スケジュール管理が上手い人の4つの特徴と実践法ー成功の鍵を握るテクニックとは？

2024年06月06日

毎日のスケジュール管理に悩んでいませんか？

特に経営者やチームリーダーなど、自分だけでなく他のメンバーのタスクやスケジュールまで管理するとなると、一筋縄ではいきません。

スケジュール管理が上手い人は、限られた時間の中で一体どのようにして成果を上げているんでしょうか。

この記事では、スケジュール管理が上手い人の5つの習慣とテクニックと題し、時間効率や業務の生産性を向上させるためのコツについてご紹介します。

スケジュール管理の重要性

スケジュール管理は、日々の業務を効率的に進めるための基本中の基本です。

特に経営者やチームリーダーにとっては、自分のタスクだけでなく、他のメンバーのスケジュールも管理しなければならないため、非常に重要なスキルとなります。

例えば、大きなプロジェクトを進める際には、細かいタスクに分解し、それぞれのタスクに適切な時間を割り当てることが必要です。

これにより、全体の進捗を把握しやすくなり、無駄な時間を減らすことができます。

さらに、スケジュール管理がうまくいくと、ストレスの軽減にもつながります。タスクが整理され、優先順位が明確になることで、何をいつまでにやるべきかがはっきりし、焦りや不安を感じることなく、落ち着いて仕事に取り組むことができます。

また、スケジュールに余裕を持たせることで、急な変更や予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるようになります。

この記事では、スケジュール管理の重要性を再認識し、具体的なテクニックや適切なツールについて詳しく解説します。

スケジュール管理が上手な人の特徴を理解し、その方法を実践することで、あなたもスケジュール管理が上手い人を目指しましょう。

スケジュール管理が上手い人の特徴

スケジュール管理が上手い人には共通する特徴があります。

その特徴を理解し、自分のスケジュール管理に取り入れることで、効果的に時間を使うことができるようになります。

ここでは、スケジュール管理が上手い人に共通する4つの特徴について詳しく見ていきましょう。

タスクを可視化できている

タスクの可視化は、スケジュール管理の基本です。

スケジュール管理が上手な人は、まずすべてのタスクをリストアップし、それらを視覚的に整理します。

タスクを視覚的に管理することで、全体の進捗状況も把握しやすくなります。

特に、複数のプロジェクトやタスクが並行して進行している場合には、視覚化することで混乱を避けることができます。

チーム全体での情報や進捗の共有もスムーズになり、コミュニケーションの円滑化にもつながります。

また、タスクの優先順位を明確にすることで、重要なタスクを後回しにすることなく、効率的に進めることができます。

タスクを可視化する方法としては、タスク管理やTodoリスト機能のあるデジタルツールを利用するのがおすすめです。

抱えているタスクを全て入力し、「未着手」「進行中」「完了」などのステータスに分けて管理しておけば着手漏れなどのミスも防げるでしょう。

優先順位を適切に判断する

優先順位を正しくつけることも、スケジュール管理の重要なポイントです。

スケジュール管理が上手な人は、タスクの内容を把握し、重要度や緊急性に応じて即座に優先順位を判断します。

また、定期的にタスクの優先順位を見直すことも大切です。

状況や目標の変化に応じて優先順位を調整し、常に最適なスケジュールを維持することが求められます。

これにより、状況の変化に柔軟に対応しながら、効率的に業務を進めることができます。

ちなみに優先順位付けの手法の1つとして、「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれる考え方があります。

具体的な手順については後ほど詳しくご紹介しますが、スケジュール管理を円滑に行う上で非常に便利ですので、ぜひこのまま読み進めてください。

適切に時間を管理する

時間管理のスキルも、スケジュール管理の核となる存在の1つです。

スケジュール管理が上手な人は、自分の作業にどれだけの時間がかかるかを正確に把握し、割り当てた時間を効率的に使います。

スケジュール管理に苦手意識を持つ方の多くは、この所要時間の見積もりでつまづきがちです。

経験と時間を要する部分ではありますが、過去の作業記録を分析して平均的な所要時間を計算しておくなど、日々の細かい努力が、より質の高いスケジュール管理を実現する秘訣です。

