2026年7月1日
【エクセル】スケジュール管理テンプレート18選-登録不要でダウンロード！
この記事を書いた人
Paintnote株式会社 / 代表取締役 藤井友輝
現場仕事のスケジュール管理に7年携わり、1,300社以上の相談実績をもとに「サポスケ」を開発。現場で磨いた実践的な管理ノウハウを発信中。
現場仕事のスケジュール管理とDX推進に7年携わり、会社としてこれまで累計1,300社以上のスケジュール管理の相談実績を持つ。2018年Plug and Play Japan入社後、不測の事態が多発する現場の管理実態に直面し、2019年に独立。
100社以上のヒアリングを経て、「変数の多い環境下でのスケジュール管理こそが経営の要である」と確信し、2023年にスケジュール管理アプリ「サポスケ」を開発。
現在は、スケジュール管理の最前線で磨き上げた「急な変更にも柔軟に対応できる実践的な管理ノウハウ」として発信している。
「年間・月間の予定をまとめて管理できる、仕事用のエクセルテンプレートがほしい」 「シフトも配車も、業務ごとにバラバラの表を使っていて非効率」 「現場に合う様式を一から作る時間がない。そのまま使える業務テンプレートを探している」
エクセルを使ったスケジュール管理は、年間・月間・週間・1日といった期間別の予定から、シフト・配置・工程・案件管理といった現場の業務まで、幅広いビジネスシーンで重宝されます。
本記事では、スケジュール管理に役立つエクセルテンプレートを 「日数ごと」「チームのスケジュール管理」「タスク管理」の3つの目的別に合計18種類 ご用意しました。定番の汎用テンプレートから。すべて会員登録不要・無料でダウンロードできますので、自身の仕事や業務で抱えている悩みに近いテンプレートをぜひ活用してみてください。
まずは、スケジュール管理をするメリットを確認しましょう。
目次
- スケジュール管理の重要性
- メリット① 労働時間の減少
- メリット② ストレスの軽減
- メリット③ 業務忘れの減少
- スケジュール管理にお困りの方は
- 日数ごとのテンプレート
- テンプレート① 年間スケジュール（現場別）
- テンプレート② 月間カレンダー
- テンプレート③ 複数現場の月次スケジュール
- テンプレート④ 週間予定表（時間割型）
- テンプレート⑤ 週次スケジュール（担当者別）
- テンプレート⑥ 1日のスケジュール
- テンプレート⑦ 日次スケジュール（現場別）
- チームのスケジュール管理のテンプレート
- テンプレート⑧ 週次現場管理表
- テンプレート⑨ 班別シフト表（グループ別）
- テンプレート⑩ 月次要員配置表
- テンプレート⑪ スタッフ空き状況カレンダー
- テンプレート⑫ 配車・訪問スケジュール（週次）
- テンプレート⑬ 協力会社別スケジュール（月次）
- タスク管理のテンプレート
- テンプレート⑭ 工事工程表（ガントチャート）
- テンプレート⑮ プロジェクト管理表
- テンプレート⑯ タスク管理表
- テンプレート⑰ 作業案件管理台帳（代行・外注向け）
- テンプレート⑱ 巡回記録表（スタッフ別）
- 見やすいテンプレートを作るコツ
- 文字数を少なくする
- 色分けが豊富
- 利用者に合わせた文字や色にする
- 縦長or横長のデザインにする
- 使いやすいテンプレートを作成するコツ
- 関数を利用する
- AIを利用する
- プルダウンを活用する
- まとめ
- 一度使うと戻れない！便利なサポスケ
スケジュール管理の重要性
スケジュール管理を行うことで、いくつかのメリットがあります。いずれの内容も、ビジネスにおいては、業務の効率化の他、社員の方の心身にもメリットがあります。具体的にみていきましょう。
メリット① 労働時間の減少
スケジュール管理によるメリット1つ目は、「労働時間の減少」です。
エクセルを用いたスケジュール管理をすることで、タスクの優先順位や進捗状況を一目で把握でき、時間の無駄を削減することができます。
特にシフト管理や部署ごとのスケジュール管理では、重複する作業や無駄な待ち時間を排除し、効率的な業務配分が可能になります。
これにより、企業全体の生産性が向上し、全体的な労働時間が短縮されます。
メリット② ストレスの軽減
スケジュール管理によるメリット2つ目は、「ストレスの軽減」です。
スケジュール管理を適切に行うことで、日々の業務が体系的に整理され、不確実性や混乱が減少します。
これにより、社員の方は何をいつ行うべきかを明確に理解し、焦燥感やプレッシャーが軽減されます。
