スプレットシートのPDF化の手間を削減！スケジュール業務だけでなく請求業務の効率化を実現！

2024年11月02日

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会社概要

2020年9月に設立され、東京都大田区を拠点とする株式会社PETIT MONSIEUR様は、ベビーシッター、家事代行サービス事業を営んでおり、ご利用者様が心に余裕を持てるよう、そして、ご家族全員が毎日笑顔で過ごせるよう全力でサポートしていらっしゃる会社様です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社PETIT MONSIEUR 広報部の広田 明日香さんにインタビューさせていただきました！

PDF作成の手間と複数シート確認による作業の非効率性

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

スケジュール管理はスプレッドシートを利用しておりました。

また、スタッフへの予定共有については、スプレッドシートをPDF化してSlackへ投稿する形式で伝達しておりました。

以前のスケジュール管理方法ではどのような不都合がありましたか？

新規案件が入る度に最新のスケジュールをPDF化してSlackに送信していたので、それなりに時間と労力がかかっていました。急なキャンセルや時間変更も頻繁に発生する業界のため、更新して再度PDF化する作業も、チリツモとなると負担感や面倒くささがありました。

スタッフのシフト収集については、Googleフォームを利用し出勤可能な日を送ってもらい、スプレッドシートに反映させていましたが、シフト表も最終的にはPDF化して共有するスタイルをとっていました。

今思い返すと、スケジュールもシフト表もスタッフの見やすさを重視すると、スプレッドシートをそのまま共有するよりPDFの方がベターで、そこに相応の労力が発生していたなと思います。

また、管理シートが複数あり、1つのツールで一元管理できていなかった点もやや非効率だった部分だったと思います。基本的に、顧客情報・スケジュール表・シフト表といった複数のシートを行き来しながら調整作業を進めることが多かったので、作業効率を上げることに苦労しておりました。

案件共有とシフト管理を一元化し、ダブルチェックで請求業務を仕組み化！

サポスケを導入してどのような効果がありましたか？

スタッフへのスケジュールや顧客情報の共有とシフト管理がとても楽になりました。

以前はスプレッドシートをPDFにしてSlackにアップしておりました。大きなミスには至ることななかったのですが、スタッフからは「今のPDFが最新かどうか不安」や「自分の依頼を見落としているかもしれない」という不安の声が多くありました。サポスケを導入してからは、常に最新版の情報を共有できているという共通認識から、スタッフのこうした不安を解消できていると思います。

また、サポスケはカスタマイズ性が高く、顧客情報等、細かく項目分けして登録することも可能なので、スタッフにスケジュールを共有するだけではなく、同時に顧客情報についても漏れなく伝達することができるようになっています。弊社では訪問時に確認が必要な資料（計画書・引き継ぎシート・メニュー表・自治体ごとのルールをまとめた資料等）をGoogleドライブに格納しているのですが、サポスケにGoogleドライブのリンクを登録しておくだけで、スタッフはワンクリックで必要な情報にアクセスできるようにもなった点も大きな効果かと思います。

あとは、顧客ごとの過去の履歴をすぐに確認できる点も重宝しております。
例えば、ベビーシッターと家事代行を交互に依頼されるお客様等、リピート顧客も多いので、前回どんなサービスを行ったのかをパッと確認できる点も大変便利です。

社内への浸透に苦労はありませんでしたか？

サポスケを導入した際、私が使い方を教えたところ、スタッフはすぐに慣れて使用してくれたので、特に苦労はありませんでした。

以前は全員分の案件をPDFで共有していたため、スタッフ個々人からすると自分の案件が見つけにくかったのですが、現在は自分の案件だけが表示されるようになり、必要な情報がすぐに確認できるようになったとスタッフからも好評価をもらっています。

カレンダー上のスケジュールカードの色も、スプレッドシート時代と同様の色分けで運用しているので、スタッフも抵抗感がなく受け入れやすかったと思います。

また、カスタマイズ項目を細かく設定して運用しているのですが、情報に不足があると、逆にスタッフ側から指摘してくれることもあり、情報のヌケモレがなくなりましたし、スタッフにとっても情報がしっかり登録されているというのは安心感に繋がっているように感じています。

その他、スタッフにはアプリで自分の予定を確認したら「確認済にする」というボタンを押してもらうという運用を徹底するよう依頼しましたが、これもすぐに定着したため、「ちゃんと見てくれているのかな？」といった管理者側の不安も解消され非常に助かっています。

他にサポスケの導入後に変わったことはございますか？

急なキャンセルが発生したり、案件が集中してしまう日はキャンセル待ちも何件か出てきてしまうのですが、それらのステータス管理もサポスケで行うようになっています。サポスケでは登録したステータスをカード上に表示させることもできますし、カードを「キャンセル待ち」という場所に置いておくこともできますので、視覚的にもどんな状態なのかということが把握しやすくなりました。

さらに、サポスケは月次の集計業務にも役立っています。例えば、今月は何件、顧客都合 or 弊社都合でキャンセルがあったのか、キャンセル待ちが何件ありどれだけ対応できなかったのか等の集計も簡単に行えるようになりました。

また、請求担当の管理面でも重宝しています。例えば、キャンセル料が発生する場合は、前々日と前日で料金が異なるのですが、サポスケにキャンセル料（50%等）や請求金額の管理項目を追加したことで、請求担当のスタッフが、効率的に確認しながら請求業務を行えるようになりました。

また、自治体ごとの請求利用券や応援券を預かっているのですが、どの自治体券を何枚利用したのか等の情報も登録することで、月次の集計業務の際に、集計結果と実際に手元に残っている券の枚数の突合作業も大幅に効率化し、厳格な枚数管理ができるようになっています。

さいごに

今後サポスケに期待していることはございますか？

現状、サポスケのサービスも含めて満足しています。

欲を言えば、スタッフの閲覧範囲を自分の予定のみ or 全員分の予定の2択だけではなく、自分の予定＋キャンセル待ちだけを見せれるようにしたり、アプリのカード上に表示する項目をカスタマイズできるようにしたりと、より細かな設定もできるようになると、スタッフ側にとってもさらに利便性が高まるかなと思っております。

引き続き、こういった細かな部分もユーザーのご意見をもとに、アップデートし続けていただけると嬉しいと思っております。

より使い勝手の良いサービスになってくれることを期待しておりますので、これからもよろしくお願いいたします。