ホワイトボードを廃止！サポスケで年間300時間のスケジュール調整作業を削減し、外出先からも予定の確認・更新ができるように。

有限会社トーメー様の課題

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会社概要

2004年4月に設立され、兵庫県尼崎市を拠点とする有限会社トーメー様は、関西エリアを中心に、自社独自の「TM式駆除システム」による高品質なサービスを展開されている、害虫駆除・防除業務を行う企業です。

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今回は、サポスケをご利用いただいている 有限会社トーメー 専務取締役 常銘武夫さん　東さん、槇島さん(現場作業)　岡さん(経理)にインタビューさせていただきました！

ホワイトボードとカレンダーアプリの二重管理に限界を感じていた

サポスケ導入前はどのようにスケジュール管理をしていましたか？

もともとは社内の壁一面をホワイトボード化し、自作のマグネットを使ってスケジュールを管理していました。

弊社の事業は、「一般家庭を対象とした管理型シロアリ防除」と「飲食店を対象とした衛生害虫管理」があります。シロアリ防除は年間2回点検、飲食店は毎月1回や年間●●回と案件により異なります。これらを管理するために、市販の5mのロール式のホワイトボードを購入し、予定作業時間に応じたマグネットを作成し、日々のスケジュールを管理していました。

シロアリ防除の点検は半年単位で進むため、市販のホワイトボードでは必要な期間を表示しきれませんでした。そこで、5メートルのロール式ホワイトボードを購入して、5cm角に切ったマグネットを並べる、という運用をしていました。

15日・30日・翌月15日というように、45日分の予定を一望できるようにし、マグネットの大きさで作業時間を表していました。例えば、30分の作業はこのサイズ、1時間半ならこのサイズというように切り分け、アポイントが取れたら黄色のマグネットを重ねる、緊急対応は別の色にするなど、工夫を重ねながら運用していきました。

ホワイトボードに張り出した最終的なスケジュールは、最後に事務員さんが写真を撮り、それを見ながらカレンダーアプリに転記していました。外出時にはカレンダーアプリで予定を確認していたため、結果的にホワイトボードとカレンダーアプリの二重管理になっていました。

そもそも、なぜ「半年刻み」で管理する必要があったのでしょうか？

シロアリ防除の業界には、大きく分けて2つの防除方法があります。床下に入って薬剤を撒く「薬剤散布型」と、建物の外側から侵入を防ぐ「管理型」です。

一方、私たちは、健康や環境への影響、何よりもより確実にシロアリ被害から建物（資産）を守ることのできる年間管理契約型のベイト工法に注力しています。建物の外側でシロアリの侵入を防ぐ仕組みで、年間契約のため、毎年お客様のもとへ点検に伺う必要があります。25年度の更新率はおよそ93%。私たちがお客様の建物を長期にわたって守り続けるビジネスモデルです。

このモデルでは、点検が「3月と9月」「4月と10月」「5月と11月」というように、半年刻みで回ってきます。つまり、「いつ行くか」は特定の日付ではなく、月単位で決まります。さらに、突発的な緊急駆除が入ることもあります。

こうした「日付は決まっていないけれど、半年後にもう一度同じ現場を回る」といったスケジュールに対応できる管理ツールは、当時どこにもありませんでした。

ホワイトボードでスケジュール管理をしていて、どのような不都合がありましたか？

マグネット1個を作るだけでも、30分ほどかかっていました。

さらに、現場の予定は天候や緊急対応によって頻繁に変わります。雨が降れば屋外作業は中止になり、緊急駆除の依頼が入れば、既存の予定を組み替えもしばしば発生していました。そのたびに、マグネットを外して別の場所に貼り直す作業が発生していました。

特に大変だったのは、繁忙期の調整です。マグネットが多すぎて貼る場所がなくなり、ホワイトボードからはみ出しそうになることもありました。そのたびに、マグネットを1個ずつ外し、写真を撮って、また組み直すという作業を繰り返していました。

事務員や手配担当が、定時後に残って整理する日も多く、1日あたり1〜2時間。場合によっては、半日近くかかってしまう日もありました。

いちばん典型的だったのは、3連休が絡む週末です。金曜の夕方にホワイトボード上の予定を動かす。そのまま土日を挟み、月曜が祝日になる。私たちが現場に出ている一方で、最新のスケジュールを反映する役割の事務員は出社していません。

つまり、金曜の夕方から月曜の昼まで、ほぼ3日半、最新の手配状況がどこにも反映されていない時間帯ができてしまうんです。

その空白の3日間に、お客様から新規の調査依頼が来たとします。私は手元にあるホワイトボードの古い写真を見ながら、「この日なら大丈夫そうです」と伝えてアポイントを取る。ところが実際には、金曜夕方に予定が動いていて、その日はすでに別の現場が入っている。これがダブルブッキングです。

