2025年07月30日
仕事でのスケジュール管理は調整すべきものが多く大変ですよね。 失敗できないプレッシャーなどもあり日々スケジュール管理に悩んでいるのではないでしょうか？ この記事では、弊社がスケジュール管理アプリを開発してきた知見を活かし、スケジュール管理の方法を伝授します。ぜひご覧ください。
スケジュール管理が重要な理由は、以下の3点です。
それぞれ解説します。
スケジュール管理が重要な理由の1つ目は、信用を得られるためです。
スケジュール管理ができていると、上司や取引先から、仕事を計画的にこなせている人という印象を与えられます。
その結果「この人なら安心」という印象を与えることが可能になり、信用を得ることが可能になります。
スケジュール管理が重要な理由の2つ目は、業務を効率化できるためです。
スケジュール管理をすることで、今日の予定を可視化することができると同時に、タスクの優先度を考えることも同時に行えるため、計画的にタスクを処理できるようになります。
その結果、業務を効率的にこなせるようになるでしょう。
スケジュール管理が重要な理由の3つ目は、ワークライフバランスを保てるためです。
前項で述べた通り、スケジュール管理を行うことで業務を効率化できます。
業務効率化により、労働時間を減らすことが可能になり、その結果プライベートの時間を確保しやすくなるでしょう。
以上が、スケジュール管理が重要な理由です。スケジュール管理がうまくできると、労働時間の減少など様々なメリットがあります。
しかし、特にビジネスの場においてはスケジュールを立てたとしてもその通りに進まないことが多いです。そこで次章では、ビジネスにおいてスケジュール管理が難しい理由を解説します。
ビジネスでスケジュール管理が難しい理由は以下の通りです。
それぞれ解説します。
ビジネスでスケジュール管理が難しい理由の1つ目は、予定が過密になるためです。
ビジネスの場ではプライベートの予定とは違い、タスクの量が多くかつ、タスクの終了にかかる正確な時間を見積もることは難しいです。
そのため、スケジュールが過密になりがちで、商談のリスケや、タスクの修正などで時間がかかり、スケジュールを変更したいときでも、予定を移動させられる空き時間が少なく、思い通りにスケジュール通りには行かないことが多いです。
ビジネスでスケジュール管理が難しい理由の2つ目は、複数人が絡むためです。
ビジネスの場では、上司や他部署、関係会社など様々な人との協力が必要なタスクも多いです。
そのため、全員の予定を合わせることは難易度が高く、調整にも時間がかかります。
また、1人が急な予定で欠席になったときも、代わりの人員確保やリスケなどに手間がかかるため、複数人だと予定通りに進めることは難しいです。
特に電気工事などの資格が必要な仕事の場合や、車など会社の備品を利用する場合などは考えるべきことが多く、スケジュールを作成するのはより困難になります。
ビジネスでスケジュール管理が難しい理由の3つ目は、社員のITリテラシーに差があるためです。
理由①や理由②で紹介した内容については、スケジュール管理アプリや日程調整ツールなどで、自動でスケジュール作成してくれるツールがあるため、ツールを活用することで、業務を効率化できます。
しかし、社員によってスマートフォンやPCの操作に苦手意識があることで、アプリなどを導入しても使ってくれないといった話もあります。
このように浸透するか不安で、中々デジタル化に踏み切れないこともあり、スケジュール管理は効率化しづらいこともあります。
以上がビジネスにおいてスケジュール管理が難しい理由です。次章ではスケジュール管理を効率的に行えるためのツールを比較します。
ツールごとに特性があるので、自分にあったものを選んでみてください。
スケジュール管理ツールのメリットデメリットを比較すると以下のようになります。
| メリット | デメリット | |
| 手帳・紙 | ・直感的に使える ・記憶に残りやすい | ・変更が多いと紙が汚くなる・共有が難しい |
| アプリ | ・無料で使えるものもある・スケジュールの共有がしやすい | ・種類が多く、選ぶのが大変・ITに不慣れだと使いずらい場合がある |
| エクセル・スプレッドシート | ・自由な形に設定しやすい・工夫次第で見やすくなる | ・大勢への共有がしづらい・スマートフォンで見づらい |