また、スケジュールを組んだものの時間配分が思うようにできず、結局計画通りに作業を進められないといったケースもよくあります。

限られた時間を有効に活用するためのコツや考え方は色々とありますが、その1つに「ポモドーロ法」と呼ばれる手法があります。

ポモドーロ法は、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返す時間管理法です。

この方法により、短時間で集中力を最大限に発揮し、作業効率を高めることができます。

また、定期的な休憩を取ることで、疲労を軽減し、長時間の作業でも持続的に高いパフォーマンスを維持することにも繋がります。

時間の管理が苦手という方は一度試してみてください。

不測の事態に備える

計画通りに物事が進まないことは、ビジネスの常です。

スケジュール管理が上手な人は、不測の事態にも柔軟に対応する力を持っています。

不測の事態に対応するためには、予備の時間を確保することが不可欠です。

スケジュールに余裕を持たせることで、急な変更やトラブルにも対応できるようになります。

例えば、重要な会議の前後にはあらかじめ余白を持たせたり、定期的にスケジュールを見直し、予備の時間を再評価することも大切です。

また、事前にリスクを想定し、具体的な対策を講じておくことも効果的でしょう。

これにはある程度の経験を要しますが、プロジェクトや業務の進行中に起こりうるリスクを予測しておくことで、不測の事態が発生した際にも迅速に対応できます。

このように、柔軟な対応力を持つことで、計画の変更があってもストレスなく業務を進めることができます。

不測の事態に対応する力を身につけてこそ、スケジュール管理が上手い人と言えます。

効果的なスケジュール管理の実践法

スケジュール管理が上手い人になるためには、具体的な手法や考え方、便利なツールを活用することも不可欠です。

ここでは、効果的なスケジュール管理のための実践的な方法について紹介します。

タスクの洗い出しと整理：アイゼンハワーマトリクスの活用

まずは、すべてのタスクを洗い出し、それらを整理することが大切です。

タスクをできるだけ細分化し、具体的な行動計画に落とし込むことで、スケジュール管理がしやすくなります。また洗いだしたタスクに対して、優先順位をつけることも大切です。

これには「アイゼンハワーマトリクス」の考え方が非常に便利なのでご紹介します。

まず全てのタスクを重要度と緊急度の2軸で分類し、以下の4つの区画に分けて管理します。

・重要かつ緊急なタスク

・重要だが緊急ではないタスク

・緊急だが重要ではないタスク

・重要でも緊急でもないタスク

重要度とは、そのタスクが目標達成にどれだけ影響するかを示し、緊急度はそのタスクの締め切りまでの時間を示します。

こうすることで、現状抱えているタスクの優先順位を、即座に決定することが可能です。

また、「重要だが緊急でないタスク」は期間を定めつつ計画的に進めたり、「緊急だが重要でないタスク」は他の人に任せるなど、タスクに応じて最適な進め方を選ぶ判断材料にもなります。

では改めて、タスクを上手に管理するための具体的な手順をまとめておきましょう。

1．全タスクのリストアップ：

思いつく限りのタスクをすべて書き出します。

これは日常業務だけでなく、長期的なプロジェクトや個人的な目標も含みます。

2．タスクの分類：

リストアップしたタスクをカテゴリごとに分けます。

例えば、個人、仕事、自己啓発などです。

3．優先順位の決定：

アイゼンハワーマトリクスを参考に、各タスクの重要度と緊急度を評価し、優先順位を決めます。

重要かつ緊急なタスクを最優先に設定し、それ以外のタスクも適切に配置します。

時間の管理：タイムブロッキングの活用

タスクの洗い出しと整理が済んだら、次は具体的な行動計画に落とし込んでいきましょう。

タスクの優先度や、作業にかかる時間などを考慮して、全体を通して無理のない実行可能なスケジュールを組んでいきます。

この際に便利な考え方として、「タイムブロッキング」というものがあります。

タイムブロッキングは、特定の時間帯に特定のタスクを集中して行うことをルール付けてしまう考え方です。

これにより、タスク間の切り替えによる時間のロスを減らし、効率的に作業を進めることができます。

例えば、午前中は頭を使う思考的な業務に集中し、午後は単調な作業や、会議・コミュニケーションなどに時間を割くといった具合に、時間帯ごとにタスクを配置してしまいます。

もちろん、予備の時間や休憩時間を設けることも忘れてはいけません。

先に紹介した「ポモドーロ法」なども上手く取り入れながら、自分やチーム全体に適したスケジュール管理を目指してみてください。

また、1日の終わりや週ごとに、スケジュールの振り返りと翌日以降のスケジュール調整を忘れず行いましょう。

こうした積み重ねこそが、スケジュール管理が上手い人への近道となります。

デジタルツールの活用

現代のスケジュール管理において、デジタルツールの活用は欠かせません。

デジタルツールの利点は、タスクの管理が簡単に行えるだけでなく、チーム全体での情報共有が容易な点にあります。

例えば、「Googleカレンダー」や「TimeTree」などのカレンダーアプリを使えば、チームメンバー全員が同じカレンダーを共有し、スケジュールの重複を防ぐことができます。

