行動予定表をデジタル化できるアプリ厳選6選｜業務効率化できるアプリ

行動予定表は、現場やオフィスでの情報共有に欠かせない管理手法です。

紙やエクセル、ホワイトボードなど、さまざまな方法がありますが、運用人数や業務内容によっては管理が煩雑になりやすいという課題もあります。

本記事では、従来の管理方法の特徴と課題を整理したうえで、行動予定表をデジタル化できるアプリを紹介します。

目次

• 行動予定表に使われるツールの比較
• ホワイトボード
• Excel
• 紙
• アプリ
• 行動予定表をアプリ化するメリット
• 情報の共有が正確かつスピーディーに
• 現場の負担やミスが減る
• 表示の切り替えが柔軟で複数人でも見やすい
• 物理的な作業が不要に
• 行動予定表に使えるアプリ
• サポスケ
• Googleカレンダー
• Touch DE Schedule
• スケジュール管理にお困りの方は
• KIMIDOKO
• eセールスマネージャー
• WeBoard
• まとめ
• 現場のためのスケジュール管理アプリ

行動予定表に使われるツールの比較

行動予定表によく使われるものをまとめたものが以下の通りです。

• WB（ホワイトボード）
• Excel
• 紙
• アプリ

	WB （※1）	Excel	紙	アプリ （※2）
表現の自由度 （※3）	△	○	○	○
大人数での 見やすさ	×	○	×	○
直感的な 使いやすさ	○	×	○	○
費用	△	○	○	×
書き換えの しやすさ	×	○	○	○
共有のしやすさ	×	△	×	○

※1ここでのホワイトボードは、無地でなく、氏名、訪問場所、訪問時間の列があらかじめ記入されているものを想定
※2ここでのアプリは、業務用アプリの一例として、スケジュール管理アプリ「サポスケ」の場合を想定
※3ここでのカスタマイズ性とは、自分で好きな項目（社用車の使用などを自由に追加できるかどうかを表す
※4ホワイトボードの値段は、「行動予定表」とAmazonで調べたときの上位3商品の値段の平均値約3400円を想定

ホワイトボード

ホワイトボードは、全員が一目で予定を確認でき、直感的に使える点がメリットです。特にITツールに慣れていない環境でも導入しやすく、誰でもすぐに使い始められます。

一方で、その場にいないと情報を確認できないため、共有がしづらいというデメリットがあります。外出先から予定を確認できず、写真を撮って共有するといった対応が必要になることもあります。

使用感は紙に近いですが、マグネットを使うことで書き直しの手間を減らせる点や、紙よりも面積が大きく、多くの予定を見やすく表示できる点はホワイトボードならではの長所です。

使い方としては、ホワイトボードは縦軸にスタッフ名・横軸に日付を置き、マグネットを使用するケースが多く見られます。担当者ごとに違うマグネットを持ち、担当現場のマグネットを動かすことで状況を共有していました。

マグネットは人だけでなく車両にも割り当てられており、スタッフのマグネットと並べて貼ることで「誰がどの車で行くか」まで一枚のボードで把握できるようにしています。

Excel

Excelは、関数の知識があれば、メンバー別・案件別の表示や労働時間の管理など、幅広い使い方ができる点が特徴です。

ただし、関数の設定を誤ると正しい情報を表示できず、ミスにつながるリスクがあります。そのため、十分に使いこなせる人がいない場合、Excelを最大限活用するのは難しいでしょう。

また、データ共有は可能ですが、複数人で同時に閲覧・操作すると動作が重くなりやすい点や、スマホでは画面が小さく見づらい点も注意が必要です。

見落とされやすいのが、手入力そのものに起因するミスです。実際に「月曜日」と記載しているのに日付欄は火曜日になっていた、というように曜日と日付が食い違ったまま共有されてしまうケースがあります。日付が1日ずれた予定表は、そのまま現場の訪問日のズレにつながるため、確認の手間も含めて負担になりやすい部分です。

