紙でのスケジュール管理やファイル整理はもう不要！現場情報の確認時間を90%削減し、サポスケで現場情報をどこでも確認可能に。

有限会社菊池様の課題

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会社概要

1983年に設立され、東京都江戸川区を拠点とする有限会社菊池様は、千葉、埼玉、神奈川の関東近辺県を主としながら新潟まで、消防用設備保守・工事・制御盤設計製作業務を行う企業です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている 有限会社菊池 専務取締役の菊池さんと東京支店保守課の豊田さんにインタビューさせていただきました！

現場の情報を一元化していなかったため、探し出すのに時間がかかっていた

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

基本的には社長が紙ベースでスケジュール管理をしていました。

スケジュールが決まると紙に記入し、コピーを作成。その後、追加や変更があるたびに手書きで修正していました。

長い間、紙でスケジュール管理をしていましたが、仕事量やスタッフの増加に伴い整理が難しくなり、記入ミスも発生するようになりました。そこで、Excelやスプレッドシートでの管理にも挑戦しましたが、うまく運用できませんでした。

紙でスケジュール管理をしていてどのような不都合がありましたか？

過去の同じ現場に誰が何人行ったのかを確認するのに手間がかかりました。仕事の性質上、前回と今回の現場の違いを比較したり、過去の状況を振り返ったりすることが多くあります。その際、前回の担当者に確認するのですが、情報をまとめたファイルを開き、「この時、この担当者が担当していた」と追跡するのに時間がかかっていました。

誤報対応の際は、外出先から急遽現場に向かう必要があるため、事務所に戻って住所や過去の対応履歴を確認することができません。例えば、お客様から「ベルが鳴っている」「赤いランプが点いている」といった連絡を受けた際に、「住所がわからない」という状況が発生し、そのたびに会社に電話して住所を確認しなければなりませんでした。さらに、前回の対応状況や注意点をすぐに把握できず、迅速な対応が難しかったです。

加えて、訪問先の個人情報を紙で管理していたため、万が一紛失すると大きな問題につながる可能性がありました。さらに、作業後にその紙を適切に処分できているか管理が難しく、処理が徹底されているか不安が残っていました。

また、協力会社への情報共有は主に電話やLINEで行っており、連絡を忘れることもありました。その結果、直前や休みの日に急な連絡をすることもあり、協力会社との信頼関係に影響を与える可能性がありました。

サポスケを導入したきっかけはなんですか？

もともとアナログでの業務が中心でしたが、コロナの影響でリモートワークが広まり始めたことをきっかけに、デジタル化を進めるようになりました。

最初に、事務所へ電話をしなければ仕事が進まない状況を改善するため、社用携帯を導入し、スタッフ全員にiPadを支給して情報共有を強化しました。その中で、写真整理をデジタル化できるサービスを導入したところ非常に便利だったため、次のステップとしてスケジュール管理のデジタル化を検討しました。

いろいろと調べている中で、Instagramの広告でサポスケを知り、興味を持って問い合わせました。説明を受けると、自社の業務にも活用できそうだと感じたため、導入を決めました。

現場の情報が一元管理され協力会社との共有もスムーズに

サポスケを導入してどう変わりましたか？

サポスケの導入により、1件あたりの現場情報を確認する時間は、以前の10分から1分へ短縮されました。 あわせて、2～3分要していた過去の履歴を探す時間や、2～3回発生していた担当者への直接確認も不要になり、情報確認がスムーズになっています。以前は、現場名、開始時間、作業内容といった最低限の情報しかなく、住所や前回の詳細などを別のファイルから探す必要がありました。しかし、サポスケを導入したことで、「前回は誰が対応したのか」「何時から何時まで作業したのか」といった情報を今はその場ですぐに確認できるようになっています。

誤報対応時の情報確認にかかる時間は、以前の数分～1時間から、現在は1分程度へと大幅に短縮されています。 これにより、情報確認に手間取ることによる現場到着の遅延（月2～3件）も、導入後はゼロになりました。

以前は、外出先から急遽現場に向かう際、住所を確認するために会社へ電話をする必要がありましたが、現在はアプリ内で住所を即座に確認できるため、迅速に現場へ向かえるようになりました。また、過去の対応履歴や注意点も記録されているため、担当者に聞きに行ったり、複数のファイルを探したりする手間もなく、「前回はどうだったのか」という詳細をその場ですぐに確認できるようになりました。

個人情報の管理面でも、サポスケのファイル機能を活用することで、紙の紛失リスクがなくなり、端末には暗証番号が設定されているため、セキュリティも強化されました。さらに、大きな現場では、口頭での集合場所の共有が曖昧になりがちでしたが、ファイルに地図を添付して明確に伝えられるようになり、集合時の混乱も解消されました。

また、協力会社との情報共有も格段にスムーズになりました。サポスケの導入をお願いした際、協力会社の方々も「その方が助かる」と快諾し、すぐに登録してくださいました。

以前は電話やLINEでの連絡だったため、どうしても連絡が漏れてしまうことがあり 月に4〜5件ほど共有漏れが発生していましたが、現在は1〜2件にまで減少しています。あわせて情報共有に関するトラブルも、月に2〜3件あったものが1〜2件に抑えられるようになりました。

その結果、連絡漏れが減り、休日に急な連絡をする必要もなくなったことで、双方の信頼関係が向上しました。さらに、「言った・言わない」のトラブルも解消され、業務の円滑化につながっています。

社内への浸透で苦労した点はありますか？

最初は苦労しました。社内には「書いた方が早い」という考えの人が多く、私自身もそう思っていました。手書きのメモは自分にとっては分かりやすいのですが、共有が難しく、「言った・言わない」のトラブルが頻発していました。そこで、「自分も慣れるから、みんなも一緒に慣れてほしい」という姿勢で、全員で使いこなせるように取り組みました。特に若いスタッフから操作方法や定型文の登録などを学びつつ、少しずつ浸透させていきました。

強制的に全員に使わせてみると、思いのほか早く慣れ、気づけばサポスケはなくてはならない存在になっていました。導入から半年も経たないうちに、自然と活用されるようになり、最初は試行錯誤しながらも、使ううちにどんどん楽しくなっていきました。私自身、もともとデジタルが苦手な40代でしたが、今ではそれを超えて活用できるようになっています。ある意味、最初に強制的に使わせたことで、習得が早まったのかもしれません。

さいごに

今後サポスケに期待していることはありますか？

スタッフの入れ替わりがある際に、退職者のデータを適切に保持しつつ、新しいスタッフをスムーズに登録できる仕組みがあると、より便利になると感じています。

建設業のように、現場が終わってからも片付けや写真撮影、報告書作成、翌日の準備など、多くの作業に追われ、終わるまで帰れないというケースも多いです。しかし、デジタル化に投資したことで、業務が格段にスマートになりました。

サポスケは非常に優れたスケジュール管理ツールであり、今ではなくてはならない存在です。今後もさらなる機能の向上と発展を期待しています。