2026年02月15日
「メンバーの予定が把握できず、会議の調整だけで1時間かかる」 「シフトの伝え漏れや、ダブルブッキングが頻発している」 「誰がどれくらい忙しいのかが見えず、一部の人に業務が偏っている」
チームを率いるマネージャーや店舗責任者の方にとって、こうした「スケジュール管理」の悩みは尽きないものです。ExcelやLINE、口頭でのやり取りだけでは、この規模のチーム運営は限界を迎えます。
そこで重要になるのが、「チームでのスケジュール管理」をシステム化（アプリ導入）することです。
本記事では、チームのスケジュール管理をシステム化することで得られる3つのメリットを解説した上で、小〜中規模チームに導入すべき「最適なアプリ5選」を、それぞれの強みとともに徹底解説します。
「せっかくスケジュール表を作ったのに、現場がその通りに動いていない」 「結局、毎日口頭で指示を出してばかりで、管理表が意味をなしていない」
チームを率いるマネージャーや店舗責任者の方で、このような悩みを抱えている方は少なくありません。
チームのスケジュール管理においてありがちなのが、管理そのものが形骸化（作っただけで使われない状態）してしまうことです。
多くのリーダーが無意識に陥ってしまっている、スケジュール管理が機能しなくなる「3つの落とし穴」について解説します。今の運用がこれらに当てはまっていないか、ぜひチェックしてみてください。
1つ目の落とし穴は、スケジュール管理につかうツールが別々のものになっていることです。
例えば、「人の管理（シフト）」と「仕事の管理（タスク）」が別々のツールで管理されていることです。よくあるのが、以下のような運用です。
この状態では、「その日に出勤している人数（リソース）」に対して「やるべき仕事量（タスク）」が適切かどうかが、パッと見て判断できない他、ツールが分散してスケジュールを確認する手間が増えてしまい、スケジュール確認のハードルが上がってしまうことです。
その結果、その結果、現場では人手不足や手待ち時間が発生しても気づくのが遅れたり、担当者同士の認識違いによるミスや抜け漏れが増えたりします。
さらに、変更があった際にも各ツールを個別に修正・共有しなければならず、情報が最新の状態に保たれないまま作業が進んでしまうことも少なくありません。こうした状態が続くと、現場の負担が増えるだけでなく、全体の生産性や品質の低下にもつながってしまいます。
二つ目の落とし穴は、スケジュールや段取りが特定の人だけに依存してしまう状態です。
例えば、予定の調整や進捗の把握をリーダー一人が行い、メンバーには必要な部分だけを口頭やチャットで伝える運用です。一見うまく回っているように見えても、情報が共有されていないため、リーダーが不在になると仕事が止まったり、同じ確認を何度も行うことになったりします。
また、メンバーは全体像が見えないため、自分で判断して動くことができず、「次は何をすればいいですか？」と確認する場面が増えてしまいます。こうしてスケジュール管理が属人化すると、業務の引き継ぎが難しくなり、ミスや遅れの原因にもなります。
これでは、リーダーはいつまで経っても現場の指揮から離れられず、本来やるべきマネジメント業務に時間を割くことができなくなります。
三つ目の落とし穴は、スケジュールの更新頻度が低く、現場のリアルタイムな動きに追いついていないことです。
急な欠勤が出たり、顧客からの要望で仕様変更があったりした際、「とりあえず現場で口頭対応」してしまい、スケジュール表（Excelやホワイトボード）は修正されないままということはありませんか？
「スケジュール表にはAと書いてあるけれど、実はBに変更になった」という情報が共有されていないと、それを知らないメンバーがAの作業を進めてしまい、後からやり直しになるという無駄な二度手間が発生します。
「どうせあの表は古いから」とメンバーが認識した瞬間、スケジュール管理は完全に形骸化します。常に「最新の情報」がそこにある状態を作らなければ、スケジュール管理は機能しません。
これら3つの落とし穴に共通しているのは、「情報はリーダーが管理するもの」という考えです。
チームをスムーズに回すためのスケジュール管理は、「管理」するのではなく「共有」することにあります。例えば、以下のようなことが重要です。
まずは、Excelや紙での運用を見直し、チーム全員がアクセスできるクラウド型のタスク管理ツールや、カレンダー共有アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。「指示しなくてもチームが回る」状態への第一歩となるはずです。
弊社では、Googleカレンダーやホワイトボードなどの、スケジュール管理ツールを徹底比較する資料をご用意しております。
