家事代行のスケジュール管理ツール5選｜専用ツールを機能、料金で徹底比較

「毎週決まった曜日に入っているお客様の予定を、毎月手作業で作り直している」

「パートスタッフの休み希望を紙で集めて、そこから誰をどこに入れるか考えている」

「担当者が急に休んだとき、代わりに入れる人を一人ずつLINEで探している」

家事代行の会社でスケジュールを組んでいる方にとって、こうした悩みは尽きないものです。

多くの会社では、手書きの希望表、エクセル、ホワイトボード、TimeTreeやGoogleカレンダーを組み合わせて日々の予定を回しています。どれも悪い方法ではありませんが、定期契約のお客様が増え、パートスタッフの人数が増えるほど、組み替えの手間が急に重くなっていきます。

本記事では、家事代行向けに作られたツールを中心に、5つを比べます。単なる予約システムの一覧ではなく、「予約を受ける」「誰をどの現場に入れるか決める」「請求して支払う」という家事代行の業務の流れに沿って整理しました。自社のどこが詰まっているのかを確かめながら読み進めていただければ、選ぶべきツールが絞り込めるはずです。

家事代行のスケジュール管理が難しい3つの理由

家事代行のスケジュールは、飲食店や小売店のシフトとは組み立て方がまったく違います。まず、なぜ手間がかかるのかを整理します。

①定期契約が多くを占め、同じ曜日・同じ時間に人を固定することになる

スタッフのシフト作成をする際は、定期契約が多くを占めるため、予定に制限がかかることが多いです。

実際の例としてお客様のうち約6割が定期契約という会社がありました。訪問の周期はさまざまで、毎週のお客様、月に2回のお客様、10日に1回、2週に1回、月に1回、2か月に1回、3か月に1回といった契約が混在しています。

やっかいなのは、周期がばらばらでも、お客様ごとに「前回と同じ曜日、同じ時間帯」が期待されている点です。3か月に1回のお客様であれば、4月21日の火曜午前に伺ったなら、次は7月21日の火曜午前あたりに入れることになります。

つまり家事代行のスケジュールは、白紙から毎月組み直すものではありません。すでに決まっている枠が数か月先まで埋まっていて、その隙間に新しい依頼を差し込んでいく形です。この前提を持たないツールを選ぶと、毎月の予定づくりが結局は手作業のままになってしまいます。

②パートスタッフの「入れる日」が毎月変わり、集めるだけで手間がかかる

家事代行の現場を支えているのは、多くの場合パートスタッフです。ある会社ではパート8名と社員2名という体制で、社内に託児所があるため子育て中のスタッフが多く働いていました。週に5日入れる人もいれば、週に1回だけの人もいます。

この会社では、毎月ひとつの原紙を用意し、各スタッフが「この日は休みたい」という希望を手書きで書き込んでいました。管理者はそれを見ながらお客様の予定と突き合わせて配置を組み、確定した内容をあらためてTimeTreeに打ち込んでいました。原紙で集めて、配置を考えて、アプリに打ち直すという三段階です。しかもTimeTree側のカレンダーは6〜7枚に分かれていました。

似た状況は別の訪問型サービスの会社でも見られました。スタッフ約10名が全員パートで、勤務頻度は週1回から週5回までばらばらです。予定はホワイトボードに手書きし、それを写真に撮ってLINEグループへ送る運用でした。ホワイトボードには1か月先までしか書けないため、再来月の計画が立てられないという課題を抱えていました。

こうした運用で最も困るのは、出勤頻度の低いスタッフです。 週に1回しか出勤しない人は、事務所に来なければ自分の予定が分かりません。「来週はどこの現場に入っていたか」が本人にも管理者にも見えなくなり、確認の電話が増えていきます。

③1件ごとに必要な人数が変わり、チーム編成を毎回組み直すことになる

家事代行は、1件あたりに必要な人数が作業内容によって変わります。浴室だけの依頼なら1人、部屋数の多いお宅なら2人、定期コースの内容によっては3人一組ということもあります。

先ほどの会社の1日は、8時30分に集合し、9時から9時30分ごろに1件目が始まり、1件あたり2時間という流れでした。午前に1件、午後に1件というスタッフもいれば、午前だけの人もいます。ある日の午前は、3人一組の現場が1件、2人の現場が1件、1人の現場が1件で、合計3件が同時に動いていました。

ここまで来ると、カレンダーに予定を置くだけでは足りません。必要なのは「この日この時間帯は何人必要で、いま何人埋まっていて、あと何人足りないのか」が一目で分かる状態です。

