【超基礎】仕事でのタイムツリーの使い方講座

2024年04月02日

タイムツリー(Time Tree)は、Googleカレンダーと並び、有名なスケジュール管理ツールの一つです。

スケジュール管理ツールを調べたらタイムツリーがでてきたけれども、どう使うのかがわからないという人も多いと思います。

そこで今回の記事は、特にビジネスでタイムツリーを使う人を見据え、メリット、デメリット、タイムツリーの使い方、よくある疑問などを解説していきたいと思います。

タイムツリーのメリット

メリット①　無料でスケジュール管理ができる

タイムツリーを使うメリットの一つ目は、無料でスケジュール管理ができる点です。

タイムツリーは無料版でも、チャットなどの機能が充実しており、ビジネスなどでも使いやすくなっています。

そのため、手帳や有料のスケジュール管理アプリと比べると、手帳の代金やスケジュール管理アプリの課金代などの出費が抑えやすくなっています。

メリット②　通知を設定でき、スケジュールを忘れずらい

タイムツリーを使うメリットの二つ目は、通知を設定でき、スケジュールを忘れずらい点です。

タイムツリーでは、予定を作成する際、予定開始前になると通知が来るように設定することができます。

そのため、大事な予定を忘れてしまうといった事態が起こるリスクを最小限に抑えることができます。

メリット③　チャット機能でコミュニケーションが取りやすい

タイムツリーを使うメリットの三つ目は、チャット機能でコミュニケーションが取りやすい点です。

無料で使え、さらに通知が来るように設定できるツールだと、他にGoogleカレンダーなどがあります。しかし、Googleカレンダーの場合、チャット機能は搭載されていないため、コミュニケーションを取る場合は別のツールを使う必要があります。

一方タイムツリーは、チャット機能が搭載されているため、タイムツリーアプリ単体で、チームでスケジュールを管理する際に必要な機能は揃っています。

タイムツリーのデメリット

デメリット①　ヒューマンエラーによるミスが発生する

タイムツリーを使うデメリットの一つ目は、ヒューマンエラーによるミスが生じる点です。

どんなに気をつけていても、ミスは避けられないものであり、必ず発生します。例えば、予定がきちんと保存されておらず、他の人から別の予定を入れられてしまうことなどがあります。

このようなミスが発生した際、トラブルになることになります。そうしてどちらかの予定をキャンセルしなくてはならなくなった場合、相手からは、スケジュール管理ができないという風に思われ、結果として信用の低下につながる可能性もあります。

デメリット②　サポートを受けずらい

タイムツリーを使うデメリットの二つ目は、サポートを受けずらい点です。タイムツリーの問い合わせは、問い合わせフォームなどで行うことになり、電話での対応は行っていないとのことです。(以下のYahoo!知恵袋参照)

Yahoo!知恵袋
(https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11280848176)

そのため、エラーでシフトや訪問先を確認できないなどといった急な問題が発生し、一刻も早い対応をしてほしい場合、タイムツリーの場合、対応に時間がかかる恐れがあります。

特にビジネスで使う場合は、顧客のために少しでも早く問題を解決する必要がありますが、フォームでの問い合わせだと、電話と比べ対応に時間を要します。

その結果、顧客の印象が悪くなることがあるでしょう。

デメリット③　仕事で使う場合不便な点がある

タイムツリーを使うデメリットの三つ目は、仕事で使う場合、不便な点がある点です。

仕事などのビジネスの場でタイムツリーを使う場合、他ツールも併用する必要な場合があります。例えば、打刻、報告書の作成などを行う場合、タイムツリー以外のツールも多数導入する必要があり、結果としてツールの管理が複雑になる場合があります。

また、タイムツリーで多くの人の予定を管理している場合、多くの人の予定が入り混じり、カレンダーが見辛くなることがあります。

タイムツリーの導入方法

ここからは、タイムツリーの導入方法を説明します。また、以下の画面はMac book、あるいはiphoneの画面を用いています。そのため、ご利用の機種によっては写真と表示が異なる場合があります。

また、タイムツリーにはWeb版とスマートフォン版（アプリ版）の2種類があります。

タイムツリーをダウンロード、登録する

Web版の場合

以下のリンクからタイムツリーの公式サイトへ行き、Web版と書かれたボタンをクリックします。

PC・タブレットでも使いたい（Web版）
( https://tinyurl.com/2y5k4cyd )

