2025年02月08日
スケジュール管理やタスク管理をする際に、どのツールを活用すればいいのかわからないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ツールには、それぞれ機能や特徴が異なるため、どれでもいいというわけではありません。
本記事では、スケジュール管理やタスク管理を効率よく管理するためのおすすめツールを10個厳選して紹介します。また、ツールを使いこなすコツや注意点についても言及しているので、ぜひご覧ください。
スケジュール管理・タスク管理を効率よく管理する前に、それぞれの違いについて確認しましょう。
スケジュール管理というのは、個人やチームの活動計画を効率的に整理し、時間を最大限に活用するための方法です。スケジュール管理を行うことで、日々の仕事やプロジェクトがスムーズに進行し、期限内に目標を達成することが容易になります。
たとえば、学校の先生が授業計画を立てる際、試験の日程や提出物の締切を管理することがあたります。
また、企業であれば、プロジェクトのマイルストーンや会議のスケジュールを調整することも含まれます。
効果的なスケジュール管理を実践するコツは、全ての予定を一元的に把握することが重要です。デジタルツールや手帳を使用して、1日の予定を時間ごとに記録し、優先順位をつけることが役立ちます。
さらに、予定には柔軟性を持たせ、予期せぬ変更にも対応できるようにすることが大切です。これにより、突然の予定変更があったとしても、冷静に対応することができます。
この管理方法を生活に取り入れることで、時間を有効に活用し、ストレスを減らすことができるでしょう。
タスク管理とは、効率的に仕事を進めるための手法で、必要な作業を1つずつ完成させる過程を整理・管理することです。作業の優先順位を設定し、期限内に仕事を完了させることが可能になります。
会社では、プロジェクトの各ステップを細かく分け、それぞれに期限を設定し、進行することが挙げられます。
タスクを管理する際には、「何を」「いつまでに」完成させるかを明確にすることが重要です。
また、タスクを小さなステップに分割して進めることで、大きなプロジェクトでも進行が容易になります。こうした分割により、進捗が明確になり、達成感を持って仕事を進めることができるようになります。
スケジュール管理同様、デジタルツールを活用することで、タスクの進捗をリアルタイムで確認し、チームメンバーと共有することができます。
これにより、全員が現在の進行状況を理解し、効率的に作業を進めることが可能になります。タスク管理を適切に行うことで、時間を節約し、生活全般の質を向上させることができるでしょう。
以上、スケジュール管理ツールとタスク管理ツールの違いでした。次章では、スケジュール管理とタスク管理の違いについて理解した上で、スケジュール・タスクを上手く管理するコツについて紹介していきます。
スケジュール管理・タスク管理を上手く管理するコツは、以下の6つです。
それぞれ解説します。
1つ目のコツは、全てのタスクを書き出すことです。
頭の中だけで把握しているタスクを可視化し、漏れを防ぐためにも重要です。たとえば、仕事のプロジェクトであれば、必要な作業をリスト化し、どのようなステップがあるかを確認します。
タスクを全て書き出すことで、全体像が把握できるようになり、優先順位を付ける作業もスムーズに進みます。
また、書き出したタスクは、後で見返すことができるため、途中で何か忘れてしまっても安心です。このリストを元に、1日のスケジュールを立てることで、計画的に行動することができるでしょう。
さらに、書き出す際には、手書きのメモやデジタルツールを活用して、すぐにアクセスできる状態にしておくことがポイントです。このようにタスクを明確にすることで、作業効率が向上し、無駄な時間を減らすことができるでしょう。
2つ目のコツは、タスクを分類することです。
すべてのタスクを1つのリストにまとめてしまうと、どれから手をつけるべきか迷ってしまうことがあります。そこで、タスクを優先度や種類ごとに分類し、整理することが重要です。
仕事のタスクとプライベートのタスクを分けることで、それぞれの状況に応じた対応が可能になります。
タスクを分類する際には、「緊急」「重要」「日常」といったカテゴリに分ける方法が効果的です。緊急なタスクはすぐに取り組む必要がありますが、日常的なタスクは少し後回しにしても問題ありません。
このようにタスクをグループ分けすることで、優先順位が自然と見えてきます。
