2024年09月04日
エクセルを使ったスケジュール管理は、多くのビジネスシーンで重宝されます。この記事では、シフト管理、チームのスケジュール管理、個人のタスク管理の3つに重点を置き、テンプレートを複数紹介するので、自身にあったテンプレートをぜひ活用してみてください。
まずは、スケジュール管理をするメリットを確認しましょう。
スケジュール管理を行うことで、いくつかのメリットがあります。いずれの内容も、ビジネスにおいては、業務の効率化の他、社員の方の心身にもメリットがあります。具体的にみていきましょう。
スケジュール管理によるメリット1つ目は、「労働時間の減少」です。
エクセルを用いたスケジュール管理をすることで、タスクの優先順位や進捗状況を一目で把握でき、時間の無駄を削減することができます。
特にシフト管理や部署ごとのスケジュール管理では、重複する作業や無駄な待ち時間を排除し、効率的な業務配分が可能になります。
これにより、企業全体の生産性が向上し、全体的な労働時間が短縮されます。
スケジュール管理によるメリット2つ目は、「ストレスの軽減」です。
スケジュール管理を適切に行うことで、日々の業務が体系的に整理され、不確実性や混乱が減少します。
これにより、社員の方は何をいつ行うべきかを明確に理解し、焦燥感やプレッシャーが軽減されます。
特に個人のタスク管理においては、タスクを細分化し、具体的な期限を設定することで、達成感を感じやすくなります。これにより、仕事に対するモチベーションが向上し、精神的な負担が軽くなります。
ストレスの軽減は、労働者の健康維持にも寄与し、ひいては企業の健全な運営にもつながります。
スケジュール管理によるメリット3つ目は、「業務忘れの減少」です。
スケジュール管理をすることで、全てのタスクや予定が一元管理され、見落としがなくなります。
特に部署ごとのスケジュール管理では、チーム全体の予定を共有しやすくなり、重要なミーティングや締め切りを忘れるリスクが低減します。
また、リマインダー機能やアラートを活用することで、直前になって慌てることもなくなります。こうしたプロセスの整備により、業務の抜け漏れが防止され、信頼性の高い業務遂行が可能となります。
ここまで、スケジュール管理の重要性を見てきました。スケジュール管理によるメリットはいずれも企業の成長のために重要な内容です。また、業務忘れなどのミスが減ることは結果的に、顧客満足度の向上などにも繋がるでしょう。
しかし、スケジュール管理をエクセルで行う際は、インターネット上に多くあるため迷うことも多いです。そこで次章では、テンプレートを目的別に3つ厳選してご紹介します。
1ヶ月、1週間、1日毎など、表示される日付別にテンプレートを用意しました。ご希望に合わせてご利用ください。また、一部で関数を利用しています。誤った表示をする可能性もあるため、ご利用の際は誤りがないか確認の上ご利用ください。
1日のスケジュールを管理することができるテンプレートです。複数人分のスケジュールを管理することも可能なため、家族などで使うのにもおすすめです。1人で使う場合、B列の名前が入っているセルをタスクの名前にして、複数のタスクを管理する使い方もできます。
また、作業を行う時間を塗りつぶすと視覚的に確認しやすくなります。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
1週間の予定を曜日単位で管理できるテンプレートです。30分ごとに予定を入力できるため、細かく予定を管理したい方におすすめです。また、I3、I4セルに時間を入力することで、表示される時間を24時間まで調整できます。
例えば、9:00から18:00までの軸が欲しいときは、I3セルに9:00、I4セルに18:00と入力します。その後、余白の行を消すことで必要な時間分だけ表示させることができます。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
1ヶ月のスケジュールを管理できるテンプレートです。横軸に人の名前を入力することで複数人のスケジュール管理をすることも可能です。2024年9月に合わせたテンプレートとなっていますが、他の月でも最初の週の日数を入力すると、2週目以降の日付も入力されます。
ただし、このテンプレートは2024年9月に合わせたテンプレートとなっているため、別の月の日付を表示させる場合、最終週の日付が32日など存在しない日付になる場合もあります。このような場合は余分な日付を消してご利用ください。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
シフト管理、チームでのプロジェクト管理など複数人での利用におすすめなテンプレートです。こちらも同様に関数を使用しているため、表示に誤りがないか確認の上ご利用ください。
チーム内の担当者毎にスケジュールを入力できるテンプレートです。このテンプレートで表示される日付の開始日を変更するには、L2セルの日付を変更することで、表示される日付を変更することができます。
