2024年10月30日
会社概要
2018年1月に設立され、京都市北区を拠点とする株式会社タクミサービス様は、施設の清掃や警備、空調設備や給排水衛生設備の保守・点検・修理などのビルメンテナンス業務を行う企業です。
環境保全や衛生管理に注力し、地域社会に日々貢献していらっしゃる会社様です。
今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社タクミサービス 武田さん、浅野さんにインタビューさせていただきました！
以前はホワイトボードでスケジュールを管理していました。アナログな管理体制をデジタル化し、スタッフ間で共有できる方法を模索する中でサポスケを導入しました。
また、導入前に約1年ほどGoogleカレンダーやrakumoカレンダーを使用していた時期もありました。
元々、設備班ではGoogleカレンダーを使っていましたが、部門の特性やモチベーションによりデジタル化がスムーズに進み、先にGoogleカレンダーを導入しました。rakumoカレンダーも途中から使い始め、こちらはスケジュール共有に適していたため、しばらく使用していました。しかし、ホワイトボードの運用を長年継続していたため、デジタルへの完全移行には不安がありました。
去年の11月に開催されたビルメンヒューマンフェア&クリーンEXPO 2023でサポスケを見つけました。
他のITツール系のブースも拝見しましたが、多くの付帯機能がある点が弊社にとってはかえって魅力的に感じられませんでした。たとえば、「報告書が作れる」「〇〇ができる」などの機能が逆に導入のハードルが高いと感じました。
御社のブースで初めてサービス内容を聞いた時、スケジュールに特化したシンプルな内容だったため、「これは使えるのでは」と思い持ち帰りました。
その後、2024年4月からサポスケを導入しました。導入までには紆余曲折ありましたが、現在はスタッフ全員に運用が定着しています。
各部門でホワイトボードを使用していましたが、書き込むタイミングがバラバラでした。月が変わってから書いたり、まとめて書き込んだり、途中で更新したりと、部門ごとにルールが異なり、スケジュールの更新タイミングが分かりづらかったです。
また、月間スケジュールとして当月分と来月分は作成できましたが、それ以前やそれ以降の部分はデジタルでないと管理が難しいと感じていました。
さらに、ホワイトボードを消す際に、写真を撮らないと記録が残らない点が不便でした。例えば売上が漏れていることがあった際など、その確認のためにスケジュールを振り返る必要があり、そういったケースで見返せるように写真を撮っていました。
加えて、スケジュール共有の方法は、基本的に社内のホワイトボードを見て確認する形でした。先のスケジュールを調整したい場合は、事務所に電話して「空いている日を教えてください」と依頼することが多く、事務担当者に負担がかかっていました。事務の方に確認してもらうか、自分のスマホで管理するか、頭の中で覚えるかという形で、共有がとても大変でした。
実際に使ってみると、カレンダーの見え方が大きく違います。
Googleカレンダーでは、色がパッチワークのように割り当てられ、個々の人に対して色が決まります。つまり、Googleカレンダーでは人に色がつきますが、案件ごとに色がつかない点がサポスケとの違いです。
サポスケでは、仕事内容に応じて色付けのルールを設定できるため、視認性が大幅に向上しました。4〜5人くらいの小規模なグループならGoogleカレンダーでも対応できるかもしれませんが、20〜30人規模になると、Googleカレンダーでは色の割り当てが複雑で非常に見づらくなっていました。
スケジュールの表現が統一されました。
以前は部門ごとに入力ルールがバラバラで、同じ案件でも異なる表現が使われていました。サポスケ導入後は、物件マスタを登録することで、誰が見ても同じ案件とその内容が一目でわかるようになり、大変助かっています。
また、GoogleWork Spaceではサポートなどは特になかったのですが、サポスケでは私たちの提案が多く採用され、柔軟な対応が非常にありがたかったです。特に、定期スケジュールがカレンダーに自動的に反映されるようになったことは非常に大きく、社内での運用がスムーズになりました。
現在は全ての部門でサポスケを使用しています。なお、経理部門では定期的なスケジュールは有りませんが、入札関連の予定を入力して全員に情報を共有するのに役に立てています。
最初は苦手意識というか、先入観が強かったのでスタッフがサポスケを使いこなせるか不安でした。しかし、実際に使ってみると、スマホでLINEを操作する感覚で扱えたので、すぐに慣れました。「やってみたら案外簡単だ」という感じでした。
導入時には、「この人はハードルが高いかもしれない」「この人はすんなりいけるかな」と考えていましたが、実際には懸念していた人が今では一番使いこなしてくれています。それどころか、細かく入力してくれるので少し驚いています。他の社員も標準的にプラスアルファで使いこなしてくれていて、とても嬉しいです。
導入時に「新しいツールを導入します」と大げさに感じられていた部分もあったかもしれませんが、簡単なレクチャーで基本的な操作ができるようになったので、思いのほかスムーズに進みました。
またこれまでGoogleカレンダーを使用していなかったスタッフにもサポスケのアプリを導入し、しっかり活用してくれています。
基本的にスタッフ全員には、ウェブとスマホの両方でサポスケを使ってもらっています。
75歳のスタッフはスケジュール確認専用で、スタッフ用アプリのみを使用していますが、スケジュールを確認した際のチェックボタンを最もよく活用してくれています。
また、一番使いこなしていると感じるのは64歳のスタッフです。そのスタッフは現状を重んじるタイプですが、サポスケには自然に馴染んだようで、「周囲のスタッフのスケジュールも見えて、とても良い」と話していました。
ネットワークやITの知識があまりない方のほうが、逆にサポスケに馴染みやすかったと感じています。直感的に文字を入力するだけのシンプルさが、「これを入力すればいいんだ」と自然に覚えられるのが良かったです。私たちも最初は考えすぎていた部分があったかもしれません。逆に知識がある人は、操作方法を考えすぎることがあるので、サポスケの直感的な操作性がとても優れている点だと思いました。
日々アップデートされており、弊社の意見を取り入れてもらっていると実感しています。全国から集まる意見をもとに開発が進められていると思いますが、自分の提案が採用されると、しっかり要望に真摯に向き合っていただいていると感じられ、感謝しています。スタッフからも「こんな機能があれば」という声が上がることがあり、その際はご相談させていただきます。
例えば、春頃からお願いしていた「カレンダー上で個人集約をしたメンバーで絞り込む」という機能も、しっかりと対応していただきました。ただ、やはり使い続けると「これが欲しい」「あれが欲しい」といった新しい要望が出てきます。
その中で特に今聞いている声としては、スケジュールを誤って消してしまった際に、どこを消したかわからず後戻りできないという点です。「うっかり携帯を触ってしまってスケジュールを消してしまったが、どれを消したかわからない」という状況がたまに起こります。これについて、一度だけでも戻れる機能があれば嬉しいです。
直近ではこのような声がありましたが、それ以外は非常に便利に使わせてもらっています。これまでしっかりと対応してもらっているので、今後も信頼できるなと感じています。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。