また、タスクを分類することで、一度に取り組むべき作業が明確になり、計画が立てやすくなります。タスクの整理は時間の節約につながり、無駄な労力を避けることができるので、ぜひ実践してみてください。
3つ目のコツは、余裕を持った計画を立てることです。
毎日の予定を詰め込みすぎてしまうと、予期せぬトラブルが発生した場合に対応できなくなってしまいます。
会議が長引いたり、急な対応が必要になったりすることはよくあることです。そのため、1日のスケジュールに余白を持たせておくことで、柔軟に対応する余裕が生まれます。
時間の余裕を持つためには、タスクの見積もりを慎重に行い、少し多めに時間を確保することが有効です。
たとえば、通常1時間かかる作業には、1時間半を確保しておくと、急なトラブルにも落ち着いて対処できます。
また、タスクが予想より早く終わった場合、その時間を次の作業に使うことができ、生産性も向上します。
このように、余裕を持ったスケジュールを組むことで、日々の業務をスムーズに進めることができ、ストレスを軽減することが可能になります。
4つ目のコツは、優先順位を明確にすることです。
すべてのタスクを一気にこなすことは難しいため、まずはどのタスクが最も重要か、どれが緊急かを判断し、その順番に従って進めることが必要です。
たとえば、期限が差し迫っているプロジェクトの資料作成や、クライアントとの打ち合わせ準備などは優先度が高くなります。
優先順位をつける際には、タスクを「緊急で重要」「緊急ではないが重要」「緊急でないし重要でもない」といったように分類すると、対応すべき順序が明確になります。これにより、無駄な時間を減らし、効率よくタスクを処理できるようになります。
また、優先順位をつける習慣を持つことで、予期せぬ事態にも柔軟に対応できる力がつきます。限られた時間の中で最大限の成果を上げるためには、優先順位を明確にし、適切に管理することが不可欠です。
5つ目のコツは、毎日決まった時間にスケジュールを確認する習慣を持つことです。
毎日決まった時間にスケジュールを確認することにより、予定を忘れることなく、スケジュールに沿って日々のタスクを進めることができます。朝の始業前や昼食後など、日々のリズムに合わせて確認するタイミングを決めておくとよいでしょう。
スケジュールの確認は、ただ予定を見直すだけではなく、変更が必要な部分があればその場で調整することが重要です。急な予定変更や新たなタスクが発生した場合にも、定期的な確認を行うことで、スケジュール全体を見失うことなく対応できます。
また、スケジュールの確認は1日の始まりだけでなく、終了時にも行うと効果的です。その日の達成状況を振り返り、翌日の計画を立てることがスムーズになります。
決まった時間にスケジュールを確認することで、日々の予定がしっかりと管理され、ミスや遅延を防ぐことができるでしょう。
6つ目のコツは、スケジュール・タスク管理ツールを活用することです。
デジタルツールを利用すれば、スマートフォンやパソコンからいつでもどこでもスケジュールを確認でき、変更も簡単に行うことが可能です。たとえば、GoogleカレンダーやMicrosoft 365のようなツールを使えば、予定の共有や通知機能を活用して、スケジュールの把握がしやすくなります。
タスク管理では、各タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるツールが便利です。たとえば、NotionやAsanaなどのツールでは、タスクをリスト化し、進捗をグラフやチャートで表示することができるため、プロジェクトの全体像を一目で把握できます。
これにより、どのタスクが遅れているか、どれを優先的に進めるべきかが明確になります。
また、これらのツールは、チームメンバーとの情報共有が簡単にできるため、複数人でのスケジュール・タスク管理にも最適です。ツールを上手に活用することで、業務の効率が格段に向上し、ストレスなく管理できる環境を整えることができるでしょう。
ここまで、スケジュール・タスク管理を上手く管理するコツについて紹介してきました。ここまでの内容を実践するには、スケジュール管理・タスク管理ツールの活用がおすすめです。次章では、スケジュール管理・タスク管理ツールのおすすめ10選を紹介します。
おすすめのスケジュール管理・タスク管理ツールを10個紹介します。
それぞれ特徴や搭載されている機能が異なるため、どのツールが自分に最適なのか比較しながら見ていきましょう。
画像引用：https://saposuke.jp/
1つ目のツールは、サポスケです。
