と部下自身に考えさせることで、時間感覚を養うことができます。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴5つ目は、スケジュールを詰めすぎていることです。
部下がスケジュールを詰め込みすぎると、予想外の事態が発生した際に柔軟に対応できなくなるリスクがあります。全ての時間をタスクで埋め尽くした場合、緊急の依頼があったときに対応できず、上司やチームに迷惑を掛けてしまう可能性があります。
これを改善するには、余裕を持たせた計画を立てる習慣を身に付けることが重要です。
例えば、1日のスケジュールの中に「緊急対応用の時間」を確保することで、急な依頼にもスムーズに対応できるようになります。また、予定を見直すタイミングを定期的に設けることで、過密なスケジュールを避けることができます。
上司としては、部下がスケジュールを適切に管理できるようアドバイスすることが求められます。
特に、タスクを実行する際の優先順位や、必要に応じた調整の仕方を具体的に示すことで、部下の負担軽減につながります。
スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴6つ目は、スケジュール管理ツールを使用していないことです。
手書きのメモや口頭でのやり取りだけでスケジュールを管理している部下は、見落としや忘れが発生しやすい傾向があります。
上司が「来週火曜日の会議に必要な資料を準備して」と伝えても、ツールを使っていなければその情報を忘れてしまう可能性があります。
この問題を解決するには、スケジュール管理ツールの活用を促すことが重要です。特に、「Googleカレンダー」や「Microsoft To Do」など、操作が簡単で共有機能があるツールを導入することで、部下の管理能力を向上させることができます。
スケジュールを共有できるツールを使用することで、タスクの進捗状況を可視化しやすくなる他、タスク漏れや重複を防ぐことができます。
上司としては、ツールの導入を進める際に具体的な使い方を指導することが求められます。また、部下がツールを使いこなせるようになるまでサポートを続けることで、スムーズな業務管理を実現できるでしょう。
ここまで、スケジュール管理能力が苦手な部下の特徴を6つ紹介しました。次項では、上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ5選を解説します。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツは、以下の5つです。
1つずつ解説します。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ1つ目は、タスクを全て書き出させることです。自分のやるべきことを明確にすることで、優先順位を考えやすくなり、効率的に仕事を進められるようになるためです。
例えば、部下が「何をどの順番でやれば良いのかわからない」と感じている場合、まずは紙やデジタルツールを使って、抱えているタスクを全てリストアップしてもらいます。このとき、大きな業務だけでなく、細かな作業や忘れがちな準備作業まで具体的に挙げることが重要です。
タスクを可視化することで、目に見えなかった課題や負担が明らかになり、解決の糸口が見つかります。
次に、書き出したタスクに優先順位をつけるサポートをします。例えば、「今日中に終わらせる必要がある仕事」「週末までに対応すべきこと」など、期限に応じて分類していくと、自然とスケジュールの組み方が理解しやすくなります。
このようにタスクを全て書き出させることは、部下が自身のスケジュールを客観的に見直す良い機会となり、管理能力の向上につながると言えます。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ2つ目は、部下とのコミュニケーションを増やすことです。
適切なコミュニケーションを取ることで、部下の課題や困りごとを早期に把握し、適切なアドバイスを与えることができます。
定期的にミーティングを設けて、現在の進捗や直面している問題を話し合う場を作ります。ここで重要なのは、ただ指示をするだけでなく、部下の意見を積極的に聞くことです。
部下自身が「どのようにスケジュールを立てるべきか」を自分の言葉で考えることで、課題解決力が高まります。また、上司がしっかりと耳を傾けることで、部下は安心感を得て、率直に意見を述べやすくなるでしょう。
さらに、コミュニケーションを通じて部下の特性を理解することも重要です。「細かい計画が苦手なタイプ」であれば、具体的なステップを細かく示す指導が必要かもしれません。
一方で、「完璧主義で計画に時間をかけすぎるタイプ」であれば、優先度に注目させる指導が有効です。このように、部下一人ひとりに合わせた対応をすることで、スケジュール管理能力を効率的に向上させられるでしょう。
「週に1回の簡単な進捗確認の時間を設ける」「部下の作業内容を共有できるシートを作成する」など、小さな取り組みから始めるのも効果的です。このような習慣を積み重ねることで、部下はスケジュール管理に対して主体的に取り組む姿勢を身につけるようになります。
部下との密なコミュニケーションを心がけることで、彼らが抱える問題を早期に解決し、スケジュール管理能力を大幅に引き上げることが可能となります。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ3つ目は、進捗管理をこまめに行うことです。進捗を定期的に確認することで、部下が計画通りに仕事を進めているかどうかを把握でき、必要なサポートを適切なタイミングで提供できます。