特に個人のタスク管理においては、タスクを細分化し、具体的な期限を設定することで、達成感を感じやすくなります。これにより、仕事に対するモチベーションが向上し、精神的な負担が軽くなります。
ストレスの軽減は、労働者の健康維持にも寄与し、ひいては企業の健全な運営にもつながります。
メリット③ 業務忘れの減少
スケジュール管理によるメリット3つ目は、「業務忘れの減少」です。
スケジュール管理をすることで、全てのタスクや予定が一元管理され、見落としがなくなります。
特に部署ごとのスケジュール管理では、チーム全体の予定を共有しやすくなり、重要なミーティングや締め切りを忘れるリスクが低減します。
また、リマインダー機能やアラートを活用することで、直前になって慌てることもなくなります。こうしたプロセスの整備により、業務の抜け漏れが防止され、信頼性の高い業務遂行が可能となります。
スケジュール管理にお困りの方は
弊社では、Googleカレンダーやホワイトボードなどの、スケジュール管理ツールを徹底比較する資料をご用意しております。
30秒ほどでダウンロード可能です。ツールごとの強みや弱みを詳しく知り、スケジュール管理を効率化したい方に向けた内容になっております。
ここまで、スケジュール管理の重要性を見てきました。スケジュール管理によるメリットはいずれも企業の成長のために重要な内容です。また、業務忘れなどのミスが減ることは結果的に、顧客満足度の向上などにも繋がるでしょう。
しかし、スケジュール管理をエクセルで行う際は、インターネット上に多くあるため迷うことも多いです。そこで次章では、テンプレートを目的別に3つ厳選してご紹介します。
日数ごとのテンプレート
1年間、1ヶ月、1週間、1日など、管理したい期間別にテンプレートを用意しました。年間スケジュールから日次の作業予定まで揃えていますので、ご希望に合わせてご利用ください。ある程度の期間ごとに表を分けておくと、見たい情報にたどり着きやすくなります。なお、一部のテンプレートで関数を利用しています。誤った表示をする可能性もあるため、ご利用の際は誤りがないか確認のうえご利用ください。
テンプレート① 年間スケジュール（現場別）
1年分の予定を現場・案件ごとに俯瞰できる、年間スケジュールのテンプレートです。縦軸に現場名、横軸に月を取っているため、繁忙期や定期業務の偏りを一枚で把握できます。
ホワイトボードでは3〜4週間先までしか書けず、数ヶ月先の計画が立てにくいという声は多く聞かれます。また工事業では、2〜3ヶ月先の予定を見ながら職人の取り合いを事前に調整する必要もあります。数ヶ月先まで見通して長期の人員計画を立てたい方や、繁忙期の偏りを早めに把握したい方におすすめです。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
テンプレート② 月間カレンダー
カレンダーテンプレートは、シンプルで使いやすいカレンダー形式のテンプレートです。2026年のスケジュールをカレンダー形式で管理したい方におすすめです。
表形式で予定を並べるよりも、日付のマス目に書き込むほうが直感的に把握できるという方もいます。Googleカレンダーなどで色分けをしても複数の予定が絡むと見づらくなることがあるため、1ヶ月の予定をカレンダーの形でパッと見渡したい方に向いています。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
テンプレート③ 複数現場の月次スケジュール
複数の現場をまたいだ1ヶ月分の予定を、1枚で管理できる月間スケジュールのテンプレートです。縦軸に現場名、横軸に日付を取っているため、「どの現場に、いつ、誰が入るか」をまとめて確認できます。
物件数が多く、定期業務とスポットの依頼が混在すると、現場ごとの予定が頭の中だけでは追いきれなくなります。並行して動く複数の現場を、月単位でまとめて見渡したい方におすすめの業務テンプレートです。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
テンプレート④ 週間予定表（時間割型）
1週間の予定を曜日単位で管理できるテンプレートです。30分ごとに予定を入力できるため、細かく予定を管理したい方におすすめです。また、I3、I4セルに時間を入力することで、表示される時間を24時間まで調整できます。例えば、9:00から18:00までの軸が欲しいときは、I3セルに9:00、I4セルに18:00と入力します。その後、余白の行を消すことで必要な時間分だけ表示させることができます。