サポスケは、現場作業など企業での運用に特化したスケジュール管理サービスで、最大の特徴としては、シンプルな機能性と直感的な操作性にあります。
ホワイトボードなどのアナログでの作業をそのままデジタル化したイメージで、ITに不慣れな方でも簡単に扱えることに重点を置いたサービスとなっています。
定番のカレンダー機能、メンバー間の情報共有などの機能はもちろんのこと、企業に合わせたカスタマイズ性にも定評があります。
余計な機能は不要という方や、エクセルやホワイトボードなどの、既存のツールの操作性も残したいと考える方に、オススメできるツールです。
チームのスケジュール管理にお悩みの方は、業務効率化のお供にぜひ一度試してみてください。
公式サイト：https://saposuke.jp/
サポスケの料金についてはこちら
画像引用：https://line-works.com/guidelines/
2つ目のツールは、LINE WORKSです。
LINE WORKSは、LINEの使いやすさをビジネス向けに最適化したツールで、スケジュール管理やタスク管理を含む機能が搭載されています。
LINE WORKSを導入することで、社内のコミュニケーションが円滑に行え、業務の効率の向上に期待できるでしょう。具体的には、チャット機能でメッセージをリアルタイムでやりとりしながら、スケジュールの調整やタスクの進捗確認を同時に行うことが可能です。
LINE WORKSでは、スケジュール共有機能を活用することで、会議や打ち合わせの予定を全員が簡単に把握できるようになります。また、タスクごとの進捗状況を更新し、それをチームメンバーと共有することで、各メンバーが現在の状況を一目で確認できるのも特徴です。
たとえば、プロジェクトの各フェーズごとにタスクを分割し、個別に進捗管理を行うことができるため、複雑なプロジェクトでも滞りなく進めることができます。
さらに、LINE WORKSはスマートフォンアプリとしても利用可能で、外出先でも手軽にスケジュールやタスクを確認できる利便性があります。
公式サイト：https://line-works.com/
LINE WORKSの料金についてはこちら
画像引用：https://collection.cloudinary.com/asana/7716121a4d3c9dedb2e1d926ff42a4de?
3つ目のツールは、Asanaです。
Asanaは、タスクをシンプルに簡単に管理できるツールであり、チーム全体でのタスク進捗の確認が容易な点が特徴です。プロジェクトの各タスクを詳細に管理でき、タスクごとに担当者、期限、進捗状況を一目で把握できるため、効率的なタスク管理が可能です。
プロジェクトの開始時には各タスクを事前に割り当て、期限が近づいたタスクには自動リマインダーが送られるため、作業の遅延を防ぐことができます。
Asanaの優れた点は、タスクをさらに細分化し、サブタスクとして設定することができることです。これにより、大きなプロジェクトでも進捗が停滞することなく、着実に進められるでしょう。
また、視覚的なカンバンボードやリストビュー、タイムラインなど多様な表示方法があるため、プロジェクトの進行状況をチーム全体で共有する際に役立ちます。
さらに、Asanaは他のツールとの連携も可能で、GoogleカレンダーやSlackなどのサービスと統合することで、業務の効率化を一層進めることができます。チーム全員がスムーズにコミュニケーションを取りながら、タスク管理を徹底することが可能になります。
公式サイト：https://asana.com/ja
Asanaの料金についてはこちら
画像引用：https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286
4つ目のツールは、Notionです。
Notionは、直感的で柔軟性の高いタスク管理ツールです。
特にダッシュボードがタスク管理に便利です。ダッシュボードを利用することで、タスクの状況を「取り組み中」、「完了済」など、好きなように設定できます。ダッシュボードでは、タスクの状況をドラッグ&ドロップで行えるため、直感的な操作が可能です。
また、Notionでは表の作成も便利です。表形式で優先度や進行状況を一覧にして登録すると、タスクを一目で把握しやすいです。
Notionには、テンプレートが多く用意されています。そのため、自分で見やすい表を作れる自信がない場合でも、安心して使うことができるでしょう。
Notionのテンプレートはこちら
