2026年02月28日
「グループの予定がなかなか合わず、日程調整だけで1日が終わってしまう」 「社内のツールは重すぎて、ちょっとしたプロジェクトや有志の集まりには使いにくい」
ビジネス、プライベートを問わず、複数人の「グループ」で動く際に最大のボトルネックとなるのがスケジュール管理です。特に、立場やITリテラシーが異なるメンバーが混在するグループでは、ツールの選択ミスがそのままプロジェクトの停滞に直結してしまいます。
実は、スケジュール管理には「組織全体の統制」を目的とするものと、「チームの機動力・円滑な調整」を目的とするものの2種類があります。
一方で、「まずは小規模なチームで手軽に始めたい」「社外のメンバーともストレスなく予定を共有したい」という方には、多機能すぎるビジネスツールは逆効果になることもあります。
そこで本記事では、小規模チームに重要な「グループの機動力を最大化する」という視点に立ち、以下の目線から以下の内容を解説します。
「管理のための管理」から脱却し、チーム本来の活動に集中するためのヒントを見つけてください。
会社で使えるスケジュール管理ツールをお探しの方へ
複数人の営業先との自動日程調整で使えるアプリを求めているなら、以下の記事が最適です。合わせてご覧ください。
参考記事：【ビジネス】共有に強いスケジュール管理アプリおすすめ12選！チーム連携を加速させるツール
サークルやPTA、ボランティア団体、あるいは趣味の集まりなど、複数人のグループでスケジュールを合わせようとして、「全然予定が集まらない」「結局LINEで一人ずつ聞いている」と頭を抱えた経験はありませんか？
実は、ビジネスシーンでのスケジュール管理とは全く異なる「グループならではの壁」が存在します。ここでは、グループの予定調整がうまくいかず挫折してしまう3つの主な原因をひも解いていきましょう。
会社などの組織であれば、「業務の一環としてツールに予定を入力する」というルールがあり、上司からの指示という強制力も働きます。しかし、プライベートな集まりや非公式なコミュニティではそうはいきません。
参加者の多くは「自分の限られた時間を割いて参加している」という意識があるため、厳格なルールや期限を押し付けると反発を招いたり、参加へのモチベーション自体を下げてしまったりする恐れがあります。
かといって、「時間があるときに入力しておいてね」と緩くお願いするだけでは、いつまで経っても予定は埋まりません。結果的に、幹事が気を揉みながら個別で催促して回るという悪循環に陥りがちです。
グループの規模が大きくなったり、参加者の年齢層が幅広くなったりするほど深刻になるのがこの問題です。
「新しいアプリをインストールするなんて簡単」と思う人がいる一方で、「アカウント登録の時点でつまずいてしまう」「そもそもスマホの操作自体があまり得意ではない」という人も必ずいます。 スケジュール管理のツールは、「メンバー全員が同じように使えること」が最大の前提です。
たった一人でも「使い方がわからないから入力しない」という人が出てしまうと、結局その人には個別のLINEや電話で確認する手間が発生し、ツールを導入した意味が減少してしまいます。
スケジュールを共有する際、自分のプライベートな予定まで見えてしまうことへの心理的な抵抗感は非常に大きいです。
「いつが空いているか」をグループに共有したいだけなのに、普段使っている個人のカレンダーをそのまま連携させてしまうと、見られたくない私用まで誤って公開されてしまうリスクがあります。
また、個人の予定とグループの予定が1つの画面にごちゃごちゃと混ざってしまうとカレンダーが見づらくなります。
その結果、「情報が多すぎてアプリを開くこと自体が億劫になる」とツールから離脱してしまうケースも少なくありません。プライバシーを守りつつ、必要な予定だけを切り分けて共有できる仕組みがないと、グループでの運用は長続きしません。
グループと一口に言っても、その性質によって「最適な管理の形」は全く異なります。全員に同じルールを強いるのではなく、グループの「温度感」や「距離感」に合わせた手法を選ぶことが、スムーズな運用の第一歩です。
ここでは、よくある3つのパターン別に最適なアプローチを解説します。
サークルやPTAなど、バックグラウンドが異なる人々が集まるコミュニティでは、「新しいことを覚えるコストを最小限にする」のが鉄則です。
こうしたグループでは、多機能なツールよりも「URLをクリックするだけ」「いつものSNSで完結する」といった圧倒的な手軽さが求められます。また、単に日程を決めるだけでなく、「誰が来るのか」「何人集まるのか」といった出欠確認が同時に行える掲示板形式の手法が向いています。
ポイントは、「アカウント作成不要」のツールを軸に検討すること。参加のハードルを極限まで下げることで、未入力による「名指しの催促」の手間を減らすことができます。