| ホワイトボード | ・自由度が高い・直感的に使用できる | ・書き換えが大変 ・大勢への共有がしづらい |
スケジュール管理方法の1つ目は、手帳や紙です。
手帳や紙は、直感的に使用できることが特徴です。パソコンやスマートフォンなどの操作に自信がない人でも利用しやすいでしょう。
また、紙に直接書くことで記憶に残りやすい点もメリットとして挙げられます。
一方デメリットとしては、情報の共有をするには、直接個人に見せたり写真を撮って送る手間がかかる他、書き直しが面倒である点などが挙げられます。
そのため、情報の共有を頻繁に行う場合や、予定の変更が多い人には不向きと言えるでしょう。
手帳のスケジュール管理についてはこちら
スケジュール管理方法2つ目は、スケジュール管理アプリです。
スケジュール管理アプリは、スケジュールの共有をしやすい点が特徴です。
アプリの多くはスケジュールの共有を自動で行ってくれるため、スケジュールの共有忘れといったミスを防ぐことかできるでしょう。
また、業務用のスケジュール管理アプリになると、シフトミスの警告や打刻機能なども搭載されることもあるため、バラバラに使っていたツールを一本化し業務の効率化が可能になるでしょう。
一方、アプリの使用に苦手意識のある方がいると社内に浸透しづらいといった欠点もあります。
また、スケジュール管理アプリには個性的なアプリも多くあり、会社毎に適したアプリを選ぶ事が大変といったデメリットもあります。
そのため、ITに不慣れな人が多い会社や、導入のために試用期間を設けられない会社には不向きと言えるでしょう。
おすすめのスケジュール管理カレンダーアプリについてはこちら
スケジュール管理ツールの3つ目は、エクセル・スプレッドシートです。
エクセル・スプレッドシートは、自由度が高く、スケジュールの縦軸や横軸の設定はもちろん。関数の使用により細かな設定が可能な点が特徴です。
そのため、ホワイトボードをアプリに移行してデジタル化したかったけれども、細かい設定ができずに自分には合わなかったと思う方におすすめです。
スケジュール管理に使えるテンプレートも豊富に用意されているので、自分でスケジュール管理表を作れる自信がない方でも安心して利用できます。
一方、エクセルは計算ソフトであることから、スケジュール管理の機能には限界があることや、スケジュールの共有がしづらいこともデメリットです。
特にエクセルやスプレッドシートは、スマートフォンだと見づらく、外出先で気軽に確認することができない点もあります。
スケジュール管理に使えるエクセルテンプレートはこちら
スケジュール管理方法の4つ目は、ホワイトボードです。
ホワイトボードは、直感的に使える点が特徴です。
ホワイトボードは紙と同じように、直感的に利用できてかつ自由にカスタマイズできるメリットがあります。紙にはないメリットとして、大きく大勢の人に見やすい点が挙げられます。
また、マグネットを使い文字を書く手間を減らしたり、変更があった予定には付箋を貼って目立たせるといった工夫によって見やすくすることが可能です。
一方、紙と同様に外出先から最新の情報を確認するには電話などで直接聞く事が必要というデメリットもあります。
特にスケジュールの変更が起こりやすい業種では、最新の情報を確認できないと誤った訪問先にいってしまうリスクがあることや、毎週書き換える手間がかかるといったデメリットもあります。
ホワイトボードのスケジュール管理方法はこちら
以上が4つのスケジュール管理方法でした。スケジュール管理はミスをすると顧客や関係会社の方に迷惑をかけてしまうことから、想像以上にストレスがかかるといった声も聞きます。
少しでもストレスを減らすためにも、会社毎の特性にあったツールを選定し、業務を効率化していくことが重要です。
なお、以下のURLではツールごとの特徴をさらに詳しく比較する記事もご覧いただけます。弊社自慢のお役立ち資料となっておりますので、Googleカレンダーやエクセルなど、様々なツールを16項目で比較しております。特徴を比較して適切なツールを選定するのが面倒な方におすすめです。こちらも合わせてご覧ください。
3分でわかる！スケジュール管理のためにどのツールを選べばいいの？にお答えするスケジュール管理比較表