30秒ほどでダウンロード可能です。ツールごとの強みや弱みを詳しく知り、スケジュール管理を効率化したい方に向けた内容になっております。
チームでのスケジュール管理に使えるアプリの選び方は、
の3点です。それぞれ解説します。
現場主導のチーム作りにおいて、「PCでしか見られない」ツールは致命的です。 なぜなら、ホールスタッフや現場の職人、移動の多い営業メンバーなど、チームには「常にPCの前に座っていないメンバー」が含まれることが多いからです。
「情報の鮮度」を保つためには、場所を選ばずアクセスでき、更新情報が向こうから届く仕組みが不可欠です。
「誰がいるか（シフト）」と「何をするか（タスク）」の情報分断を防ぐためには、同じデータを異なる切り口で瞬時に見られる機能が必要です。
以下の2つのビューをワンクリックで切り替えられるか確認しましょう。
この2つが行き来できるツールなら、マネージャーは全体を管理しつつ、メンバーは自分のやるべきことに集中できます。
リーダーの負担を減らす（ブラックボックス化の解消）には、「全員で編集する」ことが前提となります。しかし、誰でも何でも消せてしまうと管理が難しくなります。
そこで重要になるのが、「権限設定」と「コミュニケーション機能」です。
これにより、「言った言わない」のトラブルを防ぎつつ、自律的に動けるチーム環境が整います。
「今のままでも何とかなっている」と思っていても、ツールを導入することで解決できる課題は多くあります。
最大のメリットは時間の節約です。「〇〇さん、来週の火曜日は空いていますか？」と一人ひとりに聞き回ったり、全員のシフト希望をExcelに転記してパズルを行ったりする時間は、マネージャーにとって本来不要なコストです。
アプリを使えば、メンバーの空き時間は一目瞭然となり、シフトの提出・回収も自動化されます。「予定を確認する作業」そのものをゼロに近づけることができます。
アナログな管理で最も怖いのが、伝え漏れや勘違いです。「シフトに入っていると思ったら入っていなかった」「会議室が取れていなかった」といったミスは、チームの信頼関係を損ないます。
システム化すれば、変更履歴が残り、通知が全員に届くため、情報の属人化がなくなります。「最新の情報は常にここにある」という場所を一つ作ることで、ミスを未然に防ぎます。
スケジュール管理は「時間の管理」であると同時に、「労務管理」でもあります。誰か一人に予定が詰め込まれすぎていないか、誰がどのタスクを抱えているかを可視化することは、マネジメントの義務です。
特定のメンバーへの業務集中を早期に発見し、調整することで、メンバーの燃え尽き（バーンアウト）や離職を防ぐことにつながります。
今回紹介するのは、以下の5つのアプリです。
| アプリ | おすすめの利用者 | 料金（1アカウント月額） |
| TimeTree | 店舗、シフト制 | 0〜300円 |
| Googleカレンダー | 一般企業、営業、会議多め | 0〜2,000円 |
| Asana | クリエイティブ、タスク管理 | 0〜2,700円 |
| jooto | 進捗、工程管理 | 0〜980円 |
| サポスケ | 現場作業 | 要問い合わせ |
※料金は、基本的な場合の料金で、人数によっては表よりも高額になる場合もあります。
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
飲食店、小売店、美容室など、「シフト制」で動くチームや、スマホメインで働くアルバイトスタッフが多いチームに最適です。
主な特徴
公式サイトはこちら
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
オフィスワーク中心で、社内外との会議が多いチームや、既にGoogle Workspaceを利用している企業の標準的な選択肢です。
主な特徴
公式サイトはこちら
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
Web制作、開発、マーケティングなど、タスクが複雑で、個々の作業ボリュームが見えにくいチームにおすすめです。
主な特徴
公式サイトはこちら
建設、イベント運営、製造進行など、「いつからいつまで」という期間や工程の管理が重要なチームに向いています。
主な特徴
公式サイトはこちら
画像引用：https://saposuke.jp/
工事、訪問医療などで、現場にスタッフを派遣するタイプのスケジュール管理に適しています。情報がリアルタイムで共有される他、アラート機能などで、スケジュール管理のミスを減らせます。
主な特徴
公式サイトはこちら