訪問介護や訪問看護のように、移動時間まで含めて「同じ時間に2件は回れない」といった時間単位の調整が必要な仕事もあります。予定を曜日だけでなく時間帯まで細かく押さえておきたい方にも向いています。
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テンプレート⑤ 週次スケジュール（担当者別）
1週間の予定を担当者ごとに管理できる、週間スケジュールのテンプレートです。縦軸に担当者、横軸に曜日を取っているため、今週誰が何をするかを細かく割り振れます。
「社長や特定の担当者しか予定を把握していない」「その人が休むと誰も動けない」といった属人化は、現場でよくある悩みです。1週間単位で各メンバーの動きを見える化し、特定の人に予定が集中している状態を解消したい方に向いています。
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テンプレート⑥ 1日のスケジュール
1日のスケジュールを管理することができるテンプレートです。複数人分のスケジュールを管理することも可能なため、家族などで使うのにもおすすめです。1人で使う場合、B列の名前が入っているセルをタスクの名前にして、複数のタスクを管理する使い方もできます。また、作業を行う時間を塗りつぶすと視覚的に確認しやすくなります。
少人数で1日の作業を時間単位で管理したい方や、まずはシンプルな様式から始めたい方におすすめです。
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テンプレート⑦ 日次スケジュール（現場別）
1日の予定を現場ごとに細かく管理できるテンプレートです。縦軸に現場、横軸に時間帯を取っているため、その日の動きを時間単位で把握できます。
ビルメンテナンスや清掃の現場では、「今日誰をどの現場に送るか」を当日の朝に最終確認するケースが多くあります。日々予定が変わり、当日の朝に配置を組み直す必要がある方や、その日の作業指示書としてそのまま配布したい方におすすめです。
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チームのスケジュール管理のテンプレート
シフトや人員配置、配車など、複数人での運用におすすめのテンプレートをまとめました。チームのスケジュール管理では「誰が・いつ・どこで」を一枚で共有できることが重要です。こちらも一部で関数を使用しているため、表示に誤りがないか確認のうえご利用ください。
テンプレート⑧ 週次現場管理表
1週間分の予定を現場ごとに管理できる、週次の現場管理表のテンプレートです。縦軸に現場・場所、横軸に曜日（月〜日）を取っているため、今週どの現場でどんな作業があるかを1枚にまとめられます。
「社長や特定の担当者しか予定を把握していない」といった属人化は、チーム運用でよくある悩みです。今週の動きを1枚で共有できる表があれば、担当者以外も予定を見て動けるようになります。現場単位で1週間の予定をまとめ、チーム全員が同じ表を見て動けるようにしたい方におすすめの業務テンプレートです。
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テンプレート⑨ 班別シフト表（グループ別）
班・グループ単位でシフトを組めるシフト表のテンプレートです。縦軸にスタッフ、横軸に日付を取り、班ごとにまとめて勤務を割り振れます。労働時間が集計されるため、誰に負担が偏っているかも把握できます。
現場では、残業時間の上限（月45時間など）を守りながら公平に割り振ることが求められます。チームを複数の班に分けて動かしており、シフトの偏りをなくしながら無理のない勤務を組みたい方におすすめです。
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テンプレート⑩ 月次要員配置表
1ヶ月分の人員配置を現場ごとに割り振れる、要員配置表のテンプレートです。どの現場に何名必要で、誰を当てるかを月単位で計画でき、右側で人手の過不足を確認しながら調整できます。
「中止になった案件の余ったスタッフが、他の現場にきちんと回せているかが一目でわからない」という声は多く聞かれます。月単位で人員の過不足を早めに見つけ、現場をまたいだ調整をしたい管理者の方におすすめの業務テンプレートです。