そして、右上のアカウント登録の箇所をクリックします。

最後に、自身のメールアドレス、タイムツリーのアカウントで今後使用するパスワードなどの情報を入力し、登録ボタンを押したら終了です。

スマートフォンの場合

Google Play、App Storeなどで、タイムツリーと検索し、タイムツリーをインストールしてください。

そうしてアプリを開き、「はじめる」をタップし、自身のメールアドレス、タイムツリーのアカウントで今後使用するパスワードなどの情報を入力し、「登録」のボタンをタップします。

最初のカレンダーを作成する

前項のような初期情報が入力できたら、次に使用目的を選択し、一つ目のカレンダーを作成できます。Web版でもスマートフォン版でも同じような画面が表示されます。（画像はWeb版の画像です。）

これでカレンダーの登録は終了です。

スケジュールを作成する（基本）

予定を作成する

Web版の場合

予定を作成するためには、右上の＋ボタンを押す。あるいは、予定を作成したい日をダブルクリックすることで、予定の作成画面に行くことができます。

ただし、ダブルクリックの方法の場合、予定を詳細に設定するためには、表示される点のボタン（下図の場合17日のあたりに赤枠で囲んであるもの）をクリックする必要があります。

また、「オプションを表示」のボタンをクリックすることで、さらに細かく予定を設定できます。

実際に詳細を表示させると、下図のような画面が表示されます。

スマートフォンの場合

下にある「＋ボタン」をタップしたのち、「予定作成」ボタンをタップ

あるいは、予定を作成したい日をタップし、その後右上に表示される「＋ボタン」をタップすることで、予定を作成できます。

これらの方法で、実際に予定作成の画面を表示させると下図のようになります。

また、以下では、オプションを表示させた状態で説明します。

予定のタイトルを入力する

タイトルとかかれた箇所をクリックし、予定のタイトルを入力することができます。

web版の場合

スマートフォンの場合

予定の時間を設定する

日付や時間が書かれた箇所をクリックすることによって、予定の開始時間及び終了時間を設定できます。

また、予定が終日行われる際は、終日と書かれたチェックボックスにチェックを入れます。逆に、終日行われずに、時間を細かく設定したい時は、終日と書かれたチェックボックスを外された状態だと、時間を設定できるようになります。

web版の場合

スマートフォンの場合

入力した予定をキャンセル、保存する

Web版の場合

「保存ボタン」をクリックすることで、入力した予定を保存できます。また、途中で予定の追加をキャンセルする場合、「キャンセル」のボタンをクリックすることで、予定の入力をキャンセルすることができます。

スマートフォンの場合

予定の保存は右上の「保存ボタン」、キャンセルは左上の「×ボタン」をタップします。

他の人と予定を組む

カレンダーを共有する

カレンダーを共有する際は、ユーザーを登録し、カレンダーに招待することが必要です。以下に、ユーザーの登録方法を記します。

Web版の場合

右側にあるメンバーリストをクリックすると出てくるURL(下図の②)を、カレンダーを共有したい人に教えます。(URLの右にあるコピーと書かれたボタンをクリックするとURLをコピーできます。)

共有したい相手がそのURLをクリックし、画面の指示通りに進めることで、カレンダーを共有することが可能です。

スマートフォンの場合

その他メニューから、「メンバーを招待する」のボタンをタップし、表示されるLINEなどのいずれかの手段で共有できます。

予定の参加者を決定する

予定を作成する際、アイコンが表示されている箇所をクリックすることで、参加者を追加できます。PC、スマートフォンいずれの場合でも、参加者のとなりのチェックボックスにチェックを入れると、参加者に設定できます。

web版の場合

スマートフォンの場合

コメント、チャットでコミュニケーションをとる

タイムツリーには、予定にコメントをつける機能があります。

Web版の場合

コメントをつけたい予定をクリックし、下に表示される「コメントを追加する」の欄にコメントを入力することができます。

スマートフォン版の場合

コメントを入力したい予定をタップし、その後下に表示される「コメント」と書かれた箇所をタップし、コメントを入力できるようになります。

また、スマートフォンなどのアプリ版の場合、チャット機能を使うことができます。(Web版でのチャット機能は見つかりませんでした。)まずメモを選択し、その後、右上のボタン(下図の②)をタップすることで、カレンダーを共有している人と、チャットができるようになります。