以上が、おすすめのスケジュール管理アプリです。どのようなツールであっても、いきなり全員に「明日からこれを使って」と強制すると現場は混乱します。アプリを浸透させるコツは、「小さく始める」ことです。
まずはトライアルや一部事業所で、「このツールならうちのチームの課題（シフト調整や会議設定など）が解決できる」と確信を得てから全体へ展開することをおすすめします。
スケジュール管理ツールを導入しても、従業員が利用してくれないといったこともあるのではないでしょうか？
この見出しでは、3つのアプローチを深掘りします。
最初のステップは、入力のハードルを極限まで下げることです。
真面目なマネージャーほど、ツール導入時に完璧な運用ルールを作ろうとします。例えば、
これらを毎日入力させようとすれば、更新は止まりやすくなります。現場は日々動いており、予定は刻一刻と変わるからです。変更があるたびにこれらを修正するのは、現実的ではありません。
まずは「予定（タスク名）」と「完了チェック」だけで十分です。 「9:00〜10:00 A社資料作成」→ これができたらチェックを入れるだけ。これならスマホから数秒で終わり、記入のハードルが下がります。
詳細な日報や振り返りは、スケジュール管理ツールでやらせる必要はありません。まずは「ツールを開く」「更新する」という行動を習慣化させることが最優先です。
最初は情報量が少なくても不安にならないこと。まずは「チーム全員が毎日ツールを触っている」という状態を作ることが、長期的なデータ蓄積への近道です。
メンバーに動いてもらうための最強の動機づけは、「メリット」の提示です。 「チームのために書いて」ではなく、「あなた自身のために書くべきだ」と伝えましょう。
例えば、メンバーには、「予定を入れておくことは、無理な差し込み仕事や、無茶な納期から自分を守ることができる」と言ってみると良いでしょう。
この場合のメリットは、カレンダーやタスク表が空白だと、周囲（特に他部署や上層部、あるいはあなた自身）は「あ、この人まだ余裕がありそうだな」と判断します。その結果、本来受けるべきでない急な依頼が降ってきます。
しかし、スケジュールがブロックされていれば、「今は手一杯です」「ここには予定が入っています」という無言の主張になります。
また、可視化されていればリーダーもフォローに入りやすくなります。 「来週の火曜日、Aさんの予定がパンパンだな。このタスクはBさんに回そうか？」 このように、「書いておくことで、リーダーが事前に察して調整してくれる」という実体験を一度でもさせることが重要です。
「書くと監視される」ではなく「書くと助けてもらえる」という心理的安全性が醸成されれば、メンバーは進んで詳細な状況を書き込むようになります。
どれだけ使いやすいツールを入れても、入力した情報に対して何のフィードバックもなければ、使うモチベーションを保ちにくくなります。
それを防ぐためにも、スタンプなど簡易的でいいので反応することが重要です。以下は、反応の例です。
リーダーがツールを見ていることが分かれば、メンバーは「書いておかないと、いちいち口頭で説明しなければならない」と気づきます。結果的に、「書いておく方が楽だという状態になります。
特に3〜15人のチームであれば、1日1回全員のログを見てスタンプを押す程度なら、10分もかかりません。この10分で、チーム全体の雰囲気がよくできます。
チームのスケジュール管理が形骸化する原因の多くは、情報の分断や属人化、更新されない運用にあります。まずは「誰がいついるか」と「何をするか」を一つのツールで見える化し、全員が同じ情報を共有できる状態をつくることが重要です。
適切なアプリ選びとシンプルな運用ルールを整えれば、調整の手間は減り、メンバーが自発的に動けるチームに変わっていきます。スケジュール管理は、現場を楽にし成果を上げるための土台として、無理なく続けられる形で整えていきましょう。
スケジュール管理をしているが人数が多く予定を見づらい、使用するツールがエクセルやGoogleカレンダーなどバラバラになってきて大変といったお悩みはありませんか？
このようなお悩みは、弊社のスケジュール管理サービス「サポスケ」が解決できるかもしれません。
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サポスケの特徴
・顧客や案件とスケジュールを紐付けて管理できて、情報を探しやすく
・情報の共有が自動で行えて、共有の手間を0に
・大人数でも見やすく、予定を一目で確認
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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