1日の終わりにその日の成果を簡単に振り返る時間を設けるのも有効です。部下が計画通りにタスクを完了できた場合は、しっかりと評価し、達成感を感じさせるようにします。
一方で、遅れが出ている場合は、その原因を一緒に分析し、改善策を考えることで、次回以降の計画に役立てることができます。
また、進捗を確認する際には、具体的なデータや事例を基に話し合うことが効果的です。例えば、「今週は3つのタスクが遅れていますが、どのような理由がありましたか？」といった形で具体的な内容を質問することで、問題点が明確になります。
このように細かなフォローを続けることで、部下自身が自分の進捗状況を正確に把握できるようになります。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ4つ目は、スケジュールを組んだ時点で確認することです。部下が作成した計画を早い段階で確認し、不足や問題点を指摘することで、スケジュールの精度を上げる手助けができます。
たとえば、部下が来週の予定を立てた際に、それを共有してもらい、具体的な内容を一緒にチェックします。「このタスクは時間配分が足りているか」「会議と作業時間が重なっていないか」といった視点でアドバイスをすると、部下自身では気づけなかった課題を発見できます。
特に新しい業務や初めてのプロジェクトでは、このような早期確認が大切です。
また、スケジュール確認を行う際は、批判的な口調を避け、建設的なアドバイスを心がけます。
「このタスクはもっと短い時間で終えられるかもしれないので、別の作業時間を増やせますね」といった形で、改善点を前向きに伝えることで、部下のやる気を損ねずに進められます。
この取り組みを繰り返すことで、部下は「計画段階でしっかりと確認する」習慣を身につけ、スケジュール管理能力を着実に高めることができるでしょう。
上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツ5つ目は、スケジュール管理ツールを活用させることです。これにより、部下はスケジュールを簡単かつ正確に管理できるようになります。
たとえば、「Google カレンダー」や「Microsoft To Do」といったツールは、タスクの登録や共有が容易で、進捗状況の把握にも役立ちます。こうしたツールを使うことで、紙や口頭でのやりとりよりも効率よく情報を管理できます。
また、ツールの導入時には使い方を説明し、部下が自然に活用できるようサポートすることが重要です。ツールを活用する習慣が身につけば、部下のスケジュール管理能力は向上するでしょう。
また、ツールを選ぶ際は、操作がわかりやすいツールを選ぶとよいでしょう。操作がわかりやすいツールを導入することで、教育の手間を省きやすく、チームの生産性が向上しやすくなるためです。
ここまで、上司が部下のスケジュール管理能力を上げるコツを5つ紹介しました。これらの点を理解した上で、次章で紹介する部下におすすめのツールを見ていきましょう。
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツールは、以下の8つです。
それぞれのツールの特徴について解説します。
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール1つ目は、Googleカレンダーです。
このツールは操作が簡単で、スケジュールの共有や通知機能を活用できるため、部下が計画を立てる習慣を身につけやすくなります。
例えば、部下が会議やタスクの締め切りを忘れがちな場合、Googleカレンダーに予定を入力し、リマインダーを設定することで防ぐことができます。
さらに、共有機能を使えば、上司が部下のスケジュールを確認し、必要なアドバイスを適切なタイミングで行うことが可能です。
また、スマートフォンやパソコンで簡単に同期できる点も大きなメリットです。これにより、部下はどこにいても予定を確認でき、急な変更にも柔軟に対応できるようになります。
Googleカレンダーを導入することで、部下のスケジュール管理能力が向上し、業務の効率化にもつながると言えます。
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール2つ目は、Asanaです。このツールは、タスクの割り振りや進捗状況の可視化に優れており、チーム全体の作業効率を上げる助けとなるでしょう。
たとえば、部下が複数のタスクを同時進行している場合、Asanaに各タスクを入力して優先順位を設定することで、何から手をつけるべきかを明確にできます。
また、進捗状況を上司がリアルタイムで確認できるため、適切なタイミングでフォローを行うことも可能です。
さらに、コメント機能を活用すれば、部下とのコミュニケーションをスムーズに進めることができ、タスクに関する疑問や問題点をその場で解決でき、ミスを減らすことが期待できるでしょう。
Asanaを活用することで、部下は自分のタスクを効率的に管理し、計画性を高めることができるでしょう。
公式サイト：https://asana.com/ja
画像引用：https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール3つ目は、Notionです。このツールは柔軟性が高く、スケジュールやタスクを一元管理できる点が魅力です。
例えば、部下が会議資料の作成や日々のタスクを管理する場合、Notionでそれらを1つのテンプレートにまとめることで、時間や手間を省くことができます。