スケジュールを分類する

色を編集する(ラベルを設定する）

予定を作成する際、予定の色を決定することができます。(この色は、予定の目的毎に色分けを行っている人が多いです。)色分けを使い効率的にスケジュール管理をする方法を以下の記事で解説されているようなのでぜひご覧ください。

TimeTree（タイムツリー）のラベル機能を使いこなして予定の管理を楽にする方法！
(https://otona-life.com/2019/10/28/22623/）

web版の場合

スマートフォン版の場合

カレンダーの種類を決定する

タイムツリーにカレンダーを二つ以上登録している場合のみ、カレンダーマークの横をクリックしたのちに表示されます。ここでは、予定をどのカレンダーに入れるかを選択できます。

スマートフォンの場合

例えば、旅行の予定を仕事でなくプライベートのカレンダーとして登録する場合、プライベートと書かれた箇所をタップすることで、「旅行」の予定をプライベートのカレンダーに登録できます。

忘れるリスクを下げる

通知の時間を編集する

web版の場合

時計マークのある箇所をクリックすることで、通知の時間を編集できます。

(画像では1日前となってますが、「通知なし」となっている場合もあります。そこから通知を追加する場合は、通知なしの箇所をクリックしたのち、「通知を追加」のボタンをクリックしてください。）

また、複数回通知をしてほしい場合、通知を追加のボタン(下図の②赤枠の下)をクリックすることで、さらに通知を追加できます。

スマートフォン版の場合

Web版と同様に、時計マークの隣をタップし、通知の時間を編集できます。

通知がきてほしい時間の隣にあるチェックボックスにチェックを入れると、その時間に通知が届きます。また、表示されるカスタム時刻の箇所をタップすることで、さらに細かく、通知がくる時間を編集できます。

カスタム時刻を使う場合、通知の時間を設定したら、「確認のボタン」をタップすることで追加できます。

チェックリストを作成する

チェックリストと書かれたボタンをクリックすることで、チェックリストを作成することができます。チェックリストの項目を増やす場合、項目を追加と書かれたボタンをクリックし、チェックの内容を入力することで、チェックリストの項目を増やすことができます。

web版の場合

スマートフォン版の場合

チェックリストを活用し、To Doリストとして使うこともできます。チェックリストについては以下の記事をご覧ください。

チェックリストを登録したい
(https://tinyurl.com/yc2xv47s)

予定を編集、消去する

予定を消去する

web版の場合

まず、消去したい予定をクリックします。その後表示される②のボタンをクリック、最後に削除と書かれたボタンをクリックすることにより、予定を消去できます。

スマートフォン版の場合

消したい予定をタップすると、②のボタンをタップし表示されます。その後③の削除と書かれたボタンをタップし、予定を消去できます。

予定を編集する

Web版の場合

まず、編集したい予定をクリックします。その後、②のボタンをクリック、最後に③の編集と書かれたボタンをクリックすることにより、予定編集できるようになります。

スマートフォン版の場合

編集したい予定をタップし、②のボタンをタップし、その後表示される編集と書かれたボタンをタップし、予定を編集できるようになります。

画面の表示を変更する

表示単位を変更する

Web版の場合

マンスリー(毎月)、あるいはウィークリー(毎週)と書かれたボタンをクリックすることで、予定の表示単位を変更できます。マンスリーの場合、画面に一ヶ月ごとの予定が表示され、ウィークリーの場合、一週間ごとの予定が表示されます。

スマートフォン版の場合

その他ボタンをタップし、予定の表示方法の欄から、表示方法を変更できます。

表示されるカレンダーを変更する

Web版の場合

カレンダーを表示させる場合、画面左側にあるボタン(下図の赤枠)にチェックを入れます。逆に、カレンダーを非表示にする場合、チェックを外します。チェックの着脱は、チェックを着脱したいカレンダーをクリックすると、チェックの着脱が可能です。

