2024年01月16日
会社内のスケジュール管理に困っている方は大勢います。そして、よくスケジュール管理の対策として挙げられるのは適切なツールの導入です。
ただし、ツールを導入し、ただ予定を入れるだけでは不十分です。今回は、社内のスケジュール管理をする上での重要となる考え方をお伝えします。
これを読めば、社内スケジュール管理をする上で重要なことがわかり、スケジュール管理においての心配は大きく軽減されるでしょう。
社内のスケジュール管理では多くの人、リソースの管理が必要で、個人のスケジュール管理より難易度が高いです。ここではもう少し具体的に、なぜ、社内のスケジュール管理は困難なのか考えてみましょう。
会社の中には様々な部署、役職、個人の適正などがあります。そして、それぞれ部署、人などに優先順位、スケジュールがあり、それらを一括で管理することは難しいです。なぜならば、それぞれの場所や人に制限、制約があるが、それらはよくあるツールで管理することはできず、あらゆる事柄、条件を考慮した上で、人間の手によってスケジュールを考えなくてはならないためです。
対策の一例として、Microsoft Outlook、Googleカレンダー等の柔軟性のあるスケジュール管理ツールの導入が有効かと思います。これにより、複雑な状況でもスケジュールの重複などを避けることができるでしょう。Googleカレンダーの使い方を説明した記事もありますのでぜひ読んでみてください。
Googleカレンダー使い方の記事はこちら
(https://saposuke.jp/media/google-calendar-share )
さらに、現場の状態を理解するため、社員の方からのフィードバックを促進することで、より適切なスケジュール管理が可能になるでしょう。これによる適切な人員配置ができれば、作業効率化による予算の低減も期待できるでしょう。
仕事に取り組む中での予定の変更などはよく発生します。例えば 元請けからのスケジュールの変更や、スタッフの急な休み、シフトの変更などです。これらをリアルタイムですばやく反映し、全員が最新の情報をわかるようにしないと、チームでの混乱が生じ、効率の低下につながるでしょう。
この対策には、データを社内のメンバーで即座に共有できるツールの導入が効果的です。
イレギュラー時は焦りなどから、変更内容の伝達漏れ等のヒューマンエラーも発生しやすいため、アプリなどのデジタルツールに頼るのがよいでしょう。また、社員にスケジュール管理の向上、重要性を伝える研修を開き、ツールの導入とあわせれば、さらに効果が増すでしょう。
ホワイトボードなどといったアナログな方法を用いている場合、あるいは適切なツールが導入されていない状態だと、情報のやり取りに時間がかかり、情報伝達の誤解、生産性の低下などが起こり得ます。
対策として、頻繁で丁寧な連絡などがよいでしょう。例えば、訪問先の変更などといった予定変更を共有する手段には、以下のような手段があります。
①電話をかける
②メールの送信
①の電話をかけるメリットは、受け手が確実に気がつけることです。一方、手間がかかる、伝達内容が記録に残らないことなどがデメリットとして挙げられます。
②のメールの送信のメリットは、一斉送信が可能なため、①の電話の送信と比べると手間はかかりません。一方、テンプレートの作成等の工夫をしても、送信件数によっては思いのほか時間が取られてしまうケースもあるでしょう。
また、多くの企業ではツールを導入しています。しかし、業界によって必要な機能等が異なってくる部分もあるでしょう。以下の記事で業界ごとのツールの選び方を紹介しておりますのでぜひご覧ください。
スケジュール管理ツール厳選5選【業種別ノンデスクワーカー向け】
（https://saposuke.jp/media/schedule-system)
【完全版】おすすめのスケジュール管理アプリ15選
（https://saposuke.jp/media/schedule-15）
「どのタスクを優先して取り組むか？」、「どこにリリースを当てるか？」などは難しい問題です。優先順位のつけかたで、時間の質が左右されると言っても過言ではないでしょう。以下で優先順位の付け方の一例を取り上げます。
①すべてのタスクを書き出す。
②「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「緊急でも 重要でもない」という4つのカテゴリーに分類する。
これにより、本当に優先すべきタスクが明確になります。その結果、無駄な時間を減らし、効率良くスケジュールを管理することができるようになります。