以上が、おすすめのスケジュール管理方法でした。
上記のように、スケジュール管理に使えるツールはいくつかありますが、それぞれにメリットやデメリットが存在するため、状況に応じたツールを利用するとよいでしょう。
中でもスケジュール管理アプリは情報共有の無駄をなくし、業務効率化をする観点では特に適しています。
一方、記事でも述べた通り使いづらいアプリを選んでしまうと非効率になってしまう恐れがあるため、使いやすさを重視したアプリを選ぶことで、アプリ導入のデメリットを軽減しつつ業務効率化が可能になるでしょう。
そこで次章では、使いやすさに特化したおすすめのスケジュール管理アプリを4つほど紹介します。
おすすめのアプリを機能面で比較したものが、以下の表になります。
| Googleカレンダー | TimeTree | シンプルカレンダー | サポスケ | |
| 共有機能 | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 料金 | 基本無料 | 基本無料 | 基本無料 | 有料 |
| 対応バージョン | iOS：16.0以上 Android：要問い合わせ PC：Web版で使用可 | iOS：17.0以上 Android：10.0.0以上 PC：Web版で使用可 | iOS：14.0以上 Android：要問い合わせPC：なし | iOS：15,1以上 Android：7以上PC：Webで利用可 |
| 外部アプリ連携例 | Google To Doリスト Google keep シフトボード | Googleカレンダー iCloudカレンダー | Googleカレンダー iCloudカレンダーシフトボード | Googleカレンダー |
| 広告の有無 | × | △（課金で非表示） | △（課金で非表示） | × |
| 通知の設定 | ○ | ○ | ○ | ○ |
| バックアップ | ○ | ○ | △（別アプリの経由が必要） | ○ |
| おすすめの利用人数 | 小〜中規模 | 小規模 | 小規模 | 小〜大規模 |
※情報は2025年7月現在の情報です。
※小規模は5人前後、大規模は100名以上です。
※Googleカレンダー及びシンプルカレンダーでは、Androidの動作環境を示す公式の資料がなかったため、知りたい方はお問い合わせください
※iOSの対応バージョンはAppStoreの記述から引用しました。
利用場面や操作性などを比較したものが以下の表になります。
| Googleカレンダー | TimeTree | シンプルカレンダー | サポスケ | |
| 利用場面 | ビジネス | プライベート | プライベート | ビジネス |
| 利用人数 | 小〜中規模 | 小規模 | 小規模 | 小〜大規模 |
| 操作性 | 多機能 | 多機能 | シンプル | シンプル |
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
おすすめのスケジュール管理アプリ1つ目は、Googleカレンダーです。
Googleカレンダーは、小〜中規模のチームのスケジュール管理をするのに適しているアプリです。
Googleカレンダーは無料で使える上、広告が表示されない点や様々なスケジュール管理アプリと連携ができることから多くの利用者がいます。
例えば、Google To DoリストやGoogle KeepなどのGoogle関連のアプリとの連携も可能で、後に紹介するTimeTreeやシンプルカレンダーとの連携も可能です。オンラインの会議を設定したいときも、予定作成のときにボタンひとつでGoogle Meetのリンクを発行できるので、オンラインでの会議などが多い会社の場合便利です。
また、人毎に予定を表示させたり非表示にすることも簡単にできるため、TimeTreeやシンプルカレンダーよりも大人数でも使用しやすいです。
Web版での使用も可能なため、PCからの利用も可能です。PCでは、予定をドラックで移動させることができるので、予定の変更が多くてもすぐに予定を変更できます。
他にも通知や色分け、カレンダー共有、予定の検索などスケジュール管理に必要な機能は一通り揃っているので、便利なスケジュール管理アプリです。