例えば日付を9/1始まりにしたい場合、L2セルに9/1と入力することで、表示される日程が9/1から1ヶ月分表示されます。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
シフト管理に便利なテンプレートです。曜日毎にシートが分かれています。使う際は、縦軸が人、横軸が時間になっているため、働く時間のセルに仕事内容などを入力するとよいでしょう。また、残業時間があった場合、P列に入力すると便利です。
また、本テンプレートは開始時刻が9:00からになっていますが、変更する場合はH2セルにある時刻の場所を変更することで開始時刻を変更できます。
例えば7時から表示させたい時はH2セルに7:00と入力します。
また、1日の労働時間がB16〜B23セルに表示されます。これは文字が書かれているセルを数えて時間を計算しているため、文字が入力されていないと正しく時間が計算されないことに注意してください。
例えば2つのセルに文字が入力されている場合、労働時間が2:00と表示されます。
労働時間が可視化されることにより、平等なシフトを組みやすくなります。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
シンプルなプロジェクト管理表です。メインタスク、サブタスクなどで分けられるため、タスクの包含関係を理解しやすいのが特徴です。例えば、市場調査でアンケート結果を分析する必要がある場合、メインタスクに「市場調査」、サブタスクに「アンケート分析」などと記入するとわかりやすいでしょう。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
タスク管理のテンプレートです。関数の有無やガントチャート形式など様々なパターンを用意しました。
関数を使用していないテンプレートです。IJK列は空白のため、必要な項目を自身で追加することができます。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
シンプルなタスク管理表です。完了状況を「未完了」と「完了」の2つから選べるようになっている他、優先度を1から3で選択できます。また、関数を使用しF列に残り日数が表示されるようになっています。
残り日数は、A,B列のタスク名に文字が入力されていない時は空白になるように設定してあるため、残り日数を知りたい際はタスク名をA,B列に入力するするようにしてください。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
ガントチャートは、タスクの状況を視覚的に捉えやすくする表です。今回は横軸に日付をとったガントチャートを紹介します。
C列にタスクの開始日、D列にタスクの終了日を入力すると、開始日と終了日の日程が塗り潰されます。塗りつぶされる色を変える場合は、ホームタブの「条件付き書式」をクリックし、「ルールの管理」をクリックし内容を変更することで色を変更できるようになります。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
ここまで、エクセルのテンプレートを紹介してきました。スケジュール管理ができるツールにはスケジュール管理アプリやホワイトボードなど他にも多くのツールがあります。
中でもエクセルはカスタマイズ性が高く、関数などを使いこなすことができれば自分好みのデザインや機能を持たせることができます。
また、エクセルの関数に詳しくない場合でやテンプレートを作成する時間がない場合でも、エクセルのテンプレートはインターネット上に多くあるため、積極的に活用すると良いでしょう。
ここまで、エクセルのスケジュール管理について解説してきました。スケジュール管理アプリは、共有がしやすいアプリが多い一方、万人に受けるように作られているため、シフト管理や給料計算などの細かい機能には対応していないものが多く、ビジネスの場で使うには不足している部分もあります。
エクセルは関数などを自身で調べて勉強することで、自由にカスタマイズすることができる一方、共有は手動で行う必要がある他、使用しているサーバーによっては外出中にエクセルを確認できないこともあるなど、共有には手間がかかります。
そこで弊社ではこれらの問題を解決し、スケジュール管理を効率化するためのツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、社用車の管理など企業様の要望に応じた機能を追加できるなどカスタマイズ性に力を入れている他、共有も自動で行うことができ、カスタマイズ性と共有のしやすさを両立させています。
トライアルなども受け付けておりますので、スケジュール管理を効率化したい方はぜひ、サポスケの力をお試しください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
サポスケについて、実際の画面を確認しながら更に詳細を知ることができます。
是非お気軽に資料をダウンロードしてください。