さらに、カレンダー機能やチェックリストを組み合わせることで、スケジュールとタスクを簡単に管理することが可能です。
また、共有機能を活用すれば、上司が部下の進捗状況を確認しやすくなり、必要なサポートをタイムリーに行えるため、部下の負担を軽減できます。
Notionを使うことで、部下のスケジュール管理能力が向上し、業務全体の効率化につながると言えます。
公式サイト：https://www.notion.so/ja
画像引用：https://news.microsoft.com/ja-jp/corporate-logo-guideline/
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール4つ目は、エクセルやスプレッドシートです。これらはカスタマイズ性が高く、部下のニーズに合わせて柔軟に使える点が特徴です。
例えば、部下が日々のタスクをリスト化して管理したい場合、エクセルで簡単なテンプレートを作成することで、視覚的に分かりやすく管理できます。
エクセルのテンプレートはこちら
また、スプレッドシートを使用すれば、オンラインでリアルタイムに共有や編集ができるため、上司が部下の状況をすぐに確認することも可能です。
さらに、条件付き書式や関数を活用することで、タスクの進捗状況を自動的に可視化することができます。これにより、部下は自分の作業状況を一目で把握できるようになります。
エクセルやスプレッドシートを取り入れることで、部下のスケジュール管理能力が向上し、より効率的に仕事を進められるようになるでしょう。
エクエル公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel
スプレットシート公式サイト：https://workspace.google.com/intl/ja/products/sheets/
画像引用：https://www.atlassian.com/ja/blog/trello-public-board
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール5つ目は、Trelloです。このツールは、カード形式でタスクを整理できるため、視覚的に分かりやすく管理できます。
例えば、部下が複数のプロジェクトを同時に進めている場合、それぞれのタスクをカードに分けてボード上に並べることで、全体の状況を把握しやすくなります。
また、ドラッグ&ドロップでタスクの進捗を簡単に管理できる点も便利です。
さらに、期限やラベルを設定することで、タスクの優先順位を明確にすることができます。これにより、部下は何を優先的に取り組むべきかが分かりやすくなり、効率的に作業を進められます。
Trelloを導入することで、部下のスケジュール管理能力を効果的に向上させることが可能です。
公式サイト：https://trello.com/ja
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール6つ目は、TimeTreeです。このツールはカレンダーの共有機能に優れており、チーム全体の予定を一目で把握することができます。
例えば、部下が複数のメンバーとスケジュールを調整する必要がある場合、TimeTreeを使えば全員の予定を1つのカレンダーで確認できます。これにより、調整の手間が省けます。
また、予定ごとにコメントを追加することができるため、部下は詳細な情報を簡単に共有できます。これにより、連絡不足によるミスを防ぐことが期待できます。
TimeTreeを活用することで、部下のスケジュール管理能力を自然に高めることができるでしょう。
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール7つ目は、NI Collabo 360です。このツールは、スケジュールやタスクの共有に特化しており、チーム全体の効率を高める助けとなります。
例えば、部下がプロジェクトの進捗を管理する場合、NI Collabo 360を使えば、タスクの進行状況をリアルタイムで共有することができます。
さらに、通知機能を活用すれば、重要な締め切りを忘れることなく対応できるようになるでしょう。
また、チーム全体で情報を共有できるため、コミュニケーションの手間が省け、業務の効率化につながります。
NI Collabo 360を導入することで、部下のスケジュール管理能力を着実に向上させることが期待できるでしょう。
公式サイト：https://www.ni-ware.com/
スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール8つ目は、Backlogです。このツールはタスク管理とプロジェクト管理を一元化でき、チーム全体の効率化に役立ちます。
例えば、部下が複数のプロジェクトを担当している場合、Backlogを使えばそれぞれのタスクを一目で把握でき、進捗状況も簡単に確認できます。
タスクには期限や優先度を設定できるため、部下は自分の仕事に優先順位をつけやすくなるでしょう。
さらに、Backlogのコメント機能を活用すれば、タスクに関する疑問や連絡事項をチーム内でスムーズに共有できます。この機能により、上司も部下の進行状況をリアルタイムで把握しやすく、必要に応じて適切な指示を出すことが可能です。
また、ガントチャート機能を使用すると、プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に管理できるため、部下は作業計画をより明確に立てられます。