また、Googleカレンダーのweb版では、ガントチャートのような表示にすることも可能なため、後に紹介するTimeTreeやシンプルカレンダーと比べ、予定が多くても比較的見やすいです。弊社の事例などから、5人以上でカレンダーを共有すると予定が多く見づらくなってしまうため、5人以上の利用を考えている場合は、別のアプリを検討するとよいでしょう。
また、Googleカレンダーは機能が多いため、ITに不慣れな社員だと使いこなすのに苦労することもあるでしょう。
バックアップについては、データを入出力することで可能です。
Web版バックアップの方法はこちら
スマホのバックアップ方法はこちら
Googleカレンダーによくある質問
Q1：Googleカレンダーを共有するには
以下の手順でカレンダーを共有できます
1,Googleカレンダーを開く
2,左の「マイカレンダー」から共有したいカレンダーにカーソルをあてて「︙」→「設定と共有」を選択
3,「特定のユーザーと共有」でメールアドレスを追加し、権限を選んで保存
Q2：Googleカレンダーの通知が来ない
以下の内容を確認すると良いでしょう
Q3：カレンダーが同期できない
以下の内容を確認してみてください
Q4：Gmailとの連携は
Gmailで受け取ったフライトやホテル予約、会議などの情報は、自動でGoogleカレンダーに反映されます。以下の方法で設定できます。
なお、複数のGoogleアカウントを持っている場合は、GoogleカレンダーのアカウントとGmailのアカウントが同じものでログインされているか確認してください。
1,Googleカレンダー設定
2,「Gmailからの予定」
3,「自動的に追加」をONにする
Q5：色分け機能の使い方は
人ごとに色を分けると、複数人でも予定が確認しやすくなるのでおすすめです。
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
おすすめのスケジュール管理アプリ2つ目は、TimeTree（タイムツリー）です。
TimeTreeは、仕事とプライベートで使うカレンダーアプリを一つにまとめたいと思っている方におすすめです。
TimeTreeでは、エイプリルフールや選挙の投票日などの日付も表示されるなどの特徴もあります。
TimeTreeでは、有料プランに加入することで画像の添付も可能です。画像の添付で、旅行の写真を残してアルバムのように、プライベートで活躍させることも可能です。ビジネスでは、工事のビフォーアフターを報告するために写真の添付を使う人もいるなど幅広い使い方が可能です。
スマートフォンやPCの場合、一日に予定が5つ以上あると表示しきれないので、細かい予定も入れがちであったり、大人数で予定を共有していて一日の予定が5つ以上になることが多い場合は予定を見落としてしまうことがあるので注意すると良いでしょう。
大人数になると予定が見づらくなってしまいますが、TimeTreeには公開カレンダー機能があり、不特定多数の人にカレンダーを共有することができるので、イベントなどの予定を不特定多数の人に公開したいときに役立ちます。
公開カレンダーでは、Jリーグの試合を確認できるものなど、様々な趣味に役立つカレンダーを利用できます。
プライベートと仕事用などカレンダーを分けることも可能なので、プライベートの部分で上記の公開カレンダーを使いたい方にはおすすめです。
自身の登録したアカウントがバックアップ代わりになるので、バックアップを取り忘れることもありません。
一方TimeTreeは今回紹介するGoogleカレンダーなどのアプリと比較すると、操作がやや複雑です。
例えば、TimeTreeでは、予定の表示を月間表示やリスト表示のように自由に変更できますが、iOSの場合、表示形式変更のために、画面左下の予定ボタンを長押しする必要があるなど、操作に慣れが必要な部分もあります。そのため、ITに不慣れな社員が多い場合、使い方に苦労することもあるでしょう。
また、人数が多いと予定が見づらくなるため、大人数には不向きと言えるでしょう。
公開カレンダーについてはこちら
公開カレンダーの作り方についてはこちら
シフトボードと直接の連携はできないため、注意してください。
詳しい内容はこちら
TimeTree（タイムツリー）でよくある質問
