情報共有のミスを約9割削減し、管理者のプレッシャーを軽減。多世代スタッフへの迅速な浸透

株式会社トラストコネクション様の課題

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会社概要

2016年8月に設立し、名古屋、東京、大阪、仙台にオフィスを構える株式会社トラストコネクション様。

大手ゼネコン、ハウスメーカーの新築マンション戸建ての竣工検査、住宅診断、住宅の補修工事、住宅ローンの相談・申請代行を営んでいます。

経済的な費用で有能な人材を必要な時だけ提供する事をコンセプトにし、企業様、お客様にとってなくてはならない企業であり続けるため、毎日業務に励んでいらっしゃる会社様です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている株式会社トラストコネクション スケジュール管理者 田中さん（入社7年目）、中島さん（入社5年目）、木村さん（入社3年目）にインタビューさせていただきました！

スケジュール管理者のプレッシャー

サポスケ導入以前はどのようにスケジュールを管理されていましたか？

Excelを使用して1年分の工程表を作成し、そのうちの直近の詳細情報を入力していました。仕事の詳細は大体2か月前に決定するので、その後スケジュールが確定すると、スタッフに配置情報や詳細情報を含む手配メールを送信していました。

手配メールは現場ごとに1通ずつ、1日に3-4通のメールを送っていました。同じ現場に5人以上のスタッフが配置される場合は、手配メールを1通にまとめていました。

どのような不都合がありましたか？

手配メールの詳細情報はスケジュール管理者にしか分からなかったため、誤った情報を提供してしまうと自分の責任になってしまうのでとてもプレッシャーを感じていました。

また、手配メールを送信する作業が面倒であると感じていました。加えて、現場の状況が変化するため、手配メールの送信は2、3日前までしか行えず、ギリギリになることもありました。

この遅れにより、スタッフは不安に思い「概要は聞いているが、詳細情報はまだ提供されておらず、状況はどうなっているか？」「メールがまだ届いていない」などの連絡がくることもありました。私たちもスタッフから連絡が来るたびに負担を感じていました。

70代のスタッフも活用できる便利ツール

サポスケを導入されてどうなりましたか？

詳細情報がスケジュール管理者だけでなく、他のスタッフとも共有できるようになり、月に5件ほど発生していた誤情報の送信ミスが、導入後は2ヶ月に1回程度にまで減少し、約9割削減されました。

情報が管理者のみに属人化していた頃は、誤った情報を送信してしまうプレッシャーがありましたが、導入後は全員で情報を共有し、ダブルチェックできる体制になっています。これにより、スケジュール管理者にかかるプレッシャーが大幅に軽減されました。

また、手配メールを送る代わりに、サポスケの予定に詳細を記載して登録する運用に変えたことで、手動でのメール送信が不要になり、情報共有にかかる時間が1日10分から5分へと半減しました。あわせて、スタッフからの確認の問い合わせも月6件から1件（約8割減）へと減少しています。

予定を登録すると該当スタッフのアプリに直接通知が届くため、「詳細はどうなっているか？」と不安にさせることもなくなりました。メールを作成する手間が省けただけでなく、私たちが個別の問い合わせに対応する負担も大きく減っています。

他にもサポスケの効果を感じることはありますか？

現場で急遽の変更があった際、その情報を共有もすごく楽になりました。

以前は手配メールを再度送り直す必要があり、1件あたり5分以上かかっていましたが、現在はサポスケ上で予定を変更するだけで済むため、1分で完了するようになりました。

ITに慣れているスケジュール管理者であっても、新しいメールを作成して送り直すのは大きな手間でした。サポスケの導入によりこの手間が大幅に削減され、急な変更時でも情報共有が迅速に行えるようになり大変助かっています。

社内への浸透に苦労はありませんでしたか？

弊社社長は新しいサービスが好きで他のサービスをよく導入するんですが、スタッフは「できていたことができない」「レスポンスが遅い」などと不満に思うことが多かったです。

それに対してサポスケはできていたことができない要素が無く、スタッフに浸透するのがとても早かったです。70代のスタッフもサポスケを利用していて、招待メールを送っただけで積極的に活用してくれています。特に通知機能を活用して連絡ができることが大変助かっています。

スタッフたちは徐々に慣れてきており、特に抵抗感を示す声は特にありません。導入初期は、同一現場に入る別スタッフがアプリ上に表示される機能がなく、誰がどの現場に配置されているのかといった声がありましたが、サポスケの迅速な対応と機能開発により、弊社にとって必要な機能を開発していただいたおかげで共有できるようになりました。

また、配信メールとサポスケを比較した時、スタッフの配置を行えばサポスケでも長期的な予定を確認できるため、非常に便利です。

さいごに

今後のサポスケへの期待はありますか？

案内図やPDFファイルなどをアプリ内で直接スムーズに閲覧できるようになったらいいなと思っていましたが、現在開発中とのことで使えるのが楽しみです。

手配メールの時は添付ファイルを添えることができたのですが、場所によってはファイルの読み込みが遅い場合もあり不便でした。

※PDFや画像を共有できる機能は現在リリース済みです。

また、同じ現場であっても元請けが異なる場合などに、案件のコピーがあれば業務効率が向上できるので今後、案件のコピー機能が導入されることを期待しています。

利用者の意見や要望を取り入れてサービスを開発しているサポスケに対し、そのスピーディな対応にとても感謝しています。