タイムツリー(TimeTree)の使い方完全ガイド｜仕事で共有・効率化する基本と応用

タイムツリー(Time Tree)は、Googleカレンダーと並び、有名なスケジュール管理ツールの一つです。

スケジュール管理ツールを調べたらタイムツリーがでてきたけれども、どう使うのかがわからないという人も多いと思います。

そこで今回の記事は、特にビジネスでタイムツリーを使う人を見据え、メリット、デメリット、タイムツリーの使い方、よくある疑問などを解説していきたいと思います。

目次

• タイムツリーのメリット
• メリット①　無料でスケジュール管理ができる
• メリット②　通知を設定でき、スケジュールを忘れずらい
• メリット③　チャット機能でコミュニケーションが取りやすい
• タイムツリーのデメリット
• デメリット①　ヒューマンエラーによるミスが発生する
• デメリット②　サポートを受けずらい
• デメリット③　仕事で使う場合不便な点がある
• スケジュール管理にお困りの方は
• タイムツリーの導入方法
• タイムツリーを登録・セットアップする
• スケジュールを作成・編集・消去する
• 予定を作成する
• 他の人と予定を組む
• カレンダーを共有し、参加者を設定する
• コメントでコミュニケーションをとる
• スケジュールを分類する
• 色・カレンダーで予定を整理する
• 忘れるリスクを下げる
• 通知・チェックリストを設定する
• 画面の表示を変更する
• 便利な機能を使う
• 予定を検索する
• 繰り返し予定を設定する
• 場所・ファイル等の詳細を設定する
• 特定のユーザーのみ表示・非表示にする
• アカウント・カレンダーの詳細を設定する
• その他の機能
• 仕事の用途以外の使い方
• よくある質問
• まとめ
• 状況に応じたツールを導入する

タイムツリーのメリット

メリット①　無料でスケジュール管理ができる

タイムツリーを使うメリットの一つ目は、無料でスケジュール管理ができる点です。

タイムツリーは無料版でも、チャットなどの機能が充実しており、ビジネスなどでも使いやすくなっています。

そのため、手帳や有料のスケジュール管理アプリと比べると、手帳の代金やスケジュール管理アプリの課金代などの出費が抑えやすくなっています。

メリット②　通知を設定でき、スケジュールを忘れずらい

タイムツリーを使うメリットの二つ目は、通知を設定でき、スケジュールを忘れずらい点です。

タイムツリーでは、予定を作成する際、予定開始前になると通知が来るように設定することができます。

そのため、大事な予定を忘れてしまうといった事態が起こるリスクを最小限に抑えることができます。

メリット③　チャット機能でコミュニケーションが取りやすい

タイムツリーを使うメリットの三つ目は、チャット機能でコミュニケーションが取りやすい点です。

無料で使え、さらに通知が来るように設定できるツールだと、他にGoogleカレンダーなどがあります。しかし、Googleカレンダーの場合、チャット機能は搭載されていないため、コミュニケーションを取る場合は別のツールを使う必要があります。

一方タイムツリーは、チャット機能が搭載されているため、タイムツリーアプリ単体で、チームでスケジュールを管理する際に必要な機能は揃っています。

よくあるケースだと、タイムツリーをスケジュール共有に使いながら、作業詳細や地図・注意事項の共有はLINEで補う形で運用しているケースが見られます。タイムツリー単体でスケジュールとコミュニケーションを一元管理できる点は、こうしたツール分散を減らす手段になります。

タイムツリーのデメリット

デメリット①　ヒューマンエラーによるミスが発生する

タイムツリーを使うデメリットの一つ目は、ヒューマンエラーによるミスが生じる点です。

どんなに気をつけていても、ミスは避けられないものであり、必ず発生します。例えば、予定がきちんと保存されておらず、他の人から別の予定を入れられてしまうことなどがあります。

このようなミスが発生した際、トラブルになることになります。そうしてどちらかの予定をキャンセルしなくてはならなくなった場合、相手からは、スケジュール管理ができないという風に思われ、結果として信用の低下につながる可能性もあります。

デメリット②　サポートを受けずらい

タイムツリーを使うデメリットの二つ目は、サポートを受けずらい点です。タイムツリーの問い合わせは、問い合わせフォームなどで行うことになり、電話での対応は行っていないとのことです。(以下のYahoo!知恵袋参照)

Yahoo!知恵袋
(https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11280848176)

そのため、エラーでシフトや訪問先を確認できないなどといった急な問題が発生し、一刻も早い対応をしてほしい場合、タイムツリーの場合、対応に時間がかかる恐れがあります。