Q1：相手に通知がいかない
以下のことを確認してみてください
Q2：カレンダーの共有方法は
アプリの場合、以下の手順でカレンダーに招待できます。
1,画面右下のその他のボタンをクリックする
2,緑色の「メンバーを招待する」と書かれたボタンをクリックする
3,LINEで招待、QRコードを利用などの方法の中から好きな方法を選び、アプリの指示に従う
Q3：カレンダーを使い分けるには
アプリの場合、別のカレンダーは以下の手順で作成できます。
1,画面左上にある年と月が書かれた場所の左にあるマークをクリックする
2,カレンダーリストの項目から「新しいカレンダーを作る」と書かれたボタンをクリックする
3,カレンダーの詳細を決定する
Q4：Googleカレンダーとの連携方法は
アプリ版では、以下の手順で連携できます。
1,画面左上にある年と月が書かれた場所の左にあるマークをクリックする
2,「すべてのカレンダー」と書かれたボタンをクリックする。
3,右下の設定ボタンから連携するアプリを選ぶ
詳しい方法はこちらの記事をご覧ください。
Q5：データを引き継ぐには？
新しい機種でTimeTreeをダウンロードした後に、前機種で使用していたアカウントを入力するとデータを引き継げます。
詳しい内容はこちらの記事をご覧ください。
Q6：予定の検索方法は？
アプリ版の場合、画面右下のその他のボタンをクリックすると、予定を検索といったボタンが表示されます。
そこから予定を検索できます。
Q7：カレンダーごとに予定の表示や非表示を設定するには
1,画面左上にある年と月が書かれた場所の左にあるマークをクリックする
2,「すべてのカレンダー」と書かれたボタンをクリックする
3,右下の設定ボタンをクリックし、表示を消したいカレンダーのチェックを外す
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
画像引用：https://simplecalendar.komorebi-apps.com/
おすすめのアプリ3つ目は、シンプルカレンダーです。
シンプルカレンダーは、シンプルな操作性を求める人におすすめのアプリです。
上記の3アプリと比較して画面のUIもシンプルで機能や設定できる項目が少ないため、複雑な操作ができるか自信のない人におすすめです。
メイン画面では下部に表示形式（週単位表示や一日単位の表示など）を変更可能なボタンが置かれており、上部には予定の検索と設定ボタンだけというデザインになっており、使いやすいです。
予定の表示形式は、月単位、週単位、5日単位、3日単位、1日単位から選べます。表示形式の変更もボタン1つで行えるため使いやすいです。
予定の入力画面も、タイトル、日時、通知設定、詳細の4つの項目で別れており入力しやすい点も便利です。
アプリの連携に関しては、iPhoneの場合、iPhone公式のカレンダー（iCloudカレンダー）との連携が必須になっているため、iCloudカレンダーとは別に使いたい方は注意が必要です。
なお、連携ではGoogleカレンダーやシフトボードとの連携に対応しています。
シフトボードとの連携方法については、こちらの記事をご覧ください。
一方、GoogleカレンダーやTimeTreeと同様、使用する人数が多い場合やPCでも使用できるスケジュール管理アプリを利用したい方には不向きと言えるでしょう。
また、バックアップのためには、GoogleカレンダーやiCloudカレンダーなど別のカレンダーアプリを経由して保存する必要があるため、スケジュール管理をアプリ一つで完結させたいと考える人には不向きでしょう。
シンプルカレンダーのデータ引き継ぎについてはこちら
シンプルカレンダーによくある質問
Q1：Googleカレンダーとの連携は
こちらの記事で詳しく紹介されているのでご覧ください。
Q2：Googleアカウントは必要
Googleアカウントは不要です。ただし、Googleカレンダーと連携するのにはGoogleアカウントが必要です。
Q3：CSVやエクセルにエクスポートできる
対応していません
Q4：データの引き継ぎはできる？
連携しているiCloudカレンダーやGoogleカレンダーを経由して引き継ぎ可能です。
詳しい方法はこちらの記事をご覧ください。