また、「サポスケ」や「Trello」のようなチーム管理向けのツールを使えば、タスクの進行状況をリアルタイムで把握し、効率的に業務を進めることができます。

ここでは、個人のスケジュール管理向けとチーム管理者向けのデジタルツールについて、オススメのものをいくつか簡単にご紹介します。

個人のスケジュール管理向けデジタルツール

・Googleカレンダー：

画像引用)https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

Googleが提供しているカレンダータイプのスケジュール管理ツールです。

日々の予定や締め切りを入力し、リマインダーを設定しておくことで、重要なタスクを忘れずに処理できます。

また、共有機能を使えば、他の人とスケジュールを簡単に共有することも可能です。

公式サイト）https://workspace.google.com/intl/ja/products/calendar/

関連ページ）
【永久保存版】Googleカレンダーのスケジュール管理方法徹底解説
                     
スケジュール管理はGoogleカレンダーがおすすめ？基本機能から活用術まで徹底解説 

・TimeTree：

画像引用)https://timetreeapp.com/intl/ja/newsroom/2020-09-01/timetree-6th

TimeTreeは、複数人で予定を共有するのに便利なスケジュール管理ツールです。

グループ作成機能により、家族や同僚などと手軽にスケジュールを共有し合えます。

身近なメンバーと簡単にスケジュールを共有したい場合に便利なスケジュール管理ツールです。

公式サイト）https://timetreeapp.com/intl/ja

関連ページ）【超基礎】仕事でのタイムツリーの使い方講座

チーム管理者向けデジタルツール

・LINE WORKS：

画像引用)https://utilly.jp/article/lineworks/2/

LINE WORKSは、チャットアプリ「LINE」と連携できるスケジュール管理アプリです。

スケジュール管理のためのカレンダー機能以外にもチャット、ビデオ通話機能も使えます。

また、管理者の人が会話できる人を設定できる他、退職者はログインできないようにする、ログの監視といった機能もあるため、セキリュティー面でも安心です。

公式サイト）https://line-works.com/

・Trello：

画像引用)https://www.atlassian.com/ja/blog/trello-public-board

Trelloは、ボード形式でタスクを視覚的に管理できるツールです。

タスクをカード型の付箋として、進捗状況に応じて「ToDo」「進行中」「完了」などのリストに移動させることで、進行状況を一目で把握できます。

また操作感も非常に直感的で、最低限のタスク管理機能を希望する方にはオススメのツールです。

公式サイト）https://trello.com/ja

アナログツールの活用

アナログツールの利点は、誰でも視覚的に情報を整理できる点にあります。

デジタルツールだけでなく、アナログツールも効果的に取り入れることで、より柔軟なスケジュール管理を行うことができます。

ここでは、定番のホワイトボードと「バレットジャーナル」と呼ばれる手法の、上手な活用方法についてご紹介しておきたいと思います。

ホワイトボード

アナログツールの代表ともいえるホワイトボードですが、タスクやスケジュールを視覚的に管理したい場合には、現代においても非常に便利な存在と言えます。

特にチームでのタスク管理に有効で、全員が現在の進捗状況を一目で把握できます。

また、定期的に内容を更新することで、常に最新の情報を共有できます。

参考までに、ホワイトボードの一般的な活用方法をご紹介しておきます。

・タスクリストの作成：

ホワイトボードにタスクリストを作成し、各タスクをカテゴリーごとに色分けします。

例えば、「重要」「緊急」「完了」などのステータスを設定します。

・カレンダーの作成：

ホワイトボードにカレンダーを描き、日々の予定や締め切りを記入します。

これにより、チーム全体でのスケジュール管理が容易になります。

・進捗状況の表示：

タスクの進捗状況を視覚的に表示することで、全員が現在の状況を把握しやすくします。

例えば、各タスクの横に進行バーを描き、進捗状況に応じて色を変えることで、進行度合いを視覚的に確認できるようにしておくなどがオススメです。

関連ページ）【スケジュール管理】事例付き！ホワイトボードの使い方、メリットの紹介 

バレットジャーナル

「バレットジャーナル」は、特定のルールに則って、ノートなどにタスクやスケジュールを箇条書きしていくことで、思考の整理や記録を残しておくためのスケジュール管理法です。

