現場のホワイトボードの予定表をデジタル化するアプリ6選｜見え方、料金で比較

「アプリを試したが、現場が2件重なると予定が見えない」 「ボードは4か月分だが、アプリは2週間しか出ない」 「協力会社に見せたいが、他の取引先の案件まで見えてしまう」

ホワイトボードの予定表を電子化するアプリを探している方にとって、こうした予定表のアプリ選びの悩みは尽きないものではないでしょうか。

ホワイトボードを置き換えるアプリは、ボードの見え方と社外への共有を両方残せるものが限られます。 どこでつまずくかは分かっているので、今のボードで見えているものを先に数えれば避けられます。

本記事では、移行するときに確認する4つの注意点を整理したうえで、6本を3つの群に分けて比較します。

目次

• ホワイトボードからアプリに移行するときの4つの注意点
• 見るべきポイント①：表示形式
• 見るべきポイント②：予定の表示形式
• 見るべきポイント③：協力会社に見せる範囲
• 見るべきポイント④：無料で使える範囲と料金
• ホワイトボードを電子化するアプリ6選｜強みで比較
• 予定を組んで共有までできるアプリ
• サポスケ｜スタッフ・案件・車両の4つの軸で同じ予定を見られる
• みんスケ｜スタッフの配置をドラッグで動かせる
• 誰がどこにいるかを確認しやすいアプリ
• WeBoard｜50人まで無料でメンバーの行き先を共有できる
• Touch DE Schedule｜タッチモニターでメンバーの行動予定を書き換えられる
• 予定表以外の現場情報もまとめられるアプリ
• KANNA｜他社アカウントを数の制限なく追加できる
• ダンドリワーク｜1人ごとに閲覧と編集の権限を設定できる
• ホワイトボードを電子化するアプリに関するよくある質問
• GoogleカレンダーやTimeTreeは候補になりませんか？
• 無料のアプリでもホワイトボードをやめられますか？
• ボードは撤去したほうがよいですか？
• アプリを入れても使われないのではないですか？
• まとめ
• 現場のホワイトボードを電子化する「サポスケ」

ホワイトボードからアプリに移行するときの4つの注意点

ホワイトボードをやめてアプリに移した会社は多くありますが、注意点が存在するのも事実です。これらを守れていないとアプリ導入が失敗するリスクがあります。

例えば、スタッフ12名のうち8名がアプリを使っている電機工事の会社は、一旦ホワイトボードでの運用を廃止しましたが、無料の縦型カレンダーアプリを使い続けています。

これは、表示の形で要望が残ったためです。カレンダーが月単位で表示できていたが、それをわかりやすく1週間区切りで表示させるためにはホワイトボードも必要だったといった内容です。

このように完全移行できないケースにはいくつかのパターンがあります。この見出しでは失敗を防ぐために見るべきポイントを解説します。

見るべきポイント①：表示形式

1つ目は、1画面に表示できる期間が今のボードに足りるかを確かめることです。

ホワイトボードでは、形式によって週表示にしたり、月表示にできたりと自由に表示させられます。日付単位で表示させていた場合にアプリが週単位しか表示できなければ、違う形式になってしまいます。今のホワイトボードで表示できているものが再現できるかどうか確かめると良いでしょう。

また、資材や車など、人以外のスケジュールも管理している場合は、それらも移行できるか確認するとよいでしょう。

ホワイトボードの内容を全て移行できない場合、中途半端にデジタル化する羽目になりかえって非効率になります。

見るべきポイント②：予定の表示形式

2つ目は、予定の表示形式です。

期間が足りていても、1日あたりの件数が枠を超えると表示が省略されることもあります。特に、半日の現場を2〜3件入れる日がある会社では見るべきポイントになるでしょう。

実際に足場工事の建設会社でも、予定表の共有ソフトを導入した際、1日の現場も半日の現場もあるため、枠が決まっている画面では2件3件が重なると予定が潰れて見えなくなりました。 結果としてホワイトボードでの管理を続けていたといったケースもあります。