公式サイト：https://simplecalendar.komorebi-apps.com/
画像引用：https://saposuke.jp/
おすすめのアプリ4つ目は、サポスケです。
サポスケは、操作が簡単で見やすいアプリを探している、あるいは既存のアプリではカスタマイズ性がたりず、会社ごとのこだわりをアプリで表示したいと思う方におすすめです。
特に、現場仕事の会社様向けの作りとなっており、現場作業のスケジュール管理を効率化したい会社様におすすめです。
サポスケとは、GoogleカレンダーやTimeTreeのような共有のしやすさとホワイトボードやエクセルのようなカスタマイズ性を重視した、業務用のスケジュール管理アプリです。
カスタマイズ性では、案件別表示やシフト表示などをはじめとした項目から表示を選ぶ事が可能で、ボタンひとつで自由に見やすい表示に変更できます。
また、サポスケは管理者と従業員用の2つのモードがあり、管理者モードでは権限等細かな設定、従業員用では余計な機能を排除し必要最低限の機能に絞り、シンプルな使いやすさを保っています。
また、スケジュール管理ではミスできないプレッシャーからノイローゼになる人もおり、そのような負担を軽減するためにもミスに対するアラート機能も搭載されており、ミスを防ぐ体制も構築できます。
一方導入には費用がかかるので、スケジュール管理に予算をかけたくない場合や、使用人数が数人でそこまで多くない方には不向きと言えるでしょう。
画像引用：https://saposuke.jp/
以上が、おすすめのアプリ4選でした。次章では、効果のでるスケジュールの立て方を紹介します。
効果のでるスケジュール管理のコツ1つ目は、予備の時間を作っておく方法です。
スケジュールを作成しても、スケジュール通りに仕事が進むことはまれです。
特にビジネスの場では、この記事でも紹介した通りスケジュール通りに進むことは少ないため、スケジュール通りに進まない前提でスケジュールを作成することが重要です。
そのため、一日のスケジュールに予備の時間（バッファ）を設けることで、万が一見積もった時間内にタスクが終わらなくても、バッファ時間を使うことで、その日の間にタスクを完了させることができるでしょう。
ただし、バッファの時間が多すぎるとかえってタスクが進まなくなるので適切な配分でバッファを設けることが必要です。バッファ時間の見積もり方法の例として、以下のようにタスクの種類で時間を設けると良いでしょう。
| タスクの種類 | タスクの例 | 必要なバッファ |
| ルーチンワーク | 毎週のレポート作成 | 見積もり時間の10% |
| 新規のタスク | プレゼン資料作成 | 見積もり時間＋20％ |
| 人と関わる業務 車や電車で移動する業務 | 会議訪問営業 | 見積もり時間＋25％ |
ルーチンワークは作業にも慣れていることから、時間がかかることも少ないため、バッファは少なめの10％で十分です。
新規のタスクに関しては、慣れない作業が多いため、修正が求められるケースや、いいアイディアが浮かばすに作業時間がかかるケースがあるため、やや多めの20％を目安にバッファをとると良いでしょう。
人と関わる業務や、電車、車などで移動が必要な業務は、時間がかかりやすいためバッファは多めの25％を目安にすると良いでしょう。
会議などはスムーズに進行することも少なく、電車などの移動では列車の遅延などで遅れるリスクがあるため、バッファは多めにとることが重要です。
効果のでるスケジュール管理のコツ2つ目は、タスクを全て可視化する方法です。
タスクを全て可視化することは、心理的な面、正確性の面、効率の面の観点から効果的です。
心理的な面に関しては、タスクを書き出すことで頭が整理され、心理的に安心する効果があります。また、完了したタスクが可視化されることで達成感も得やすいため、心理的に効果があると言えるでしょう。
正確的な面に関しては、タスクを全て書き出すことでタスク忘れを防止できる効果があります。
の面に関しては、タスクを全て洗い出すことでタスクの優先度を相対的に判断しやすくなり、結果的に優先度の高いタスクから処理できるようになります。
効果のでるスケジュール管理のコツ3つ目は、効率的な時間配分をする方法です。
タスクの内容によって取り組む時間帯を工夫することで、効果的なスケジュールを作成できるようになり、成果を出しやすくなります。以下はその例です。