公式サイト：https://www.notion.so/ja
Notionの料金についてはこちら
画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources
5つ目のツールは、TimeTreeです。
TimeTreeは個人や家族、友人同士でスケジュールを共有することに特化したカレンダーアプリで、特にシンプルで使いやすい操作性が魅力です。
TimeTreeを使うことで、スケジュールの調整がスムーズに行え、全員が同じカレンダーを確認できるため、スケジュール管理が格段に楽になります。
たとえば、家族の予定を共有する場合、子どもの学校行事や両親の予定を1つのカレンダーにまとめて表示し、全員が予定を把握できるようにします。
また、イベントや予定に関するコメント機能を使えば、事前に必要な準備や注意点を共有することができ、トラブルを未然に防ぐことが可能です。
TimeTreeのもう1つの強みは、リマインダー機能です。予定の前に通知を受け取ることで、忘れがちなスケジュールも確実にこなせます。
また、複数のカレンダーを同時に管理できるため、プライベートと仕事の予定を分けて管理することも簡単に行えます。このように、TimeTreeを利用すれば、スケジュール管理の手間が軽減され、日々の計画をスムーズに進めることができるでしょう。
タイムツリーの使い方はこちら
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
タイムツリーの料金についてはこちら
画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
6つ目のツールは、Googleカレンダーです。
Googleカレンダーは、多くの人が利用しているスケジュール管理ツールで、シンプルながらも強力な機能を持っています。
このツールは、パソコンやスマートフォンなど様々なデバイスで利用でき、スケジュールをいつでもどこでも確認することができます。特に、Googleアカウントを持っている人であれば、無料で簡単に始められる点が魅力です。
Googleカレンダーの特徴的な機能は、予定の共有機能です。チームメンバーや家族とカレンダーを共有し、相手の予定を一目で確認できるため、会議の調整やタスクの割り振りがスムーズに行えます。
たとえば、プロジェクトメンバーが全員のカレンダーを確認しながら会議の日時を決定することが可能です。また、リマインダー機能を活用すれば、重要なタスクやイベントの前に通知を受け取ることができ、期限を忘れることがありません。
さらに、Googleカレンダーは他のGoogleサービスとの連携がスムーズに行える点も特徴で、Google Meetでのビデオ会議や、Googleタスクとの統合により、タスクの進捗管理も簡単に行えます。
Googleカレンダーの使い方はこちら
公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/
Googleカレンダーの料金についてはこちら
画像引用：https://news.microsoft.com/ja-jp/corporate-logo-guideline/
7つ目のツールは、Microsoft 365です。
Microsoft 365は、ビジネス向けに特化したスケジュール・タスク管理ツールで、OutlookカレンダーやMicrosoft To Doなどのアプリを利用して、スケジュール管理をサポートします。
特に、Microsoft製品との連携が強力なため、ワードやエクセル、ティーEAMSなど他のツールと組み合わせて使うことができる点も魅力です。
Microsoft 365のカレンダー機能では、会議のスケジュールをチーム全体で共有でき、参加者の空き時間を自動で確認しながら会議の調整を行うことが可能です。また、各タスクに対して期限を設定し、進捗状況をリアルタイムで管理することができるため、プロジェクトの進行がスムーズに行えます。
たとえば、プロジェクトの全体スケジュールをチームで共有し、タスクごとに担当者と期限を割り振ることで、進捗遅れを防ぎます。
さらに、Microsoft Teamsと連携すれば、リモートワークでもスムーズにコミュニケーションを取ることとが可能で、タスク管理やスケジュール調整が行えます。
Microsoft 365は、特にビジネスシーンで活用することで、スケジュールとタスクの一元管理を実現し、チームの生産性を向上させるツールと言えるでしょう。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