また、複数のカレンダーにチェックを入れることで、複数のカレンダーを同時に表示させることができます。

スマートフォン版の場合

左上の画像をタップし、その後、表示させたいカレンダーをタップすることで、好きなカレンダーを表示させることができます。複数のカレンダーを同時に表示させる方法は「よくある質問」の欄で解説しています。

未来または過去の予定を確認する

Web版の場合

上にあるボタンをクリックすることで、過去、あるいは未来の予定を確認できます。

スマートフォンの場合

横にスワイプ、あるいは上に表示させる年月が表示されている箇所をタップし、カレンダーを表示させたい年月に設定し、画面を適当なところにタップすると、設定した年月の予定が確認できます。

便利な機能を使う

予定を検索する

「虫眼鏡ボタン」をクリックすることで、予定を検索できます。

web版の場合

例えば出勤と検索すると、下図のように、出勤という文字が含まれる予定が一覧で表示されます。

また、右側の枠から、検索する予定の期間、カレンダーの種類、参加者等オプション付きで検索できます。

スマートフォン版の場合

右上の「虫眼鏡ボタン」から検索できます。

スマートフォン版で検索の詳細な内容を設定する場合、「虫眼鏡ボタン」をタップしたのちに現れる①のボタンをタップし、その後表示される②のようなものから、詳細を入力したい項目をタップし、詳細を設定できます。

予定の繰り返しを設定する

予定を作成する際、毎週、毎年など、決まった周期で予定がある場合、このボタンで予定を一気に登録できます。例えば、買い物の予定を毎週行う場合、毎週のボタンをクリックすると、下図のように毎週予定が入力されます。

web版の場合

スマートフォン版の場合

メモを作成する

※共有しているカレンダーにメモを書き込む場合、メモの内容はカレンダーの共有相手も閲覧できます。

Web版の場合

右側のボタンをクリックすることで、メモの作成、閲覧ができます。、Enterで投稿と書かれたボタンをクリックし、(複数のカレンダーを同時に表示している場合は表示されません）メモの内容を入力した上でエンターキーを押すと、メモが投稿されます。

スマートフォン版の場合

下に表示される「メモ」のボタンをタップし、その後、下の「作成ボタン」をタップすることで、メモを作成できます。

詳細な設定、表示をする

特定のユーザーのみの予定を表示、または非表示にする

web版の場合

メンバーリストのうち、ユーザーのチェックを外す、あるいはつけることで、そのユーザーの予定を画面から表示させなくする、または表示させることができます。

例えば、実験太郎さんの予定を表示しないようにするには、①のボタンをクリックしたのち、下図のチェックをクリックします。逆に、予定を表示させるには、チェックを入れます。(スマートフォン版での方法は見つけられませんでした。）

場所、ファイル等の詳細を設定する

場所、添付ファイル、予定の説明などを加えることができます。

web版の場合

スマートフォン版の場合

自分のアカウント、カレンダーの表示などの詳細を変更する

カレンダーの詳細を設定する

Web版の場合

右側のカレンダー設定から、名前等のカレンダーの詳細を設定できます。（複数のカレンダーが表示されているとこのボタンはクリックできません。）

スマートフォン版の場合

その他のボタンをタップしたのち、名前等を編集できます。

自身のプロフィール、カレンダーの基礎情報を編集する

Web版の場合

右上の自身のアイコンをクリックし、「歯車ボタン」を押すことで、プロフィールなどの編集ができます。

スマートフォン版の場合

左上の画像をタップし、編集マークのボタンをタップし、個人のプロフィールを編集できます。

また、「歯車ボタン」をタップし、言語、週の始まりを日曜日変更するなど、詳細の設定ができます。

その他の機能

新しいカレンダーを作成する

web版の場合

左上のハンバーガーボタンをクリックし、「新しいカレンダーを作る」をクリックすることで、仕事用、プライベート用などの新しいカレンダーを作成できます。

スマートフォン版の場合

左上の画像をタップしたのち、「新しいカレンダーを作る」のボタンをタップすることで、新たなカレンダーを作成できます。

お知らせを確認する

Web版の場合

右側の「鈴マークのボタン」をクリックすることで、タイムツリーからのお知らせを閲覧できます。

スマートフォン版の場合

左上の画像をタップした後、「お知らせ」のボタンをタップすることで、確認できます。

使い方を確認する

Web版の場合

右上のアイコンボタンをクリックし、表示されるヘルプをクリックすることで、ヘルプが表示されます。

スマートフォンの場合

左上の画像をタップしたのち、「使い方」と書かれたボタンをタップすることで、タイムツリーの使い方の記事を閲覧できます。

仕事の用途以外の使い方

タイムツリーの公式サイトに、家族、カップル向けなど、さまざまな人のタイムツリーの使い方が紹介されています。詳しい内容は以下のタイムツリー公式サイトをご覧ください。