見るべきポイント③：協力会社に見せる範囲

3つ目は、協力会社に見せる範囲を絞れるかを確かめることです。

1つの予定表には、複数の取引先の案件が並びます。相手ごとに見せる範囲を絞れないと、予定表をそのまま渡せずに個別に連絡する手間がかかります。

会社や人により確認できる権限を設定できると、それぞれのスタッフが画面を見れば予定を確認できるため無駄が減るでしょう。

見るべきポイント④：無料で使える範囲と料金

4つ目は、無料で使える範囲と月額を確かめることです。

無料のまま使おうとすると、人数の上限を避けるために、1つのアカウントに入力を集める運用になりがちです。

例えば、Googleカレンダーをマネージャーの1アカウントで運用し、全員分のスケジュールを手入力している会社があります。しかし、10人規模でもカレンダーが見づらくなり、20〜30人になったら管理できなくなると感じているケースがありました。

特に人数が増えてくると、有料プランに移行した方がいいケースも多いため無料プランにこだわりすぎずに、有料プランに移行すると全体的なコストの削減につながるケースもあります。

ホワイトボードを電子化するアプリ6選｜強みで比較

ホワイトボードを電子化するアプリは、強みで3つに分かれます。予定を組んで共有までできるもの、誰がどこにいるかを確認しやすいもの、予定表以外の現場情報もまとめられるものです。

置き換える範囲にも幅があります。ホワイトボードの見た目をそのまま画面に写すだけのものから、予定の共有・変更の通知・協力会社への公開といった周辺の業務までまとめて置き換えるものまであります。

予定を組んで共有までできるアプリ

1つ目の群は、予定を組む作業と、組んだ予定を社外に渡すことの両方を1つで行えるアプリです。予定の変更が多く、連絡の手間がかかっている場合におすすめです。

サポスケ｜スタッフ・案件・車両の4つの軸で同じ予定を見られる

アプリの1つ目は、サポスケです。

サポスケの表示は、同じ予定を4つの軸で切り替えられる点がほかと違います。切り替えられるのは、スタッフ一覧、案件一覧、スケジュール一覧、ツール一覧の4つです。日・週・月・時間単位で表示幅も変えられます。「来週の火曜に誰が空いているか」はスタッフの軸、「あの物件は今どこまで進んでいるか」は案件の軸で答えが出ます。

ボードの操作に近いのはスケジュール一覧とスタッフ一覧です。スケジュール一覧は軸を表示せず全体を俯瞰する画面で、ホワイトボードに近い感覚で見られます。スタッフ一覧ではドラッグ＆ドロップで割り当てを変えられるため、マグネットを動かす手順をそのまま移せます。

社外には、制限ユーザー機能で担当案件だけを任せられます。ほかの案件や社内の情報は見せずに、協力会社にその案件のスケジュール調整とスタッフの割当だけを行ってもらう形です。協力会社機能では、協力会社の予定を自社スタッフと並べて表示し、1社から何名来るのかを設定できます。

料金は人数やプランによって異なるため、お問い合わせください。見積もりは1分程度で可能です。契約は1か月単位で、2拠点目以降は半額です。2週間の無料トライアルがあるためお気軽に試せます。提供元は Paintnote株式会社です。

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みんスケ｜スタッフの配置をドラッグで動かせる

アプリの2つ目は、みんスケです。

みんスケの予定の見方では、スタッフの配置を動かす操作に寄せている点が違います。ホワイトボードでスケジュール管理するように、ドラッグ＆ドロップで予定を変更できるため、マグネットを移動させる感覚で利用できます。

表示範囲は5段階で切り替えられます。広げたときが2週間分、狭めたときが2〜3日分です。今のボードが数か月分あるなら、注意点①で数えた期間との差を見ておくとよいでしょう。

社外には、協力会社の予定共有に対応しています。ユーザーごとに閲覧権限と編集権限を細かく設定できるため、相手ごとに見える範囲を変えられます。

料金は初期費用が0円で、月額は1アカウント600円（税込660円）です。10アカウント未満の場合も10アカウント分の請求になるため、最小で月額6,600円（税込）からとなります。無料トライアルがあり、スケジュール管理・作業員配置・工数管理・通知といった主要な機能を試せます。提供元は株式会社メタテクノ（運営元は未来道具株式会社）です。