関連記事：スケジュール管理複数人を一括管理｜おすすめ共有ツール・アプリ10選

家事代行のスケジュール管理ツールの選び方5つ

前章の3つの理由をふまえると、確認すべき点は5つに整理できます。すべてを満たすツールを探すのではなく、自社が最も困っている項目から見ていくことをおすすめします。

①定期予定：毎週◯曜◯時の繰り返しを自動で作れるか

定期契約が売上の柱になっている会社にとって、最も効果が大きいのがこの項目です。「毎週火曜の10時から2時間」といった予定を一度登録すれば、以降は自動で先の月まで作られる機能があるかどうかを確認します。

あわせて見ておきたいのが、周期の細かさです。毎週と毎月だけしか選べないツールでは、「10日に1回」「2か月に1回」「3か月に1回」という家事代行によくある周期に対応できません。自社の契約でいちばん多い周期を挙げてから、資料請求や無料お試しで確かめると確実です。

②指名・担当固定：お客様ごとに担当を固定し、代打も探せるか

個人宅に上がる仕事のため、お客様は「いつもの人」を望みます。担当をお客様ごとに固定できるか、そして予約を受ける段階で指名を受け付けられるかを見ます。

見落とされがちなのが、代打をどう探すかです。担当者が子どもの発熱などで急に休んだとき、その日その時間に動けるスタッフを探す作業が発生します。スタッフごとの予定を並べて空いている人を見つけられる画面があるかどうかで、この作業の負担は大きく変わります。指名機能だけを見て選ぶと、休んだときの探し方が手元に残ってしまうことがあります。

③シフト収集：休み希望をアプリで集めて、そのまま配置に反映できるか

前章で紹介したような、紙で集めて配置を考えてアプリに打ち直す流れは、家事代行では珍しくありません。ここを縮められるかどうかは選定の分かれ目になります。

確認したいのは2点です。ひとつは、スタッフ本人がスマートフォンから出勤できる日や休みたい日を送れるか。もうひとつは、送られた希望がそのまま予定づくりの画面に反映されるかです。希望を集める機能があっても、集めた結果を管理者が手で写す必要があるなら、手間はあまり減りません。

④訪問先の情報：住所・鍵の受け渡し・注意事項をスマホで見られるか

家事代行のスタッフは事務所に寄らず現場へ直行することが多く、必要な情報を出先で確認できるかどうかが働きやすさを左右します。

必要になる情報は予想以上に多岐にわたります。ある家事代行の会社では、訪問時に確認が必要な資料として、計画書、引き継ぎシート、メニュー表、自治体ごとのルールをまとめた資料などを用意していました。住所と時間だけを共有するツールでは足りず、予定に情報や資料を紐づけて持たせられるかを確認しておくと安心です。

⑤委託料・請求：時間単価・自治体の利用券・スタッフへの支払いまでつながるか

家事代行は1件の作業がそのまま1件の売上になる業態です。スケジュールに金額の情報を持たせられれば、月末の集計がそのまま請求の元データになります。

さらに家事代行に特有なのが、自治体の家事支援サービス券や応援券です。券を預かって作業を行い、月ごとに使った枚数と手元に残っている枚数を突き合わせる必要があります。券の管理を紙の台帳で行っている会社では、ここに毎月まとまった時間がかかっています。業務委託として登録しているスタッフがいる場合は、委託料の計算まで同じ画面で追えるかも見ておきたい点です。

家事代行のスケジュール管理ツール5選

ここからは5つのツールを、担当する工程ごとに紹介します。

5つのうち、Magencyは家事代行会社向けの専用サービス、SelectTypeとRESERVAは家事代行向けの専用ページを公開しているツールです。サポスケは公式サイトの導入事例に家事代行の会社が掲載されています。TimeTreeだけは家事代行向けに作られたものではありませんが、多くの会社が現在使っている出発点であり、有料ツールとの違いを測る基準になるため入れています。

ツール	担当する工程	月額料金	その料金で何ができるか
SelectType	予約の受付	0〜10,000円（税別）	予約カレンダーの数と顧客の登録数でプランが変わる
RESERVA	予約の受付	0〜61,600円（税込）	月間の予約件数と登録顧客数でプランが変わる
TimeTree	予定の共有	0円（有料プランあり）	人数の制限なく予定を共有できる。配置の管理はできない
サポスケ	スタッフの配置	29,800円〜	管理者は人数無制限。スタッフ数と機能でプランが変わり、2拠点目以降は半額
Magency	請求と委託料	非公開	問い合わせが必要