近年では、ChatGPTの活用により関数作成のハードルは下がっています。また、Excelと操作性が近いGoogleスプレッドシートを使えば、複数人での利用にも対応しやすくなっています。

紙

紙の行動予定表は、ホワイトボードと同様に直感的に使える点がメリットですが、情報の共有がしづらいという課題があります。

ホワイトボードと異なる点として、過去のスケジュールをそのまま履歴として残せることが挙げられます。ホワイトボードでは写真撮影や転記が必要ですが、紙であれば使用後も保管できます。

ただし、保管していることと活用できることは別です。「昨年の同じ時期の予定を見て今年の計画を立てたい」というニーズは多く聞かれますが、紙で保管していると数ヶ月前にどの現場へ誰が行ったのかを探し出すだけでも手間がかかります。

また、ホワイトボードでよくある週ごとに予定表を書き直す作業が不要な点も、紙ならではの特徴です。

一方で、紙だけで運用している会社では、共有の方法そのものが業務時間を圧迫していることもあります。40名規模のイベント設営会社では予定表を完全に紙で管理しており、毎日の朝礼で口頭により伝達していました。同じく40名規模の環境調査会社では、担当者1名が全員分のスケジュールを手書きし、それをスキャンして共有するという運用が続いていました。

アプリ

アプリは、ホワイトボードやExcelと異なり、予定の共有が自動で行われる点が強みです。外出先からでも最新の情報を確認できるため、予定変更が頻繁に発生する現場作業や営業など訪問業務との相性が良いといえます。

予定を変更した際の連絡や伝達の手間を減らせる点もメリットです。また、無料で使い始められるアプリもあり、導入のハードルが低い点も特徴です。

一方で、スマホやパソコン操作に苦手意識がある人が多い場合、利用が定着しにくいことがあります。また、ホワイトボードやExcelのように、自由に表示を細かく調整することが難しい場合がある点には注意が必要です。

過去にデジタル化を試したものの元の運用に戻ってしまった会社では、「機能が充実しすぎていて料金が見合わなかった」「これまでのExcelやホワイトボードの操作感と違い、直感的に使えなかった」「PCでは使えてもスマホでは使いにくかった」といった理由が挙げられています。

アプリを選ぶ際は、機能の多さよりも、今の運用に近い形で使えるかどうかを先に確認しておくと失敗しにくくなります。

行動予定表をアプリ化するメリット

情報の共有が正確かつスピーディーに

アプリ化のメリット1つ目は、予定や連絡の共有が正確でスピーディーになることです。多くの業務アプリはリアルタイム同期に対応しており、予定を変更すれば即座に共有カレンダーに反映されます。

これにより、ホワイトボードの書き換え時に“別の予定を誤って消してしまう”といった更新作業のトラブルや、「変更をメールしたのに気付かれなかった」という伝達漏れが減ります。

よくある共有方法は、Excelの予定表をPDF化してLINEで送り、変更があるたびに作り直して再送するという運用です。この形では送った後の変更が伝わりにくく、受け取る側も手元のPDFが最新かどうかを判断できません。予定表そのものが共有されるアプリであれば、こうした「送り直し」の作業自体がなくなります。

また、スマホやタブレットからその場で予定の編集ができるため、現場で次の仕事を打診された場合でも、事務所に戻らずすぐに予定を入れることが可能です。

さらに、ビジネス向けアプリでは通知機能、画像添付、更新履歴などが充実しており、情報共有の正確性を一層高めてくれます。

現場の負担やミスが減る

アプリ化のメリット2つ目は、現場の作業負担が減り、ミスを防げることです。紙やホワイトボードで書いた予定を別の台帳へ転記する必要がなくなり、手作業の負荷が軽減されます。手書き特有の「字が読みにくくて誤解した」「書いた人ごとにフォーマットが違う」といったミスも起こりにくくなります。