ただのメモ書きではなく、ある程度ルール付けてまとめておくことで、簡易的なスケジュール帳としての機能を持たせることもできます。

バレットジャーナルは、自分の好みに合わせて自由につくり上げていくのが魅力の1つですが、参考までに基本的なページ構成をご紹介しておきます。

1．インデックスの作成：

ノートの最初にインデックス（目次）を作成。

ページ番号を振っておくことで、後から内容を見返しやすくします。

2．フューチャーログ：

年間の予定や目標を記入するページ。

長期的な計画や重要なイベントをここに記載します。

3．マンスリーログ：

各月の予定やタスクを記入するページ。

月初にその月の予定や目標を設定し、記載しておきます。

4．デイリーログ：

日々のタスクやメモを記入するページ。

日ごとに細かいタスクを管理し、完了したタスクにはチェックを入れます。

また、記入する際はスピードやシンプルさを意識するのと、最初に自分なりにいくつかの記述ルールを設定しておくことが肝心です。

あらかじめ記号を決めておき、箇条書きの際に先頭に付けることで、記入時間を短縮でき、後で見たときにも分かりやすくなります。

例えば、Todoは「・」、重要な項目には「！」、雑記には「＃」など。

手書きによる記憶定着効果も期待できる上、デジタルツールに落とし込む前の情報整理などにも非常に便利な方法ですので、一度試してみてください。

スケジュール管理ツールの比較

スケジュール管理ツールの選び方は、個々のニーズや業種によって異なります。

ここでは、無料ツールと有料ツールのメリット・デメリットを解説し、業種別のおすすめツールをいくつかご紹介します。

無料ツール vs 有料ツール

スケジュール管理ツールを導入する際に、頭を悩ませるポイントの1つとして、無料か有料のどちらのツールを使用するかという問題があります。

無料ツールと有料ツールの選び方は、利用目的や予算、業務の規模によって異なります。

シンプルなスケジュール管理が必要な場合は無料ツールで十分ですが、チーム単位での仕事や、より詳細なスケジュール管理が必要な場合は、有料ツールを検討する価値があります。