時間は限られているので、上手にスケジュールを管理することが、私たちの生産性を高めるカギとなります。
しかし、多くの人が課題にぶつかります。
その代表的なものが、オーバーブッキングや緊急事態の対応、企画などです。そこで、これらの課題に対する効果的な解決策を探っていきましょう。
あまりにもたくさんの予定を入れ過ぎてしまう「オーバーブッキング」は、スケジュール管理で頻繁に起こる問題です。
このような状況を避けるため、まず現実的な時間見積もりを意識することが大切です。各タスクに必要な時間を正確に把握し、余裕を持ったスケジューリングをすることで、オーバーブッキングを防ぐことができます。
また、定期的にスケジュールを見直すことも大切です。予期せぬ予定の変更や、タスクの進捗状況に応じてスケジュールを調整し、常に最適な状態に保ちましょう。
何が起こるか予測できない緊急事態は、スケジュールを狂わせる大きな要因の一つです。 これに効果的に対応するためには、まず「予備時間」を設けましょう。タスク間に余分な時間を確保しておけば、いざという時に対応できる余地が生まれます。
また、どのような緊急事態が発生しうるか事前に想定し、それぞれのシナリオに合わせた 対応計画を立てておくことも大切です。計画の段階で企画の分析を通じ、可能性のあるリスクを洗い出し、分析でわかったリスクに応じた対策をスケジュールに組み込むことができます。そして発生した際には、冷静にその計画に従って対応することで、スムーズに乗り切ることが可能になります。
長期にわたるプロジェクトでは、進捗管理とスケジュールの見直しが重要なカギとなります。計画初期に全体像を把握し、プロジェクトを段階的に分割して、それぞれのフェーズごとに具体的なゴールを設定しましょう。これにより、プロジェクトを小さく分割することで、各ステップごとに進捗を確認しやすくなります。
さらに、定期的なレビューを実施し、スケジュールの調整とリソースの再配分を行いましょう。現実に沿った見直しを通じて、プロジェクトの遅延を未然に防ぎ、最終的な目標達成に向けて効率よく進めることができます。また、関係者とのコミュニケーションも欠かせません。定期的なミーティングを設けて、全員が同じページを共有し続けることが、成功に導くカギとなるでしょう。
今の時代、仕事と私生活のバランスを大事にする考え方が広がっています。そのため、時間の管理方法も個々のライフスタイルに合わせたものへと変わってきているのです。良いワークライフバランスを達成するための重要なポイントを見ていきましょう。
プライベートな時間を確保するためは、長時間労働が常態化しないようにするのが効果的です。そのため、仕事に優先順位をつけ、緊急ではないタスクは翌日に回すなど、効率よく働くことが必要です。
休日はしっかり休む、趣味の時間を持つなど、自分だけの時間を確保することで心の余裕も生まれ、結果として仕事の効率も上がるものです。また、テレワークの導入やフレックスタイム制度を利用して、生活パターンに合わせた働き方を選択するのも良いでしょう。
昨今、勤務時間外の緊急性の低いコミュニケーションが精神的な負担となっていることが指摘されています。
ですから、これを適切に管理するためのルール作りが必要でしょう。まず、勤務時間後のメールやメッセージには、次の日以降に返答するという文化を根付かせ、時間外の業務連絡は極力控えるようにしましょう。
また、緊急でない限りは、勤務時間内に解決することを目指して、効率的なコミュニケーションを心掛けることが重要です。
ここまで、社内のスケジュール管理について解説してきました。 企業の社内文化は、スケジュール管理の方法と深く関わっています。スケジュールがきちんと管理されることは、社員一人ひとりの仕事の効率だけでなく、チーム間のコミュニケーションと協力もスムーズにするからです。
また、社内文化がスケジュール管理を促進する環境をつくり、結果として社員の満足度や企業の業績にもポジティブな影響をもたらすことが期待されます。
また、文中でGoogleカレンダーといったツールの導入を勧めましたが、企業の 事業形態により必要な機能は異なります。そのため、ツール選びは社内の状態にあった適切なツールを導入する必要があるでしょう。
ここまでスケジュール管理の大切さ、重要性などを説明してきました。スケジュール管理においてのヒューマンエラーの発生はよくあることですが、これを避ける、そして業務効率化のためにツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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