さらに、アプリによってはダブルブッキング時にアラートが表示されるなど、ヒューマンエラーを防ぐ仕組みがあります。複数人で同じ予定表を見る場合でも、アプリなら表示切替が柔軟で、人ごと・作業ごとのスケジュールが見やすく整理されます。

こうした仕組みによって「間違っていないか気にし続けるストレス」が減り、確認作業や手戻りも少なくなり、現場の生産性向上につながります。

表示の切り替えが柔軟で複数人でも見やすい

アプリ化の3つ目のメリットは、表示の切り替えが柔軟で、複数人でも予定を把握しやすい点です。

ホワイトボードでは、横軸に時間・縦軸に人といったようにフォーマットを固定して使うことが多く、案件ごとや人ごとに表示を切り替えることができません。その結果、人数や予定が増えるほど文字が詰まり、必要な予定を探しづらくなることがあります。

ホワイトボードを使っている場合、予定をマスに収めるために小さく書かざるを得ない状態になってしまい、書いた本人以外には読み取りづらく、確認の声かけが発生しることもあります。

アプリを使えば、日別・週別などの表示切り替えに加え、人別・案件別に予定を絞り込むことができます。複数人で同じ予定表を共有していても、自分に関係する予定だけを表示できるため、確認作業がスムーズです。

さらに検索機能を使えば、特定の案件や担当者の予定もすぐに見つけられます。全体を目で追って探す必要がなくなり、忙しい現場でも効率よく予定を確認できます。

物理的な作業が不要に

アプリ化の4つ目のメリットは、ホワイトボードの書き換えや管理に伴う物理的な作業が不要になる点です。

例えば、週ごとに予定を管理している場合、毎週ホワイトボードを消して新しい予定を書き直す必要があり、そのたびに時間と手間がかかります。加えて、マグネットで予定を管理している場合は、マグネットが落ちてしまい、内容を確認し直して貼り直すといった作業が発生することもあります。

書き換え作業以外にも、ホワイトボード運用では次のような物理的な作業が発生しがちです。

• 予定変更があった際に、どの内容が最新か分からず関係者に確認して回る
• 現場に出ている人の予定を、電話で聞きながら代わりに書き換える
• 更新後の内容を共有するため、ホワイトボードを撮影して送る
• 月末やトラブル時に備えて、ボードの内容を写真で保存する
• 複数のホワイトボードを使っている場合、内容を別のボードへ転記する

これらは一つひとつは小さな作業でも、日常的に積み重なることで大きな負担になります。

アプリを使えば、予定の追加や変更は画面上で完結し、最新情報は自動的に共有されます。消す・書く・貼り直す・撮影するといった物理的な作業が不要になり、スケジュール管理にかかる時間を削減できるでしょう。

行動予定表に使えるアプリ

今回紹介するのは以下の6アプリです。

• サポスケ
• Googleカレンダー
• Touch DE Schedule
• KIMIDOKO
• eセールスマネージャー
• Weboardz

サポスケ

画像引用：https://saposuke.jp/

サポスケがおすすめの人

• スタッフが1日に複数現場を回る
• 複数人（5人以上）のスタッフを管理している
• 予定の共有に悩みがある

行動予定表に使えるアプリの1つ目は、サポスケです。

サポスケは、ホワイトボードやエクセルのようなシンプルな使いやすさと高いカスタマイズ性を持ちつつ、アプリならではの自動共有ができるスケジュール管理アプリです。

「ホワイトボードをそのままデジタル化する」ことをコンセプトの一つとしており、これまでホワイトボードで予定管理をしていたものの、予定共有に課題を感じて導入されるケースが多いのが特徴です。

画面操作もホワイトボード感覚で行え、予定の移動はドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。さらに、予定の表示方法も、案件ごと・スタッフごとなど、ボタン一つで切り替えられます。