Backlogを導入することで、部下のスケジュール管理能力が向上し、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながると言えます。
公式サイト：https://backlog.com/ja/
ここまで、スケジュール管理が苦手な部下におすすめのツール8選を紹介しました。これらのツールの中から、あなたに最適なツールを活用して、部下のスケジュール管理能力を向上させましょう。
次項では、上司が部下に指導する際に注意するポイントを紹介します。
上司が部下に指導する際に注意するポイントは、以下の5つです。
それぞれ解説します。
上司が部下に指導する際に注意すること1つ目は、過干渉や監視を避けることです。なぜなら、部下が自由に考え行動する機会を奪ってしまうと、スケジュール管理能力を身につける妨げになるためです。
例えば、部下が自分で計画を立てたにもかかわらず、上司が頻繁に進捗を確認したり、細かな修正を指示し続けると、部下は自信を失い、受け身の姿勢になりがちです。その結果、部下自身で改善策を考えたり、スケジュールを調整する力が育たなくなります。
上司は、部下に適度な自主性を持たせつつ、必要なタイミングでサポートを提供することが重要です。たとえば、週に一度の定期的なミーティングを設け、そこで進捗や課題を話し合うことで、過干渉を防ぎながら必要な指導を行えます。
このように、過干渉や監視を避けることで、部下は自分の力で問題を解決する経験を積み、スケジュール管理能力を向上させることができます。
上司が部下に指導する際に注意すること2つ目は、上司のやり方を押し付けないことです。人それぞれに合った仕事の進め方やスケジュール管理の方法があるため、一方的に指導を行うと逆効果になることがあります。
上司が「この方法が効率的だから」と自分のスケジュール管理術を強制すると、部下はそれに合わせるために無理をし、結果的にストレスを感じたり、業務が非効率になる可能性があります。
代わりに、部下が自分に合った方法を見つけられるようサポートすることが重要です。具体的には、複数の選択肢を提案し、部下自身に試してもらう形が効果的です。
「このツールを使うと効率が良くなるかもしれないので試してみてください」といったアプローチを取ると、部下の自主性を尊重しながら適切な指導が行えます。
部下が自分に合ったやり方を見つけることで、モチベーションが高まり、スケジュール管理能力も自然と向上していくでしょう。
上司が部下に指導する際に注意すること3つ目は、モチベーションを維持させることです。部下が意欲的に取り組まなければ、スケジュール管理能力を向上させることは難しくなります。
例えば、部下が新しいタスクを任された際、適切に励ましたり、進捗を確認しながら成功体験を積ませることが重要です。具体的には、小さな目標を設定し、それを達成した際に「よく頑張りました」といった具体的なフィードバックを与えることで、やる気を引き出すことができます。
さらに、部下の努力を評価する場を設けることも有効で、チームミーティングで部下の成果を共有することで、周囲からも認められる機会を提供できます。
こうした取り組みにより、部下は自分の仕事に自信を持ち、スケジュール管理の改善に意欲的に取り組むようになるでしょう。
上司が部下に指導する際に注意すること4つ目は、コミュニケーションを頻繁に取ることです。適切なコミュニケーションがなければ、部下の課題や悩みを把握することが難しくなり、指導が一方通行になってしまう可能性があります。
日常的に簡単な声かけを行うことで、部下の状況を把握するきっかけを作れます。「何か困っていることはありますか？」や「このタスクの進捗はどうですか？」といった質問を定期的に行うことで、部下は気軽に相談しやすくなります。
また、正式な場だけでなく、普段の雑談を通じて部下の性格や特性を理解することも重要です。これにより、部下に合った指導方法を見つけやすくなります。
コミュニケーションを増やすことで、部下との信頼関係が深まり、スケジュール管理に対する指導も効果的に進められるようになるでしょう。
上司が部下に指導する際に注意すること5つ目は、仕事時間外に連絡を取らないことです。仕事時間外の連絡は、部下のプライベートな時間を侵害し、ストレスや疲労を引き起こす原因となります。
例えば、夜間や休日にメールやチャットで業務に関する連絡をすると、部下は「常に仕事のことを考えなければならない」と感じてしまい、心身の負担が増すことがあります。
その結果、スケジュール管理能力の向上どころか、モチベーションの低下を招く恐れがあります。
上司は、業務に関する連絡を勤務時間内に限定し、緊急時には特別な対応をする方針を明確にするべきです。例えば、「急用がある場合のみ連絡する」といったルールを設定することで、部下のプライベートを尊重しつつ業務を進められます。
このように、仕事時間外の連絡を避けることで、部下がメリハリのある生活を送りやすくなり、スケジュール管理能力の向上につながるでしょう。
本記事では、部下が苦手とする特徴を6つ挙げ、それに基づいた改善策を提案しました。
部下のスケジュール管理能力を向上させるには、具体的な指導とサポートが不可欠です。
また、タスクの可視化や進捗管理、適切なツールの活用など、効果的なコツも重要です。上司が過干渉を避け、モチベーションを維持する重要性にも触れました。
これらの方法を実践すれば、部下の能力向上だけでなく、チーム全体の生産性アップにもつながるでしょう。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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