家族やカップルなど、生活を共にする少人数のグループでは、「お互いの予定が自動で同期されるリアルタイム性」が最も重要になります。
「今日の夕飯は必要か」「週末の買い出しは何時か」といった細かな予定をいちいち連絡し合うのは手間ですが、カレンダーを1つ共有しておけば、開くだけで相手の状況が分かります。
このパターンでは、特定の予定を調整する「点」の管理ではなく、常にカレンダーが繋がっている「線」の管理を目指しましょう。通知機能が充実しており、相手が予定を入れた瞬間にスマホにポップアップが出るような、生活に密着したアプリを選ぶのが正解です。
部署をまたいだ勉強会や、社内の親睦会実行委員会など、非公式ながら「仕事の合間」に進めるプロジェクトでは、「タスクとスケジュールの紐付け」が鍵を握ります。
単に「集まる日」を決めるだけでなく、「いつまでに資料を作るか」「誰が会場を手配するか」といった期限付きのタスクがセットになることが多いためです。 ただし、会社全体で導入している重厚なシステムを使うほどではない場合、まずは「無料で使い始められる身軽なツール」からスタートするのが賢明です。
ビジネスチャットとの連携がスムーズで、仕事の手を止めずにスケジュールを確認・更新できる環境を整えることで、本業に支障を出さずにプロジェクトを加速させることができます。
弊社では、Googleカレンダーやホワイトボードなどの、スケジュール管理ツールを徹底比較する資料をご用意しております。
30秒ほどでダウンロード可能です。ツールごとの強みや弱みを詳しく知り、スケジュール管理を効率化したい方に向けた内容になっております。
世の中には数多くのスケジュール管理ツールがありますが、多機能すぎると「使いこなせない」という人が出てきてしまいます。ここでは、グループ特有の「入力のハードル」を下げ、誰でも直感的に使えるツールを厳選してご紹介します。
画像引用：https://apps.apple.com/jp/app/band/id542613198
「BAND（バンド）」は、スポーツチームやPTA、習い事の集まりなど、特定のコミュニティ運営に必要な機能がすべて詰まったアプリです。
カレンダー共有はもちろん、掲示板での連絡、写真の保存、そして何より「出欠確認」が非常にスムーズに行えます。誰がまだ回答していないかが一目でわかるため、個別に連絡する手間が省けるのも大きなメリットです。
「LINEだと大切な連絡が流れてしまうけれど、本格的なビジネスツールは難しすぎる」というグループにとって、まさに痒い所に手が届く存在といえます。
公式サイト：https://www.band.us/ja
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.linecorp.lineoa&hl=ja
新しいアプリをインストールしてもらうこと自体が難しいグループなら、「LINEスケジュール」がおすすめの選択肢です。
普段使っているLINEのトークルームから数タップで日程調整のアンケートを作成でき、メンバーは「◯・△・×」を選ぶだけで回答が完了します。 回答結果は自動で集計され、全員がいつでも確認可能です。飲み会の一次調整や、ちょっとした打ち合わせの候補日出しなど、スピード感と手軽さを最優先したい場面でこれ以上のツールはありません。
公式サイト：https://www.line.me/ja/
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.chouseisan.app&hl=ja
「調整さん」は、アカウント登録やアプリのインストールが一切不要なWebサイト型の日程調整ツールです。
幹事がイベント名と候補日を入力して発行されたURLを、メールやSNSでメンバーに送るだけ。受け取った側は、名前を入れて自分の都合を入力するだけで回答が完了します。
ログインの手間すらないため、ITに不慣れな人や、その時限りの集まり（同窓会や冠婚葬祭など）でも、メンバーに負担をかけずに回答を集めることができます。
公式サイト：https://chouseisan.com/
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.yahoo.android.ycalendar&hl=ja
多くの人が使い慣れている「Yahoo! JAPAN」が提供するカレンダーアプリも、グループ共有に優れています。
「共有カレンダー」機能を使えば、特定のメンバー間だけで予定を同期でき、誰かが予定を追加・変更すると全員に通知が届く仕組みです。 スタンプ感覚で予定を入れられる操作性の良さや、天気予報と連動した表示など、日常使いとしての利便性が高いため、無理なく導入・定着させやすいのが魅力です。