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テンプレート⑪ スタッフ空き状況カレンダー
その日に手が空いているスタッフを一目で把握できる、カレンダー型のテンプレートです。カレンダーの上部に空き状況の行を設け、空いているスタッフを「名前＋AM／PM」で表示できるようにしています。
清掃やメンテナンスの現場では、急なスポット依頼が入ったときに「今、誰を回せるか」をすぐ判断したいというニーズがあります。空いているスタッフを黄色、全員埋まっている日を白で塗り分けておくと、突発の依頼が来ても割り振り先を素早く決められます。急な依頼や応援要員の手配が多く、手の空いているスタッフをすぐ確認したい方に向いています。
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テンプレート⑫ 配車・訪問スケジュール（週次）
車両と担当者の動きを1週間分まとめて管理できる、配車・訪問スケジュールのテンプレートです。誰がどの車で、いつどこを訪問するかを一覧化でき、配車のダブりや空きを防げます。
運送・物流や訪問型の仕事では、車両（配車）と人員（ドライバー・担当者）の両方を同時に管理する必要があり、「行き先・作業内容・時間」を1つの画面で見たいというニーズがあります。車両と人を同時に管理し、移動を含めて無理のない予定を組みたい方に向いています。
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テンプレート12 配車・訪問スケジュール_週次.xlsx
テンプレート⑬ 協力会社別スケジュール（月次）
自社スタッフと協力会社（下請け）の予定を分けて、1ヶ月分をまとめて管理できるテンプレートです。どの協力会社にいつ何を依頼しているかを一覧化でき、自社便と外注便を混同せずに把握できます。
ビルメンテナンスや工事の現場では、元請けと協力会社の二層構造で予定が複雑になりがちで、協力会社への連絡がFAX・メール・エクセル・LINEと混在しているという声も多く聞かれます。協力会社や外注先に定期的に依頼しており、自社の予定と分けて月単位で管理したい方におすすめの業務テンプレートです。
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テンプレート13 協力会社別スケジュール_月次.xlsx
タスク管理のテンプレート
工程や案件、プロジェクト・タスク、巡回記録など、やるべき作業の進み具合を管理するためのテンプレートをまとめました。ガントチャート形式や台帳形式など、目的に合わせて選べるパターンを用意しています。
テンプレート⑭ 工事工程表（ガントチャート）
工事や案件の工程をガントチャートで管理できるテンプレートです。縦軸に工程、横軸に日付を取り、開始日と終了日を入力すると期間が帯で表示されるため、進み具合を視覚的に捉えられます。
工事業では、工程表（ガントチャート）とスタッフ配置表を別々に管理して同じ情報を二重入力してしまう、受注前（見込み）と受注後（確定）の予定が区別しづらい、といった悩みがあります。工程の前後関係を一目で押さえたい工事・設備工事の方におすすめです。
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テンプレート⑮ プロジェクト管理表
シンプルなプロジェクト管理表です。メインタスク、サブタスクなどで分けられるため、タスクの包含関係を理解しやすいのが特徴です。例えば、市場調査でアンケート結果を分析する必要がある場合、メインタスクに「市場調査」、サブタスクに「アンケート分析」などと記入するとわかりやすいでしょう。
一つの案件を大きなタスクと細かいタスクに分けて、抜け漏れなく進捗を追いたい方におすすめです。
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テンプレート⑯ タスク管理表
シンプルなタスク管理表です。完了状況を「未完了」と「完了」の2つから選べるようになっている他、優先度を1から3で選択できます。また、関数を使用しF列に残り日数が表示されるようになっています。残り日数は、A,B列のタスク名に文字が入力されていない時は空白になるように設定してあるため、残り日数を知りたい際はタスク名をA,B列に入力するようにしてください。
個人の細かいタスクを、優先度や締め切りまでの残り日数で整理したい方におすすめです。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
