2024年11月02日
会社概要
2020年3月に設立され、愛知県知立市を拠点とする合同会社生和 訪問看護ステーションはなこ様は、訪問看護事業を営んでいます。
「思いやり」「相手の立場にたつこと」を大切にされており、地域の方々の健康と幸福を願い、日々業務に励んでいらっしゃる会社様です。
今回は、サポスケをご利用いただいている合同会社生和 訪問看護ステーションはなこ 管理者の樅山 みちよさんにインタビューさせていただきました！
会社設立時より、Excelでのスケジュール管理を行っておりました。
ExcelファイルはDropboxに保存し、外出先でも参照できるようにしていましたが、なかなかその場で修正・変更するには不向きな部分もあり、結局、事務所に戻ってから更新するか、内勤スタッフに連絡して更新してもらっていました。
また、急ぎの対応が必要な場合等、LINEで伝達を行っておりました。
Excelはコピー＆ペースト等もできますが、1つ予定が変更になると、いろいろと改めて組み直す必要があるため、他の予定をずらす作業等、それなりに時間がかかっておりました。
また、コピー＆ペーストの作業を行う際に罫線やフォーマットが崩れてしまったりと、運用すればするほど、やや見映えの悪い表になっていきました。
前職はクリニックに勤めておりましたが、紙管理がメインでしたので、そもそもExcelがそこまで得意ではないという部分もあり、それなりに労力と時間がかかっていたかと思います。
サポスケは操作がシンプルで、PC操作が得意ではない私でもすぐに慣れることができました。
特に便利なのは、予定変更をドラッグアンドドロップで簡単に行える点です。これまで時間がかかっていた予定の組み直し作業が、大幅に効率化されました。
さらに、基本の訪問パターンが事前に登録されているので、毎週のスケジュールは変更点の微調整だけで済み、漏れのない管理ができるようになりました。
サポスケの「未割当」という機能も役立っています。キャンセルになった予定を、確定済みの予定と分けて管理できるので、視覚的にも非常にわかりやすくなりました。
また、カードの色もExcel時代と同じ配色で運用しているため、社内のスタッフも違和感なく受け入れられたかと思います。
サポスケを導入したことで、各スタッフが外出先でもスケジュールを確認できるようになり、例えば、利用者様に次回の訪問日をお伝えする際も、その場でスマホでサイド確認し正確な情報を伝えることができています。
また、以前はExcelで1週間単位でスケジュールを作成していたため、数週間先の予定を管理するのが大変でしたが、今では数週間先の予定でも簡単に登録できるようになり、利用者様から変更依頼があった際も、登録漏れがないような運用ができています。
予定漏れは利用者様との信用問題にも関わってきますので、ヌケモレがなくなったことは大きな効果だと感じています。
最初は、カレンダーの表示形式が以前のExcelとは縦横が逆（スタッフ名と時間軸の配置）だったため、少し戸惑うかと思いましたが、1週間も経たずにすぐ慣れてしまいました。
また、弊社ではスタッフにスマホを支給しているのですが、スマホでの運用もスムーズに定着しました。
これまでは私がスケジュール管理を一任していましたが、サポスケの導入を機に、他の社員にもスケジュール管理を任せられるようになりました。
細かいですが、ユーザーごとに権限を設定できる機能や、変更履歴が残る点は非常に便利で、安心して運用できています。
めちゃくちゃあると感じています。
スケジュール管理の部分はすぐに定着しましたが、まだ他の機能についてもフル活用できると思っているので、たくさんアドバイスをいただけると嬉しいです。
サポスケの導入をきっかけに、社内でもDX化の機運が高まり、新たにNotionを活用して社内マニュアルの整備も進めています。クラウドツール同士ですので、各利用者ごとに作成した手順書のNotionリンクをサポスケに登録することで、スタッフは訪問時にワンクリックでNotionページを確認できるようになりました。この点でも、いろいろなアドバイスをいただき大変感謝しております。
PC操作が得意でない私でもすぐに使えるようになりましたので、他の会社様でも抵抗感なく活用できるサービスだと思います。今後もさらなる発展を期待しています。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。