ここでは、それぞれの特徴についてまとめましたので、ツール選びの際の参考にしてみてください。

無料ツールのメリット・デメリット

【無料ツールのメリット】

・コストパフォーマンス：

無料ツールはコストがかからないため、気軽に導入できる点が大きなメリットです。

特に小規模なチームや個人での利用に適しています。

・シンプルな機能：

基本的な機能を提供しており、シンプルなスケジュール管理には十分です。

直感的に使えるため、ツールの習得に時間がかからない点もメリットでしょう。

【無料ツールのデメリット】

・機能の制限：

高度な機能やカスタマイズが限られている場合が多く、複雑なプロジェクトやチーム管理には向いていないことがあります。

・サポートの不足：

無料ツールはサポートが不十分な場合が多く、問題が発生した際に迅速な対応を受けることが難しいことがあります。

・広告の表示：

一部の無料ツールでは、広告が表示されることがあり、作業の集中力を妨げることがあります。

有料ツールのメリット・デメリット

【有料ツールのメリット】

・高度な機能：

有料ツールは、高度な機能やカスタマイズが可能なツールが多いことが挙げられます。

複雑なプロジェクト管理やチーム全体での効率的なスケジュール管理に適しています。

・専門的なサポート：

有料ツールの場合、専門的なサポートを受けることができ、問題が発生した際にも迅速に対応してもらえる点は非常に大きなメリットと言えるでしょう。

【有料ツールのデメリット】

・金銭的コスト：

当然ながら有料ツールはコストがかかるため、導入に慎重になる必要があります。

料金体系が買い切りタイプなのか、月額制なのかなどにもよりますが、特に予算が限られている場合は、費用対効果について事前に検討しておく必要があるでしょう。

・学習コスト：

基本的には多機能なツールが多いため、使いこなすのに時間がかかることが予想されます。

また導入初期には、ツールの使い方を学ぶための時間を確保することが求められるため、定着までに時間的なコストが掛かってしまいがちです。

業種別おすすめツール

業種や職種によって、適したスケジュール管理ツールは異なります。

以下に、いくつかの業種別にオススメのツールをピックアップしましたので、参考にしてみてください。

クリエイティブ業種

Web制作やデザイナーなどのクリエイティブ職と言われる業種では、クライアントワークも多く、他業種と比べても臨機応変な対応が求められるケースが多いです。

そのため、プロジェクトの進捗を視覚的に管理し、柔軟に対応できるスケジュール管理ツールが求められます。

・Trello：

画像引用)https://www.atlassian.com/ja/blog/trello-public-board

ビジュアル的なタスク管理が可能で、プロジェクトの進捗を一目で把握できます。

公式サイト）https://trello.com

・Asana：

画像引用)https://asana.com/ja

詳細なタスク管理とチーム内のコミュニケーションが視覚的に操作できるプロジェクト管理ツールです。

公式サイト）https://asana.com/ja

IT関連業種

SEやNEなどのIT関連の業種では、スケジュール管理ツールの中でも、エンジニア向けに特化した機能が搭載されているものがオススメです。

・Jira：

画像引用:https://atlassian.design/resources/logo-library

ソフトウェア開発プロジェクトに特化したツールで、バグトラッキングやアジャイル開発に対応しています。複雑なプロジェクト管理が必要な場合に最適です。

公式サイト）https://www.atlassian.com/ja/software/jira

・GitHub Projects：

画像引用:https://github.com/logos

ソフトウェア開発者向けのタスク管理ツールで、リポジトリと連携して進捗状況を管理できるため、開発作業とプロジェクト管理がスムーズに行えます。

公式サイト）https://docs.github.com/ja/issues/planning-and-tracking-with-projects/learning-about-projects/about-projects

 ・backlog：

画像引用:https://nulab.com/ja/about/logo/

backlogは、情報の集約に役立つwiki機能や、Git・Subversionを使ったバージョン管理機能など、エンジニア向けの機能が多数搭載されたプロジェクト管理ツールです。

公式サイト）https://backlog.com/ja/

小売業種

小売業では、店舗運営や在庫管理など、多岐にわたるタスクを効率的に管理するツールが求められます。

・Microsoft Project：

画像引用:https://news.microsoft.com/ja-jp/corporate-logo-guideline/

詳細なプロジェクトスケジュール管理が可能で、大規模なプロジェクトにも対応。

人員管理や予算管理も行えるため、複雑で細かなタスクが多い業種に適しています。

公式サイト）https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software

・Shiftboard：

画像引用:https://shiftboard.jp/

Shiftboardは、スタッフのシフト管理に特化しており、簡単にシフトを組むことができ、スタッフとのコミュニケーションも円滑に行えます。

公式サイト）https://shiftboard.jp/

教育機関

教育機関では、授業計画や学生の進捗管理、資料の共有機能などが求められます。

・Notion：

画像引用:https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286

タスク管理だけでなく、ノートやドキュメント管理も行えるオールインワンツール。

豊富なテンプレートとカスタマイズ機能があり、教育機関でのプロジェクト管理や資料共有に適しています。

公式サイト）https://www.notion.so/ja-jp

・Evernote：

画像引用:https://evernote.com/ja-jp/blog/create-a-new-account-2018

ノート作成やタスク管理が可能で、教育機関での個人やチームの作業に便利。

また、マルチデバイス対応で、どこからでもアクセスできるため、授業準備や研究データの管理にも役立ちます。

公式サイト）https://evernote.com/ja-jp

設備管理、訪問介護など現場系の業種

現場系の業種では、リアルタイムでのスケジュール確認や情報の共有が重要です。

・サポスケ:

サポスケは、チーム単位でのスケジュール管理に最適なツールで、ホワイトボードをそのままデジタル化したかのような直感的な操作が魅力。

スマホやタブレットでのリアルタイムのスケジュール確認や共有も容易で、現場の効率化に役立ちます。

公式サイト）https://saposuke.jp/

まとめ

スケジュール管理が上手い人を目指すためには、基本的なスキルや特徴を理解し、具体的な方法やツールを上手に活用することが大切です。

タスクの可視化や優先順位のつけ方、時間管理のスキルを身につけることで、効率的に業務を進めることができます。

また、自分に合ったツールを選び、継続的に改善していくことで、さらなる生産性向上を目指しましょう。

スケジュール管理は一度に完璧を目指すのではなく、少しずつ改善し続けることが成功への鍵です。

また、効率的なスケジュール管理には、適切なツールの選定も非常に重要です。

弊社が提供する「サポスケ」は、シンプルかつ直感的な操作性とカスタマイズ性を兼ね備えたスケジュール管理ツールです。

ITに苦手意識をお持ちの方にも、抵抗なく活用いただけるサービスとなっていますので、ぜひ一度ご検討ください。

あなたのビジネスに最適なスケジュール管理ツールを見つけ、効果的なスケジュール管理を実現しましょう。

公式サイト)https://saposuke.jp/

資料のダウンロードは以下のボタンから