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誰がどこにいるかを確認しやすいアプリ

2つ目の群は、メンバーの行き先をすぐ確認できることに寄せたアプリです。事務所で電話や来客に応対する人が見る画面として作られています。

WeBoard｜50人まで無料でメンバーの行き先を共有できる

アプリ3つ目は、WeBoardです。

WeBoardの特徴は、50人まで0円で使える点です。フリープランが0円で50人まで、スタンダードプランが月額3,000円（税込）で300人までです。社内の行き先共有だけなら費用をかけずに始められます。

自動リセット機能があるため、ボードを毎朝消す運用はそのまま持ち込めます。始業前に内容が削除されるため、ホワイトボードで朝いちばんに消していた作業が自動になる形です。

ボードの前にいない人向けの機能もそろっています。スマートフォン・パソコン・タブレットのいずれでも使えるよう設計されており、出先での急な予定変更もスマートフォンから反映できます。リアルタイム表示と最終更新日時表示があるのも特徴です。ボードを撮った写真と違って、いま見ている内容が最新かどうかを画面で確認できます。

他にも行き先の共有に特化した機能も加わります。同行者選択機能は同行するメンバーに予定を即時同期し、連絡先表示機能は誰が外出しているかを確認したうえでその場で連絡できる形です。権限は管理者と利用者を切り分けて設定します。

社外の人へ公開する機能は公開情報に記載がないため、協力会社に渡す用途で検討するなら確認するとよいでしょう。提供元は CrEa,Inc. です。

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Touch DE Schedule｜タッチモニターでメンバーの行動予定を書き換えられる

アプリ4つ目は、Touch DE Scheduleです。

特徴は、タッチパネル式のディスプレイを前提にしている操作性です。行動予定表サイネージという位置づけで、モニターに触って予定を書き換えられます。事務所のボードをそのまま画面に置き換える形に最も近い作りです。

ボードの道具立てを引き継ぐ機能もあります。用意されているのは、予定のマグネットの大きさを変えられるマグネットリサイズ機能と、マグネットオンリーワン機能です。ほかにメモ機能とスタンプ機能があり、ボードに付箋を貼ったり印をつけたりしていた運用を画面に移せます。

スタッフに専用のアプリを入れてもらう必要がなく、パソコンやスマートフォンからアクセス可能です。外出先で入力した内容は、社内のボードにリアルタイムで反映されます。

他にも、Googleスプレッドシートなどへのリンク、スクリーンショットのPDF出力、CSV出力、API連携、画面から電話をかける電話発信機能です。導入環境に応じてクラウド版とオンプレミス版が用意されています。

料金は公開されておらず、クラウド版・オンプレミス版ともに要問い合わせです。提供元は新東電算株式会社です。

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予定表以外の現場情報もまとめられるアプリ

3つ目の群は、予定表に加えて写真・資料・報告・受発注までまとめて扱えるアプリです。ホワイトボードのスケジュール管理以外の業務も置き換えたい場合に向いています。どちらも建設・建築向けなので、清掃・設備・訪問介護などでは選べる製品が限られる点に注意してください。

KANNA｜他社アカウントを数の制限なく追加できる

アプリの5つ目は、KANNAです。

他社アカウント数が全プランで無制限である点が特徴です。協力会社の人数が多い会社ほど、費用面でお得になります。

予定は案件ごとに見る形です。案件カレンダーで進行中・予定中のすべてのプロジェクトをカレンダー形式で一覧表示し、工程表はガントチャートで扱います。スタッフ側はスマートフォンやタブレットから入力できます。

予定表以外の機能が広く用意されています。案件一覧と案件ボード、写真・資料の共有、チャットと報告、承認フロー、デジタル帳票、掲示板、電子小黒板です。現場で撮った写真から報告までを同じ場所に集めたい場合に、予定表と別の道具を増やさずに済みます。

提供元は株式会社アルダグラムです。対応業種は建設業・不動産業・製造業などです。初期導入費用とサポート費用は無料ですが、月額の実額は公開されておらず、ライト・ベーシック・エンタープライズの3プランについて見積もり依頼が必要です。