| タスクの内容 | タスクの例 | 処理する方法 |
| 似ているタスク同士 | プレゼンのカンペ作りとプレゼンの資料作成 （どちらもプレゼンテーションに関連） | まとめて行う |
| 頭を使う業務 | 広告デザインの作成 | 午前に行う |
| 比較的単純な作業 | 定型メールの送信 データの集計 | 午後に行う |
| 他人の協力が必要な作業 | 提案書の作成 | できるだけ早く行う |
似ているタスク同士を同時に行うことで、脳への疲労感を軽減できます。それにより、効率的な作業が可能になるでしょう。
また、起きたばかりの午前中は、集中力が必要な作業に向いています。そのため、デザインやデータ分析など頭を使う作業を午前中に行うと良いでしょう。
逆に、午後は徐々に疲れが溜まってくるため、比較的単純な作業を行うのが良いでしょう。例えば、定型メールの送信やデータの集計などを行うとよいでしょう。
また、他の人からデータを送ってもらう必要のある仕事といった、他の人の協力が必要な作業は期限よりも早めに行うとよいでしょう。
相手によってはデータを送ることを忘れてしまい、結果的に自身の仕事に遅れがでることを防ぐ目的や、相手の返信を待つ待ち時間を有効活用する目的があります。
そのため、あらかじめ欲しい情報をまとめて期限よりも先に情報提供を依頼することで、返信を待つ時間に別の作業に取り組むことができ、結果的にスケジュールの遅延を防ぐことができるでしょう。
以上が効果を出せるスケジュール管理の方法です。上記は主に個人向けの内容ですが、複数人の予定を管理する管理者はさらに注意すべきポイントがあります、そこで次章では、主にスケジュールの管理者の人に向けて、複数人のスケジュール管理のコツを紹介します。
複数人がからむスケジュール管理のコツ1つ目は、スムーズに情報を共有することです。
複数人のスケジュール管理をしていると、大人数で情報を共有することが必要になります。
メールや口頭でスケジュールを伝えていると、メールの文作成に手間がかかったり、伝達ミスの原因になります。また、最新の情報が確認できないことにより、外出先から電話で確認する手間がかかります。
また、使用するツールが統一できていないことが原因でスケジュール管理が難しくなることもあります。
例えば、スケジュール管理をアプリ、変更が生じた時や内容の詳細をメールやLINEで送信する場合、最新のスケジュールを確認するためにアプリとメールを確認しなくてはならず、ミスが生まれる原因になります。
また、アプリとメールの内容に矛盾が生じてしまうと混乱につながることもあるため、使用するアプリは一つに統一すると効率的です。
特に、上記のミスは特に、訪問看護や現場作業など予定の変更が起こりやすい仕事に多いです。変更の度に共有の手間がかかり非効率なほか、情報共有のミスが起こりやすく、変更内容の共有を間違え顧客に迷惑をかけてしまうこともあります。
対策として、前項で紹介したスケジュール管理アプリを使い自動でスケジュールを共有できるようにする他、使用するツールをアプリのみに統一するなどの方法が考えられるでしょう。
複数人がからむスケジュール管理のコツ2つ目は、確認ミスを防ぐことです。
複数人では、別の人の予定と自分の予定を間違えてしまうことや、予定の確認を忘れて誤った訪問先に行ってしまうといったミスが起こりがちです。
確認ミスを防ぐためには、点呼を行いミスがないか確かめる方法や、見やすいスケジュール管理アプリを利用すると良いでしょう。
複数人がからむスケジュール管理のコツ3つ目は、予定の重複を防ぐことです。
この問題は、特に大人数でのスケジュール管理の際に起こりがちです。
人数が多くなると色々な人の予定が混じり合い、各自の予定が見づらくなるので、ダブルブッキングなどのミスが起こりがちです。特にスケジュール管理アプリなどで、個別に予定を表示できるアプリは少なく、ミスが起きても気がつきづらいです。
そのため、ダブルブッキングなどに課題を感じる方は、人ごとに予定を表示しやすいツールを使うとよいでしょう。
以上が複数人のスケジュール管理に使えるコツでした。次章ではスケジュール管理でよくある質問と回答をまとめました、ぜひご覧ください。
