2024年07月16日
会社概要
東京都足立区に拠点を構える株式会社コムテック様。
通信設備全般の工事施工を営んでいます。工事スタッフ２０班体制にて、月間７００件程の施工を行っており、情報通信技術の提供を通じてお客様の快適な通信環境の構築を積極的に追求実現していらっしゃる会社様です。
今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社コムテック 宍倉さん、中村さんにインタビューさせていただきました！
※顧客情報のためモザイクをかけてあります。
20年以上前から10年前まで、Accessを活用してスケジュール管理をしていました。
社内でAccessのプログラミングができる社員がいたのと、当時は人数が少なかったため何とかまわせていました。
しかし人数が増えてくるにしたがって使い勝手が悪くなってきたので、新たなシステムを探し始め、10年ほど前からGoogleサイトに変えました。
当時は弊社に合うと思えるツールが無く、以前使用していたAccessの使用感に近く、手軽なものとしてGoogleサイトでスケジュール管理をはじめました。Accessの時と比べると、複数のユーザーが同時に同じデータにアクセスでき、人数が増えたため利便性は向上しました。
しかし、1日の予定を全てテキストベースで管理していたので、どこかのタイミングで人員軸や案件軸に基づいた、スケジュール管理ツールの導入を考えないといけないと思ったのがきっかけです。
GoogleやYahooなど、カレンダーのツールを中心に複数試してきました。しかし、従来は一画面で把握できるツールを使用していたため、同様のスケジュール管理ツールを探しても弊社の業態に合ったものは見つかりませんでした。
また、工程管理ツールも情報を集めたのですが、建設業や土木業も含め、原則大型の工事向けの仕様になっていました。弊社はいわゆる通信建設工事関係でして、一部大型の案件もありますが、ボリュームゾーンは、1名で2〜3時間で終わるような作業を、1日に2〜3現場こなしていくというのが通常です。
そのため工程管理系のツールでも弊社の規模感と合わない、ぴったりくるものがないとむず痒い思いをしていました。
細かい予定の変更に対し、柔軟に対応しづらかったです。
原則作業員には前日の夕方に予定を共有するのですが、通信のインフラ工事を行っている関係上、当日突発的な障害対応も行うため、予定変更や作業員の入れ替えが頻繁に起こります。
また、案件を受注する際のスケジュールが見えづらかった点も課題でした。
そもそも弊社の業務の組み立て方は、受注段階で具体的に担当は決めません。全体のキャパシティに対し、案件に何名の人員が必要なのか大枠を定めて受注を行い、案件が進む中で作業のレベルに応じて、必要なスキルを有している人員を後から配置していきます。
一般的なカレンダーは、人を軸としたものが多く、作業の組み換えがある場合に柔軟に対応できないため先の予定を確保することが難しかったのです。
共有に関しても、事務所の内勤の間ではお互いに顔も見える範囲内で作業しているので、 「何日の予定入れ替えます」などとお互いに声を掛け合いながらやっていました。
しかし、外にでている工事スタッフに関しては当然顔の見える範囲じゃないので、予定が変更した部分に関して共有をするのが難しかったです。外からも予定を見られるようにはしてたのですが、特にスマホで見ると呪文のような長々としたものを上から見て自分の名前を探さなきゃいけないので不便でした。
そんな中で、情報収集している時にサポスケを見つけ、微妙に手が届かない痒かったところに手が届くツールだと感じました。
サイトには清掃業者の事例が載っていて、比較的現場向けで、弊社スタッフに近い動きをしている企業だということがわかりました。もしかすると弊社の課題も解決できるかもしれないと思いました。
他のサービスには「未割当項目」がなかったんです。文字の通り、その案件に対してまだ人が割り当てられていないものが明確になり、また割り当てる人数の目安に対して今何名しか割り当てられていない＝残り何人必要、という表記は今まで見てきたツールの中ではなかったんです。他のスケジュール管理者に見せた時には全員大興奮でした。
見た目やビジュアルが大幅に変わり、一目で状況が把握しやすくなりました。スケジュールの色を任意で変えられるので、案件の状況に応じて、色を変えています。