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ダンドリワーク｜1人ごとに閲覧と編集の権限を設定できる

アプリの6つ目は、ダンドリワークです。

協力会社も1人ずつ個別のアカウントを持つ点が特徴です。「1人1IDでエンドユーザーの顔の見える運用」とされており、画面ごとに「閲覧のみ」「編集可」を個別に決められます。誰が見たかを把握したい元請に向いた作りです。

予定は現場ごとに見る形です。全現場の工程状況を横断して確認できる工程表があり、常に最新の状態が全員と共有されて更新が通知されます。

対応範囲は建築業者・工務店・リフォーム店・専門工事業者から協力会社までです。提供元は株式会社ダンドリワークです。

料金と無料トライアルの有無は公開情報に記載がないため、お問い合わせください。

ダンドリワークの料金を見る

以上がおすすめのアプリです。公式サイトで確認できた項目だけで並べたものが次の表です。

アプリ	提供元	予定表で何ごとに見られるか	社外に見せるときの設定	無料で試す・使う条件	月額
サポスケ	Paintnote	スタッフ・案件・車両ごと（4つの軸を切替）	担当案件の単位で絞れる	2週間の無料トライアル	要問い合わせ
みんスケ	メタテクノ	スタッフごと	ユーザーの単位で絞れる	試せる（期間は記載なし）	1アカウント660円（税込・最小10アカウント）
WeBoard	CrEa	メンバーごと	管理者と利用者の2段階（社外向けは記載なし）	50人までずっと0円	3,000円（税込・300人まで）
Touch DE Schedule	新東電算	メンバーごと	記載なし	記載なし	要問い合わせ
KANNA	アルダグラム	案件ごと	他社アカウントを数の制限なく追加できる	2週間の無料トライアル	要問い合わせ（初期導入費用とサポート費用は無料）
ダンドリワーク	ダンドリワーク	現場ごと（全現場を横断）	1人の単位で「閲覧のみ」「編集可」を決められる	記載なし	要問い合わせ

そのうち絞れる単位が細かいのは、担当案件の単位で絞れるサポスケと、1人の単位で決められるダンドリワークです。費用で選ぶなら、50人までずっと0円のWeBoardと、10アカウントで月額6,600円（税込）のみんスケが低い側になるでしょう。

ホワイトボードを電子化するアプリに関するよくある質問

ホワイトボードからの移行でよく聞かれるのは、次の4つの質問です。それぞれ解説します。

GoogleカレンダーやTimeTreeは候補になりませんか？

無料枠の広さで選ぶなら候補になります。本記事の6本に入れなかったのは、縦軸と横軸のマトリクスでボードのレイアウトを再現する作りではないためです。

ボードで「縦にスタッフ、横に日付」を見ていた方がカレンダー型に移ると、同じ形では表示できません。一方で、予定を共有するだけなら無料で始められます。スタッフ全員の合計予定数が少ない場合は、予定が省略されずに表示できるため、GoogleカレンダーやTimeTreeを試す手もあります。

無料のアプリでもホワイトボードをやめられますか？

やめられるかどうかは、人数ではなく予定が変わる回数で決まります。目安は1週間に2回です。

無料のカレンダーアプリやLINEで共有していると、予定が1回変わるたびに、予定表を直す作業と、変わったことを伝える作業が別々に発生します。直しても相手の画面には届かないからです。社員5名・外注を含めると40名で動いている会社では、アプリで共有しきれずホワイトボードに戻り、ボードに書いた内容を写真に撮ってグループLINEへ送っていました。それでも予定が前日に変わることが多く、「ホワイトボードに書いた意味がなくなる」状態になっていました。

この2つの作業にかかる時間は、1回あたり5分以上です。Excelの工程表を直し、スタッフへ手配メールを送り直していた会社の実測値です。1週間を稼働5日、1年を48週として試算すると、次のようになります。

1週間に予定が変わる回数	1か月	1年
2回	40分	8時間
5回（1日1回）	1時間40分	20時間
10回（1日2回）	3時間20分	40時間

1週間に2回を超えると、予定の直しと伝え直しだけで年8時間、1営業日分を超えます。同じ会社では、予定を確認するスタッフからの問い合わせが月6件、誤った情報を送るミスが月5件ありました。1週間に予定が何回変わるかを数えて判断してください。