また、1日に複数の現場を回るような運用でも予定を把握しやすい工夫が多く、従来の管理方法では予定が多くて見づらいと感じている方にも向いています。

加えて、車両管理など、ホワイトボードでありがちな管理項目にも対応できる点もメリットです。

シンプルで直感的な使い心地を重視したデザインのため、スマホ操作が苦手な方でも使いやすく、初めてアプリを導入する方にもおすすめです。

公式サイトはこちら

Googleカレンダー

画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

Googleカレンダーがおすすめの人

• まずは無料で試してみたい
• 個人でも予定管理に使いたい

行動予定表に使えるアプリの2つ目は、Googleカレンダーです。

Googleカレンダーは、無料で使えるスケジュール管理アプリで、行動予定表としても活用できます。

個人で使う場合は、表示を見やすくするために、日単位や週単位表示に設定すると使いやすくなります。

予定のタイトルには、「〇〇訪問」など、訪問先が分かる内容を記入するのがおすすめです。

また、訪問時間を設定することで、タイムスケジュールが視覚的に把握しやすくなり、ダブルブッキングの防止にもつながります。

複数人で使う場合も、予定のタイトルの付け方は同様ですが、人ごとに色分けを行うと、より見やすくなります。たとえば、Aさんは緑、Bさんは赤のように決めておくと、複数人の予定も直感的に確認できます。

さらに、Googleカレンダーでは、チェックを入れた人の予定のみを表示することも可能です。自分の予定だけを確認したい場合は、自分にだけチェックを入れることで、必要な予定だけを見ることができます。

なお、現場の会社では、スタッフ全員にアカウントを配らず、管理者1アカウントで全員分の予定を入力する使い方も見られます。教育の手間や費用を抑えられる一方、10名程度でも画面がごちゃつきやすく、人数が増えるほど管理しきれなくなるという声もあるため、人数が増えてきた段階で運用を見直すのがおすすめです。

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Touch DE Schedule

画像引用：https://www.sstinc.co.jp/solution-partners/touch-de-schedule/

Touch DE Scheduleがおすすめな人

• 工程管理や重機の番割りなど、人のスケジュール管理以外にも使いたい
• ホワイトボード感を強く残して予定表を使いたい
• （オプション）カードリーダーでの勤怠管理をしたい

行動予定表のおすすめアプリ3つ目は、Touch DE Scheduleです。

Touch DE Scheduleは、ホワイトボードの行動予定表をそのままアプリ化したようなアプリです。

アプリのインストールは不要で、ブラウザ上で予定の確認や入力ができます。40型ディスプレイを使用すれば、最大50人分の予定を一画面に表示でき、ホワイトボード感覚で運用できます。

また、スタッフの操作ログが記録されるため、入退出時刻を把握でき、勤怠管理として活用することも可能です。

入退出管理は、オプションでカードリーダーによる打刻にも対応しており、行動予定表のデジタル化だけでなく、勤怠管理のデジタル化にもつなげられます。

幅広い業種で利用でき、たとえば、塾や大学の出席管理、製造業の工程管理、建設業の重機の番割りなどに活用されています。

公式サイトはこちら

KIMIDOKO

画像引用：https://www.kimidoko.jp/CompanyDomainSearch

KIMIDOKOがおすすめの人

• 一画面でメンバーの予定を把握したい
• メンバーの場所を一目で把握したい
• 超大人数（100人以上）に対応したい

行動予定表のおすすめアプリ4つ目は、KIMIDOOです。

KIMIDOOは、メンバーの予定を一つの画面にまとめて表示できるアプリです。

シンプルでカラフルなデザインが特徴で、メンバーの予定を一目で把握できるようになっています。PC版では1画面に表示する人数を20人・50人・100人から選べるため、部署全体の行動予定をまとめて確認したい場合にも対応できます。

また、あらかじめ設定したアイコンをワンタッチで表示することで、自分の居場所を伝えることができます。アイコンには「製造室」「休憩中」などを設定でき、詳しい内容は公式サイトで確認できます。