特にビジネスで使う場合は、顧客のために少しでも早く問題を解決する必要がありますが、フォームでの問い合わせだと、電話と比べ対応に時間を要します。

その結果、顧客の印象が悪くなることがあるでしょう。

デメリット③　仕事で使う場合不便な点がある

タイムツリーを使うデメリットの三つ目は、仕事で使う場合、不便な点がある点です。

仕事などのビジネスの場でタイムツリーを使う場合、他ツールも併用する必要な場合があります。例えば、打刻、報告書の作成などを行う場合、タイムツリー以外のツールも多数導入する必要があり、結果としてツールの管理が複雑になる場合があります。

また、タイムツリーで多くの人の予定を管理している場合、多くの人の予定が入り混じり、カレンダーが見辛くなることがあります。

現場スタッフが15〜20名規模になると「現場数が多くてごちゃごちゃしすぎている」「全体でしか確認できず、案件ごとのスケジュールが把握しづらい」という事例もよくあります。

他にも、訪問系の現場仕事を行う会社からは「人数や案件が多くなってくると、そもそも限界がきてしまう」という意見もありました。タイムツリーを試用したものの「入りきらない」という理由で、最終的にホワイトボード管理に戻ったという事例もあり、スタッフ数や案件数が一定規模を超えると、タイムツリーのような汎用カレンダーでは管理の限界を感じやすくなります。

タイムツリーの導入方法

タイムツリーにはWeb版とスマートフォン版（アプリ版）の2種類があります。以下の手順はMacBookまたはiPhoneの画面をもとにしており、ご利用の機種によっては表示が異なる場合があります。

タイムツリーを登録・セットアップする

Web版はこちらのリンクから公式サイトへアクセスし、右上の「アカウント登録」をクリックします。メールアドレスとパスワードを入力して登録ボタンを押すと完了です。

スマートフォン版はGoogle PlayまたはApp Storeで「タイムツリー」を検索してインストールし、アプリを開いて「はじめる」をタップ。メールアドレスとパスワードを入力して「登録」をタップすれば完了です。

登録が完了すると、使用目的を選択して一つ目のカレンダーを作成する画面に進みます。Web版・スマートフォン版いずれも同様の画面が表示されます。

スケジュールを作成・編集・消去する

予定を作成する

予定作成画面へのアクセス方法は複数あります。Web版では右上の「＋ボタン」をクリックするか、予定を入れたい日をダブルクリックします（ダブルクリックで開いた場合、詳細設定は「点のボタン」または「オプションを表示」から行います）。

スマートフォン版では画面下の「＋ボタン」→「予定を追加」をタップするか、予定を入れたい日をタップして右上の「＋ボタン」から作成できます。

作成画面を開いたら、タイトル・日時などを入力して保存します。

• タイトル：「タイトル」と書かれた欄をクリック（またはタップ）して入力します。
• 日時：日付・時間が表示されている箇所をクリック（またはタップ）して開始・終了時間を設定します。終日の予定は「終日」チェックボックスをオンにします。時間を細かく設定したい場合は「終日」チェックを外した状態にします。
• 保存・キャンセル：Web版は「保存ボタン」をクリックして確定します。途中でやめる場合は「キャンセル」ボタンをクリックします。スマートフォン版は右上の「保存ボタン」をタップして確定、左上の「×ボタン」でキャンセルします。

また、スマホ版の最新版では、画像を読み込むと、AIが予定を認識して、自動で入力してくれる機能を利用できます。やり方は、予定ん追加と同じ「＋ボタン」を押して、画像をスキャンと書かれた箇所をタップするとカメラが利用できます。

誤って予定を作成してしまった時や予定を編集したいときは、その予定をタップする

他の人と予定を組む

カレンダーを共有し、参加者を設定する

チームメンバーをカレンダーに招待するには、共有用URLを送る方法が最もシンプルです。

Web版では画面右側にあるメンバーリストをクリックし、共有用のURLをコピーして相手に送ります。

スマートフォン版は画面下部のカレンダーリストをクリックし、共有したいカレンダーを選択→設定ボタンからメンバーを招待するというボタンを押すと、友達を招待できます。招待方法は複数表示されるので、自分でやりたい方法で進めてください。

コメントでコミュニケーションをとる

予定にコメントを追加できます。コメントしたい予定をクリック（またはタップ）して、下部に表示される「メモ」と書かれた箇所をクリックし、メモを入力できます。

また、予定作成後に予定をタップすると、チャットが利用できます。

また、有料プランであれば添付ファイル機能も利用できます。これにより写真を添付することも可能です。建設業の会社では現場の図面や進捗写真をチャットに貼り付け、LINEを使わずにタイムツリー内で情報共有する運用をしているケースが見られました。配送業では業務指示のPDFを添付し、ドライバーへの連絡手段として活用しているケースもあります。