みんなの使い方
(https://guides.timetreeapp.com/ja/usages/)

よくある質問

Q:タイムツリーの料金は？

A:基本は無料ですが、有料のTime Tree プレミアムもあります。（一ヶ月無料でそれ以降は月額300円、あるいは年額3000円）Time Tree プレミアムでは、専用カスタマーサポート窓口、広告非表示などの機能が使えます。詳細はHPをご覧ください。

Time Tree プレミアム
( https://timetreeapp.com/intl/ja/premium )

Q:タイムツリーの危険性は？

A:タイムツリーは安全なツールです。しかし、うっかり関係のない人に重要な情報を共有してしまったなどのヒューマンエラーは発生することはあります。

Q:タイムツリーを他の人と共有するには？

A:本記事にある通り、共有したいユーザーに専用のURLを送信し、そこから登録することができます。

Q:Googleカレンダーとの連携の方法は？

A:以下の記事で解説されているようなので、ご覧ください。

他のカレンダーを表示したい（Google カレンダーなど）
(https://tinyurl.com/26enudvd)

Q:共有カレンダーを抜けたい

A:抜けたいカレンダーを表示させ、右側のカレンダー設定からカレンダーから退出するのボタンをクリックし、操作を進めてください。

スマートフォンの場合は、下のほうにある「その他」にある「カレンダーを退出」から、カレンダーを向けることができます。

Q:スマートフォン版で複数のカレンダーを同時に表示させたい

A:左上の画像をタップしたのち表示される「すべてのカレンダー」と書かれたボタンをタップすることで、登録しているカレンダーをすべて表示させることができます。

また、一部のカレンダーだけを同時に表示させたい時は、「すべてのカレンダー」をタップしたのち、その他の画面に行き、Time Treeカレンダーと表示された箇所から、表示させたくないカレンダのチェックを外すことで、一部のカレンダーのみ表示できます。

Q:公開カレンダーと共有カレンダーの違いはなんですか？

A:公開カレンダーはインターネット上に公開されるのに対して、共有カレンダーは公開されず、共有したユーザーのみに公開されます。

Q:ラベルとはなんですか？

A:予定の色のことです。色は予定作成の段階で設定できます。ラベルを使い、予定の種類、目的などに応じて色を設定することで、予定を効率的に管理できます。

Q:特定の場合だけ通知を切りたい

A:その他ボタンの「通知をカスタマイズ」の箇所から設定できます。詳細は以下のURLをご覧ください。

参加している予定だけ通知したい
(https://tinyurl.com/2v5m6hxj)

まとめ

今回は、タイムツリーの使い方を解説してきました。タイムツリーは、カレンダーの共有やチャットなどの機能が充実しており、便利なツールです。しかし、ビジネスの場など、失敗できない場面では疑問点をすぐに解決できないといったデメリットもあります。そのため、自身の状況によって、適切なツールを利用するのがいいでしょう。

状況に応じたツールを導入する

ビジネスの場合、顧客からの信頼を落とさないためにスケジュール管理を行い、ミスを減らすことが重要です。また、ビジネスに特化したスケジュール管理ツールの数は多くありません。

また、通常のスケジュール管理ツールの場合、どうしてもヒューマンエラーによるミスが発生したり、ツールを導入しすぎた結果、ツールの管理が煩雑になると、かえって非効率になります。

弊社ではそういった問題を解決し、特に、訪問看護、ビルメンテナンスなど、頻繁に予定の変更が起こる業界に特化したスケジュール管理ツール「サポスケ」を開発しております。サポスケは週平均2.5回の機能改善を行うなど、常に成長し続けるツールです。ツールの導入を検討されている場合、弊社で作成したツール比較資料もぜひご覧ください。