Microsoft 365の料金についてはこちら
8つ目のツールは、NI Collabo 360です。
NI Collabo 360は、企業向けのグループウェアであり、スケジュール管理やタスク管理を中心に、様々な業務効率化機能を提供しています。
このツールを使えば、社内の情報を一元管理し、チーム全体のコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
NI Collabo 360の特徴の1つは、スケジュールやタスク管理を含む業務全体の見える化です。各プロジェクトのスケジュールをカレンダーで共有し、担当者ごとの進捗状況をリアルタイムで確認できます。
これにより、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、予定の遅れやタスクの未完了を未然に防ぐことができます。
さらに、タスクの管理機能が充実しており、タスクの優先度や締め切りを設定し、チームメンバー全員で共有することで、効率的に業務を進めることができます。
たとえば、各メンバーが自分の担当タスクを進めながら、他のメンバーの進捗も確認できるため、チーム内での連携が強化され、結果としてプロジェクト全体の進行がスムーズになります。
公式サイト：https://www.ni-ware.com/
NI Collabo 360の料金についてはこちら
画像引用：https://www.larksuite.com/ja_jp
9つ目のツールは、Larkです。
Larkは、メッセージング、タスク管理、カレンダー管理が一体化したオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。
このツールは、特にリモートワークやグローバルチームに適しており、異なる時間帯で働くチームメンバー同士でも、効率よく情報を共有し、スケジュール調整を行うことができます。
Larkのカレンダー機能は、個人のスケジュールだけでなく、チーム全体の予定も一元管理できるため、チームの予定を一目で確認でき、会議のスケジュール調整が容易に行えます。また、タスク管理機能では、タスクの優先順位や期限を設定し、チームメンバー全員で進捗状況を共有することができます。
プロジェクトごとにタスクを振り分け、進捗が遅れているタスクにはアラートを設定することで、迅速な対応が可能です。
さらに、Larkはビデオ会議機能も搭載しており、タスク管理と会議を同じプラットフォーム上でシームレスに行えるのが強みです。これにより、リモートワーク環境でもスムーズなチーム連携が実現でき、業務効率を向上させることができるでしょう。
公式サイト：https://www.larksuite.com/ja_jp
Larkの料金についてはこちら
10つ目のツールは、Backlogです。
Backlogはプロジェクト管理とタスク管理を一元化できるツールで、特に開発チーム向けに設計されています。
プロジェクトの進行に必要なタスクを視覚的に管理し、チーム全体で進捗状況を共有することができるため、円滑なコミュニケーションを促進します。
たとえば、タスクごとに担当者を割り当て、その進捗状況をリアルタイムで確認できるので、進捗遅れが発生してもすぐに対応できます。
Backlogの特徴の1つは、バグ追跡やバージョン管理といった開発者向けの機能が充実している点です。また、ガントチャートを使用することで、複数のプロジェクトを同時に管理することが可能です。
こうした機能により、タスクの優先順位が一目でわかり、業務効率の向上が期待できるでしょう。
特に、複数のチームが関わるプロジェクトでは、各チーム間の情報共有がスムーズに行われるため、プロジェクト全体の進行が滞りなく進みます。
さらに、Backlogはクラウドベースのツールであり、外出先でもタスクの確認や更新が可能です。これにより、リモートワーク環境でもチーム全員が最新情報を共有でき、プロジェクトの円滑な進行をサポートします。
公式サイト：https://backlog.com/ja/
Backlogの料金についてはこちら
ここまで、スケジュール管理・タスク管理ツールおすすめ10選を紹介してきました。まだツールを導入していない方、自分に最適なツールがどれなのかわからない方は、本章で紹介したツールを参考にしてみてください。
次章では、実際にスケジュール・タスク管理ツールを使用する際の注意点を解説します。