すでにYahoo!のアカウントを持っているメンバーが多いなら、特におすすめになるでしょう。
公式サイト：https://calendar.yahoo.co.jp/info/
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.urecy&hl=ja
urecyは、家族やカップル、親しい友人など、10名以下のグループに特化したスケジュール共有アプリです。
手書き風の温かいデザインが特徴で、スケジュール管理だけでなく、ちょっとした「つぶやき」を投稿できる掲示板機能も備わっています。
「管理する」という硬い雰囲気ではなく、「お互いの状況をふんわり共有する」という感覚で使えるため、プライベートな小規模グループでも心理的な抵抗なく使い続けることができます。
公式サイト：http://www.urecy.com/
ビジネスで使えるスケジュールの共有に強みのあるアプリは、以下の記事にて紹介しているので合わせてご覧ください。
参考記事：スケジュール管理複数人を一括管理｜おすすめ共有ツール・アプリ10選
以上がおすすめのツールでした。しかしツールを導入しただけでは、グループのスケジュール管理が100%成功するとは限りません。最後は、ツールを「どう運用するか」という人間系の工夫が成功の鍵を握ります。
幹事さんやリーダーの負担を減らし、メンバー全員が気持ちよく協力してくれるための4つの運用ポイントをまとめました。
どんなに便利なツールを選んでも、使い方がバラバラでは結局混乱を招いてしまいます。スムーズな運営のために、以下のポイントを意識してみましょう。
複数の人がバラバラに日程調整を仕切ろうとすると、情報の行き違いや二重管理の原因になります。
グループ全体の予定を決定し、ツールに反映させる役割（メインの幹事）は、必ず1人に絞るようにしましょう。他のメンバーは「自分の予定を入力するだけ」という状態を作ることで、責任の所在が明確になり、情報の精度が上がる他、効率化に繋がります。
ツール上で日程が「確定」したからといって、そこで安心するのは禁物です。
特にプライベートな集まりやボランティア活動では、確定から当日までの間に予定を忘れてしまったり、急な私用が入ったりすることも珍しくありません。
「1週間前」や「前日」にリマインドのメッセージを送るなど、ツールと並行して一言声をかける習慣をつけましょう。最近のアプリには自動リマインド機能がついているものも多いので、そうした機能を賢く活用するのがおすすめです。
全員の都合が100%一致する日を探そうとすると、いつまで経っても日程が決まらないことがあります。
まずは「この人がいないと始まらない」というキーマン（主催者や講師など）の予定を軸に候補日を絞り、その後に他のメンバーへ展開するのが効率的です。
また、「回答期限」を明確に設定しておくことも大切です。「○日までに回答がない場合は、今の集計結果で進めます」とあらかじめ伝えておくことで、決定のスピードを早めることができます。
「マニュアル」といっても、何ページもある難しい資料を作る必要はありません。
これらをLINEのノートやツールの掲示板に、箇条書きで数行残しておくだけで十分です。「使い方がわからないから放置する」という人を減らすために、最初のステップを誰にでもわかる言葉で示してあげましょう。
グループのスケジュール管理を成功させるコツは、「一番忙しい人やITが苦手な人に合わせたツール選び」と、「迷わせない運用のルール作り」にあります。
まずは今回ご紹介したアプリの中から、自分のグループの規模や目的に一番近いものを選んで試してみてください。ツールを味方につけることで、幹事さんの負担は驚くほど軽くなり、グループ全体の活動もより活発になるはずです。
複数人のスケジュール管理で、人数が多くて見づらい、自社の思い通りの表示ができるスケジュール管理アプリが見当たらないといったお悩みはありませんか？
人数が多いと、予定の確認に時間がかかったり、共有に手間がかかったりして大変です。
このようなお悩みは、弊社のスケジュール管理サービス「サポスケ」が解決できるかもしれません。
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・顧客や案件とスケジュールを紐付けて管理できて、情報を探しやすく
・入力項目は自由に設定できるから、現場に合わせた表示が可能
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この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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