スケジュールを分類する

色・カレンダーで予定を整理する

予定を作成する際に色（ラベル）を設定でき、目的・担当者・案件種別ごとに色を使い分けることでカレンダーが見やすくなります。色は予定作成画面のラベル欄からクリック（またはタップ）するだけで設定できます。

色分けの事例としては、例えば建設業の会社の場合、が現場の種類（塗装・防水・内装など）ごとに色を使い分けることで、誰がどの種類の現場を担当しているかを一目で把握できるようにしていたケースが見られました。また、予定の詳細欄に「誰が何日何時にどの現場にいたか」を記録しておくことで、後から見返せる簡易的な記録管理としても活用できます。

タイムツリーに2つ以上のカレンダーを登録している場合は、予定作成時にどのカレンダーに入れるかも選択できます。仕事用・プライベート用など目的別にカレンダーを使い分けると管理しやすくなります。

予定入力の時点で、どのカレンダーに入れるかを選択します。この表示が現れない場合は、カレンダーを複数同時に表示していないと表示されないこともあります。

カレンダーわけの事例として一例を紹介すると、営業・設計・工務の3部署でカレンダーを分けて運用し、部署をまたいだ予定の見通しを管理しているケースがありました。ただし、無料版では1つのカレンダーに参加できる人数に上限があるため、ある程度の規模になるとプレミアムプランの検討や別の管理手段との併用が必要になってくる場合があります。

忘れるリスクを下げる

通知・チェックリストを設定する

通知：予定作成画面の時計マークから通知タイミングを設定できます。「1日前」「1時間前」などの選択肢から選ぶほか、「カスタム時刻」で任意の時間を指定することも可能です。複数の通知を設定したい場合は「通知を追加」ボタンから追加できます。Web版・スマートフォン版いずれも同様の操作です。

チェックリスト：予定にチェックリストを追加すると、To Doリストとして活用できます。「チェックリスト」ボタンをクリック（またはタップ）して項目を入力し、完了したものにチェックを入れる形で進捗管理ができます。項目を増やす場合は「項目を追加」ボタンから追加します。詳しい使い方は公式ヘルプをご覧ください。

画面の表示を変更する

表示単位の切り替え：Web版では画面上部の「マンスリー（月表示）」または「ウィークリー（週表示）」ボタンで切り替えられます。スマートフォン版は画面左下のボタンから表示方法を変更できます。

表示するカレンダーの切り替え：複数のカレンダーを登録している場合、表示・非表示をカレンダー単位で切り替えられます。Web版では画面左側のチェックボックスでオン・オフを切り替えます。スマートフォン版は画面上部のアイコンをタップして表示させたいカレンダーを選択します。

過去・未来の予定を確認する：Web版は上部のボタンで月・週を移動できます。スマートフォン版は横スワイプするか、上部に表示された年月をタップして移動先の年月を選択すると、その月の予定が表示されます。

便利な機能を使う

予定を検索する

虫眼鏡ボタンから予定のキーワード検索ができます。Web版では検索結果の右上にある虫眼鏡のボタンから。スマートフォン版も画面下部のタブにあるその他のメニューから検索ボタンを押すことで検索できます。

繰り返し予定を設定する

毎週・毎月など決まった周期の予定は、繰り返し設定で一括登録できます。予定作成時に繰り返し頻度を選ぶだけで、同じ予定が自動的に連続して入力されます。

定期的なシフト管理にこの機能は特に有効です。弊社の商談では、運送業の会社が定期シフト案件はタイムツリーの繰り返し機能で一括登録し、スポット案件はスプレッドシートで補う使い分けをしているケースが見られました。毎週・毎月決まっている現場を繰り返し登録しておくと、後から変更や確認がしやすくなります。

場所・ファイル等の詳細を設定する

予定に場所・添付ファイル・説明文などを追加できます。予定作成画面の詳細設定欄から入力でき、Web版・スマートフォン版いずれも対応しています。

建設業の会社では、予定の詳細欄に現場ごとの鍵番号・入館方法・注意事項などを登録しておき、担当者がスマートフォンで現場に着いたときにすぐ確認できる運用をしているケースがありました。スケジュールと現場情報を1つの予定にまとめておくことで、別のアプリを開く手間が減るという使い方です。

特定のユーザーのみ表示・非表示にする

Web版では、画面右側のタブにあるメンバーリストの各ユーザーのチェックボックスをオフにすると、そのユーザーの予定をカレンダー上から非表示にできます。逆に表示させる場合はチェックをオンにします。（スマートフォン版での操作方法は確認できませんでした）。