そのため、倉庫などの広い場所で人の居場所が分かりにくい場合でも、アプリ上で確認できます。

さらに、料金が比較的安い点も特徴です。初期費用は16,000円〜、月額料金は1アカウントあたり90円〜となっています。

契約は50アカウント単位となるため、50人以上の大人数で利用したい場合やメンバーの予定や状況を一目で把握したい方におすすめのアプリです。

公式サイトはこちら

eセールスマネージャー

画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.softbrain.android.remix&hl=ja

 eセールスマネージャーがおすすめな人

• 営業に特化しているものを探している
• 簡単に情報を探したい
• 金融、サービス業など幅広い業種に対応しているものを探している

行動予定表におすすめのアプリ5つ目は、eセールスマネージャーです。

eセールスマネージャーは、営業の行動予定を表示できる、汎用型の営業管理アプリです。

顧客情報や名刺情報の登録など、営業に関わるさまざまな機能がありますが、ここでは行動予定管理に使えるスケジュール（カレンダー）機能に絞って紹介します。

スケジュールは自動で共有されるため、場所を問わず常に最新の予定を確認できます。加えて、営業向けの機能として、前回の商談内容や同行者の情報などもあわせて確認できます。

カレンダー画面は、情報を見やすく、確認しやすい設計になっています。予定が表示されたカレンダー画面から、2クリックで顧客情報・案件情報・活動登録などにアクセスでき、必要な情報をすぐに探せます。

また、編集権限の設定が可能で、予定を編集できる人とできない人を分けられるため、入力ミスの防止にもつながります。

さらに、スマホでは営業先の地図を表示することもできます。これにより、ホワイトボードでのスケジュール管理とスマホでの地図確認を分けて行っていた運用を、スマホ一つでスケジュールから営業関連情報の管理までまとめて行えるようになります。

スケジュール管理機能に関する内容はこちら

公式サイトはこちら

WeBoard

画像引用：https://www.itreview.jp/products/weboard/reviews

WeBoardzがおすすめな人

• 無料で使い始めたい
• 有給の管理などホワイトボードの電子化以外の機能は不要
• 今すぐにでも使い始めたい

行動予定表におすすめのアプリ6つ目は、WeBoardです。

WeBoardは、50名まで無料で使Web行動予定表アプリです。

Weboardの特徴は利用料金の安さと、登録後すぐに使い始められる気軽さです。50名までは無料、51〜300名でも月額3,000円となっているため、低予算で行動予定表をデジタル化したい場合におすすめです。登録も1分程度で可能になっていて、登録後すぐにボードを使えるようになります。

また、無料版でも大きな機能制限はないため、不便なく利用できるでしょう。

ボードはオンラインで共有されるため、ホワイトボードの予定を外出先で確認できないという課題も解消できます。使い方を工夫することで、社用車の管理などにも活用可能です。

機能はシンプルで使いやすく、出勤情報や行き先候補を登録することで、入力の手間を減らす工夫がされています。出勤情報は、テレワークでの出勤登録にも対応しています。

さらに、ホワイトボードでありがちな予定を消す作業も、あらかじめ時間を設定することで自動的にリセットされます。

このように、ホワイトボードをそのままデジタル化し、場所を問わず社内情報を確認したい方におすすめのアプリです。

公式サイトはこちら

※以前は「WeBoardz」という名称で提供されていましたが、現在はWeBoardに変更されています。

まとめ

今回は、行動予定表をアプリで管理する場合の特徴や、代表的な行動予定表アプリについて紹介しました。

行動予定表をデジタル化することで、情報共有の方法を見直すきっかけとなり、結果として業務の進め方を効率化できる場合があります。情報共有にかかる手間を減らす方法の一つとして、アプリの活用が考えられます。

自社の業務内容や運用方法と照らし合わせながら、現在の管理方法に合った形で取り入れられるかを検討することが重要です。

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