テンプレート16 タスク管理表_重要度内容欄付き.xlsx
テンプレート⑰ 作業案件管理台帳（代行・外注向け）
受注した案件を台帳形式でまとめて管理できるテンプレートです。案件名・依頼元・期間・進捗などを1行ずつ記録でき、案件の取りこぼしを防げます。
「数ヶ月前にどの案件でどの現場に誰が行ったか」を後から確認しにくい、過去の予定を参照したいという声は多くあります。代行業や外注を受ける仕事で、複数案件を並行して管理し、過去の記録もさかのぼれるようにしたい方におすすめの業務テンプレートです。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
テンプレート17 作業案件管理台帳_代行外注向け.xlsx
テンプレート⑱ 巡回記録表（スタッフ別）
定期巡回や見回りの実施状況を、スタッフごとに記録できるテンプレートです。巡回した現場・日時・担当者・確認結果を1行ずつ残せるため、「いつ・誰が・どこを回ったか」を後から確認できます。
物件数が多い清掃・警備の現場では、決められた巡回がきちんと行われたかを記録に残しておきたいという場面が多くあります。複数の現場を定期的に巡回しており、実施した記録を残して抜けや漏れを防ぎたい方におすすめの業務テンプレートです。
テンプレートのダウンロードは以下のボタンから可能です。
見やすいテンプレートを作るコツ
文字数を少なくする
見やすいテンプレートを作るコツ1つ目は、文字数を少なくすることです。
文字が多すぎると、読むのに集中することになってしまい、情報が一目でわかりづらくなり非効率になります。
そのため、文字数は極力抑えて、詳細情報は備考欄などに書くとスッキリと見やすい印象になります。
場所など、よく見る項目は備考の欄ではなく、専用の列を作り対応するとよいでしょう。
色分けが豊富
見やすいテンプレートを作るコツ2つ目は、色分けが豊富なことです。
ただし、色分けをするとかえって見づらくなるとこともあるので、以下の点を守るとよいでしょう
・文字の色に合わせた色を利用
・予定の種類によって色を決める
色は基本的にパステルカラーがおすすめです。原色よりもパステルカラーのほうが目に優しく、見やすいためです。
ただ、文字の色が白に設定されているときは、パステルカラーを使うと背景の色と同化しやすく見づらくなってしまうため、原色を使うと良いでしょう。（下図参照）
また、色分けに明確なルールを持たせている会社ほど、予定の確認ミスが少ない傾向にあります。
たとえば、「黒＝確定した予定、青＝未定・確認中、赤＝休み・中止、緑＝協力会社の予定」と確認状態で色を分ける方法があります。別の現場では、職人ごとに色を割り当て、同じ色が同じ日に重なっていないかを見るだけでダブルブッキングを防いでいるといった工夫も聞かれました。
複数人で予定を管理するときは、このように人ごと・種類ごとに色のルールを決めておくと効果的です。
利用者に合わせた文字や色にする
見やすいテンプレートを作るコツ3つ目は、利用者に合わせた文字や色にすることです。
例えば、高齢の方が多い場合などは文字の大きさを大きくすることで、見やすいデザインにすることができます。
また、前項で述べた色分けについても使う色の組み合わせなどを考えることが重要です。
色覚異常の方がいる場合、色の組み合わせを工夫しないと色の判別が難しく、見づらくなる可能性があります。
色覚異常を持つ方は男性で5％いるとの研究もあるので、多くの方へ配慮し色を工夫すると良いでしょう。
また、区別がつきづらい色の組み合わせについても、以下の参考記事にて紹介されているので興味のある方は合わせてご覧ください。
参考記事：色覚異常｜医療法人 一色眼科
縦長or横長のデザインにする
見やすいテンプレートを作るコツ4つ目は、縦長or横長のデザインにすることです。
縦にも横にも長いテンプレートの場合、情報を探しづらくなり非効率です。
一方向に長ければ、スクロールを続ければ欲しい情報が見つかりますが、縦と横の二方向に長い場合、情報を探すのが大変です。
1ヶ月分の予定を縦長にする場合のように、情報が収まらず縦や横に長くなり過ぎてしまう場合は、思い切って一週間毎に別のシートを使い分けるなどする手もあります。
使いやすいテンプレートを作成するコツ
関数を利用する
使いやすいテンプレートを作成するコツ1つ目は、関数を利用する方法です。
関数を利用することで、日付を自動で入力したり、タスクの期限までの日数の計算など比較的単純な作業を自動で行えるようになります。