※料金は、そのまま並べて比べられる数字ではありません。 予約システムの月額は「予約を受け付ける窓口を動かすための費用」で、スタッフが何人いても金額は変わりません。一方、スタッフの配置を扱うツールの月額は「管理者とスタッフが会社全体で使うための費用」で、スタッフ数に応じて変わります。金額の大小だけでなく、その料金で誰が何をできるのかをあわせてご覧ください。

予約の受付を自動化するツール

電話やメールでの予約対応に時間を取られている会社に向く2つです。

SelectType｜指名と移動時間を見て予約枠を自動で調整する

画像引用：https://select-type.com/

定期予定	指名・担当固定	シフト収集	訪問先の情報	委託料・請求
定期訪問の調整とスポット予約の重複防止	指名予約・自動割り当てに対応	記載なし	利用履歴と過去の要望を蓄積	記載なし

対応エリアごとに受付を制限し、移動時間を考慮して予約枠を自動で調整できます。次の現場までの移動を見ないまま予約が入ると当日の段取りが崩れるため、訪問して回る業態では効きやすい機能です。お客様は「いつもの人」を指名して予約でき、指名のない依頼は空いている担当へ自動で割り当てられます。掃除・料理・整理整頓とメニューごとに予約を分けられるので、作業時間の違う依頼が同じ枠に入ることも防げます。無料のフリープランは広告が表示され、顧客の登録は100人までのため、事業として使うなら月額1,500円（税別）のベーシック以上が出発点になります。

RESERVA｜定期のお客様を月ぎめや回数券で受け付けられる

画像引用：https://lp.reserva.be/reservation/housecall/house-cleaning/

定期予定	指名・担当固定	シフト収集	訪問先の情報	委託料・請求
月額課金・回数券に対応	スタッフ指名タイプの予約サイトを用意	記載なし	カルテに対応時のメモを登録	事前カード決済に対応

月額課金と回数券に対応しているため、定期利用のお客様と月ぎめや回数券で契約すれば、訪問のたびに支払いをやり取りする必要がなくなります。予約と予約の間に準備時間を設定できるので、移動時間を確保した枠づくりもできます。キャンセル待ちを管理できるため、依頼が集中する時期に断った案件を取りこぼさずに済みます。料金は月払いで0円から61,600円まで6段階あり、まず予約サイトを立ち上げてみるだけなら無料のフリープランで始められます。ただしSelectTypeと同じく、休み希望の収集や人員の割り当ては想定されていません。

スタッフの配置と共有を整えるツール

予約は受けられているものの、誰をどこに入れるかを決める作業と、それをスタッフに伝える作業に時間がかかっている会社に向く2つです。

TimeTree｜0円で予定を共有できて、情報が手元に残る

画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources

定期予定	指名・担当固定	シフト収集	訪問先の情報	委託料・請求
繰り返し予定に対応	記載なし	記載なし	予定にコメントとファイルを添付	記載なし

無料で使えて、スタッフの多くが私生活ですでに使っているため、説明の手間がほとんどかかりません。繰り返し予定に対応しているので、定期のお客様の枠を置いていくこともできます。ただし前章で紹介した会社のように、休み希望を紙で集めて配置を考え、確定分を打ち込むという作業はそのまま残ります。誰が何件持っているか、この日はあと何人足りないかを見る用途にも向かず、スタッフが10名を超えるとカレンダーの枚数と転記の手間が増えていきます。

サポスケ｜入れる日を見て人を割り当て、訪問先の情報までスマホに届ける

画像引用：https://saposuke.jp/

定期予定	指名・担当固定	シフト収集	訪問先の情報	委託料・請求
定期スケジュール（オプションまたはMaxプラン）	スタッフ軸で割り当て（指名予約の機能はなし）	シフト機能で提出と承認に対応	住所・連絡先・注意事項・ファイル・Googleドライブのリンクを紐づけ	カスタマイズ項目として登録（請求書の発行機能はなし）

サポスケは、スタッフ軸で予定を並べて空いている人を確認しながら割り当てられるため、急な欠勤の代打を探す場面で使えます。シフト機能でスタッフ本人が休みや出勤できる日を送り、管理者が承認できるので、休み希望を集める作業と配置を組む作業が同じ画面でつながります。予定には住所・注意事項・ファイル・Googleドライブのリンクを紐づけられ、協力会社のスタッフには見せる範囲を制限できます。請求書の発行機能はありません。月額とは別に初期費用として導入サポート費がかかり、定期スケジュールはオプションまたはMaxプランでの利用になるため、定期契約が中心の会社は見積もりの段階で確認しておくとよいでしょう。