アカウント・カレンダーの詳細を設定する

カレンダー名や表示設定の変更は各カレンダーの設定から行います。Web版では右側のカレンダー設定をクリックして名前などを変更します（複数のカレンダーを同時表示している場合はクリックできないため、単独表示に切り替えてください）。スマートフォン版は「その他」ボタンをタップして名前などを編集できます。

自分のプロフィールや言語・週の始まり曜日などの個人設定はスマートフォン版で行うことができ、画面下部のタブからその他→「アプリ設定」から変更できます。

その他の機能

仕事用・プライベート用など目的別に複数のカレンダーを作成できます。Web版では左上のハンバーガーボタンをクリックして「新しいカレンダーを作る」を選択します。スマートフォン版では画面下のタブにあるカレンダーリスト→「新しいカレンダーを作る」をタップします。

仕事の用途以外の使い方

タイムツリーは家族・カップル向けなど、ビジネス以外のさまざまな使い方にも対応しています。公式サイトに活用例が紹介されていますので、詳しくはみんなの使い方をご覧ください。

よくある質問

Q：タイムツリーの料金は？

A：基本は無料です。有料プランのTimeTreeプレミアムは月額300円（初月無料）、または年額3,000円で利用できます。プレミアムでは専用カスタマーサポート窓口・広告非表示などの機能が追加されます。詳細は公式サイトをご確認ください。

Q：タイムツリーの危険性は？

A：タイムツリー自体は安全なツールです。ただし、意図しない相手に共有URLを渡してしまうなどのヒューマンエラーは起こりえます。共有URLの取り扱いには注意してください。

Q：タイムツリーを他の人と共有するには？

A：本記事の「他の人と予定を組む」セクションをご覧ください。メンバーリストから招待URLを発行し、相手に送る方法が最も簡単です。

Q：Googleカレンダーとの連携の方法は？

A：公式ヘルプに手順が掲載されています。

Q：共有カレンダーを抜けたい

A：Web版はカレンダー設定から「カレンダーから退出する」をクリックして操作を進めてください。スマートフォン版は「その他」の「カレンダーを退出」から抜けることができます。

Q：スマートフォン版で複数のカレンダーを同時に表示させたい

A：左上のアイコンをタップして「すべてのカレンダー」を選択すると、登録済みカレンダーが一括表示されます。一部のみ表示したい場合は「すべてのカレンダー」をタップした後、「その他」画面のTimeTreeカレンダー欄で表示させたくないカレンダーのチェックを外してください。

Q：公開カレンダーと共有カレンダーの違いは？

A：公開カレンダーはインターネット上に広く公開されます。共有カレンダーは招待したメンバーのみに公開される非公開形式です。ビジネス利用では共有カレンダーを使うのが基本です。

Q：ラベルとは何ですか？

A：予定に設定する「色」のことです。仕事・プライベート・担当者別などルールを決めて色分けすると、カレンダーが見やすくなります。

Q：特定の場合だけ通知を切りたい

A：「その他」→「通知をカスタマイズ」から設定できます。詳細は公式ヘルプをご覧ください。

Q：スタッフや案件が増えてきたら、タイムツリーをどう使えばよいですか？

A：案件の種類で役割を分担する方法があります。毎週・毎月決まっている定期案件はタイムツリーの繰り返し機能で管理し、スポット単発の案件はスプレッドシートなど別ツールで補う形です。弊社の商談でも、この使い分けでタイムツリーを継続利用している会社が複数あります。それでも管理の煩雑さを感じる場合は、現場仕事向けの専用スケジュール管理ツールへの切り替えも選択肢の一つです。

まとめ

今回は、タイムツリーの使い方を解説してきました。タイムツリーは、カレンダーの共有やチャットなどの機能が充実しており、便利なツールです。しかし、ビジネスの場など、失敗できない場面では疑問点をすぐに解決できないといったデメリットもあります。そのため、自身の状況によって、適切なツールを利用するのがいいでしょう。

状況に応じたツールを導入する

ビジネスの場合、顧客からの信頼を落とさないためにスケジュール管理を行い、ミスを減らすことが重要です。また、ビジネスに特化したスケジュール管理ツールの数は多くありません。

また、通常のスケジュール管理ツールの場合、どうしてもヒューマンエラーによるミスが発生したり、ツールを導入しすぎた結果、ツールの管理が煩雑になると、かえって非効率になります。

弊社ではそういった問題を解決し、特に、訪問看護、ビルメンテナンスなど、頻繁に予定の変更が起こる業界に特化したスケジュール管理ツール「サポスケ」を開発しております。サポスケは週平均2.5回の機能改善を行うなど、常に成長し続けるツールです。ツールの導入を検討されている場合、弊社で作成したツール比較資料もぜひご覧ください。

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