ボードは撤去したほうがよいですか？

完全移行できる場合、撤去した方が得策です。

残したまま両方に書き続けると、二重管理になります。例えば、公共事業が8割を占めるスタッフ20名の下水道工事の会社では、月間・週間・シフトの3種類のExcelを基本としながら、ホワイトボードにも1週間単位で転記していました。この二重の運用の結果として、従業員が来週の予定を把握できない状態が起きていました。このように、管理しているものが多いと、スタッフが最新の情報を確認できず、共有のミスなどに繋がります。

残しているあいだは、変更を画面にだけ入れるなどして、アプリだけ見れば正しい情報がわかる状態にすると良いでしょう。

アプリを入れても使われないのではないですか？

使われるかどうかは、現場のスタッフが触る画面の使いやすさで決まります。デジタル化を検討したが実行できなかった会社の理由には、PCでは使えてもスマートフォンでは使いにくいという指摘が挙がっています。管理する側の画面が良くても、スタッフ側が使えなければ定着しません。

そのためトライアルでは、管理者だけでなく現場のスタッフにも触ってもらうことが重要です。

まとめ

ホワイトボードを電子化するアプリを選ぶときに最初にやることは、機能一覧の比較ではありません。今のボードで見えているものを数えることです。

何か月分を1枚で見ているか、1日に何件が重なるか、協力会社に見せる必要があるか、無料で始めたいか。この4つを確認すると、候補が3つの群のどれかに絞られます。マグネットを動かす操作まで再現する群、画面に掲示して全員で見る群、見た目より社外への共有を取る群です。

そして6本を並べて分かったことは、ボードの見え方と社外への共有を両方残せるものは限られるという点でした。再現度が高い群でも表示期間に上限があるものがあり、社外共有に強い群は予定表の見え方がボードから離れます。両方が必要なら、公式情報で両方を確認できる製品に絞って試すのが確実です。

関連記事：スケジュール管理にホワイトボードを使う方法｜業種別の活用事例5選、

現場のホワイトボードを電子化する「サポスケ」

弊社が提供している「サポスケ」は、現場にスタッフを派遣するタイプの企業向けに、スケジュール管理だけに絞ったサービスです。お客様の事務所で聞いた「このホワイトボード、なんとかならない？」という言葉から生まれました。

本記事で挙げた4つの注意点に、それぞれ対応する機能があります。

1画面に表示できる期間（注意点①）には、カスタムカレンダー表示が対応します。表示日数・横幅の大きさ・表示間隔・カードサイズの4つを設定できるため、今のボードの期間に合わせて画面を作れます。

1日に重なる予定の見え方（注意点②）には、カードサイズの切り替えが対応します。通常サイズ・中サイズ・小サイズの3種類があり、中サイズではスケジュール名と割当スタッフ名と割当ツール名、小サイズではスケジュール名が表示されます。件数が多い日は小さく、少ない日は大きく表示できます。

協力会社に見せる範囲（注意点③）には、制限ユーザー機能が対応します。制限ユーザーは、担当する案件しか閲覧できず、担当案件の配下のスケジュールしか作成・閲覧・更新・削除ができず、担当スタッフ以外の割り当てと解除もできません。協力会社の管理者を招待しても、ほかの取引先の案件は見えない状態を保てます。

無料で使える範囲と月額（注意点④）については、無料プランがありません。料金は月額29,800円からで、プランとスタッフ数に応じて変わります。契約は1か月単位で、2拠点目以降は月額が半額です。無料で始めたい場合は、本記事の1つ目と2つ目の群に無料枠のある製品があります。

ボードの入力の感覚に近いのは、スケジュール一覧表示とスタッフ一覧表示です。スケジュール一覧表示は軸を表示せず全体を俯瞰する画面で、ホワイトボードに近い感覚で入力できます。スタッフ一覧表示ではドラッグ＆ドロップで割り当てを変えられるため、マグネットを動かす手順をそのまま移せます。

2週間の無料トライアルがあり、30分から1時間ほどで専用の環境を発行して操作の説明を行います。Web会議で実施するため、特別な設備は必要ありません。

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