A1：スケジュール管理は、「限られた時間で成果を最大化するため」に行います。
週に1回程度スケジュールを見直す習慣をつけることで、自身がタスクをこなすのにかかる時間や、バッファの見積もりの過不足などを改善していくとよいでしょう。
なお、振り返りに時間をかけすぎては本末転倒です。スケジュールの作成や振り返りには時間をかけすぎないようにしましょう。
A2：ビジネスであればGoogleカレンダー、プライベートではシンプルカレンダーがおすすめです。
Googleカレンダーは広告もなく、他のアプリと比較し、大人数でも見やすいことが特徴です。
また、Google Meetのリンク発行など、ビジネスならではの手間を省きやすいため汎用性の高いアプリです。
プライベート面では、5人以上でスケジュール管理をする場合は少ないため、使いやすさを重視しシンプルカレンダーがおすすめです。
広告が表示されてしまいますが、画面の一箇所のみであるため目立ちません。
A3：目的に応じて選ぶべきです。
例えば、大人数で情報を共有したいときは共有機能はあるか、時間を見える化したいときは、時間をグラフのように表示する機能があるかなどを確認するとよいでしょう。
アプリを選ぶ際には、一度使用する目的を考えることが重要です。
A4：タスクを書き出してから、優先順位をつけることが重要です。
優先順位は、重要度と緊急度の高低で4通りに分けます。その後はタスクを以下の順番で処理します。
1,緊急かつ重要
2,緊急だが重要
3,重要だが緊急でない
4,重要でも緊急でもない
詳しい優先度の分け方は、こちらの記事で詳しく解説しているので合わせてご覧ください。
A5：バッファを確保し、余裕を持つことが重要です。
スケジュール管理がうまくできない要因として、「タスクの時間積もりが甘い」「予定が詰まりすぎている」の2パターンがあります。
タスクの時間を正確に見積もることは困難なため、スケジュール通りに進まないことを前提にしてスケジュールを立てる必要があります。
A6：Googleカレンダーは、タスクも追加できる機能があるためおすすめです。
予定を入れる時に、「タスク」を選択すれば、タスクを登録して、期限や通知の設定が可能です。
なお、Web版のGoogleカレンダーであれば、ホーム画面から直接Google To Doリストに飛べて、タスクを一覧で確認することも可能です。
A7：リモートでは対面で行うのとは違い、情報共有に時間がかかってしまうので、スケジュール通りに進まないことが多いです。
対面ではフィードバックをすぐにもらえるのに対し、リモートではチャットでのフィードバックが必要になるため、相手がチャットに気がつくまでの時間がかかりがちです。
そのため、チャットにすぐに気がつけるように通知をすることや、期限よりも早めにタスクを終わらせることが必要です。
今回は、仕事で使えるスケジュール管理術について紹介しました。仕事でのスケジュール管理は、信用を落とさないためにもミスのないスケジュール管理が求められ大変です。
しかし、自分にあったスケジュール管理ツールの利用やスケジュールの立て方を工夫することで対処可能です。
ぜひ一度自身のスケジュール管理方法を見直し、より効率的なスケジュール管理を目指しましょう。
スケジュール管理において、「ツールを一本化したい」、「デジタル化させたいけど難しい機能が使いこなせるか心配」といった悩みはありませんか？
弊社ではスケジュール管理に特化したアプリ「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、
1,スケジュール管理に特化し、余計な機能を排除
2,ITが苦手な人も使いこなせるシンプルさ
3,各社のExcelやホワイトボードのこだわりを再現するカスタマイズ性の高さ
の3点にこだわっております。サポスケは直感的で使いやすいスケジュール管理アプリです。
スケジュール管理の悩みは、全て「サポスケ」にお任せください！サポスケの資料は以下のボタンから30秒程度でダウンロードできますので、お気軽にダウンロードしてみてください！
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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