Googleカレンダーの不便さを解消！サポスケで売上把握を「15日後」から「即日」へ。データに基づいた攻めの戦略を実現

株式会社第一ビルメンテナンス様の課題

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会社概要

1984年4月に設立され、東京都新宿区を拠点とする株式会社第一ビルメンテナンス様は、東京圏3,600棟の豊富な管理実績を持ち、自社スタッフによる独自の技術とサービスを展開されている、ビルメンテナンス業務を行う企業です。

サポスケは、人と住環境をきれいにすることを使命としハウスクリーニング事業を行うひとえいち事業所にて活用いただいております。

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今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社第一ビルメンテナンス　渡邊 大樹さんにインタビューさせていただきました！

顧客情報の引き継ぎができず、入力作業に手間とミスが発生

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

最初はエクセルや紙で管理していましたが、その後すぐにGoogleカレンダーに切り替え、約10年間使用していました。

顧客情報や作業内容は、基本的にGoogleカレンダーのメモ欄にテキストで入力して運用していました。

Googleカレンダーでスケジュール管理をしていてどのような不都合がありましたか？

Googleカレンダーのメモ欄に顧客情報は残せないので、リピーターの方がいても毎回最初からすべての情報を手入力しなければならず、とても手間がかかりました。また、電話番号などの単純な入力ミスも頻発していました。現在、リピート率は年々上がっており、3〜4割のリピーターがいるため、顧客情報を引き継ぐことが非常に重要だと感じていました。

また、全員がGoogleカレンダーにアクセスでき、誰でも編集できたため、誰が最後に更新したのか分からず、スケジュールが突然消えてしまうトラブルもありました。

15名で1アカウントにアクセスしていたため、カレンダーがごちゃごちゃして見にくくなり、特に10人を超えた頃から操作が不便に感じるようになりました。見た目の工夫もあまりできず、色分け程度しか対応できませんでした。

さらに、1日のスケジュールは、基本的に2人1組のチームが午前と午後に1件ずつ回る形が多く、現在は5〜6班で運用しています。さらに、社内の会議やシフト、休みの情報もすべて同じカレンダーに入れていたため、1日のスケジュールが非常に多く、見通しが悪くなっていました。

メモ欄に顧客情報や作業内容を入れても、入れた情報を活用できる仕組みがなく、傾向やパターンを分析することもできない状態でした。そのため、より効率的な管理方法を検討していました。

サポスケ以外で何かサービスを探しましたか？

スケジュール管理ソフトをいくつか検討しましたが、使いづらく感じました。

また、その前に社内の共有システムとしてサイボウズを使っていました。一度、サイボウズのアプリで対応できないかと社内のSEが試作してくれたのですが、要望を満たすものを作れず、結局Googleカレンダーの方が使いやすいと感じていました。

その後、他にも2〜3社ほど候補がありましたが、最終的にサポスケが一番使いやすいと感じ、導入を決めました。

リアルタイムで売上を把握し、効率的な業務運営と販売戦略を実現

サポスケを導入してどう変わりましたか？

入力作業が簡単になったことで、単純な入力ミスが減りました。

具体的には、1件あたりの顧客情報の入力時間が導入前の5分から2〜3分に短縮されました。特にリピーターの方の過去情報を引用する作業は、以前は5分ほどかかっていましたが、現在は1分程で完了しています。

あわせて、正確性も向上しました。以前は月に1～2件ほど発生していた電話番号や住所の入力ミス、スケジュールの重複・消失なども、今では半年に1件程度まで減少しています。

また、更新履歴が見えるようになったのは非常に助かっています。以前は、誰が最後に対応したのか分からず、お客様からの問い合わせがあった際に「誰が対応したんだっけ？」と混乱することが多かったです。しかし、今は履歴を見れば誰が最後にやり取りしたかすぐに確認できるので、スムーズに対応できるようになりました。

全員がスケジュールを入力できるようにしており、作業や社内の予定を色分けして管理しています。作業が完了したら色を消すことで、入力漏れがないかも一目で確認できるようになりました。

社内への浸透で苦労した点はありますか？

最初は使い心地や操作方法の説明に少し手間はかかりましたが、見やすさの点では非常に優れていたので、意外とスムーズにみんな使えるようになりました。

また、初めは「もっとこういう機能が欲しい」というリクエストがありましたが、その度にサポスケの社員様に迅速に対応していただけたので、スタッフからは非常に好評でした。

カスタマイズ項目の調整は試行錯誤しながら追加したり、削除したりしていたので、完全に運用できるようになるまでには2〜3ヶ月ほどかかりました。しかし、エクセルで使っていた項目をそのまま引き継いだ部分も多かったため、予想していたほどのトラブルはありませんでした。

他にもサポスケの効果を感じることはありますか？

サポスケのカスタマイズ項目を活用して、データ分析に役立てています。

例えば、作業前には「予定合計金額」「ポイント使用の有無」「オプション受注額」などの項目を管理し、作業後にはリーダーが「リピート回数」「作業人数」「作業時間」「確定作業金額」などを入力しています。また、事務員は作業後のアンケート結果を管理しています。

CSVでデータを出力できるようになったことで、リアルタイムで売上を把握できるようになりました。以前は月が終わるまで全体の売上が分からず、エクセルで手作業で管理する必要がありました。サポスケ導入後はその負担が軽減され、以前は確定までに10～15日ほど要していた売上把握が、導入後は基本的に即日でできるようになりました。また、月に3～4時間ほど費やしていた会議用の売上報告や作業効率の集計作成も、CSV出力の活用によって1時間程度にまで短縮されるなど途中経過でも簡単に確認できるようになりました。

また、出力したCSVデータは、売上や作業効率の分析に活用しています。作業人数や時間のデータから、リーダーごとの作業効率を確認できたり、オプションの受注状況も把握できるようになりました。以前は2～3項目ほどしかデータ化できていませんでしたが、現在は15項目もの分析ができるようになっています。これにより、これまで把握できていなかった「月40件ほどの提案数」といった指標も可視化されましたどの商品が季節ごとにトレンドになっているのかも分析できるため、今後の販売戦略にも活かしています。

さいごに

今後サポスケに期待していることはありますか？

ダッシュボード機能が今後実装されるとお聞きし、とても嬉しく思っています。現在はCSVで全ての情報を一度に書き出すしかなく、毎回全データを落とすのに少し時間がかかるため、必要な情報を選んで引き出せるようになると、更に作業効率が向上すると思います。

また、少し重たいと感じることもあり、特にカスタマイズ項目が多いことが影響しているかもしれません。ここが改善されると、さらに使いやすくなると感じています。

機能更新は行われていますが、まだ完全に使いこなせていない部分もあるため、引き続きサポートをお願いしたいです。サポスケのさらなる進化を楽しみにしています。