サポスケでホワイトボードの面倒な手書き作業が不要に！世代を問わず誰でも簡単に操作できた。

2025年06月05日

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会社概要

1977年10月に設立され、神奈川県川﨑市を拠点とする株式会社ワイ・デイ・エス様は、産業廃棄物処理・清掃工事及び各種調査、清掃・防食塗装工事業務を行う企業です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている 株式会社ワイ・デイ・エス 代表取締役の中村さん、事務員の中嶋さんにインタビューさせていただきました！

ホワイトボードによる手書きのスケジュール管理に限界を感じていた

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

中村さん（代表取締役）
私と中嶋の2人で、ホワイトボードを使ってスケジュール管理をしていました。スタッフは、それぞれ会社に戻ってホワイトボードを見て、スケジュールや作業内容を確認するという流れでした。

ホワイトボードは、3ヶ月分のスケジュールが書けるようにオーダーメイドで作ってもらっており、すべて手書きで予定を記入していたため、かなり手間がかかっていました。

さらに、現場の予定は天候の影響を受けやすく、変更が頻繁に発生します。そのたびにスケジュールをすべて手書きで書き直す必要がありました。

ホワイトボードでスケジュール管理をしていてどのような不都合がありましたか？

中村さん（代表取締役）
手書きでスケジュールを管理していたため、まず書き込む手間が大きく、作業にかなりの労力がかかっていました。また、記入ミスを防ぐためには、毎日何度も慎重に確認する必要があり、大きな負担になっていました。

さらに、現場の予定は天候に左右されやすく、特に浄水場のような屋外作業の多い現場では、雨が降ると作業がすべて中止になります。
当日の朝に急遽中止になることもあり、そのたびにスケジュールをすべて手書きで修正していました。

日程の変更以外にも、作業車の割り当ても頻繁に変更になっていました。車両ごとに特徴があって「やっぱりこの作業には別の車がいい」というスタッフからの要望が出ることもあり、全体のバランスを見ながら再調整するのもとても手間がかかっていました。

加えて、過去の作業状況がわかる記録を追うのもとても大変でした。当時はホワイトボードに書いた内容を、毎日紙に転記して保管していました。さらに、変更があるたびに何度も書き直し、確定したら別の紙に書き直すという作業を繰り返していたため、二重・三重の管理になっていました。

例えば、スケジュールを組む際に、「誰がどこに行ったか」といった情報は、翌年に同じような案件が来た際に非常に重要になります。
前回のスタッフに「どうだった？」と聞くのが一番確実なので、使用した道具や作業の難易度、新人でも対応できるかどうかなど記録があるだけで判断しやすくなります。

また、複数人で対応する現場では、前回対応したメンバーを今回も含めたい、というケースもあります。お客様も、「前回やってもらっているからわかっているよね」という前提で依頼されることが多く、過去の対応履歴はとても大切でした。

さらに、伝票や出勤簿の確認もすべて紙で行っていたので、こちらも非常に手間がかかっていました。実際に1年前のデータを探して、「この現場には誰が行ってたっけ？」と調べることもよくありました。

スケジュールや情報共有の際に、どのような不都合がありましたか？

中村さん（代表取締役）
以前は、スケジュールを確認するには会社に来てホワイトボードを見る必要があったので外出先からは確認できなかったのでとても不便でした。

出張中のスタッフからは「ホワイトボードの写真を送ってほしい」と連絡が来ることもありましたし、出社したスタッフは、先の予定を確認するためにホワイトボードをスマホで撮影して持ち帰るのが日常になっていました。

手書きの手間がなくなり労力が軽減！どの世代のスタッフも簡単に操作できた

サポスケを導入してどう変わりましたか？

中村さん
単純に言うと、以前はホワイトボードと紙の両方に手書きでスケジュールを記入していたので、その書く手間がなくなっただけでも本当に楽になりました。特に、書き換え作業の負担が減ったのが大きいです。

例えば、現場の予定が急に変わったとき、すべて手書きで書き直していたんですが、繁忙期は現場の数が多すぎてとても追いつきませんでした。
その点、サポスケに変えてからは、スムーズに修正できるようになり、作業効率が大きく変わりました。また、ミスがないかをチェックする回数も以前より格段に減りました。

さらに、先々の予定を入れておけるのも非常に便利です。
以前は3ヶ月分しか予定を管理できなかったので、それ以降の予定は忘れないように紙に書き留めておく必要がありました。今はその手間もなくなりました。

中嶋さん（事務員）
もともと手書き作業をなるべく減らしたいと思っていたので、その負担がなくなったことが、サポスケを導入して一番助かっているポイントです。

さらに、単純に見やすいですし、スケジュールの変更もとても簡単になったので、いつも助かっています。

社内への浸透で苦労した点はありますか？

中村さん
思ったより、スムーズに浸透しています。
休憩時間なんかに、みんなで先々の予定を見ながら「○○の現場が入ってるね」などといった話を自然にしていて、意外とみんなしっかり活用してくれているなと感じています。

サポスケのスタッフ用アプリについても、特に説明をすることもなく自然と使いこなしてくれている印象です。
アプリを導入しただけで、「なんとなく」で操作できていますし、「使い方がわからない」と言ってくる人はいません。それくらい簡単に操作できるんだなと感じています。

例えば、60代後半の従業員も、スケジュールが入った際に「確認しました」ボタンの使い方を説明していないのに、しっかり押してくれていたりします。
通知機能も活用していて、案件が変更になったとき、休みの日でも通知を見て「変更になったの？」と連絡をくれたこともあり、ちゃんとチェックしてくれているんだなと感心しました。

弊社には20代から60代後半まで幅広い年齢層の従業員がいますが、どの世代の人も問題なく使えているようです。

サポスケのスタッフ用アプリを使用して使いやすさなどはどうですか？

現場スタッフAさん
私は若いので、こういったアプリはもともと好きな方なんですが、実際に使ってみても特に不便だなと感じることはありませんでした。

スマホにアプリをインストールして使っていますが、説明なしでも操作できるくらいシンプルで、非常に見やすいです。

明日の現場や翌週の予定もすぐに確認できるので、とてもわかりやすいアプリだなと感じています。

また、休みの日でもアプリで予定を確認できるので、「来週何が入ってたっけ？」というときもすぐ確認できるのは大きいですね。

現場スタッフBさん
私もすごく使いやすいと感じています。不便に思うことは特にないですね。

なかでもスマホに通知が来るのがすごく便利だと思っています。
以前は、会社に戻ってホワイトボードを見ないと情報がわからなかったので、現場に出ていると予定の変更などに気づけなかったんです。でも今は、どこにいても通知が1件来ればすぐに最新情報が確認できます。これは本当に大きな違いだと思います。

また、各現場のカードをタップすると、その日の作業内容などが細かく書いてあるのも助かっています。ホワイトボードがダメだったというわけではないんですが、サポスケに変えてからは、かなりありがたみを感じています。

さらに、家にいてもスケジュールを確認できるのもすごく便利ですね。「会社に戻らないと情報が見られない」というストレスがなくなったのは、とても大きい変化です。

さいごに

今後サポスケに期待していることはありますか？

中村さん
弊社のさまざまな要望に対して、いつも迅速にご対応いただき、とても助かっています。不躾なお願いも多いかと思いますが、柔軟にご対応いただける点に感謝しています。

私たちとしても、より使いやすいツールになっていくことを期待していますし、「会社」という軸のもと、今後ますます進化されることを楽しみにしています。

東京のお客様にもぜひご紹介していけたらと考えておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。引き続き、サポスケの発展を期待しています。