請求と委託料までまとめるツール

Magency｜契約から委託料の支払いまで家事代行の業務を1つにまとめる

画像引用：https://www.magency.jp/

定期予定	指名・担当固定	シフト収集	訪問先の情報	委託料・請求
機能名の記載のみ	記載なし	機能名の記載のみ（スタッフ管理）	機能名の記載のみ（顧客管理）	契約管理・請求入金・委託料管理

契約管理と委託料管理が機能として並んでおり、業務委託として登録しているスタッフを多く抱える会社を想定した作りと読み取れます。マッチング型に近い形で運営している会社や、スタッフへの支払い計算に毎月時間を取られている会社にとって候補になります。クラウドサービスのため、パソコンとインターネット環境があれば使えます。ただし公開されているのは機能名までで、定期予定の周期や休み希望の集め方は問い合わせて確認する前提になります。

家事代行のスケジュール管理でよくある質問

スタッフが5名以下でもツールを入れる意味はありますか？

人数よりも、定期契約のお客様がどれくらいいるかで判断することをおすすめします。スタッフが3名でも定期契約が30件あれば、毎月の予定づくりに時間がかかります。逆にスタッフが5名いても、スポットの依頼が中心で予定が数日先までしか埋まらないのであれば、無料のカレンダーで足りることも多いものです。

判断に迷う場合は、直近1か月で予定の作成と組み替えにかけた時間を数えてみるとよいでしょう。その時間が月に5時間を超えているなら、有料のツールを検討する目安になります。

パートスタッフがスマートフォンに不慣れでも使えますか？

スタッフ側が使う画面が、自分の予定だけを表示するようになっているかを確認してください。全員分の予定を1枚で共有すると、自分の担当を探す作業が発生し、見落としの原因になります。

導入のコツとして、最初から全機能を使おうとしないことが挙げられます。まずは予定を見るだけ、慣れてきたら休み希望を送る、というように段階を分けると定着しやすくなります。紙やホワイトボードと同じ色分けをそのまま引き継ぐと、抵抗感が小さくなるという例もあります。

業務委託（登録型）のスタッフも同じように管理できますか？

家事代行には、会社が雇用したスタッフを派遣する形と、登録しているスタッフを個別に手配する形があります。登録型の比率が高い会社では、予定の管理だけでなく委託料の計算まで同じ場所で追えるかが重要になります。この点まで対応しているのは、本記事で紹介した中ではMagencyです。

また、外部のスタッフに社内の予定をすべて見せたくない場合は、見せる範囲を制限できるかも確認しておきたい点です。委託先を含めた人員の管理については、派遣社員のスケジュール管理方法徹底解説もあわせてご覧ください。

自治体の家事支援サービス券もツールで管理できますか？

券の枚数を数える専用の機能を持つツールは、調べた範囲では見当たりませんでした。現実的な方法は、予定に「使った券の種類と枚数」を記録する項目を作り、月末にまとめて集計するやり方です。カスタマイズ項目を追加できるツールであれば対応できます。

予定の記録と券の記録を同じ場所に置くだけでも、月末の突き合わせはかなり楽になります。

予約の受付と社内の人員配置は、1つのツールにまとめるべきですか？

必ずしもまとめる必要はありません。ホームページからの申し込みが多い会社は予約システムを、電話や紹介での受注が中心で配置に悩んでいる会社は配置向けのツールを、というように詰まっているほうから手をつけるのが現実的です。

両方を1つにまとめる場合は、業務管理システムが候補になりますが、機能が増える分だけ設定と定着に時間がかかります。まず片方を導入して運用が安定してから、もう片方を検討しても遅くはありません。

まとめ：家事代行の予定は「お客様の定期」と「スタッフの都合」の重なりで決まる

家事代行のスケジュールが崩れるのは、担当者の段取りが悪いからではありません。数か月先まで決まっているお客様の定期契約と、毎月変わるパートスタッフの都合という、性質のまったく違う2つを毎回重ね合わせているからです。1件ごとに必要な人数まで変わるため、カレンダーに予定を置くだけの道具では追いつかなくなります。

だからこそ、ツールを選ぶときは機能の多さではなく、自社のどこが詰まっているかから逆算することが重要です。予約対応に時間を取られているならSelectTypeやRESERVA、配置を決めて伝える作業が重いならサポスケ、契約と委託料まで一本化したいならMagencyというように、担当する工程で見れば候補は自然に絞られます。まだ何も入れていない会社であれば、TimeTreeで共有だけを始めて、手元に残る作業を見きわめてから次を考えるという進め方もあります。