ダブルブッキングが起きると、どちらかのお客様にお詫びの電話を入れ、日程を変更していただかなければなりません。年間管理契約をお預かりしているお客様に対して、「こちらの管理ミスで日程をずらさせてください」とお願いするのは、信頼関係にも少なからず影響します。

繁忙期には、ダブルブッキングが週に何度も起こりうる状態でした。

サポスケを導入したきっかけはなんですか？

今までに複数のアプリを試しましたが、実施月に例外があるなど、一定の周期では設定できない定期点検に対応できるものがなく、外出先から予定を編集できるものもありませんでした。

その中で、サポスケには「日付なし」で予定を管理できる機能があると知りました。月・地域・周期に応じて柔軟に予定を組み替えられるので、これなら自社の半年刻みや複雑な案件の運用にも合わせられそうだと感じたことが導入の決め手でした。

年間300時間の調整作業を削減！外出先でも最新スケジュールが把握できるように

サポスケを導入してどう変わりましたか？

以前は、マグネットを1個作るだけでも30分ほどかかっていました。サポスケなら、情報が揃っていれば10分程度で登録が完了します。マグネットを切って貼り、色を重ねるといった物理的な作業そのものが不要になったことで、登録にかかる手間は大幅に減りました。

ホワイトボードの整理に毎日1〜2時間かかっていた事務側の負担も、サポスケに切り替えてからは半分以下になっています。1日あたり1時間削減できたとして計算すると、月で約25時間、年間で約300時間。これだけの時間を、本来やるべき業務に回せるようになりました。

一番ありがたかった変化は、外出先でも最新の予定を確認・編集できるようになったことです。以前は、社内で更新されるまで最新情報が分からず、外出先でアポイントを受けた結果、ダブルブッキングが起きることがありました。

今は私自身、出張先からスマホで手配を組み替えられるので、その場で「この日ならいけます」と即答できます。先ほどお話しした「金曜夕方から月曜昼までの空白」が、サポスケでは構造的に発生しなくなりました。

また、ホワイトボードの写真を見ながらカレンダーアプリに転記する作業が、まるごとなくなりました。それだけで、毎日30分〜1時間ほどの手間が削減されています。

繁忙期に夜遅くまで残ってホワイトボードと向き合っていた時間が、ほぼゼロになったことが本当に楽になったポイントです。

さらに、アプリで自分の予定をさっと確認できるのが便利です。繁忙期は全員の予定が頻繁に動くので、自分を含めた会社スタッフの翌日・翌週がどうなっているのかをすぐ見られるのは、現場として本当に助かっています。

案件1件あたりの情報量が大幅に増えたとのことですが、何が変わりましたか？

ホワイトボードで管理していた頃は、マグネットに書ける情報が物理的に限られていたため、現場名・開始時間・作業内容といった最低限の項目しか載せられませんでした。住所や前回の対応内容などは別ファイルにあり、その都度開いて確認する必要がありました。

サポスケに移行してからは、案件カードに住所、前回担当者、過去の作業時間、注意点、お客様情報まで一括で登録されています。カードを開けば、その現場に関する情報がひと通り確認できるようになったので、現場で「前回は誰が対応したっけ？」と他の人に確認しに行く必要がなくなりました。

特に聞くのが、案件カードの住所をタップすると、自動的にGoogleマップが開いて経路が表示される点です。みんな移動の段取りで自然とこのリンクをタップするのですが、その過程で案件の詳細情報も目に入ります。

そのため、「あ、ここは前回〇〇のクレーム（前回の点検からの申送りで、●●を見ておく必要がある）があった現場だ」「今回は作業時間を多めに見積もっておこう」といった気づきを、現場に到着する前に得られるようになりました。

カスタマイズ項目を増やしたことで、予定を組む時に「いつも通りの点検じゃ駄目だな」という現場を、ピンポイントで見抜けるようになったのも大きいです。

以前は、手配を組んで実際に現場に行って気づくことが多かったのですが、今は事前に「この現場はこういう状況だから時間を多めに取ろう」「この現場は新人でも対応できそうだ」と判断できます。

社内への浸透で苦労した点はありますか？

正直に言うと、最初は社内からの反対が結構ありました。「Excelやホワイトボードでできているのに、なぜ変える必要があるんですか？」と何度も言われましたし、私自身も導入直後は「このチェンジングコストをかける価値があるのか」と迷う瞬間がありました。

