2024年05月28日
会社概要
岐阜県高山市に拠点を構える有限会社大下設備工業様。
水道本管工事から、個人宅での新築やリフォームに伴う給水管工事、水漏れ、トイレの修理・交換など、地域密着型の水道指定工事を営んでいます。
「お客様の立場に立って対応し、創意工夫と安全第一で工事を行なう事」をモットーに毎朝のミーティング時にそれぞれが行った工夫や困ったこと解決策などを出し合い、技術の共有を図って業務に励んでいらっしゃる会社様です。
今回は、サポスケをご利用いただいている有限会社大下設備工業 代表取締役 大下 正樹さんにインタビューさせていただきました！
※顧客情報のためモザイクをかけてあります。
当初はホワイトボードや紙を使用してスケジュール管理を行い、口頭でスケジュールを共有していました。
2年くらい前からスプレットシートを使用して、1ヶ月から半年程の中長期の事業計画を立てる運用に変更しました。また、1~2週間の細かなスケジュール管理や共有はTimeTreeを使用していました。
当初はGoogleカレンダーの利用も候補に入れていたのですが、登録できる情報が細かすぎてそこに縛られるような気がしていました。もう少しライトに利用したく、プライベートでも利用している人が多かったTimeTreeをスケジュール共有用のツールとして使い始めました。
緊急の仕事が入ったり、お客さんの都合で予定が変わるなど、弊社の仕事柄イレギュラーな事項が発生することが多いのですが、以前の運用体制だと急な変更も柔軟に対応しずらく、変更後の予定を共有しにくいと感じることが多かったことがきっかけです。
さらに、スケジュールの件数が増えすぎると、スケジュール画面に一覧で表示されなくなるのがネックでした。予定が少ない場合はいいのですが、1日に10件程工事の予定が入っていた場合は、一覧表示されず予定を見落としてしまうことがありました。
このような状況が続く中、現場の片手間で、入力や変更、記入が簡単にできるツールが何かないかなと思っていました。
実際にトライアルに申し込みし、様々なツールを試用しましたが、室内での利用に適しているものが多く、外出先での利用には不向きでした。また、文字が小さすぎたり、入力項目が多すぎたり、縛りが強すぎると感じました。
スケジュール管理機能のほかに、請求管理、領収管理などの機能がついているなど、自社には不要の機能がついており、導入費用も高額であったことも理由の一つです。
また、一般的な高機能なものは、カスタマイズすれば自社に合うようにはできると思うんですが、それが手間だと思いました。カスタマイズして簡略化することもできますが、それをやるのがめんどくさいと感じ、ここまで高機能なものはとりあえず今のところはいらないかなと思いました。
スケジュールの共有がしやすくなっただけでなく、常に誰もが自由にスケジュールを入力し、必要に応じて調整することができるようになりました。最近では朝のミーティングの際にモニターにサポスケの画面を出して、スケジュールの調整や優先順位の確認を行ったり、前の日の反省をするなどできるようになりました。
また、弊社では色機能を活用して、スケジュールの優先度や性質を明確に表示しています。黄色は完了した案件、赤色は緊急な案件、紫色は予定が変更可能な案件、青色は顧客との予定や工程上動かせない案件を表しています。また、事務所内の業務や休暇の管理にも色分けを利用してとてもわかりやすくなりました。
カレンダー表示も色々試してみて、最初は月間を表示していましたが、字の読みやすさと期間の長さで2週間表示が一番いいなと思いました。
お客様への対応品質が向上しました。以前はお客様からの電話に対して、具体的な予定が把握できないため連絡が滞ることがありました。さらに業務がかさむと入力が面倒で、後から入力しようとしてそのまま忘れてしまったこともあったのですが、その際、業務が落ち着いて再度お客様に連絡すると、他の業者に依頼されてしまうこともありました。
サポスケを利用することで、スケジュールを確認し、具体的な日程を即座に提案できるようになりました。特に、スタッフごとのスケジュールが一目で把握できるため、誰が空いているかを素早く確認できます。お客様ごとに担当者が決まっていたりするので、その担当者のスケジュールを参照することで、担当者以外でも具体的な日程調整が可能となりました。
私が事務所にいる場合はもちろんのこと、外出中にご依頼などの連絡があった時でも、サポスケを確認してすぐに折り返し連絡することができるため、今までよりも迅速な対応が可能になりました。そして、決定した日程を即座にサポスケでスケジュールに反映させることもできるようになりました。
以前は建築業者や元請け業者からの依頼に対しても、具体的な日程を提示できずダブルブッキングをしてしまうことがありましたが、今では、具体的な日程を提示し、先の予定も共有することができるので段取りを良くすることができました。
まず私が使ってみて、ある程度この使い方が会社全体で使えるかどうかを試してみました。その後、共有して、他のスタッフにも同じような使い方を提案したので、特に社内への展開は難しくなかったです。
また、社内のスタッフが少ないため、意思の疎通は比較的取りやすかったと思います。他のスタッフから、もっと効果的な使い方があるのではないかという意見も出たりして、色々と試しながら使用しています。
私自身は、後で予定を入れようとすると忘れることが多いため、電話がかかってきたらすぐに予定を入力するようにしています。その際には、スケジュールではなくメモの機能を使用して一時的に予定を記録します。
余裕がある時には細かく予定を入力することもありますが、集中している時にお客様からの電話が入ると出て、その後忘れてしまうことがあるため、その場でメモ書きでもいいので、すぐに入力するようにしています。この柔軟性はありがたいです。全ての情報を入力しなくても登録できるのが非常に便利です。
他のスタッフは最初に顧客情報などのデータを一括で入力し、それに紐付けて操作している方もいます。朝のミーティングで画面を共有しながら操作している際に、新しい使い方に気づくこともあります。
サポスケの導入によりスケジュール管理が楽になり、他の建築業者にもサポスケでスケジュール管理をしていることや、今はツールで管理する時代であることを話しています。
また、生産性も向上しました。導入当初は、きっちりスケジュールを決めてもうまく行かないという意見がスタッフの中から出ることもありましたが、実際に使ってみると、時間に余裕を持って予定を組みながら柔軟に対応することでうまく回り始めました。
予定を見ながら「これは厳しいね」「1日では無理かな」といった議論が生まれたり、1日に3件の予定を回るのが難しい場合は2件に減らすといった柔軟な対応ができるようになり、大変助かっています。
現在のところ、サポスケの費用対効果は非常に高く、お値段以上の価値を提供していると感じています。今後は、報告書機能がパソコン上でも利用できると嬉しいです。新機能が次々と追加されているので、今後の展開に期待しています。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。