以前はテキストで打っていただけなので、探すのが大変だったのと、一目で1日の案件の数や予定を組む上でのスタッフの数が把握しづらかったので、すごく改善しました。また、項目に連動して色を変更できる機能も追加されたので、さらに便利になりました。
新しく入社したスタッフが、僅か1、2週間で「まだ案件が進行中」ということが一目で理解できる使いやすさ。新人にも素早く適応しやすく、その点が特に感じられます。
また、アプリがGoogleマップと連動しているので、工事スタッフが指示書を開かなくても住所が入ってれば、ナビ代わりにしていくことができます。
概要に詳細を記入することができるので、工事の内容や注意点が把握しやすくなりました。
以前は1日のスケジュール管理はしていましたが、詳細は、電話や直接伝えるというやり方が多く、指示を出す人によって連絡の方法がバラバラでした。今は、必要な情報が統一されたので、工事スタッフの視点や思考のブレは減ったと思います。
また、急に発生した障害対応の管理も楽になりました。障害対応の際、現場の近くにいる人や早く作業を終えた人を向かわせるため、スタッフの入れ替えが発生しますし、その際に現場での作業には、現場の情報や図面、署名が必要な場合もあります。
以前は、スタッフの入れ替えが行われると、新しいスタッフに全ての情報を再送する必要がありました。サポスケを導入してから、案件情報も入っていて、資料もドライブ経由でスケジュールに紐つけられるので、カレンダー画面で人を入れ替えるだけでよくなったんです。メールで別の担当に資料含めて送り直すなど、手間がなくなり、すごく助かってます。
スケジュール管理者の業務自体大きくは変わってないですが、今まで頭の中で組み立てを行っていて、サポートや把握ができない状態でした。
思考やスケジュールの組み方に近いシステムを開発していただいていたおかげで、今までと同じような思考で仕事ができ、ビジュアル的な部分も含めて、周りのスタッフも把握や共有ができやすくなったことによって、サポートも入れられるようになりました。
スケジュール管理者以外で初めて予定を調整する際、急な対応が必要な場合、以前は全ての担当者に確認して調整していました。サポスケだと、誰が空いているかすぐに把握できるため、能動的にスケジュールを調整することができるようになりました。
最初はある程度抵抗や、受身な姿勢があるだろうなとは思ってはいました。
スケジュール管理者もそれぞれタイプが違うので、マニュアルを作成して渡し「こんな感じでやるからね」っていうのを何回か話し、書式に落としてしまって「じゃあやってね」っていう形で一回動かしました。
新しい人が入ってきた際、教えてる人間が忙しくて教えられない時も、マニュアルを見ながら管理ができているので、マニュアルを作成してよかったなと思いました。
導入の時点で、サポスケ以上に弊社に合うシステムは他にないと感じていましたし、ソフトウェアの不具合であるバグを修正するだけではなく、機能追加も含めこれだけこまめにアップデートをしているシステムって正直見たことがありませんでした。
そういう部分で純粋にすごい会社だと思っていて期待しかないです。また、何でも詰め込んでしまうと重くなったり、何が目的のシステムか見えなくなったりする中で、サポスケが弊社だけでなく、様々なユーザーさんからの意見もくみ取って使いやすさを追求されている部分も感じているので、更なる追加開発にはすごく期待してます。
他には、今後サポスケの規模が大きくなってきた時に、スケジュール管理以外の部分も含めて、我々の業界でプラスになるようなシステムが今後期待できたりするのかな、と思っているので長く見させていただきます。
また、弊社を担当していただいた担当者の方がとてもよかったです。弊社の要望や質問をすごく真摯に受け止めて下さっているように思います。それと、会社や仕事に対しての情熱が素晴らしかったです。
前に担当者が「ものを売るだけの営業になりたくない」とおっしゃってたんですが、本当に今後はそういうコンサル営業の時代だと思います。ぜひぜひ今後も一緒に寄り添って、例えば今の担当ではない方が担当になったとしても、同様に情熱を持って付き合っていただけると、こちらとしても非常に嬉しいかなと思います。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。