ただ、ホワイトボードでは絶対にできなかった「日付なしで半年後に回る予定を管理すること」「外出先でも予定を編集できること」の2つが、サポスケなら実現できる。そこを信じて、強制的に全員で使う期間を設けました。

実際に自分たちで触り始めると、慣れていくスピードは思っていたよりも速かったです。最初は反発していたメンバーも、半年ほど経つ頃には「もうサポスケがないと困る」と言うようになっていました。

さらに、現場のスタッフからも「こういう機能があったらもっと便利」といった意見が、自然に出るようになっていきました。

現場主導で進化する、サポスケの運用ルール

「サポスケテスト」を独自に作られたそうですね。どのような仕組みですか？

社内向けに、サポスケの運用ルールを問題形式で確認する「サポスケテスト」を独自に作成しました。各メンバーが運用ルールを正しく理解できているかを、定期的にチェックするためのものです。

なぜここまで徹底するかというと、私たちのスケジュール管理は、案件ごとの状態や作業内容をサポスケ上の記号や色で細かく表しているからです。例えば、LINE連絡、電話連絡、アポ確認済みといった連絡状況や、在宅必須、開錠、鍵預かり、夜間作業、報告書作成要といった現場ごとの注意事項も、ルールに沿って一目で分かるようにしています。

また、定期点検や年契約の案件についても、カードの色や記号、作業内容、作業時間、エリア番号、サポスケマークなど、入力の仕方を細かく決めています。人によって解釈がブレると、そのまま手配ミスや確認漏れにつながってしまうため、全員が同じルールで入力・確認できる状態にしておく必要があります。

そうしたルールを一つひとつ覚えていくには、口頭で説明するだけでは限界があります。そこで、テスト形式で確認することで、理解できている部分と曖昧な部分を見える化するようにしました。

サポスケのマークとして「LINE連絡待ちは緑色」「アポ取り完了は🆗」「管理ファイルの会社バック確認は🚩」と、ルールを積み上げていく中で、テストでひとつずつ確認するのが結局いちばん早いという結論になりました。

サポスケのサポート担当の方からも「テストまで作る会社は他にありません」と言われました。

ただ、テストを実施するたびに全員の理解度が上がっていきますし、新しいメンバーが入った時の教育材料にもなります。私たちにとって欠かせない運用ツールになっています。

絵文字機能を入れた経緯について教えてください

現場で動きながら、「こういう情報があれば次の人が動きやすい」「このルールを徹底すればミスが減る」と気づいたことを、社内メンバーに共有しています。

サポスケは、カスタマイズ項目やステータスを柔軟に増やせるので、現場での気付きをそのまま運用ルールに落とし込めるのがありがたいです。

ホワイトボードで管理していた頃は、マグネットの色や重ね方など、限られた表現でしか情報を伝えられませんでした。そのため、人によって解釈にばらつきが出ることもありました。

今はサポスケ上で絵文字やマークを使って状態を分かりやすく表示できるようになり、ルールも明文化されています。連絡状況や現場ごとの注意事項が一目でわかるので、現場でも判断に迷うことが減りました。

現場からのアイデアは、どのように反映していますか？

ステータスも、現場からのリクエストをもとに増やしていきました。例えば「アポ取得中」と「アポ確定」を分けたり、「LINE連絡済み・未読」「LINE連絡済み・既読」を区別したりしています。

現場から「こうした方がいいんじゃない？」という意見が出て、それをサポスケ側で設定・実装し、実際の運用に反映していく。このサイクルが回るようになったことが、ホワイトボードで管理していた頃との一番大きな違いかもしれません。

新しいシステムを入れる時に一番怖いのは、「導入しただけで現場に根付かない」ことです。私たちの場合、サポスケが現場の声を吸い上げる器として機能しています。だから導入して終わりではなく、使いながら運用そのものが進化し続けている実感があります。

さいごに

今後サポスケに期待していることはありますか？

ダブルブッキングを減らすことももちろん大切ですが、私たちがサポスケに一番価値を感じているのは、そこだけではありません。

スケジュール調整は、どうしてもストレスがかかる業務です。だからこそ、問題が発生した際には運用を見直し、より良い仕組みへ改善していけることが重要だと考えています。

サポスケは、単なるスケジュール管理ツールではなく、現場の業務改善を積み重ね、生産性の向上につなげられるサービスだと感じています。

また、お客様の声を深く理解し、ユーザー自身も気づいていない課題まで改善につなげてくれることも、サポスケに期待している点です。

これからも現場で働く企業に特化し続け、お客様と一緒に現場の課題を改善していくサービスであり続けてほしいと思います。