テンプレートの作成に便利な関数を以下にまとめます。
関数名 | 式 | 概要 |
TODAY関数 | =TODAY() | 今日の日付を表示 |
TIME関数 | =TIME(時間, 分, 秒) | 時間として表示 |
IF関数 | =IF(条件, 条件が真のとき, 条件が偽のとき） | 条件によって出力を変える |
WEEKDAY関数 | =WEEKDAY(セルの座標) | 曜日を数字で返す |
COUNTA関数 | =COUNTA(数える範囲) | 数を数える |
現場では、関数をさらに一歩進めて使っている会社もあります。
たとえば「月次シートに予定を入力すると、日付別の各シートに自動で反映される」ようにリンクを組んで入力の二度手間を省いている例や、シートの右端に「その日の人員の過不足（＋／−）」が自動表示される欄を設け、人が余る日に他の現場へ回す調整に使っている例です。
関数の詳しい使い方や応用方法はこちらの記事で解説しているので、関数を利用したテンプレートの作り方を詳しく知りたい方はご覧ください。
AIを利用する
使いやすいテンプレートを作成するコツ2つ目は、チャットGPTなどのAIを活用する方法です。
AIは主にデザインについての意見を求めることなどに使うことができる他、関数が正しく動作しないときに関数の修正をお願いすることに使います。
ただし、情報を詳細に伝えないと違う内容が出力されることがあるので、現在のシートの状況を詳しく教えましょう。
最低限伝えるべき内容としては、どのセルにどのような情報を入力しているか（A列に時間を入力しているなど）といった情報と、何をしたいのかの2点です。
プルダウンを活用する
使いやすいテンプレートを作成するコツ3つ目は、プルダウンを活用する方法です。
主にプルダウンは、担当者の入力など入力する項目がある程度決まっているものに使うと良いです。ただし、人数が多すぎる場合などは返って自分のプルダウンを探すのに手間がかかってしまうため、目安として30人程度までであればプルダウンを作成するとよいでしょう。
他にも、誤字を減らしたい場合もプルダウンを利用すると良いでしょう。
プルダウンの作成手順は以下の通りです。
※画像はB2〜B5セルにプルダウンを作成する場合の例です、なお、ご利用のバージョンによって表記が異なることがあります。
手順①：プルダウンを作成したいセルを選択する
手順②：「データタブ」を選択する
手順③：「データの入力規則」を選択する
手順④：表示されたタブにある「設定」タブを選択する
手順⑤：「すべての値」と書かれた箇所をクリックしてから、「リスト」と書かれたプルダウンを選択する
手順⑥：「元の値」の箇所を選択する
手順⑦：プルダウンの選択肢にしたいセルを選択し、OKを選択する
まとめ
ここまで、エクセルのテンプレートを紹介してきました。スケジュール管理ができるツールにはスケジュール管理アプリやホワイトボードなど他にも多くのツールがあります。
中でもエクセルはカスタマイズ性が高く、関数などを使いこなすことができれば自分好みのデザインや機能を持たせることができます。
また、エクセルの関数に詳しくない場合でやテンプレートを作成する時間がない場合でも、エクセルのテンプレートはインターネット上に多くあるため、積極的に活用すると良いでしょう。
一度使うと戻れない！便利なサポスケ
ここまで、エクセルのスケジュール管理について解説してきました。スケジュール管理アプリは、共有がしやすいアプリが多い一方、万人に受けるように作られているため、シフト管理や給料計算などの細かい機能には対応していないものが多く、ビジネスの場で使うには不足している部分もあります。
エクセルは関数などを自身で調べて勉強することで、自由にカスタマイズすることができる一方、共有は手動で行う必要がある他、使用しているサーバーによっては外出中にエクセルを確認できないこともあるなど、共有には手間がかかります。
そこで弊社ではこれらの問題を解決し、スケジュール管理を効率化するためのツール「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、社用車の管理など企業様の要望に応じた機能を追加できるなどカスタマイズ性に力を入れている他、共有も自動で行うことができ、カスタマイズ性と共有のしやすさを両立させています。
トライアルなども受け付けておりますので、スケジュール管理を効率化したい方はぜひ、サポスケの力をお試しください。