スケジュール管理・タスク管理ツールの選ぶ際の注意点について、3つ紹介します。
それぞれ解説します。
1つ目の注意点は、操作性がシンプルで簡単かどうかです。スケジュール管理やタスク管理ツールは、毎日使用することが多いため、直感的に使えるかどうかが重要です。
複雑な操作を要求するツールは、日々の作業を逆に増やしてしまい、管理する手間がかかることになります。特に、仕事が多忙な方やチームでの使用を考える場合、操作に慣れるために時間をかける余裕がないことが多いでしょう。
たとえば、タスクを追加するのにいくつものステップが必要なツールよりも、簡単に予定やタスクを入力できるツールの方が効率的です。また、初めて使う人でもすぐに理解できるようなシンプルなデザインのツールは、操作ミスも減り、スムーズな管理が実現できます。
操作が複雑だと、メンバーがツールを十分に使いこなせない可能性もあるため、チーム全体での運用を考える場合は特に注意が必要です。
このように、シンプルな操作性を持つツールを選ぶことで、日常的なスケジュールやタスク管理の効率が向上し、無駄を省くことができると言えるでしょう。
2つ目の注意点は、複数デバイスと同期できるかどうかです。
現代の働き方では、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといった複数のデバイスで作業することが一般的です。そのため、スケジュールやタスク管理ツールは、これらのデバイス間でスムーズに同期できるかが重要なポイントとなります。
たとえば、外出先でスマートフォンから予定を確認したり、オフィスに戻ってからパソコンでタスクを編集したりする場面はよくあります。同期がうまくできないツールを使っていると、デバイスごとに異なる情報が表示される可能性があり、それによって混乱が生じるでしょう。
スケジュールが合わない、タスクの進捗が正しく反映されていない、といったトラブルを避けるためには、リアルタイムでの同期が欠かせません。
たとえば、今回紹介したGoogleカレンダーやMicrosoft 365のように、すべてのデバイスで同じ情報を瞬時に確認できるツールを選ぶと、どこにいてもスムーズに管理が行えます。
このように、複数デバイスでの同期が可能なツールを選ぶことで、効率的かつ正確なスケジュール・タスク管理が実現できるでしょう。
3つ目の注意点は、共有機能があるかどうかです。チームでプロジェクトを進める場合、スケジュールやタスクをメンバー全員と共有できる機能は欠かせません。
共有機能がないツールだと、情報の伝達に手間がかかり、進捗の確認やタスクの割り振りが遅れてしまいます。プロジェクト会議の日程調整やタスクの進捗確認を、全員がリアルタイムで確認できることで、無駄なやりとりを減らすことができ、作業のスピードが向上します。
共有機能があるツールでは、スケジュールやタスクを簡単に共有でき、各メンバーの進捗や予定を一目で把握することが可能です。本記事で紹介したツールでは、カレンダーを全員で共有し、タスクの進捗をリアルタイムで確認することができます。
また、タスクの優先順位や期限をメンバー全員で共有することで、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
さらに、共有機能を活用すれば、プロジェクト内でのコミュニケーションが活性化し、連携ミスを防ぐことが可能です。共有機能が充実したツールを選ぶことで、チーム全体の業務効率が格段に向上するでしょう。
本記事では、スケジュール管理・タスク管理の重要性と、それを効率的に行うためのツールやコツについて解説しました。スケジュール管理とタスク管理の基本的な違い理解し、それぞれの効果的な進め方として、タスクの書き出しや分類、余裕を持ったスケジュールの設定が重要です。
また、毎日決まった時間にスケジュールを確認することや、ツールを活用することが業務の効率化に繋がります。
今回紹介したツールは、スケジュール・タスクどちらもシンプルで簡単に管理できる様設計されたツールとなっているため、自分に最適なツールはどれなのか比較してみてください。
適切なツールと方法を取り入れることで、スケジュール管理とタスク管理は飛躍的に改善され、生産性向上に貢献するでしょう。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
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